# Как сохранить точность учета остатков при недопоставке товара?

> Published: 2026-08-03
> Updated: 2026-08-04
> Author: Mathias Nielsen
> Category: Manage
> Canonical: https://finalpos.com/ru/blog/keep-inventory-counts-accurate-short-shipment-ru

Недопоставка нарушает складской учет в тот момент, когда приемка происходит на веру. Вот регламент приемки, который сохранит точность учета: сверяйте с заказом на поставку, сначала пересчитывайте, скорректируйте остатки в тот же день.

Вы сохраняете точность учета товаров, если пересчитываете то, что фактически приехало, сравниваете этот пересчёт с заказанным количеством и корректируете остатки в системе до фактических цифр до того, как товар попадет на полку. Товарная накладная (список от поставщика с указанием того, что он якобы отправил) никогда не задает ваши остатки. Их задает ваш пересчёт.

Недопоставки — это обычное дело, а не редкое исключение. Поставщики недокладывают коробки, заменяют размеры, делят заказы на несколько поставок и иногда просто ошибаются при подсчете. Магазин, принимающий несколько поставок в неделю, сталкивается со всеми этими ситуациями в течение года. Магазины, поддерживающие точный учет, просто используют регламент приемки, при котором каждая коробка считается ошибочной, пока не доказано обратное.

## Почему недопоставки искажают учет остатков?

Потому что большинство небольших магазинов принимают товар на веру. Доставка приезжает в разгар рабочего утра, кто-то мельком смотрит на товарную накладную, и в систему оприходуется полный заказанный объем. Если поставщик отправил 20 единиц вместо заказанных 24, ваша POS начинает числить четыре несуществующие единицы товара.

Это и есть фантомные остатки (товар, который числится в системе, но отсутствует на полке), и проблема нарастает как снежный ком:

- Вы допускаете оверселлинг. Любой канал, где обещан товар (от онлайн-заказов до откладывания по телефону), обещает позиции, которые вы не можете отгрузить.
- Тормозится перезаказ. Система считает, что товар есть в наличии, поэтому закупка не формируется, пока полка не опустеет полностью.
- Неверно диагностируется недостача. Когда пересчёт спустя месяцы вскрывает недостачу, пропавшие единицы списываются на кражу, а допустимый срок предъявления претензий поставщику давно истек.

Кражам уделяют много внимания, и на них действительно пришлось около 65% потерь в ритейле (потери от краж, порчи и ошибок) по данным исследования безопасности NRF за 2023 год[¹](https://nrf.com/media-center/press-releases/shrink-accounted-over-112-billion-industry-losses-2022-according-nrf). Но около третьих всех потерь всё равно вызваны процедурными сбоями и простыми ошибками. Приемка товара «на веру» относится именно к этой категории, и в отличие от краж, она полностью находится под вашим контролем.

![Владелец магазина пересчитывает доставленные коробки у служебного входа, сверяясь с заказом на поставку](https://hy9joxwes0n0bta4.public.blob.vercel-storage.com/media/43399b6a-0d29-48b6-84dd-88ef01fcb193/generated/51f1bc676b316318-receiving-count-at-door-inline.png)

## Как выглядит правильная приемка по заказу на поставку?

Заказ на поставку (ваш документ с точным перечнем заказанного товара и цен) превращает приемку из гадания в проверку. Без него накладная «сама проверяет свою работу»: поставщик говорит вам, что он отправил, и у вас нет независимого документа для сравнения. Независимо от того, где находится ваш заказ — в системе закупок, цепочке писем или таблице, регламент состоит из пяти шагов:

1. Откройте заказ на поставку до вскрытия коробок. Приемке нужен исходный документ, созданный вами, а не поставщиком.
2. Пересчитайте фактический товар, не глядя предварительно на количества в накладной. Знание «правильной» цифры подсознательно подталкивает к её поиску — это тот же принцип «слепого» пересчёта, что и при [цикличными пересчётами](/blog/cycle-counts-vs-annual-inventory).
3. Сравните три цифры: что заказали, что указано в накладной, что фактически в коробке. Сравнение покажет причину. Заказано 24, в накладной 24, в коробке 20: заказ недоукомплектован, составляйте акт. В накладной 20: поставщик сознательно недопоставил товар, проверьте статус допоставки, прежде чем оплачивать 24 единицы.
4. Скоректируйте остатки до фактически насчитанного количества в тот же день.
5. Сообщите о недопоставке, пока открыто окно приема претензий. У большинства поставщиков установлены жесткие сроки подачи претензий по недопоставкам. Сообщение в день приемки — единственная привычка, которая исключает пропуск этих сроков.

![Вскрытие коробки с доставкой с товарной накладной наверху перед пересчётом содержимого](https://hy9joxwes0n0bta4.public.blob.vercel-storage.com/media/43399b6a-0d29-48b6-84dd-88ef01fcb193/generated/0a6e66d73b718efa-packing-slip-open-box-inline.png)

## Что нужно сделать сразу при обнаружении недопоставки?

Разделяйте две проблемы, создаваемые недопоставкой. Есть финансовая проблема (вы оплатили или собираетесь оплатить позиции, которые не получили) и проблема данных (ваши складские записи будут неверными). Исправьте проблему с данными незамедлительно, а финансовый вопрос решайте в отдельном порядке.

Сначала скорректируйте остатки. Зафиксируйте поставку на фото, сохраните накладную и укажите на ней фактически насчитанное количество с датой и подписью. Это будет вашим доказательством для претензии поставщику и аудиторским следом для корректировки остатков.

Чего делать точно не стоит — это оставлять в системе 24 единицы, пока идет разбирательство. Каждый день, пока данные ошибочны, касса, точки перезаказа и отчёты работают на основе вымысла. Кредит-нота от поставщика компенсирует финансовые потери, но никак не исправит ваши складские остатки.

## Как предотвратить влияние недопоставок на учет в долгосрочной перспективе?

Отслеживайте процент выполнения заказов каждого поставщика (долю реально доставленных товаров от заказанных). Поставщик, стабильно поставляющий 92% от заказа, дает вам ценную информацию: закладывайте запас в заказы, заказывайте раньше или переводите объемы к другим контрагентам. Но вы увидите эту закономерность только если каждое расхождение фиксируется при приемке.

Сделайте этот процесс рутинным. Один ответственный сотрудник принимает каждую доставку одинаковым образом по заказу на поставку каждый раз. Пятиминутная проверка каждой поставки эффективнее эпизодических инвентаризаций. Если товары перемещаются между несколькими вашими точками, та же дисциплина подтверждения приемки применяется и к [перемещению товаров](https://finalpos.com/help/transfer-stock-between-outlets).

Наконец, подкрепляйте процесс регулярным пересчётом. Дисциплинированная приемка выявляет недостачи на входе, а плановые цикличные пересчёты выявляют то, что все же проскользнуло. Ничто из этого не работает, если проверяемая цифра устарела, о чем подробно написано в статье [От хаоса к контролю с помощью управления запасами в POS](/blog/from-chaos-to-control-with-pos-inventory-management). В Final POS учет остатков ведется по каждой торговой точке в Merchant Hub, а [включение учета остатков выполняется одним переключателем при добавлении товара](https://finalpos.com/help/add-a-product), поэтому цифра, которую вы скорректировали на складе, сразу становится актуальной для кассы.

![Пустое место на полке на складе, пока сотрудник корректирует остаток товара на планшете](https://hy9joxwes0n0bta4.public.blob.vercel-storage.com/media/43399b6a-0d29-48b6-84dd-88ef01fcb193/generated/5d7e923cf86fd1f9-stock-adjustment-shelf-gap-inline.png)

## Итак, как сохранить точность учета остатков при недопоставке товара?

Пересчитайте то, что приехало, сверьте это с заказом на поставку, а не с накладной, скорректируйте остатки в системе до фактически насчитанного количества в тот же день и решайте вопрос с компенсацией от поставщика отдельно. Главное правило: **товарная накладная никогда не определяет ваши остатки; их определяет ваш пересчёт.** Если половина этих терминов для вас новы, начните с материала [30 терминов POS, которые должен знать каждый новый продавец](/blog/pos-terminology-30-terms-new-merchants).

## FAQ

**Q: Что такое фантомные остатки?**
A: Остатки товаров, которые система POS показывает в наличии, но которых физически нет на полке. Приемка недопоставок на полную заказанную сумму — одна из самых частых причин, наряду с незарегистрированной порчей и ошибками сканирования.

**Q: В чём разница между заказом на поставку и товарной накладной?**
A: Заказ поставщику — это ваша запись о том, что и по какой цене вы заказали. Упаковочный лист — это запись поставщика о том, что он, по его данным, отгрузил. При правильной приемке фактически доставленный товар сверяется с заказом поставщику, а не только с упаковочным листом.

**Q: Нужно ли скорректировать остатки до того, как поставщик удовлетворит претензию по недопоставке?**
A: Да. Скорректируйте остатки до фактически пересчитанного количества в тот же день, чтобы данные на кассе, повторные заказы и отчеты оставались точными, а зачисление средств оформляйте отдельно. Кредит-нота от поставщика решает денежный вопрос, а не проблему с учетным количеством.

**Q: Что такое уровень выполнения заказов поставщиком?**
A: Это процент заказанных товаров, который поставщик фактически доставляет. Отслеживание этого показателя по каждому поставщику показывает, кто регулярно присылает неполные поставки, благодаря чему вы можете закладывать запас в заказы, делать их раньше или переводить объемы к более надежному поставщику.

**Q: В какой срок необходимо сообщить о недопоставке?**
A: Большинство поставщиков указывают в условиях договора срок подачи претензий по недопоставкам, и часто он довольно короткий. Сообщайте о недопоставках в день получения поставки, и вы никогда не пропустите этот срок.