# คุณจะรักษาความแม่นยำของสต็อกได้อย่างไรเมื่อสินค้าส่งมาไม่ครบ?

> Published: 2026-08-03
> Updated: 2026-08-03
> Author: Mathias Nielsen
> Category: Manage
> Canonical: https://finalpos.com/th/blog/keep-inventory-counts-accurate-short-shipment-th

การส่งสินค้าไม่ครบจะทำให้บันทึกสต็อกของคุณผิดพลาดทันทีที่มีคนเซ็นรับสินค้าด้วยความไว้ใจ นี่คือขั้นตอนการรับสินค้าที่ช่วยรักษาความแม่นยำของสต็อก: ตรวจสอบกับใบสั่งซื้อ นับจำนวนก่อน แล้วปรับสต็อกภายในวันเดียวกัน

คุณสามารถรักษาความแม่นยำของสต็อกได้โดยการนับสินค้าที่มาถึงจริง เปรียบเทียบยอดนับนั้นกับสิ่งที่คุณสั่งซื้อ และปรับตัวเลขสต็อกให้เป็นไปตามจำนวนจริงก่อนที่จะนำสินค้าวางบนชั้นวาง ใบส่งสินค้า (รายการที่ซัพพลายเออร์ระบุว่าส่งอะไรมาให้คุณบ้าง) ไม่ได้เป็นตัวกำหนดตัวเลขสต็อกของคุณ แต่เป็นยอดที่คุณนับได้เอง

การส่งสินค้าไม่ครบเป็นเรื่องปกติ ไม่ใช่เรื่องแปลก ซัพพลายเออร์อาจส่งกล่องมาไม่ครบ เปลี่ยนไซส์สินค้า แยกจัดส่งหลายรอบ หรือบางครั้งก็นับผิด ร้านค้าที่รับสินค้าสัปดาห์ละไม่กี่ครั้งก็มีโอกาสเจอเหตุการณ์เหล่านี้ทั้งหมดในหนึ่งปี ร้านค้าที่ยังคงรักษาตัวเลขสต็อกได้แม่นยำคือร้านที่มีขั้นตอนการรับสินค้าที่มองว่ากล่องทุกกล่องมีโอกาสผิดพลาดไว้ก่อน จนกว่าจะมีคนนับและพิสูจน์ว่าถูกต้อง

## ทำไมการส่งสินค้าไม่ครบถึงทำให้บันทึกสต็อกผิดพลาด?

เพราะร้านค้าขนาดเล็กส่วนใหญ่รับสินค้าด้วยความไว้ใจ สินค้ามาส่งในช่วงเช้าที่ยุ่งเหยิง มีคนกวาดสายตามองใบส่งสินค้า แล้วระบบก็บันทึกยอดรับสินค้าเต็มจำนวนตามที่สั่ง หากซัพพลายเออร์ส่งมาเพียง 20 ชิ้นจากยอดสั่งซื้อ 24 ชิ้น ระบบ POS ของคุณจะรับรู้ว่ามีสินค้า 4 ชิ้นที่ไม่มีอยู่จริง

นั่นคือสต็อกทิพย์ (สินค้าที่ระบบแสดงว่ามี แต่ไม่มีอยู่บนชั้นวางจริง) และปัญหาจะทวีคูณขึ้น:

- คุณจะขายสินค้าเกินสต็อก ทุกช่องทางที่แสดงว่ามีสินค้าพร้อมขาย ตั้งแต่งานขายออนไลน์ไปจนถึงการจองทางโทรศัพท์ กำลังสัญญาในสิ่งที่คุณไม่มีสินค้าจัดส่ง
- การสั่งซื้อใหม่หยุดชะงัก ระบบคิดว่าคุณมีสินค้าเพียงพอ จึงไม่มีการแจ้งเตือนให้เติมสินค้าจนกว่าสินค้าบนชั้นจะหมดเกลี้ยง
- วินิจฉัยหาสาเหตุสินค้าสูญหายผิดพลาด เมื่อการนับสต็อกในอีกหลายเดือนต่อมาพบผลต่าง สินค้าที่หายไปจะดูเหมือนถูกขโมย ขณะที่ระยะเวลาการเคลมกับซัพพลายเออร์ก็ได้หมดลงนานแล้ว

การทุจริตหรือการขโมยมักเป็นข่าวใหญ่ และคิดเป็นประมาณ 65% ของสินค้าสูญหายในธุรกิจค้าปลีก (การสูญเสียสต็อกจากการถูกขโมย สินค้าชำรุด และข้อผิดพลาด) ในผลสำรวจความปลอดภัยปี 2023 ของ NRF[¹](https://nrf.com/media-center/press-releases/shrink-accounted-over-112-billion-industry-losses-2022-according-nrf) นั่นหมายความว่ายังเหลือสินค้าสูญหายอีกเกือบหนึ่งในสามที่เกิดจากข้อผิดพลาดในกระบวนการและความผิดพลาดทั่วไป การรับสินค้าด้วยความไว้ใจก็จัดอยู่ในกลุ่มนี้อย่างชัดเจน และต่างจากการถูกขโมย ตรงที่คุณสามารถควบคุมกระบวนการนี้ได้ทั้งหมด

![เจ้าของร้านกำลังนับกล่องสินค้าที่มาส่งบริเวณประตูหลังร้านเทียบกับใบสั่งซื้อ](https://hy9joxwes0n0bta4.public.blob.vercel-storage.com/media/43399b6a-0d29-48b6-84dd-88ef01fcb193/generated/51f1bc676b316318-receiving-count-at-door-inline.png)

## การรับสินค้าจากใบสั่งซื้อที่ถูกต้องเป็นอย่างไร?

ใบสั่งซื้อ หรือ PO (บันทึกของคุณเองว่าสั่งซื้ออะไรและในราคาเท่าใด) คือสิ่งที่เปลี่ยนการรับสินค้าให้เป็นการตรวจสอบแทนที่จะเป็นการคาดเดา หากไม่มีใบสั่งซื้อ ใบส่งสินค้าจะเหมือนการตรวจการบ้านด้วยตัวเอง ซัพพลายเออร์บอกว่าส่งอะไรมา แล้วคุณก็ไม่มีเอกสารที่เป็นอิสระมาเปรียบเทียบ ไม่ว่า PO ของคุณจะอยู่ในระบบสั่งซื้อ อีเมล หรือสเปรดชีต ขั้นตอนการทำงานจะมี 5 ขั้นตอนเช่นเดียวกัน:

1. ดึงข้อมูล PO ขึ้นมาก่อนเปิดกล่อง การรับสินค้าต้องใช้อิเล็กทรอนิกส์หรือเอกสารอ้างอิงที่คุณเป็นผู้สร้างขึ้น ไม่ใช่เอกสารที่ซัพพลายเออร์ทำขึ้น
2. นับจำนวนสินค้าจริงโดยไม่ต้องอ่านตัวเลขจากใบส่งสินค้าก่อน การทราบตัวเลข "ที่ถูกต้อง" ล่วงหน้าจะทำให้ชี้นำคนนับให้พยายามนับให้ได้ตรงตามนั้น ซึ่งเป็นหลักการนับแบบไม่ดูยอด (blind count) เดียวกับการทำ [การนับสต็อกย่อยตามรอบ (cycle counts)](/blog/cycle-counts-vs-annual-inventory)
3. เปรียบเทียบตัวเลขทั้งสามจำนวน: สิ่งที่คุณสั่งซื้อ สิ่งที่ใบส่งสินค้าระบุ และสิ่งที่อยู่ในกล่องจริง รูปแบบตัวเลขจะบอกคุณว่าเกิดอะไรขึ้น เช่น สั่งซื้อ 24 ชิ้น ใบส่งระบุ 24 ชิ้น แต่ในกล่องมี 20 ชิ้น: แสดงว่าหยิบสินค้าส่งไม่ครบ ให้ยื่นเรื่องเคลม แต่ถ้าใบส่งระบุ 20 ชิ้น: แสดงว่าซัพพลายเออร์รับรู้ว่าส่งมาไม่ครบ ให้ตรวจสอบว่ามีรายการค้างส่ง (back order) หรือไม่ก่อนที่คุณจะจ่ายเงินสำหรับ 24 ชิ้น
4. ปรับสต็อกให้ตรงตามจำนวนที่นับได้จริงภายในวันเดียวกัน
5. รายงานสินค้าไม่ครบในขณะที่ยังอยู่ในระยะเวลาแจ้งเคลม ซัพพลายเออร์ส่วนใหญ่มักกำหนดเส้นตายในการแจ้งสินค้าไม่ครบไว้ในเงื่อนไข ซึ่งมักจะมีระยะเวลาสั้น การรายงานผลภายในวันเดียวกันจึงเป็นนิสัยเดียวที่จะทำให้คุณไม่พลาดโอกาสนี้

![การเปิดกล่องสินค้าโดยมีใบส่งสินค้าวางอยู่ข้างบนก่อนที่จะลงมือนับสิ่งของข้างใน](https://hy9joxwes0n0bta4.public.blob.vercel-storage.com/media/43399b6a-0d29-48b6-84dd-88ef01fcb193/generated/0a6e66d73b718efa-packing-slip-open-box-inline.png)

## คุณควรทำอย่างไรในทันทีที่สินค้าส่งมาไม่ครบ?

แยกปัญหา 2 ประการที่เกิดจากการส่งสินค้าไม่ครบออกจากกัน ปัญหาแรกคือเรื่องเงิน (คุณจ่ายเงิน หรือกำลังจะจ่ายเงิน สำหรับสินค้าที่คุณไม่ได้รับ) และปัญหาที่สองคือเรื่องข้อมูล (บันทึกสต็อกของคุณกำลังจะผิดพลาด) ให้แก้ไขปัญหาเรื่องข้อมูลทันที แล้วค่อยติดตามแก้ปัญหาเรื่องเงินตามขั้นตอน

ปรับจำนวนสต็อกก่อน จากนั้นถ่ายภาพสินค้าที่นำมาส่ง เก็บใบส่งสินค้าไว้ และเขียนจำนวนที่นับได้จริงลงบนใบส่งสินค้าพร้อมใส่วันที่และเซ็นชื่อกำกับ นั่นคือหลักฐานสำหรับการเคลมกับซัพพลายเออร์และเป็นร่องรอยการตรวจสอบสำหรับการปรับสต็อก

สิ่งที่ไม่ควรทำคือปล่อยให้ระบบแสดง 24 ชิ้นไว้ในขณะที่ข้อโต้แย้งยังยืดเยื้อ ทุกๆ วันที่บันทึกยังคงผิดพลาด ระบบชำระเงิน จุดสั่งซื้อใหม่ และรายงานต่างๆ จะทำงานอยู่บนข้อมูลที่ไม่เป็นจริง ใบลดหนี้จากซัพพลายเออร์ช่วยคืนเงินให้คุณได้ แต่ไม่ได้ช่วยแก้ไขตัวเลขสต็อกของคุณให้ถูกต้อง

## คุณจะป้องกันไม่ให้การส่งสินค้าไม่ครบสร้างความเสียหายต่อสต็อกในระยะยาวได้อย่างไร?

ติดตามอัตราการจัดส่งสมบูรณ์ (fill rate - เปอร์เซ็นต์ของจำนวนสินค้าที่สั่งเทียบกับสินค้าที่จัดส่งจริง) ของซัพพลายเออร์แต่ละราย ซัพพลายเออร์ที่ส่งสินค้าได้เพียง 92% ของยอดสั่งซื้ออย่างสม่ำเสมอกำลังให้ข้อมูลแก่คุณ: ควรเพิ่มจำนวนการสั่งซื้อ สั่งซื้อเร็วขึ้น หรือเปลี่ยนไปใช้ซัพพลายเออร์รายอื่น คุณจะเห็นรูปแบบนี้ได้ก็ต่อเมื่อมีการบันทึกผลต่างทุกครั้งที่รับสินค้า

จากนั้นรักษาขั้นตอนการทำงานให้เป็นระเบียบเรียบร้อยเหมือนเดิม ให้พนักงานคนเดียวทำหน้าที่รับสินค้าในแต่ละรอบ ด้วยวิธีเดียวกัน เทียบกับ PO ทุกครั้ง การตรวจเช็ก 5 นาทีในทุกการจัดส่งดีกว่าการตรวจสอบอย่างละเอียดเพียงบางครั้ง หากมีการย้ายสินค้าระหว่างสาขาด้วย วินัยในการทำเครื่องหมายรับสินค้าลักษณะนี้ก็ถูกนำมาใช้กับ [การโอนย้ายสต็อก](https://finalpos.com/help/transfer-stock-between-outlets) เช่นกัน

สุดท้ายคือเสริมขั้นตอนการทำงานด้วยการนับ สรุปวินัยในการรับสินค้าจะช่วยดักจับสินค้าไม่ครบตั้งแต่ประตูหลังร้าน ส่วนการนับสต็อกย่อยตามรอบที่กำหนดไว้จะช่วยดักจับส่วนที่หลุดรอดไป ทั้งหมดนี้จะไม่ได้ผลเลยหากตัวเลขที่คุณใช้เปรียบเทียบเป็นข้อมูลเก่า ซึ่งเป็นกรณีของการติดตามสต็อกแบบเรียลไทม์ใน [เปลี่ยนความวุ่นวายของสต็อกเป็นการควบคุมด้วยการจัดการสต็อก POS](/blog/from-chaos-to-control-with-pos-inventory-management) ใน Final POS สต็อกที่มีอยู่จะถูกติดตามแยกตามสาขาใน Merchant Hub และ [การเปิดใช้การติดตามสต็อกทำได้ง่ายๆ เพียงปุ่มเดียวเมื่อคุณเพิ่มสินค้า](https://finalpos.com/help/add-a-product) ดังนั้นตัวเลขที่คุณแก้ไขที่ประตูหลังร้านจะเป็นตัวเลขเดียวกับที่ระบบคิดเงินหน้าร้านตัดสต็อกแบบเรียลไทม์

![ช่องว่างบนชั้นวางสินค้าในห้องเก็บของในขณะที่พนักงานกำลังปรับจำนวนสต็อกบนแท็บเล็ต](https://hy9joxwes0n0bta4.public.blob.vercel-storage.com/media/43399b6a-0d29-48b6-84dd-88ef01fcb193/generated/5d7e923cf86fd1f9-stock-adjustment-shelf-gap-inline.png)

## สรุปแล้ว คุณจะรักษาความแม่นยำของสต็อกได้อย่างไรเมื่อสินค้าส่งมาไม่ครบ?

นับสินค้าที่มาถึง ตรวจสอบกับใบสั่งซื้อแทนที่จะเป็นใบส่งสินค้า ปรับสต็อกตามจำนวนที่นับได้ในวันเดียวกัน และติดตามเรื่องใบลดหนี้จากซัพพลายเออร์เป็นอีกปัญหาแยกต่างหาก กฎเหล็ก: **ใบส่งสินค้าไม่ได้เป็นตัวกำหนดตัวเลขสต็อกของคุณ แต่เป็นยอดที่คุณนับได้เอง** หากคำศัพท์เหล่านี้ครึ่งหนึ่งยังเป็นเรื่องใหม่สำหรับคุณ ให้เริ่มอ่านจาก [30 คำศัพท์ POS ที่ผู้ค้ารายใหม่ทุกคนควรรู้](/blog/pos-terminology-30-terms-new-merchants)

## FAQ

**Q: สต็อกทิพย์ (Phantom stock) คืออะไร?**
A: คือจำนวนสินค้าที่ระบบ POS แสดงว่ามีอยู่ แต่ไม่มีตัวสินค้าจริงอยู่บนชั้นวาง การรับสินค้าไม่ครบโดยบันทึกเต็มจำนวนตามสั่งคือสาเหตุหนึ่งที่พบบ่อยที่สุด ร่วมกับการชำรุดที่ไม่ได้ลงบันทึกและการสแกนผิดพลาด

**Q: ใบสั่งซื้อกับใบส่งสินค้ามีความแตกต่างกันอย่างไร?**
A: ใบสั่งซื้อคือบันทึกรายการสินค้าและราคาที่คุณสั่งซื้อ ส่วนใบส่งสินค้าคือบันทึกของซัพพลายเออร์ที่ระบุว่าได้จัดส่งอะไรมาบ้าง การรับสินค้าที่ถูกต้องคือการตรวจสอบสินค้าที่ได้รับจริงเทียบกับใบสั่งซื้อของคุณ ไม่ใช่ดูเพียงแค่ใบส่งสินค้า

**Q: ควรปรับยอดสต็อกก่อนที่ซัพพลายเออร์จะดำเนินการเคลมสินค้าขาดหรือไม่?**
A: ใช่ ควรปรับยอดให้ตรงกับจำนวนที่นับได้จริงในวันเดียวกัน เพื่อให้ระบบคิดเงิน การสั่งซื้อเพิ่ม และรายงานมีความถูกต้องแม่นยำ แล้วค่อยติดตามเรื่องเงินคืนหรือใบลดหนี้แยกต่างหาก เพราะเงินคืนจากซัพพลายเออร์ช่วยแก้ไขเรื่องจำนวนเงิน ไม่ใช่จำนวนสินค้าของคุณ

**Q: อัตราการจัดส่งสินค้าครบถ้วนของซัพพลายเออร์ (Supplier fill rate) คืออะไร?**
A: คือเปอร์เซ็นต์ของจำนวนสินค้าที่สั่งซื้อซึ่งซัพพลายเออร์จัดส่งให้จริง การติดตามค่านี้ของซัพพลายเออร์แต่ละรายจะช่วยให้คุณเห็นว่าใครส่งสินค้าไม่ครบเป็นประจำ เพื่อที่คุณจะได้ปรับเผื่อจำนวนสั่งซื้อ สั่งซื้อเร็วขึ้น หรือย้ายยอดสั่งซื้อไปยังซัพพลายเออร์ที่ดีกว่าได้

**Q: ฉันมีเวลาแจ้งเรื่องการจัดส่งสินค้าไม่ครบนานเท่าใด?**
A: ซัพพลายเออร์ส่วนใหญ่จะกำหนดระยะเวลาแจ้งเคลมสินค้าขาดไว้ในเงื่อนไข ซึ่งมักจะเป็นช่วงเวลาที่สั้นมาก การแจ้งเรื่องสินค้าไม่ครบภายในวันที่รับมอบสินค้าจะช่วยให้คุณไม่พลาดกำหนดเวลาอย่างแน่นอน