Der ultimative Leitfaden zur Auswahl von POS-Hardware für Ihr Unternehmen

Die richtige POS-Hardware kann die Produktivität und Rentabilität Ihres Unternehmens steigern, indem sie reibungslose Transaktionen und erstklassigen Kundenservice ermöglicht. Gut funktionierende POS-Systeme für kleine Unternehmen beschleunigen nicht nur den Bezahlvorgang, sondern bieten auch nützliche Bestands- und Verkaufsinformationen. Um diese Entscheidung zu treffen, müssen Sie wissen, was Ihr Unternehmen braucht und welche Technologie es bieten kann. Wissen wie man POS-Systeme benutzt Um diese Vorteile effektiv nutzen zu können, ist eine effektive Umsetzung von entscheidender Bedeutung.

Dieses Buch beginnt mit einem Überblick über die POS-Grundlagen und bewertet dann Ihre individuellen Unternehmensanforderungen, um die Auswahl der idealen POS-Hardware für kleine und mittelgroße Unternehmen zu erleichtern.

Grundlagen der POS-Hardware

Als Grundlage für die Verkaufs- und Transaktionsfunktionen eines Unternehmens ist Point-of-Sale-Hardware (POS) für den täglichen Betrieb von entscheidender Bedeutung. Die Auswahl POS-Hardware das Ihre Unternehmensziele erfüllt, den Kundenservice verbessert und die Umsatzentwicklung fördert, erfordert ein Verständnis der Grundlagen.

Bestimmen Sie die Art Ihres Unternehmens

Art und Größe Ihres Unternehmens haben großen Einfluss auf die Art der POS-Hardware, die Sie benötigen. Kleine Geschäfte reichen möglicherweise mit einem einfachen System mit Tablets, Kartenlesern und Kassen aus. Größere Unternehmen benötigen jedoch möglicherweise umfassendere Systeme wie Terminals, Belegdrucker und Barcode-Lesegeräte.

Ein Bekleidungsgeschäft hat andere Anforderungen als ein Bauunternehmen, und ein stationäres Café läuft anders als ein mobiler Imbisswagen. Um die geeignete POS-Hardware auszuwählen, müssen Sie Ihre speziellen Anforderungen je nach Art Ihres Geschäfts bestimmen. Wenn Sie diese Anforderungen kennen, können Sie sicherstellen, dass Ihr POS-System Ihre Aktivitäten effizient unterstützt, sei es Bestandsverwaltung, Transaktionsverarbeitung oder Verbesserung der Kundeninteraktion.

Erkundung von POS-Hardwarekomponenten

POS-Hardware besteht aus einer Vielzahl von Komponenten, die zusammenarbeiten, um reibungslose Transaktionen und effiziente Abläufe zu ermöglichen. Zu den wichtigsten Komponenten gehören in der Regel:

• Kassenterminal: Dies ist die zentrale Komponente, die oft aus einem Computer, einem Monitor und Eingabegeräten wie einer Tastatur, einer Maus oder einem Touchscreen besteht.
• Barcode-Scanner: Wird zur schnellen und genauen Artikelidentifizierung durch Produktbarcodes verwendet.
• Kassenschublade: Ein sicheres Fach zur Aufbewahrung von Bargeld und Quittungen während Transaktionen.
• Belegdrucker: Unverzichtbar, um Kunden nach der Transaktion physische Quittungen bereitzustellen.
• Zahlungsterminal und Kartenleser: Diese Geräte verarbeiten verschiedene Zahlungsmethoden, darunter Kredit-/Debitkarten und mobile Zahlungen.
• Kundendisplay: Zeigt dem Kunden Transaktionsdetails und erhöht so die Transparenz.
• Unterschriften-Erfassungspad: Zum Sammeln elektronischer Unterschriften, um Transaktionen sicherer und professioneller zu gestalten.

Jede Komponente erfüllt eine bestimmte Funktion und die Auswahl der richtigen Kombination kann die Betriebseffizienz erheblich steigern.

Vorteile der Auswahl der richtigen Hardware

Die Wahl geeigneter POS-Hardware bietet zahlreiche Vorteile:

• Gesteigerte Effizienz: Optimiert die Verkaufsprozesse und reduziert den Bedarf an manueller Dateneingabe, was einen schnelleren Kundenservice ermöglicht.
• Verbesserte Bestandsverwaltung: Bietet Echtzeit-Einblicke in die Lagerbestände und hilft so, Überbestände oder Lagerausfälle zu vermeiden.
• Verbessertes Kundenerlebnis: Ermöglicht schnelle und genaue Transaktionen und steigert die allgemeine Kundenzufriedenheit.
• Sicherheit: Die sichere Verarbeitung von Zahlungen und vertraulichen Kundeninformationen schützt vor Betrug und Verstößen.

Der Prozess der Auswahl der idealen Kassenausstattung geht über die Verarbeitung von Transaktionen hinaus und umfasst die Auswahl eines Systems, das die betrieblichen Anforderungen und Ziele Ihres Unternehmens genau erfüllt. Die Produktivität und die Kundenbeziehungen Ihres Unternehmens können mit dem geeigneten Kassensystem erheblich verbessert werden, unabhängig davon, ob Sie Transaktionen mit hohem Volumen abwickeln oder Mobilität für Verkäufer benötigen.

Bewerten Sie die Bedürfnisse Ihres Unternehmens

Um die passende POS-Hardware für Ihr Unternehmen auszuwählen, ist es wichtig, Ihre speziellen Geschäftsanforderungen gründlich zu bewerten. Diese Bewertung stellt sicher, dass das von Ihnen ausgewählte POS-System nicht nur Ihren aktuellen Betriebsanforderungen entspricht, sondern auch mit Ihrem Unternehmen wachsen kann. Wichtige zu untersuchende Themen sind Anforderungen an die Bestandsverwaltung, Interaktionen und Erfahrungen mit Kunden sowie die Analyse von Verkehrsaufkommen und Verkaufsvolumen.

Anforderungen an das Bestandsmanagement am Point of Sale

Ein Eckpfeiler des Unternehmensbetriebs ist die Bestandsverwaltung, insbesondere in Branchen wie Fertigung und Einzelhandel. Robuste Bestandsverwaltungsfunktionen eines idealen POS-Systems bieten Echtzeiteinblicke in den Lagerbestand und verhindern so Überbestände oder Fehlbestände, die sich negativ auf das Endergebnis Ihres Unternehmens und die Kundenzufriedenheit auswirken können.

Die betriebliche Effizienz wird durch die Kombination von Bestandsverwaltung und Kassensystemen erheblich gesteigert. Eine genaue Bestandsübersicht wird durch die Bestandsverfolgung in Echtzeit ermöglicht, die garantiert, dass jede über das Kassensystem abgewickelte Transaktion den Bestand sofort ändert. Diese Fähigkeit ist unerlässlich, um Nachbestellungen effektiv abzuwickeln und die Verfügbarkeit beliebter Artikel zu gewährleisten, wodurch die Nachfrage der Verbraucher befriedigt wird, ohne zu viel Bargeld im Bestand zu binden.

Darüber hinaus generiert eine ausgeklügelte POS-Inventarsoftware Nachbestellbenachrichtigungen, aktualisiert Lagerbestände und bietet Daten zur Lagerleistung. Ihre Mitarbeiter können sich auf andere wichtige geschäftsbezogene Aufgaben konzentrieren, während diese Automatisierung menschliche Fehler reduziert.

Kontakt mit und Erfahrungen von Kunden

Ein Kassensystem sollte das Einkaufserlebnis verbessern, indem es den Bezahlvorgang vereinfacht, Treueprogramme ermöglicht und Informationen zu den Vorlieben und dem Verhalten des Kunden bietet. Durch die Integration von POS-Systemen mit CRM-Software wird Unternehmen eine effektive Erfassung und Analyse von Kundendaten ermöglicht. Auf diese Informationen können personalisierte Erlebnisse erstellt werden, die den individuellen Geschmack ansprechen, Artikel empfohlen und Kampagnen zugeschnitten werden.

Darüber hinaus sorgen POS-Systeme für ein individuelleres Einkaufserlebnis, indem sie dem Verkaufspersonal Echtzeitinformationen über die Produktverfügbarkeit, bevorstehende Nachbestellungen und alternative Produktempfehlungen direkt über die POS-Oberfläche geben. Durch diesen sofortigen Zugriff auf Informationen kann das Personal schneller auf Kundenfragen reagieren, was die Wartezeiten verkürzt und das gesamte Einkaufserlebnis verbessert.

Untersuchung von Verkaufsvolumen und Verkehr

Um ein Kassensystem auszuwählen, das Stoßzeiten bewältigen kann und nützliche Informationen für die Unternehmensplanung und -optimierung bietet, müssen Sie Ihr Verkaufsvolumen und Ihre Kundenfrequenzmuster kennen. Durch die Untersuchung dieser Indikatoren können Sie feststellen, welche Funktionen und Fähigkeiten Ihr Kassensystem wirklich benötigt. Ein geschäftiges Einzelhandelsunternehmen benötigt beispielsweise ein Kassensystem, das große Lagerbestände bewältigen und Transaktionen schnell abwickeln kann.

Unternehmen mit mehreren Standorten oder vielen Transaktionen benötigen Systeme, die komplexe Verkaufsanalysen verwalten und Daten in Echtzeit synchronisieren können. Die Fähigkeit dieser Systeme, Kundenbesuche, Kaufhäufigkeit und Ausgabegewohnheiten zu überwachen, sollte aufschlussreiche Informationen liefern, die betriebliche Änderungen und strategische Entscheidungen unterstützen.

Unternehmen sollten sicherstellen, dass die von ihnen ausgewählte POS-Hardware nicht nur ihre aktuellen Anforderungen erfüllt, sondern auch zukünftige Erweiterungen und Anpassungen an veränderte Marktbedingungen ermöglicht. Dazu sollten sie fünf wichtige Bereiche bewerten. Mit diesem strategischen Ansatz bei der Auswahl von POS-Hardware können Unternehmen ihre Rentabilität steigern, die Kundenzufriedenheit erhöhen und die betriebliche Effizienz verbessern.

Überprüfung der Funktionen und Kompatibilität der POS-Hardware

Prüfen Sie vor der Investition, ob neue Point-of-Sale-Hardware (POS) mit Ihren aktuellen Systemen funktioniert. Dies garantiert eine reibungslose Integration der neuen Hardware in Ihre vorhandene Netzwerkarchitektur, Peripheriegeräte und Anwendungen. Wichtige Teile wie Kassenladen, die direkt mit Ihrem Drucker verbunden sind, Tastaturen und Barcode-Lesegeräte sind normalerweise weltweit miteinander kompatibel. Wichtig ist jedoch auch die Kompatibilität von Drucker und Zahlungsterminal.

Integration mit Point-of-Sale-Software

Die Kompatibilität des von Ihnen gewählten POS-Systems mit Ihrer aktuellen Hardware und Software ist entscheidend. Stellen Sie fest, welche Ihrer aktuellen Laptops, Tablets und Drucker mit dem neuen POS-System funktionieren. Es ist auch sehr wichtig herauszufinden, ob die POS-Software problemlos mit anderen von Ihnen verwendeten Softwareprogrammen wie Buchhaltungssystemen, E-Commerce-Lösungen oder Kundenverwaltungssystemen kompatibel ist. Vor der vollständigen Bereitstellung kann das Testen des Systems dabei helfen, mögliche Kompatibilitätsprobleme zu erkennen, sodass Sie vorbeugende Maßnahmen ergreifen können.

Flexibilität für expandierende Unternehmen

Entscheidend ist, dass Sie ein Kassensystem auswählen, das mit Ihrem Unternehmen wächst. Wenn Ihr Unternehmen wächst, sollten Sie nach Systemen mit Skalierbarkeit suchen, die es Ihnen ermöglichen, weitere Benutzer, Standorte oder Funktionen hinzuzufügen. Die einfache Integration weiterer Terminals ist eine dieser Möglichkeiten, die besonders in Situationen mit hohem Kundenverkehr hilfreich ist, in denen ein schneller Service unerlässlich ist. Der Echtzeit-Datenzugriff von mehreren Standorten aus, der durch ein Kassensystem ermöglicht wird, kann den Kundenservice und die Betriebseffizienz in allen Unternehmenseinrichtungen erheblich verbessern.

Anbindung an andere Business-Systeme

Durch die Integration Ihres POS-Systems in andere Unternehmensprozesse können Arbeitsabläufe optimiert, Betriebskosten gesenkt und das Kundenerlebnis verbessert werden. Durch die Integration Ihres POS-Systems in eine Buchhaltungssoftware kann die Dateneingabe automatisiert werden, wodurch Fehler reduziert und Zeit gespart werden. Darüber hinaus kann die Verwendung von POS-Daten für gezielte Marketinginitiativen oder Treueprogramme die Kundenzufriedenheit und -bindung erheblich steigern. Die Vorteile der Integration sollten alle möglichen Nachteile überwiegen, daher müssen Probleme wie Systemkompatibilität, Integrationskomplexität und fortlaufende Wartung richtig behandelt werden.

Unternehmen können sich für ein System entscheiden, das nicht nur ihre aktuellen Bedürfnisse erfüllt, sondern auch zukünftige Erweiterungen und Anpassungen an veränderte Marktbedingungen ermöglicht, indem sie diese Merkmale der POS-Hardware und -Software sorgfältig prüfen. Diese kalkulierte Strategie maximiert nicht nur die betriebliche Effizienz, sondern verbessert auch das gesamte Kundenerlebnis, was Erfolg und Gewinn steigert.

Geld spielt bei der Auswahl von POS-Hardware eine Rolle

Bei der Auswahl der Point-of-Sale-Hardware (POS) müssen sowohl die anfänglichen Ausgaben als auch die langfristigen Kosten sorgfältig abgewogen werden. Zu diesen Faktoren gehören die Vorabkosten, die laufenden Support- und Wartungskosten sowie die Gebühren für die Zahlungsabwicklung. Unternehmen, die sich mit diesen finanziellen Fragen auskennen, können Entscheidungen treffen, die ein Gleichgewicht zwischen Kosten und Funktionalität herstellen.

Vorlaufkosten vs. langfristige Investitionen

Abhängig von den speziellen Anforderungen des Unternehmens können die anfänglichen Ausgaben für POS-Hardware sehr unterschiedlich ausfallen. Einfache Konfigurationen können zwischen $300 und $500 kosten, komplexere Systeme mit mehreren Teilen können zwischen $1.000 und $2.500 kosten. Unternehmen müssen neben den anfänglichen Ausgaben auch den langfristigen Wert ihrer Investition abwägen. Eine längere Lebensdauer und Funktionalität hochwertigerer, teurerer Systeme kann letztendlich Geld sparen, da weniger regelmäßige Updates oder Ersetzungen erforderlich sind.

Wartungs- und Supportkosten

Das Budget eines Unternehmens kann durch die zahlreichen Kosten für die Wartung der POS-Hardware beeinträchtigt werden. Diese Kosten bestehen aus:

Service Level Agreements oder SLAs: Geben Sie die verfügbare und erwartete Servicequalität sowie die Verpflichtungen des Wartungsanbieters an. Die Wartungskosten können stark vom Grad der Unterstützung und den versprochenen Reaktionszeiten beeinflusst werden.
Umfang der Operationen: Der Wartungsaufwand und die größere Anzahl mehrerer Systeme führen bei größeren Unternehmen oder Unternehmen mit mehreren Standorten in der Regel zu höheren Wartungskosten.
Integration mit anderer Software Systeme und das Hinzufügen benutzerdefinierter Funktionen können die Wartungskosten erhöhen. Diese können Kosten für Planung, Erstellung, Tests und fortlaufende Unterstützung abdecken.
Alter der Ausrüstung: Mit der Zeit können sich die Wartungskosten erhöhen, da ältere Geräte anfälliger für Probleme sind.
Unternehmen sollten über diese Dinge nachdenken und einen Wartungsplan auswählen, der ein Gleichgewicht zwischen Preis und erforderlichem Wartungsaufwand herstellt, damit ihre Systeme wie vorgesehen funktionieren.

Kosten der Zahlungsabwicklung

Für Unternehmen, die Kreditkarten verwenden, sind Gebühren für die Zahlungsabwicklung eine laufende Ausgabe. Normalerweise werden diese Kosten als Prozentsatz des Transaktionswerts ausgedrückt und können sich in Abhängigkeit von einer Reihe von Variablen ändern:

Transaktionsart: Für Online- und Eingabetransaktionen (ohne Karte) können andere Gebühren anfallen als für persönliche Einkäufe (mit Karte). Da persönliche Transaktionen weniger Risiken bergen, sind ihre Kosten oft niedriger.
Zahlungsart: Ob eine Transaktion mit einer Kreditkarte, einer Debitkarte oder einer anderen Zahlungsart wie etwa digitalen Geldbörsen durchgeführt wird, wirkt sich auf die Gebühren aus.
Anbieter und Plan: Verschiedene POS-Anbieter und ihre Pläne können unterschiedliche Kostenstrukturen haben. Einige könnten beispielsweise einen Festpreis für jede Transaktion in Rechnung stellen, während andere einen Prozentsatz berechnen.
Unternehmen können das kostengünstigste POS-System und den kostengünstigsten Zahlungsabwicklungsplan auswählen, wenn sie diese Kosten kennen und wissen, in welchem Verhältnis sie zu den verschiedenen Transaktionsarten und Zahlungsmethoden stehen.

Durch sorgfältige Abwägung dieser finanziellen Faktoren – Vorlaufkosten, Wartungskosten und Gebühren für die Zahlungsabwicklung – können Unternehmen ein POS-System auswählen, das nicht nur ihre betrieblichen Anforderungen, sondern auch ihre finanziellen Ziele erfüllt. Die Verwendung dieser kalkulierten Strategie garantiert, dass die ausgewählte Kassenausstattung die allgemeine Rentabilität und Effektivität des Unternehmens steigert.

Wir haben im Rahmen dieser Untersuchung die wichtigen Faktoren durchgearbeitet, um die beste Kassenhardware auszuwählen, die speziell für Ihr Unternehmen entwickelt wurde. Von der Aufschlüsselung der wesentlichen Elemente eines POS-Systems bis zur Bewertung der damit verbundenen Kosten lag der Schwerpunkt darauf, Firmeninhabern, die auf Kundenzufriedenheit und betriebliche Effizienz abzielen, einen klaren Fahrplan zu geben.

Die Fähigkeit eines Kassensystems, sich an die besonderen Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen, die Kundeninteraktion zu verbessern und die Bestandsverwaltung zu vereinfachen, ist ebenso wichtig wie seine Transaktionsfunktionen. Wenn Unternehmen die vorgeschlagenen Methoden zur Bewertung der Eigenschaften von POS-Hardware, ihrer Kompatibilität mit aktuellen Systemen und der allgemeinen finanziellen Auswirkungen befolgen, können sie bessere Entscheidungen treffen. Diese Entscheidungen umfassen neben den aktuellen Betriebsanforderungen auch zukünftige Expansionen und Marktveränderungen.

Zum Abschluss ist es völlig klar, dass die Wahl des geeigneten Kassensystems über einfache Transaktionen hinausgeht. Es geht darum, in eine Lösung zu investieren, die Ihr Unternehmen voranbringt und dafür sorgt, dass Sie wettbewerbsfähig bleiben und sich an die sich ständig verändernde Einzelhandelslandschaft anpassen können.