फ्रेंचाइजी POS RFP: प्रश्न जो मायने रखते हैं
सुविधा चेकलिस्ट POS विक्रेताओं को अलग नहीं कर सकती हैं — हर RFP प्रतिक्रिया हर चीज के लिए हाँ कहती है। ये वे प्रश्न हैं जो विक्रेताओं को आपके सभी स्थानों पर मूल्य निर्धारण नियंत्रण, स्वच्छ मिलान और उचित निकास शर्तों को साबित करने के लिए मजबूर करते हैं।
अधिकांश फ्रेंचाइजी POS RFP टेम्पलेट पहले विक्रेता के जवाब देने से पहले ही विफल हो जाते हैं। वे पूछते हैं कि क्या किसी सिस्टम में इन्वेंट्री ट्रैकिंग, लॉयल्टी और समेकित रिपोर्टिंग है, और हर विक्रेता इन सभी के लिए हाँ में जवाब देता है। एक सुविधा चेकलिस्ट आपको यह नहीं बता सकती कि जब स्थान 23 एक ऐसा प्रचार चलाता है जिसके बारे में स्थान 24 ने कभी नहीं सुना, तो कौन सा प्लेटफॉर्म अभी भी साफ-सुथरा मिलान करेगा। पूछने लायक प्रश्न विक्रेताओं को यह लिखित रूप में दिखाने के लिए मजबूर करते हैं कि उनका सिस्टम एक साथ दर्जनों स्थानों पर कैसा व्यवहार करता है: मूल्य निर्धारण को कौन नियंत्रित करता है, क्या आंकड़े सही बैठते हैं, और क्या होता है जब कोई फ्रेंचाइजी चीजों को अलग तरीके से करना चाहती है।
मानक POS RFP टेम्पलेट फ्रेंचाइजी के लिए क्यों विफल हो जाते हैं?
वे एकल स्टोर के लिए लिखे गए थे। खरीद साइट से लिया गया एक टेम्पलेट सुविधाओं, अपटाइम और सहायता घंटों के बारे में पूछता है, और वे उत्तर सभी विक्रेताओं में लगभग समान दिखते हैं। निर्णय फिर प्रति-लाइसेंस मूल्य तुलना में सिमट जाता है, जो कि बिल्कुल वही जगह है जहाँ फ्रेंचाइजी खरीदार नुकसान उठाते हैं। हमने सही POS सिस्टम के साथ फ्रेंचाइजी विकास को अनुकूलित करने में रणनीतिक कारकों को कवर किया है; एक RFP वह जगह है जहाँ आप उन कारकों को सत्यापन योग्य उत्तरों वाले प्रश्नों में बदलते हैं।
एक नियम नीचे दिए गए प्रत्येक अनुभाग पर लागू होता है: कभी भी यह न पूछें कि क्या कोई विक्रेता कुछ कर सकता है। उनसे तंत्र का वर्णन करने के लिए कहें — कौन सी स्क्रीन, कौन सी भूमिका, कौन सी रिपोर्ट — और प्रतिक्रिया में उस उत्तर के लिए प्रतिबद्ध होने के लिए कहें।
वास्तव में विभिन्न स्थानों पर मूल्य निर्धारण को कौन नियंत्रित करता है?
फ्रेंचाइज़र को बिना किसी सहायता टिकट के, एक कंसोल से हर स्थान के लिए प्रसंस्करण दरों और शुल्क संरचनाओं को सेट करने और बदलने में सक्षम होना चाहिए। प्रत्येक विक्रेता से पूछें: क्या हम डिफ़ॉल्ट और न्यूनतम दरों को केंद्रीय रूप से परिभाषित कर सकते हैं, उन्हें प्रति स्थान समायोजित कर सकते हैं, और देख सकते हैं कि प्रत्येक स्थान वर्तमान में क्या भुगतान करता है? यदि उत्तर में "आपका खाता प्रबंधक दर परिवर्तनों को संभालता है" शामिल है, तो आप एक निर्भरता खरीद रहे हैं।
फिर कुल लागत को सामने लाएं। एक यथार्थवादी परिदृश्य के लिए पूरी तरह से लोड किए गए मासिक आंकड़े की मांग करें — मान लें, प्रत्येक में तीन स्टेशनों वाले 25 स्थान — जिसमें प्रति-टर्मिनल शुल्क, प्रति-मॉड्यूल शुल्क और आपके वास्तविक कार्ड वॉल्यूम पर प्रसंस्करण शामिल है। प्रति-लाइसेंस मूल्य निर्धारण जो मामूली दिखता है, फ्रेंचाइजी पैमाने पर तेजी से गुणा होता है, और कुछ प्लेटफॉर्म सॉफ्टवेयर के लिए मासिक कुछ भी शुल्क नहीं लेते हैं, इसलिए प्रतिक्रियाओं के बीच का अंतर अधिकांश खरीदारों की उम्मीद से अधिक चौड़ा होता है।
क्या आंकड़े हर स्थान पर मेल खाते हैं?
यह एकमात्र सबसे खुलासा करने वाली मांग है जिसे आप फ्रेंचाइजी POS RFP में रख सकते हैं: हमें चरण-दर-चरण समझाएं कि एक व्यावसायिक दिन सभी स्थानों पर कैसे बंद होता है — बिक्री, रिफंड, टिप्स और प्रति स्थान कर, एक समेकित रिपोर्ट में रोल किए गए, जिसमें कोई भी लेनदेन एक सिस्टम में दिखाई देने और दूसरे से गायब होने जैसा न हो। डेमो को साफ दिखाने के लिए मंचित किया जाता है। आप जो परीक्षण कर रहे हैं वह यह है कि क्या रिपोर्टिंग और भुगतान सत्य का एक स्रोत साझा करते हैं या अलग-अलग उत्पादों से जुड़े हुए हैं, क्योंकि जुड़े हुए सिस्टम विचलित होते हैं, और आपको टैक्स के समय पता चलता है।
स्टॉक के बारे में भी यही सवाल पूछें। जब दो स्टेशन एक ही क्षण में किसी वस्तु की अंतिम इकाई बेचते हैं, तो सिस्टम क्या रिकॉर्ड करता है? समवर्ती (concurrency) के तहत इवेंट्री प्रबंधन एक बुनियादी ढांचे की समस्या है, और यह किसी भी डेमो में अदृश्य है जो एक विक्रेता आपको दिखाएगा।
एक फ्रेंचाइजी कितना बदलाव कर सकती है, और कौन तय करता है?
फ्रेंचाइजी संचालन दो दिशाओं में टूटता है। बहुत अधिक कठोर होने पर, फ्रेंचाइजी सिस्टम के आस-पास काम करने के लिए छाया उपकरण खरीदती हैं। बहुत अधिक ढीला होने पर, मेनू, मूल्य निर्धारण और ब्रांडिंग तब तक विचलित होते हैं जब तक कि नेटवर्क एक ब्रांड जैसा महसूस होना बंद न हो जाए। पूछने के लिए जो संरचना है वह ओवरराइड के साथ डिफ़ॉल्ट है: फ्रेंचाइज़र योजनाओं, सीमाओं और चेकआउट प्रवाह को केंद्रीय रूप से सेट करता है, और व्यक्तिगत स्थानों को दुर्घटना के बजाय जानबूझकर समायोजित किया जाता है। प्रत्येक विक्रेता को यह बताने की आवश्यकता है कि हर प्रासंगिक सेटिंग कहाँ रहती है और कौन सी भूमिका इसे बदल सकती है। तीन POS सुविधाओं जिन पर हर फ्रेंचाइजी को आवश्यकता होती है पर हमारी पोस्ट इस संतुलन को अधिक गहराई से कवर करती है।
RFP को भुगतान और अनुपालन के बारे में क्या पूछना चाहिए?
अनुपालन स्थिति लिखित में प्राप्त करें: PCI DSS के तहत दायरा, प्रमाणित कार्ड-प्रेजेंट हार्डवेयर, और प्रत्येक स्थान के लिए मर्चेंट ऑफ रिकॉर्ड कौन है। फिर दो परिचालन प्रश्न पूछें जिनके उत्तर विक्रेता शायद ही कभी स्वेच्छा से देते हैं। जब कोई ग्राहक किसी वस्तु को उस स्थान से अलग स्थान पर वापस करता है जहाँ से उसने इसे खरीदा था, तो रिफंड कैसे काम करता है? और जब प्रत्येक फ्रेंचाइजी का अपना बैंक खाता होता है तो भुगतान कैसे प्राप्त होता है? "हम एक भुगतान प्रोसेसर के साथ एकीकृत करते हैं" कोई उत्तर नहीं है; यांत्रिकी उत्तर है।
आप स्थान 41 को कितनी तेजी से खोल सकते हैं?
एक संख्या मांगें: हस्ताक्षरित फ्रेंचाइजी समझौते से लेकर नए स्थान द्वारा अपना पहला भुगतान लेने तक के दिन, और उस प्रक्रिया में कौन से चरण मैन्युअल हैं। यदि हर उद्घाटन के लिए बिल योग्य पेशेवर-सेवाओं के घंटों की आवश्यकता होती है, तो आपकी ऑनबोर्डिंग लागत आपके विकास के साथ रैखिक रूप से बढ़ती है। एक कंसोल से कई कंपनियों के प्रबंधन के लिए बनाए गए प्लेटफॉर्म हाथ से पुनर्निर्माण करने के बजाय एक प्रमाणित कॉन्फ़िगरेशन को एक नए स्थान पर क्लोन कर सकते हैं — वह अंतर प्रति उद्घाटन हफ्तों का मूल्य रखता है।
जब आप छोड़ते हैं तो क्या होता है?
किसी भी POS RFP में सबसे कम पूछा जाने वाला प्रश्न, और वह जो अगले पांच वर्षों के बारे में सबसे अधिक बताता है। डेटा पोर्टेबिलिटी पर लिखित उत्तरों की मांग करें — एक प्रलेखित प्रारूप में उत्पादों, ग्राहकों और लेनदेन इतिहास का पूर्ण निर्यात — साथ ही प्रति स्थान समाप्ति की शर्तें और खरीदे गए हार्डवेयर का क्या होता है। अपने उत्पाद पर भरोसा रखने वाला विक्रेता बिना किसी हिचकिचाहट के इसका उत्तर देता है।
पारदर्शिता के लिए: हम Final POS का निर्माण करते हैं, और हमारा मूल्यांकन करने वाले फ्रेंचाइजी खरीदारों को ये सभी प्रश्न हमारे सामने भी रखने चाहिए। उचित शुरुआती बिंदु हैं Final POS मूल्य निर्धारण कैसे काम करता है और Scale, जो एक ही स्थान से कई कंपनियों के मूल्य निर्धारण और प्रबंधन के लिए कंसोल है। आपकी RFP जो भी शॉर्टलिस्ट तैयार करे, हर विक्रेता को उन्हीं लिखित उत्तरों पर रोकें — जो लिखने का विरोध करते हैं वे आपको कुछ बता रहे हैं।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
फ्रेंचाइजी POS RFP क्या है?
एक प्रस्ताव के लिए अनुरोध (request for proposal) जिसे एक फ्रेंचाइज़र अपने स्थानों के लिए सिस्टम चुनने से पहले POS वेंडर्स को भेजता है। यह आवश्यकताओं को निर्धारित करता है और प्रत्येक वेंडर से लिखित में उत्तर देने के लिए कहता है, ताकि उत्तरों की तुलना की जा सके और बाद में अनुबंध वार्ताओं में उन्हें उनके लिए जवाबदेह ठहराया जा सके।
एक फ्रेंचाइजी POS RFP कितने वेंडर्स को प्राप्त होना चाहिए?
तीन से पांच। कम होने पर आपको कोई लाभ (leverage) नहीं मिलता; अधिक होने पर आप ऐसे उत्तरों में दब जाते हैं जिनका आप ठीक से मूल्यांकन नहीं कर सकते। कुछ भी भेजने से पहले मल्टी-लोकेशन सपोर्ट के लिए प्री-स्क्रीन करें।
POS RFP में सबसे अधिक अनदेखा किया जाने वाला प्रश्न कौन सा है?
निकास (exit) संबंधी प्रश्न। लिखित में पूछें कि क्या आप उत्पादों, ग्राहकों और संपूर्ण लेनदेन इतिहास को एक प्रलेखित (documented) प्रारूप में निर्यात कर सकते हैं, और प्रति स्थान समाप्ति लागत (termination cost) क्या है। वेंडर शायद ही कभी स्वेच्छा से यह जानकारी देते हैं।
क्या फ्रेंचाइजी मालिकों को POS RFP लिखने में शामिल होना चाहिए?
हाँ। ऑपरेटर्स दैनिक विफलताओं को देखते हैं जिन्हें कॉर्पोरेट कभी नहीं देख पाता — जैसे धीमी क्लोजआउट प्रक्रियाएं, कामचलाऊ समाधान (workarounds), रिफंड में आने वाली दिक्कतें। आवश्यकताओं की सूची की समीक्षा करने वाले दो या तीन अनुभवी फ्रेंचाइजी मालिक उन कमियों को पकड़ लेंगे जिन्हें मुख्य कार्यालय की टीम छोड़ देती है।
आप विभिन्न POS RFP प्रतिक्रियाओं में मूल्य निर्धारण की तुलना कैसे करते हैं?
प्रत्येक प्रतिक्रिया को प्रति स्थान कुल मासिक लागत के रूप में सामान्यीकृत (normalize) करें: सॉफ़्टवेयर शुल्क, प्रति-टर्मिनल और प्रति-मॉड्यूल शुल्क, और आपके वास्तविक कार्ड वॉल्यूम पर प्रोसेसिंग शुल्क। प्रति लाइसेंस सस्ते दिखने वाले कोटेशन अक्सर सभी स्थानों पर गुणा करने के बाद बहुत महंगे हो जाते हैं।