# 当到货发生短缺时，如何保持库存数量准确？

> Published: 2026-08-03
> Updated: 2026-08-03
> Author: Mathias Nielsen
> Category: Manage
> Canonical: https://finalpos.com/zh-Hans/blog/keep-inventory-counts-accurate-short-shipment-zh-Hans

一旦有人凭信任盲目签收，到货短缺就会瞬间破坏您的库存记录。以下是保持数量准确的收货流程：对照采购订单核对、先清点、当天调整。

保持库存数量准确的方法是：清点实际到货的数量，将其与您订购的数量进行对比，并在商品上架前将库存调整为真实数量。装箱单（Packing slip，即供应商列出的发货清单）决不能决定您的库存数量。您的实际清点才能决定。

到货短缺是常态，而非罕见现象。供应商可能会少发整件货物、替换尺寸、分批送货，偶而还会数错。一家每周接收几次供货的店铺一年内会遇到所有这些情况。那些依然能保持准确数量的店铺，都拥有一套把每个箱子都预设为装错状态的收货规范，直到有人证明其正确无误为止。

## 为什么到货短缺会损坏库存数量？

因为大多数小型店铺收货都凭信任。货物在一个忙碌的早晨送达，有人看了一眼装箱单，系统便记入了订购的全额数量。如果供应商针对 24 件的订单只发了 20 件，您的 POS 现在就会相信存在 4 件根本不存在的商品。

这就是虚假库存（Phantom stock，即系统显示有存货但货架上却没有的库存），并且它会产生连带效应：

- 发生超卖。从线上订单到电话预留，任何承诺有库存的渠道都在承诺您无法交付的商品。
- 补货停滞。系统认为您库存充足，因此在货架彻底空掉之前，没有任何提示要求补货。
- 损耗被误诊。当几个月后清点终于揭露差距时，缺失的商品看起来像是被盗，而供应商的索赔期限早就过了。

偷窃总是占据头条新闻，在 NRF 的 2023 年安全调查中，它确实占到了零售损耗（因偷窃、损坏和错误而损失的库存）的约 65%[¹](https://nrf.com/media-center/press-releases/shrink-accounted-over-112-billion-industry-losses-2022-according-nrf)。即便如此，仍有大约三分之一的损耗源于流程漏洞和单纯的失误。凭信任收货完全属于这一类，而且与偷窃不同，它完全在您的掌控之中。

![店主在后门对照采购订单清点送达的箱装货物](https://hy9joxwes0n0bta4.public.blob.vercel-storage.com/media/43399b6a-0d29-48b6-84dd-88ef01fcb193/generated/51f1bc676b316318-receiving-count-at-door-inline.png)

## 规范的基于采购订单收货是怎样的？

采购订单或 PO（您对具体订购商品和成本的记录）是将收货变成核对而非猜测的关键。如果没有采购订单，装箱单就是在给自己的作业打分：供应商告诉您他们发了什么，而您没有独立的依据来进行对比。无论您的 PO 保存在订货系统、电子邮件链还是电子表格中，流程都是相同的五个步骤：

1. 开箱前先调出 PO。收货需要一份由您出具的原始凭证，而不是供应商出具的。
2. 在没有先阅读装箱单上的数量前清点实物商品。知道“正确”的数量会让清点人员倾向于去凑出这个数字，这与[循环盘点](/blog/cycle-counts-vs-annual-inventory)背后的盲清原理一致。
3. 对比这三个数字：您订购的、发货单声称的、箱子里实际有的。其中的规律会告诉您发生了什么。订购 24，发货单写 24，箱子里有 20：属于拣货少发，提出索赔。发货单写 20：说明供应商明知少发了，因此在支付 24 件的款项前请先检查是否有欠货后补订单（Back order）。
4. 在当天将库存调整为实际清点出的数量。
5. 在索赔期限内报告短缺。大多数供应商会在条款中设定短缺索赔的截止日期，而且通常很紧迫。当天报告是唯一绝不超期的习惯。

![在清点物品前打开送货箱，装箱单放在最上面](https://hy9joxwes0n0bta4.public.blob.vercel-storage.com/media/43399b6a-0d29-48b6-84dd-88ef01fcb193/generated/0a6e66d73b718efa-packing-slip-open-box-inline.png)

## 当货物送达出现短缺时，您应该立即做什么？

将到货短缺引发的两个问题分开处理。一个是资金问题（您已经或即将为您未收到的商品付款），另一个是数据问题（您的库存记录即将出错）。请立即解决数据问题，并在自己的时间表内去追讨资金问题。

首先调整清点数量。然后拍摄到货照片，保留装箱单，并在上面注明清点出的数量、日期和签名缩写。这是您向供应商索赔的凭证，也是您进行库存调整的审计追踪记录。

您切忌在争议拖延期间让系统依然显示为 24 件。记录错误的每一天，结账、补货点和报告都是基于虚假数据运行的。供应商退款（Credit）能在财务上弥补您的损失，但对纠正您的库存数量无济于事。

## 如何防止到货短缺长期破坏库存数量？

追踪每个供应商的履约率（Fill rate，即实际交付的订购商品百分比）。如果某个供应商送达的货物总是只有订购量的 92%，这就是在为您提供数据：增加订购量、提前重新订购，或者将采购量转移给其他人。只有在收货时记录每次差异，您才能发现这种规律。

然后保持流程的严格贯彻。每次到货都由一人以相同的方式对照 PO 进行接收。对每次到货进行五分钟的检查，胜过对部分到货进行彻底的审计。如果商品还在您的各个门店位置之间调拨，同样的“标记为已接收”规范也适用于[库存调拨](https://finalpos.com/help/transfer-stock-between-outlets)。

最后，通过盘点来支持这一流程。收货规范能在门口拦截短缺；定期循环盘点能捕捉任何遗漏的问题。如果您核对的数字是陈旧的，这一切都不起作用，在[通过 POS 库存管理从摆脱混乱走向掌控](/blog/from-chaos-to-control-with-pos-inventory-management)中介绍的实时库存跟踪正是为了解决这个问题。在 Final POS 中，现有内存在商家中心（Merchant Hub）按分店单独跟踪，并且[在添加商品时开启库存跟踪只需一个开关](https://finalpos.com/help/add-a-product)，因此您在后门更正的数字就是结账时调用的实时数字。

![库房货架上的空位，工人正在平板电脑上调整库存数量](https://hy9joxwes0n0bta4.public.blob.vercel-storage.com/media/43399b6a-0d29-48b6-84dd-88ef01fcb193/generated/5d7e923cf86fd1f9-stock-adjustment-shelf-gap-inline.png)

## 那么，当到货出现短缺时，您如何保持库存数量准确？

清点到货数量，对照采购订单而非装箱单进行核对，当天将库存调整为实际清点数量，并将追讨供应商退款作为一个独立问题处理。经验法则：**装箱单决不能决定您的库存数量；您的实际清点才能决定。**如果这些术语对您来说有一半都是陌生的，请从[新商家应该了解的 30 个 POS 术语](/blog/pos-terminology-30-terms-new-merchants)开始。

## FAQ

**Q: 什么是虚假库存（Phantom stock）？**
A: POS 显示有存货但货架上实际上并没有的库存。按订购的全额数量接收短缺到货是最常见的原因之一，此外还有未记录的损耗和错扫。

**Q: 采购订单（Purchase order）和装箱单（Packing slip）有什么区别？**
A: 采购订单记录了您订购的商品及其成本。装箱单则是供应商记录的发货明细。规范的收货流程应当对照采购订单核对实物交付，而不能仅凭装箱单。

**Q: 在供应商解决缺货索赔之前，我应该调整库存吗？**
A: 是的。应当在当天将库存调整为实测清点数量，以确保结账、重新订货和报表数据的准确性，并单独追讨退款或抵扣。供应商的账款抵扣只能解决资金问题，无法修正您的实际库存计数。

**Q: 什么是供应商履约率？**
A: 指供应商实际交付的数量占订购总量的百分比。按供应商追踪该指标可以帮您了解谁频繁少发货，以便您适当增加订货量、提早补货或将采购量转移给更优质的供应商。

**Q: 我有多长时间可以上报少货情况？**
A: 大多数供应商会在条款中规定少货索赔期限，且该期限通常较短。在收到货物的当天上报少货情况，您就绝不会错过索赔期限。