# Bagaimana Cara Menjaga Akurasi Jumlah Inventaris Saat Pengiriman Datang Kurang?

> Published: 2026-08-03
> Updated: 2026-08-03
> Author: Mathias Nielsen
> Category: Manage
> Canonical: https://finalpos.com/id/blog/bagaimana-cara-menjaga-akurasi-jumlah-inventaris-saat-pengiriman-datang-kurang

Pengiriman yang kurang merusak catatan inventaris Anda begitu seseorang menerimanya begitu saja tanpa mengecek. Berikut adalah rutinitas penerimaan yang menjaga jumlah tetap akurat: periksa terhadap pesanan pembelian (PO), hitung terlebih dahulu, dan sesuaikan pada hari yang sama.

Anda menjaga akurasi jumlah inventaris dengan menghitung barang yang benar-benar tiba, membandingkan hitungan tersebut dengan apa yang Anda pesan, dan menyesuaikan stok ke angka sebenarnya sebelum ada barang yang masuk ke rak. Slip pengiriman/surat jalan (daftar pemasok tentang apa yang mereka klaim telah dikirim) tidak pernah menentukan angka stok Anda. Hasil hitungan Andalah yang menentukannya.

Pengiriman kurang adalah hal rutin, bukan langka. Pemasok bisa kekurangan dus, mengganti ukuran, membagi pesanan dalam beberapa pengiriman, dan terkadang sekadar salah hitung. Toko yang menerima beberapa pengiriman seminggu akan mengalami semua ini dalam setahun. Toko yang tetap menjaga hitungan tetap akurat adalah toko yang memiliki rutinitas penerimaan yang memperlakukan setiap kotak sebagai salah sampai seseorang membuktikannya sebaliknya.

## Mengapa pengiriman yang kurang merusak jumlah inventaris?

Karena kebanyakan toko kecil menerima barang secara percaya begitu saja. Pengiriman tiba saat pagi yang sibuk, seseorang sekilas melihat slip pengiriman, dan sistem langsung mencatat jumlah pesanan secara penuh. Jika pemasok mengirim 20 unit dari pesanan 24 unit, POS Anda kini memercayai adanya empat unit yang sebenarnya tidak ada.

Itulah stok hantu (phantom stock — inventaris yang ditampilkan sistem Anda tetapi tidak ada di rak Anda), dan masalah ini akan makin membesar:

- Anda mengalami penjualan berlebih (overselling). Saluran apa pun yang menjanjikan stok, dari pesanan online hingga pemesanan via telepon, menjanjikan unit yang tidak dapat Anda kirim.
- Pemesanan ulang terhambat. Sistem menganggap stok Anda cukup, sehingga tidak ada peringatan untuk pengisian ulang sampai rak benar-benar kosong.
- Penyebab penyusutan stok (shrink) salah terdiagnosis. Ketika penghitungan akhirnya mendeteksi selisih tersebut beberapa bulan kemudian, unit yang hilang terlihat seperti pencurian, sementara batas waktu klaim ke pemasok sudah lama ditutup.

Pencurian memang menjadi sorotan utama, dan mencakup sekitar 65 persen dari penyusutan ritel (inventaris yang hilang karena pencurian, kerusakan, dan kesalahan) dalam survei keamanan NRF tahun 2023[¹](https://nrf.com/media-center/press-releases/shrink-accounted-over-112-billion-industry-losses-2022-according-nrf). Angka tersebut masih menyisakan sekitar sepertiga penyusutan yang berasal dari kegagalan proses dan kesalahan biasa. Menerima barang tanpa pemeriksaan tepat masuk dalam kategori ini, dan tidak seperti pencurian, hal ini sepenuhnya berada dalam kendali Anda.

![Pemilik toko menghitung dus yang dikirim di pintu belakang berdasarkan pesanan pembelian (PO)](https://hy9joxwes0n0bta4.public.blob.vercel-storage.com/media/43399b6a-0d29-48b6-84dd-88ef01fcb193/generated/51f1bc676b316318-receiving-count-at-door-inline.png)

## Seperti apa penerimaan barang yang benar berdasarkan pesanan pembelian (PO)?

Pesanan pembelian, atau PO (catatan Anda tentang apa persisnya yang Anda pesan dan berapa biayanya), adalah hal yang mengubah penerimaan barang menjadi proses pemeriksaan, bukan tebakan. Tanpa PO, slip pengiriman menilai pekerjaannya sendiri: pemasok memberi tahu Anda apa yang mereka kirim, dan Anda tidak memiliki pembanding independen. Baik PO Anda berada di sistem pemesanan, utas email, atau spreadsheet, rutinitasnya terdiri dari lima langkah yang sama:

1. Buka PO sebelum membuka kotak. Penerimaan barang membutuhkan dokumen sumber yang Anda buat, bukan yang dibuat oleh pemasok.
2. Hitung barang fisik tanpa membaca jumlah di slip pengiriman terlebih dahulu. Mengetahui angka "yang benar" dapat mendorong penghitung untuk memaksakan hasil hitungannya ke angka tersebut, prinsip perhitungan buta yang sama di balik [penghitungan siklus (cycle count)](/blog/cycle-counts-vs-annual-inventory).
3. Bandingkan ketiga angka tersebut: apa yang Anda pesan, apa yang diklaim di slip, dan apa yang ada di dalam kotak. Polanya memberi tahu Anda apa yang terjadi. Dipesan 24, slip mencatat 24, isi kotak 20: pengambilan pesanan kurang (short-picked), ajukan klaim. Slip mencatat 20: pemasok sengaja mengirim kurang, jadi periksa stok tunggakan (back order) sebelum Anda membayar untuk 24.
4. Sesuaikan stok ke angka hasil hitungan pada hari yang sama.
5. Laporkan kekurangan tersebut selagi batas waktu klaim masih terbuka. Sebagian besar pemasok menetapkan batas waktu untuk klaim kekurangan barang dalam ketentuannya, dan biasanya cukup singkat. Pelaporan pada hari yang sama adalah satu-satunya kebiasaan yang tidak akan pernah melewatkannya.

![Membuka kotak pengiriman dengan slip pengiriman di atasnya sebelum menghitung isinya](https://hy9joxwes0n0bta4.public.blob.vercel-storage.com/media/43399b6a-0d29-48b6-84dd-88ef01fcb193/generated/0a6e66d73b718efa-packing-slip-open-box-inline.png)

## Apa yang harus Anda lakukan begitu pengiriman barang datang kurang?

Pisahkan dua masalah yang ditimbulkan oleh pengiriman yang kurang. Ada masalah uang (Anda telah membayar, atau akan membayar, untuk unit yang tidak Anda terima) dan masalah data (catatan stok Anda akan menjadi salah). Perbaiki masalah data dengan segera dan selesaikan masalah uang sesuai waktunya sendiri.

Sesuaikan jumlahnya terlebih dahulu. Kemudian foto barang pengiriman tersebut, simpan slip pengiriman, dan catat jumlah yang dihitung di atasnya beserta tanggal dan inisial. Itu adalah bukti Anda untuk klaim ke pemasok sekaligus rekam jejak audit (audit trail) Anda untuk penyesuaian stok.

Hal yang tidak boleh Anda lakukan adalah membiarkan sistem tetap mencatat 24 unit saat perselisihan berlarut-larut. Setiap hari catatan tersebut tetap salah, kasir/pembayaran, titik pemesanan ulang (reorder point), dan laporan semuanya bekerja berdasarkan data fiktif. Kredit pemasok memulihkan Anda secara finansial, tetapi tidak melakukan apa pun untuk memperbaiki jumlah stok Anda.

## Bagaimana cara mencegah pengiriman kurang merusak jumlah stok dalam jangka panjang?

Lacak tingkat pemenuhan (fill rate — persentase unit yang dipesan yang benar-benar dikirimkan) dari setiap pemasok. Pemasok yang secara konsisten hanya mengirim 92 persen dari apa yang Anda pesan memberi Anda data: tambahkan jumlah pesanan Anda, pesan lebih awal, atau alihkan volume ke tempat lain. Anda hanya dapat melihat pola tersebut jika setiap selisih dicatat saat penerimaan.

Kemudian jaga rutinitas agar tetap konsisten dan teratur. Satu orang menerima setiap pengiriman, dengan cara yang sama, berdasarkan PO, setiap saat. Pemeriksaan lima menit pada setiap pengiriman jauh lebih baik daripada audit menyeluruh hanya pada beberapa pengiriman. Jika stok juga berpindah antar-lokasi Anda, kedisiplinan menandai barang diterima yang sama juga berlaku untuk [transfer stok](https://finalpos.com/help/transfer-stock-between-outlets).

Terakhir, dukung rutinitas tersebut dengan penghitungan. Kedisiplinan penerimaan menangkap kekurangan barang di pintu masuk; penghitungan siklus (cycle count) terjadwal menangkap apa pun yang terlewat. Semua ini tidak akan berjalan jika angka yang menjadi pembanding Anda sudah tidak akurat (stale), yang dibahas dalam pelacakan stok real-time di [Dari Kekacauan Stok Menuju Kontrol dengan Manajemen Inventaris POS](/blog/from-chaos-to-control-with-pos-inventory-management). Di Final POS, stok di tangan (stock on hand) dilacak per gerai di Merchant Hub, dan [mengaktifkan pelacakan stok hanya memerlukan satu tombol alih saat Anda menambahkan produk](https://finalpos.com/help/add-a-product), sehingga angka yang Anda koreksi di pintu belakang adalah angka langsung yang sama yang dikurangi saat pembayaran di kasir.

![Celah rak kosong di ruang penyimpanan sementara seorang pekerja menyesuaikan jumlah stok pada tablet](https://hy9joxwes0n0bta4.public.blob.vercel-storage.com/media/43399b6a-0d29-48b6-84dd-88ef01fcb193/generated/5d7e923cf86fd1f9-stock-adjustment-shelf-gap-inline.png)

## Jadi, bagaimana cara menjaga akurasi jumlah inventaris saat pengiriman datang kurang?

Hitung barang yang tiba, periksa terhadap pesanan pembelian (PO) alih-alih slip pengiriman, sesuaikan stok ke angka hasil hitungan pada hari yang sama, dan urus kredit pemasok sebagai masalah terpisah. Aturan utamanya: **slip pengiriman tidak pernah menentukan angka stok Anda; hasil hitungan Andalah yang menentukannya.** Jika separuh dari istilah ini baru bagi Anda, mulailah dengan [30 istilah POS yang harus diketahui setiap pedagang baru](/blog/pos-terminology-30-terms-new-merchants).

## FAQ

**Q: Apa itu stok hantu (phantom stock)?**
A: Inventaris yang ditampilkan POS Anda di tangan (on hand) tetapi secara fisik tidak ada di rak. Pengiriman kurang yang diterima sesuai jumlah pesanan penuh adalah salah satu penyebab paling umum, di samping kerusakan yang tidak dicatat dan kesalahan pemindaian.

**Q: Apa perbedaan antara pesanan pembelian (purchase order) dan slip pengiriman (packing slip)?**
A: Pesanan pembelian adalah catatan Anda mengenai barang yang Anda pesan beserta biayanya. Slip pengiriman adalah catatan pemasok mengenai barang yang mereka katakan telah dikirim. Penerimaan barang yang benar akan mencocokkan pengiriman fisik dengan pesanan pembelian Anda, tidak hanya melihat slipnya.

**Q: Haruskah saya menyesuaikan stok sebelum pemasok menyelesaikan klaim kekurangan barang?**
A: Ya. Sesuaikan ke jumlah hasil perhitungan pada hari yang sama agar checkout, pemesanan ulang, dan laporan tetap akurat, lalu ajukan kredit secara terpisah. Kredit pemasok menyelesaikan masalah keuangan, bukan jumlah hitungan stok Anda.

**Q: Apa itu tingkat pemenuhan (fill rate) pemasok?**
A: Persentase unit yang dipesan yang benar-benar dikirimkan oleh pemasok. Pelacakannya per pemasok menunjukkan siapa yang sering kali mengirimkan barang kurang dari pesanan, sehingga Anda dapat menambah kuantitas pesanan, memesan ulang lebih awal, atau mengalihkan volume ke pemasok yang lebih baik.

**Q: Berapa lama waktu yang saya miliki untuk melaporkan pengiriman yang kurang?**
A: Sebagian besar pemasok menetapkan batas waktu klaim untuk kekurangan pengiriman dalam ketentuan mereka, dan biasanya waktunya singkat. Laporkan kekurangan pada hari yang sama saat Anda menerima pengiriman, dan Anda tidak akan pernah melewatkan batas waktu tersebut.