# Làm thế nào để giữ cho số lượng tồn kho chính xác khi hàng giao bị thiếu?

> Published: 2026-08-03
> Updated: 2026-08-03
> Author: Mathias Nielsen
> Category: Manage
> Canonical: https://finalpos.com/vi/blog/lam-the-nao-e-giu-cho-so-luong-ton-kho-chinh-xac-khi-hang-giao-bi-thieu

Một lô hàng bị thiếu sẽ làm hỏng dữ liệu tồn kho ngay khoảnh khắc ai đó nhận hàng bằng niềm tin. Đây là quy trình nhận hàng giúp giữ cho số lượng chính xác: kiểm tra so với đơn đặt hàng, đếm trước, điều chỉnh ngay trong ngày.

Bạn giữ cho số lượng tồn kho chính xác bằng cách đếm những gì thực sự đến, so sánh số đếm đó với những gì bạn đã đặt, và điều chỉnh tồn kho theo con số thực tế trước khi đưa bất kỳ sản phẩm nào lên kệ. Phiếu giao hàng (danh sách của nhà cung cấp ghi những gì họ nói đã giao) không bao giờ quyết định con số tồn kho của bạn. Số đếm thực tế của bạn mới quyết định.

Việc giao thiếu hàng là chuyện thường ngày chứ không hiếm gặp. Các nhà cung cấp giao thiếu thùng, thay đổi kích cỡ, chia nhỏ đơn hàng qua nhiều đợt giao, và thỉnh thoảng chỉ đơn giản là đếm nhầm. Một cửa hàng nhận vài đợt giao hàng một tuần sẽ gặp tất cả các trường hợp này trong một năm. Những cửa hàng vẫn giữ được số lượng chính xác là những nơi có quy trình nhận hàng xem mọi thùng hàng là sai cho đến khi có người chứng minh ngược lại.

## Tại sao các lô hàng giao thiếu lại làm hỏng dữ liệu tồn kho?

Bởi vì hầu hết các cửa hàng nhỏ đều nhận hàng bằng niềm tin. Đơn hàng đến vào một buổi sáng bận rộn, ai đó liếc qua phiếu giao hàng, và hệ thống được ghi nhận đủ số lượng đã đặt. Nếu nhà cung cấp giao 20 sản phẩm cho một đơn đặt hàng 24 sản phẩm, POS của bạn giờ đây tin rằng đang có 4 sản phẩm không hề tồn tại.

Đó chính là tồn kho ảo (tồn kho mà hệ thống hiển thị nhưng trên kệ không có), và nó sẽ kéo theo chuỗi hệ lụy:

- Bạn bán quá số lượng sẵn có. Bất kỳ kênh nào hứa hẹn có hàng, từ đơn hàng trực tuyến đến giữ hàng qua điện thoại, đều đang hứa hẹn những sản phẩm mà bạn không thể giao.
- Việc đặt hàng lại bị đình trệ. Hệ thống nghĩ rằng bạn vẫn còn đủ hàng, vì vậy không có cảnh báo nào để bổ sung cho đến khi kệ đã trống trơn.
- Chẩn đoán sai nguyên nhân thất thoát (Shrink). Khi việc đếm kho cuối cùng làm lộ ra khoảng chênh lệch sau vài tháng, các sản phẩm bị thiếu trông giống như bị trộm cắp, và thời hạn khiếu nại nhà cung cấp thì đã đóng từ lâu.

Trộm cắp thường thu hút sự chú ý, và nó chiếm khoảng 65% thất thoát bán lẻ (tồn kho mất do trộm cắp, hư hỏng và sai sót) trong khảo sát an ninh năm 2023 của NRF[¹](https://nrf.com/media-center/press-releases/shrink-accounted-over-112-billion-industry-losses-2022-according-nrf). Điều đó vẫn để lại khoảng một phần ba thất thoát đến từ lỗi quy trình và sai sót thông thường. Nhận hàng bằng niềm tin nằm hoàn toàn trong nhóm đó, và không giống như trộm cắp, nó hoàn toàn nằm trong tầm kiểm soát của bạn.

![Chủ cửa hàng đếm các thùng hàng được giao tại cửa sau đối chiếu với đơn đặt hàng](https://hy9joxwes0n0bta4.public.blob.vercel-storage.com/media/43399b6a-0d29-48b6-84dd-88ef01fcb193/generated/51f1bc676b316318-receiving-count-at-door-inline.png)

## Quy trình nhận hàng chuẩn từ đơn đặt hàng trông như thế nào?

Đơn đặt hàng, hay PO (bản ghi chính xác những gì bạn đã đặt và mức giá nào), là điều biến việc nhận hàng thành một bước kiểm tra thay vì đoán mò. Nếu không có PO, phiếu giao hàng tự chấm điểm bài làm của nó: nhà cung cấp nói với bạn những gì họ đã giao, và bạn không có tài liệu độc lập nào để đối chiếu. Cho dù PO của bạn nằm trong hệ thống đặt hàng, một chuỗi email hay bảng tính, quy trình vẫn gồm 5 bước tương tự:

1. Mở PO ra trước khi mở thùng hàng. Việc nhận hàng cần một chứng từ gốc do bạn tạo ra, chứ không phải do nhà cung cấp.
2. Đếm hàng hóa thực tế mà không xem trước số lượng trên phiếu giao hàng. Việc biết trước con số "đúng" sẽ thúc đẩy người đếm tìm ra con số đó, cùng một nguyên tắc đếm mù đằng sau [kiểm kê định kỳ](/blog/cycle-counts-vs-annual-inventory).
3. So sánh cả ba con số: những gì bạn đã đặt, những gì phiếu giao hàng ghi, những gì thực sự có trong thùng. Quy luật sẽ cho bạn biết điều gì đã xảy ra. Đặt 24, phiếu ghi 24, thùng có 20: đơn hàng bị lấy thiếu, hãy gửi khiếu nại. Phiếu ghi 20: nhà cung cấp cố ý giao thiếu, vì vậy hãy kiểm tra đơn hàng tồn (back order) trước khi bạn trả tiền cho 24 sản phẩm.
4. Điều chỉnh tồn kho theo số đếm thực tế ngay trong ngày.
5. Báo cáo việc thiếu hàng trong khi thời hạn khiếu nại vẫn còn mở. Hầu hết các nhà cung cấp đều đặt thời hạn cho các khiếu nại thiếu hàng trong điều khoản của họ, và thời hạn đó thường rất ngắn. Báo cáo ngay trong ngày là thói quen duy nhất không bao giờ bỏ lỡ thời hạn.

![Mở thùng hàng giao có phiếu giao hàng ở trên cùng trước khi đếm các sản phẩm bên trong](https://hy9joxwes0n0bta4.public.blob.vercel-storage.com/media/43399b6a-0d29-48b6-84dd-88ef01fcb193/generated/0a6e66d73b718efa-packing-slip-open-box-inline.png)

## Bạn nên làm gì ngay thời điểm một lô hàng giao bị thiếu?

Hãy tách biệt hai vấn đề mà một lô hàng thiếu tạo ra. Đó là vấn đề tiền bạc (bạn đã trả, hoặc sắp trả tiền cho những sản phẩm chưa nhận được) và vấn đề dữ liệu (dữ liệu tồn kho của bạn sắp bị sai). Hãy giải quyết vấn đề dữ liệu ngay lập tức và giải quyết vấn đề tiền bạc theo tiến trình riêng.

Hãy điều chỉnh số đếm trước. Sau đó chụp ảnh đợt giao hàng, giữ lại phiếu giao hàng và ghi số lượng đã đếm lên đó kèm theo ngày tháng và chữ ký tắt. Đó là bằng chứng cho khiếu nại nhà cung cấp và vết kiểm toán của bạn cho việc điều chỉnh tồn kho.

Điều bạn không nên làm là để hệ thống ở mức 24 sản phẩm trong khi vụ tranh chấp kéo dài. Mỗi ngày dữ liệu bị sai, việc thanh toán, điểm đặt lại hàng và báo cáo đều đang hoạt động dựa trên con số hư cấu. Khoản ghi có từ nhà cung cấp bù đắp tài chính cho bạn; nó không giúp gì trong việc sửa lại số lượng tồn kho.

## Làm thế nào để ngăn các lô hàng giao thiếu làm hỏng số lượng tồn kho về lâu dài?

Theo dõi tỷ lệ đáp ứng đơn hàng (fill rate - phần trăm số lượng sản phẩm đặt thực tế được giao) của từng nhà cung cấp. Một nhà cung cấp liên tục chỉ giao 92% những gì bạn đặt đang cung cấp dữ liệu cho bạn: hãy tăng số lượng đặt, đặt hàng sớm hơn, hoặc chuyển khối lượng mua hàng sang nơi khác. Bạn chỉ nhìn thấy quy luật này nếu mọi sự chênh lệch đều được ghi nhận lúc nhận hàng.

Sau đó, hãy duy trì quy trình một cách nhất quán. Một người nhận mỗi đợt giao hàng, theo cùng một cách, đối chiếu với PO, mọi lúc. Kiểm tra 5 phút cho mỗi đợt giao hàng tốt hơn là kiểm toán kỹ lưỡng cho một vài đợt. Nếu tồn kho cũng di chuyển giữa các chi nhánh của bạn, kỷ luật đánh dấu đã nhận hàng tương tự cũng áp dụng cho [chuyển kho](https://finalpos.com/help/transfer-stock-between-outlets).

Cuối cùng, củng cố quy trình bằng việc kiểm đếm. Kỷ luật nhận hàng giúp phát hiện hàng thiếu ngay tại cửa; việc kiểm kê định kỳ theo lịch trình sẽ bắt trọn những gì còn sót lại. Không có điều nào hiệu quả nếu con số bạn đối chiếu đã lỗi thời, điều này được đề cập trong việc theo dõi tồn kho theo thời gian thực tại bài viết [Từ hỗn loạn đến kiểm soát với quản lý tồn kho POS](/blog/from-chaos-to-control-with-pos-inventory-management). Trong Final POS, số lượng tồn kho hiện có được theo dõi theo từng chi nhánh trong Merchant Hub, và [bật tính năng theo dõi tồn kho chỉ bằng một nút bật khi bạn thêm sản phẩm](https://finalpos.com/help/add-a-product), vì vậy con số bạn điều chỉnh ở cửa sau chính là con số trực tiếp được trừ đi khi thanh toán.

![Khoảng trống kệ hàng trống trong kho khi nhân viên điều chỉnh số lượng tồn kho trên máy tính bảng](https://hy9joxwes0n0bta4.public.blob.vercel-storage.com/media/43399b6a-0d29-48b6-84dd-88ef01fcb193/generated/5d7e923cf86fd1f9-stock-adjustment-shelf-gap-inline.png)

## Tóm lại, làm thế nào để giữ cho số lượng tồn kho chính xác khi lô hàng giao bị thiếu?

Hãy đếm những gì đã đến, kiểm tra đối chiếu với đơn đặt hàng thay vì phiếu giao hàng, điều chỉnh tồn kho theo con số đã đếm ngay trong ngày, và đòi khoản ghi có từ nhà cung cấp như một vấn đề riêng biệt. Quy tắc kinh nghiệm: **phiếu giao hàng không bao giờ quyết định con số tồn kho của bạn; số đếm thực tế mới quyết định.** Nếu một nửa số thuật ngữ này còn mới mẻ với bạn, hãy bắt đầu với [30 thuật ngữ POS mà mọi người bán hàng mới nên biết](/blog/pos-terminology-30-terms-new-merchants).

## FAQ

**Q: Tồn kho ảo (phantom stock) là gì?**
A: Là tồn kho mà POS hiển thị hiện có nhưng thực tế không nằm trên kệ. Lô hàng giao thiếu được nhận với đầy đủ số lượng đã đặt là một trong những nguyên nhân phổ biến nhất, bên cạnh hư hỏng không ghi nhận và quét mã sai.

**Q: Sự khác biệt giữa đơn đặt hàng và phiếu giao hàng là gì?**
A: Đơn mua hàng là bản ghi nhận những gì bạn đã đặt và với chi phí bao nhiêu. Phiếu giao hàng là bản ghi của nhà cung cấp về những gì họ xác nhận đã giao. Quy trình kiểm nhận hàng chuẩn sẽ đối chiếu thực tế hàng giao với đơn mua hàng của bạn, chứ không chỉ dựa vào phiếu giao hàng.

**Q: Tôi có nên điều chỉnh tồn kho trước khi nhà cung cấp giải quyết khiếu nại giao thiếu hàng không?**
A: Có. Hãy điều chỉnh theo số lượng kiểm đếm thực tế ngay trong ngày để việc thanh toán, đặt hàng lại và các báo cáo luôn chính xác, đồng thời theo dõi khoản hoàn tiền riêng. Khoản tiền hoàn lại từ nhà cung cấp chỉ giải quyết về mặt tài chính, chứ không sửa được số lượng tồn kho của bạn.

**Q: Tỷ lệ đáp ứng đơn hàng của nhà cung cấp là gì?**
A: Đó là tỷ lệ phần trăm số lượng sản phẩm được đặt mà nhà cung cấp thực sự giao. Theo dõi chỉ số này theo từng nhà cung cấp sẽ cho bạn biết ai thường xuyên giao thiếu hàng, để bạn có thể đặt tăng số lượng, đặt hàng sớm hơn hoặc chuyển sản lượng sang nhà cung cấp tốt hơn.

**Q: Tôi có bao nhiêu thời gian để báo cáo đơn hàng giao thiếu?**
A: Hầu hết các nhà cung cấp đều quy định thời hạn khiếu nại việc giao thiếu hàng trong điều khoản của họ, và thời hạn này thường khá ngắn. Hãy báo cáo việc giao thiếu ngay trong ngày nhận hàng và bạn sẽ không bao giờ bị trễ hạn.