# Jak udržet přesné stavy zásob, když dorazí neúplná zásilka?

> Published: 2026-08-03
> Updated: 2026-08-03
> Author: Mathias Nielsen
> Category: Manage
> Canonical: https://finalpos.com/cs/blog/jak-udrzet-presne-stavy-zasob-kdyz-dorazi-neuplna-zasilka

Neúplná zásilka naruší vaše záznamy o zásobách v okamžiku, kdy ji někdo přijme na dobré slovo. Zde je postup při příjmu zboží, který udrží stavy zásob přesné: kontrolujte podle objednávky, nejprve počítejte a upravte stav ještě týž den.

Přesné stavy zásob udržíte tak, že spočítáte, co skutečně dorazilo, porovnáte tento počet s tím, co jste objednali, a upravíte skladový stav na reálné číslo dříve, než se cokoli dostane do regálu. Dodací list (seznam dodavatele s tím, co tvrdí, že poslal) nikdy neurčuje stav vašich zásob. Určuje ho vaše přepočítání.

Neúplné zásilky jsou běžnou rutinou, nikoli výjimkou. Dodavatelům chybějí celé přepravky, zaměňují velikosti, rozdělejí objednávky do více dodávek a občas se prostě při počítání seknou. Obchod, který přijímá několik dodávek týdně, se během roku setká se všemi těmito případy. Obchody, které si i přesto udržují přesné stavy, jsou ty, které mají postup příjmu nastaven tak, že ke každé krabici přistupují jako k chybné, dokud se neprokáže opak.

## Proč neúplné zásilky znehodnocují stavy zásob?

Protože většina malých obchodů přijímá zboží na dobré slovo. Dodávka dorazí během rušného rána, někdo letmo nahlédne do dodacího listu a do systému se zapíše celé objednané množství. Pokud dodavatel poslal 20 kusů z objednaných 24 kusů, váš POS nyní věří na čtyři kusy, které neexistují.

To jsou virtuální zásoby (zásoby, které váš systém vykazuje, ale váš regál je nemá) a tento problém se dále kumuluje:

- Prodáte zboží, které nemáte. Jakýkoli kanál, který garantuje dostupnost – od online objednávek po rezervace po telefonu – slibuje kusy, které nemůžete dodat.
- Opakované objednávání se zasekne. Systém si myslí, že zásoby máte, takže nic neupozorní na potřebu doplnění, dokud není regál zcela prázdný.
- Manko se špatně diagnostikuje. Když inventura po měsících konečně odhalí rozdíl, chybějící kusy vypadají jako krádež a lhůta pro reklamaci u dodavatele již dávno vypršela.

Krádeže plní titulní stránky a podle bezpečnostního průzkumu NRF z roku 2023 tvořily přibližně 65 procent ztrát v maloobchodě (zásoby ztracené krádeží, poškozením a chybami)[¹](https://nrf.com/media-center/press-releases/shrink-accounted-over-112-billion-industry-losses-2022-according-nrf). Stále však zbývá přibližně třetina ztrát způsobená procesními selháními a prostými chybami. Příjem zboží na dobré slovo patří přesně do této kategorie a na rozdíl od krádeží ho máte zcela pod kontrolou.

![Majitel obchodu počítající doručené přepravky u zadních dveří podle objednávky](https://hy9joxwes0n0bta4.public.blob.vercel-storage.com/media/43399b6a-0d29-48b6-84dd-88ef01fcb193/generated/51f1bc676b316318-receiving-count-at-door-inline.png)

## Jak vypadá správný příjem zboží podle objednávky?

Vystavená objednávka neboli PO (vaše přesná evidence toho, co jste objednali a za jakou cenu) je to, co mění příjem v kontrolu namísto hádání. Bez ní si dodací list známkuje vlastní úkol: dodavatel vám sdělí, co poslal, a vy nemáte nic nezávislého, s čím byste to porovnali. Ať už je vaše objednávka v objednávkovém systému, v e-mailové komunikaci nebo v tabulce, postup se skládá ze stejných pěti kroků:

1. Otevřete objednávku dříve, než otevřete krabici. Při příjmu je potřeba zdrojový dokument, který jste vytvořili vy, nikoli dodavatel.
2. Spočítejte fyzické zboží, aniž byste si nejprve přečetli množství na dodacím listu. Znalost „správného“ čísla podvědomě vede počítajícího k tomu, aby ho našel – jde o stejný princip počítání na slepo, který využívají [průběžné inventury](/blog/cycle-counts-vs-annual-inventory).
3. Porovnejte všechna tři čísla: co jste objednali, co uvádí dodací list a co je v krabici. Výsledek vám napoví, co se stalo. Objednáno 24, na dodacím listu 24, v krabici 20: zakázka byla zabalena neúplně, podejte reklamaci. Na dodacím listu je 20: dodavatel vědomě poslal méně kusů, takže před zaplacením 24 kusů zkontrolujte, zda je zbytek v nedodaných položkách.
4. Upravte stav zásob na spočítaný počet, a to ještě týž den.
5. Nahlaste chybějící zboží, dokud je otevřená reklamační lhůta. Většina dodavatelů stanovuje ve svých podmínkách lhůtu pro reklamaci neúplných dodávek docela přísně. Hlášení ve stejný den je jediný zvyk, se kterým lhůtu nikdy nezmeškáte.

![Otevírání doručené krabice s dodacím listem nahoře před přepočítáním obsahu](https://hy9joxwes0n0bta4.public.blob.vercel-storage.com/media/43399b6a-0d29-48b6-84dd-88ef01fcb193/generated/0a6e66d73b718efa-packing-slip-open-box-inline.png)

## Co dělat v momentě, kdy dorazí neúplná zásilka?

Oddělte od sebe dva problémy, které neúplná zásilka vytváří. Je tu finanční problém (zaplatili jste nebo se chystáte zaplatit za kusy, které jste neobdrželi) a datový problém (vaše záznamy o zásobách budou brzy chybné). Vyřešte datový problém okamžitě a finanční problém řešte samostatně.

Nejprve upravte počet v systému. Poté dodávku vyfoťte, uschovejte dodací list a poznamenejte na něj spočítané množství spolu s datem a iniciálami. To je váš důkaz pro reklamaci u dodavatele a vaše kontrolní stopa pro úpravu zásob.

Co byste neměli dělat, je nechat v systému 24 kusů, zatímco se spor protahuje. Každý den, kdy záznam zůstává chybný, pracují pokladna, body pro opětovné objednání i výkazy s fikcí. Dobropis od dodavatele vám vynahradí finanční ztrátu, ale váš stav zásob neopraví.

## Jak zabránit tomu, aby neúplné zásilky dlouhodobě ničily stavy zásob?

Sledujte míru plnění u každého dodavatele (procentuální podíl skutečně doručených kusů z objednaného množství). Dodavatel, který konzistentně doručuje 92 procent toho, co objednáte, vám dává jasná data: navyšte objednávaná množství, objednávejte dříve nebo přesuňte objemy jinam. Tento vzorec však uvidíte pouze tehdy, pokud je každá odchylka zaznamenána při příjmu.

Pak udržujte rutinu jednoduchou a stálou. Jedna osoba přijímá každou dodávku stejným způsobem podle objednávky, pokaždé. Pětiminutová kontrola každé dodávky je lepší než důkladná inventura jednou za čas. Pokud se zásoby přesouvají i mezi vašimi pobočkami, stejná kázeň při potvrzení příjmu platí i pro [převody zásob](https://finalpos.com/help/transfer-stock-between-outlets).

Nakonec tuto rutinu podpořte počítáním. Kázeň při příjmu zachytí manka už u dveří; plánované průběžné inventury zachytí vše, co proklouzne. Nic z toho nefunguje, pokud je číslo, podle kterého kontroly provádíte, neaktuální – což vysvětluje článek [Od chaosu k přehledu díky správě zásob v POS](/blog/from-chaos-to-control-with-pos-inventory-management). V systému Final POS se fyzické zásoby sledují pro každou pobočku v Merchant Hubu a [zapnutí sledování zásob je otázkou jednoho přepínače při přidávání produktu](https://finalpos.com/help/add-a-product), takže číslo, které opravíte u zadních dveří, je stejné živé číslo, ze kterého pokladna odečítá.

![Prázdné místo v regálu ve skladu, zatímco pracovník upravuje stav zásob na tabletu](https://hy9joxwes0n0bta4.public.blob.vercel-storage.com/media/43399b6a-0d29-48b6-84dd-88ef01fcb193/generated/5d7e923cf86fd1f9-stock-adjustment-shelf-gap-inline.png)

## Jak tedy udržet přesné stavy zásob, když dorazí neúplná zásilka?

Spočítejte, co dorazilo, zkontrolujte to podle vystavené objednávky a ne podle dodacího listu, upravte zásoby na spočítaný počet ještě týž den a získejte dobropis od dodavatele jako samostatnou záležitost. Zlaté pravidlo: **dodací list nikdy neurčuje stav vašich zásob; určuje ho vaše přepočítání.** Pokud je pro vás polovina těchto pojmů nová, začněte článkem [30 pojmů z oblasti POS, které by měl znát každý nový obchodník](/blog/pos-terminology-30-terms-new-merchants).

## FAQ

**Q: Co jsou to virtuální zásoby?**
A: Zásoby, které váš POS vykazuje skladem, ale fyzicky v regálu nejsou. Neúplné zásilky přijaté v plném objednaném množství jsou jednou z nejčastějších příčin, vedle nezaznamenaného poškození a chyb při skenování.

**Q: Jaký je rozdíl mezi vystavenou objednávkou a dodacím listem?**
A: Nákupní objednávka je váš záznam o tom, co jste objednali a za jakou cenu. Dodací list je záznam dodavatele o tom, co podle něj odeslal. Řádný příjem zboží porovnává fyzickou dodávku s vaší nákupní objednávkou, ne pouze s dodacím listem.

**Q: Mám upravit stav zásob ještě předtím, než dodavatel vyřeší reklamaci chybějícího zboží?**
A: Ano. Upravte stav zásob na skutečně spočítané množství ještě týž den, aby pokladna, opakované objednávky i přehledy zůstaly přesné, a dobropis řešte samostatně. Dobropis od dodavatele vyřeší peníze, ne stav zásob.

**Q: Co je to míra plnění dodavatele?**
A: Procento objednaných kusů, které dodavatel skutečně dodá. Sledování tohoto ukazatele u jednotlivých dodavatelů vám ukáže, kdo opakovaně dodává méně kusů, abyste mohli navýšit objednávky, objednat dříve nebo přesunout objemy k lepšímu dodavateli.

**Q: Jak dlouho mám na nahlášení neúplné dodávky?**
A: Většina dodavatelů stanovuje ve svých podmínkách lhůtu pro reklamaci neúplné dodávky a tato lhůta bývá často krátká. Nahlaste chybějící zboží ve stejný den, kdy dodávku přijmete, a lhůtu nikdy nepromeškáte.