Franchise POS RFP'si: Önem Taşıyan Sorular

Çoğu franchise POS RFP şablonu, daha ilk satıcı yanıt vermeden başarısız olur. Bir sistemin envanter takibi, sadakat programı ve konsolide raporlama özelliklerine sahip olup olmadığını sorarlar ve her satıcı bunların hepsine evet yanıtını verir. Bir özellik kontrol listesi, 23 numaralı şube 24 numaralı şubenin hiç duymadığı bir kampanya yürüttüğünde hangi platformun hala temiz bir şekilde mutabakat sağlayacağını size söyleyemez. Sorulmaya değer sorular, satıcıları sistemlerinin aynı anda düzinelerce şubede nasıl davrandığını yazılı olarak göstermeye zorlar: fiyatlandırmayı kim kontrol ediyor, rakamlar birbirini tutuyor mu ve bir franchise sahibi işleri farklı yapmak istediğinde ne oluyor?

Standart POS RFP şablonları franchise'lar için neden başarısız oluyor?

Tek mağazalar için yazılmışlardı. Bir satın alma sitesinden alınan şablon; özellikler, çalışma süresi ve destek saatleri hakkında sorular sorar ve bu yanıtlar satıcılar arasında neredeyse aynı görünür. Karar daha sonra lisans başına fiyat karşılaştırmasına indirgenir ki bu da franchise alıcılarının tam olarak darbe aldığı yerdir. Stratejik faktörleri doğru POS sistemi ile franchise büyümesini optimize etme yazımızda ele almıştık; bir RFP, bu faktörleri doğrulanabilir yanıtları olan sorulara dönüştürdüğünüz yerdir.

Aşağıdaki her bölüm için tek bir kural geçerlidir: Bir satıcıya bir şeyi yapıp yapamayacağını asla sormayın. Onlardan mekanizmayı (hangi ekran, hangi rol, hangi rapor) tanımlamalarını ve yanıtta bu cevaba bağlı kalmayı taahhüt etmelerini isteyin.

Şubeler genelinde fiyatlandırmayı aslında kim kontrol ediyor?

Franchise veren, bir destek talebi açmadan her şube için işlem oranlarını ve ücret yapılarını tek bir konsoldan belirleyebilmeli ve değiştirebilmelidir. Her satıcıya sorun: Varsayılan ve minimum oranları merkezi olarak tanımlayabilir, bunları şube bazında ayarlayabilir ve her şubenin şu anda ne ödediğini görebilir miyiz? Yanıt "oran değişikliklerinizi müşteri yöneticiniz halleder" ifadesini içeriyorsa, bir bağımlılık satın alıyorsunuz demektir.

Ardından toplam maliyeti açığa çıkarın. Gerçekçi bir senaryo için (örneğin, her birinde üç istasyon bulunan 25 şube) terminal başına ücretler, modül başına ücretler ve gerçek kart hacimlerinizdeki işlem ücretleri dahil olmak üzere tam yüklü bir aylık rakam isteyin. Mütevazı görünen lisans başına fiyatlandırma, franchise ölçeğinde hızla katlanır ve bazı platformlar yazılım için aylık hiçbir ücret talep etmez, bu nedenle yanıtlar arasındaki fark çoğu alıcının beklediğinden daha büyüktür.

Rakamlar her şubede mutabakat sağlıyor mu?

Bu, bir franchise POS RFP'sine koyabileceğiniz en açıklayıcı taleptir: Bir iş gününün tüm şubelerde nasıl kapandığını (şube başına satışlar, iadeler, bahşişler ve vergiler, tek bir konsolide raporda birleştirilmiş olarak, bir sistemde görünüp diğerinde eksik olan hiçbir işlem olmadan) bize adım adım anlatın. Demolar temiz görünecek şekilde kurgulanır. Sizin test ettiğiniz şey, raporlama ve ödemelerin tek bir doğruluk kaynağını mı paylaştığı yoksa ayrı ürünlerden mi birleştirildiğidir; çünkü birleştirilmiş sistemler sapma gösterir ve bunu vergi zamanında anlarsınız.

Stok hakkında da aynı soruyu sorun. İki istasyon bir ürünün son birimini aynı anda sattığında sistem ne kaydediyor? Eşzamanlılık altında envanter yönetimi bir altyapı sorunudur ve bir satıcının size göstereceği hiçbir demoda görünmez.

Bir franchise sahibi ne kadar değişiklik yapabilir ve buna kim karar verir?

Franchise operasyonları iki yönde aksar. Çok katı olursa, franchise sahipleri sistemi devre dışı bırakmak için gölge araçlar satın alır. Çok gevşek olursa, menüler, fiyatlandırma ve markalama, ağ tek bir marka gibi hissettirmeyi bırakana kadar sapma gösterir. İstenecek yapı, geçersiz kılma özellikli varsayılanlardır: Franchise veren planları, limitleri ve ödeme akışlarını merkezi olarak belirler ve bireysel şubeler yanlışlıkla değil, bilinçli olarak ayarlanır. Her satıcıdan ilgili her ayarın nerede bulunduğunu ve hangi rolün bunu değiştirebileceğini belirtmesini isteyin. Her franchise'ın ihtiyaç duyduğu üç POS özelliği hakkındaki yazımız bu dengeyi daha derinlemesine ele almaktadır.

RFP ödemeler ve uyumluluk hakkında ne sormalı?

Uyumluluk durumunu yazılı olarak alın: PCI DSS kapsamı, sertifikalı kartlı ödeme donanımı ve her şube için kayıtlı satıcının (merchant of record) kim olduğu. Ardından, satıcıların nadiren kendiliğinden yanıtladığı iki operasyonel soru sorun. Bir müşteri bir ürünü satın aldığı yerden farklı bir şubeye iade ettiğinde iade işlemi nasıl çalışıyor? Ve her franchise sahibinin kendi banka hesabı olduğunda ödemeler nasıl aktarılıyor? "Bir ödeme işlemcisiyle entegre oluyoruz" bir yanıt değildir; mekanikler yanıttır.

41. şubeyi ne kadar hızlı açabilirsiniz?

Bir rakam isteyin: İmzalanan franchise sözleşmesinden yeni bir şubenin ilk ödemeyi almasına kadar geçen gün sayısı ve bu süreçteki hangi adımların manuel olduğu. Her açılış faturalandırılabilir profesyonel hizmet saatleri gerektiriyorsa, sisteme dahil etme maliyetiniz büyümenizle doğrusal olarak ölçeklenir. Birçok şirketi tek bir konsoldan yönetmek için tasarlanmış platformlar, kanıtlanmış bir yapılandırmayı elle yeniden oluşturmak yerine yeni bir şubeye kopyalayabilir; bu fark, açılış başına haftalar kazandırır.

Ayrıldığınızda ne olur?

Herhangi bir POS RFP'sinde en az sorulan ve gelecek beş yıl hakkında en çok şeyi söyleyen soru. Veri taşınabilirliği (ürünlerin, müşterilerin ve işlem geçmişinin belgelenmiş bir formatta tam olarak dışa aktarılması), şube başına fesih koşulları ve satın alınan donanıma ne olacağı konusunda yazılı yanıtlar talep edin. Ürününe güvenen bir satıcı buna hiç çekinmeden yanıt verir.

Şeffaflık adına: Biz Final POS'u geliştiriyoruz ve bizi değerlendiren franchise alıcıları yukarıdaki her soruyu bize de sormalıdır. Makul başlangıç noktaları, Final POS fiyatlandırmasının nasıl çalıştığı ve fiyatlandırma ile birçok şirketi tek bir yerden yönetmeye yönelik konsol olan Scale sayfalarıdır. RFP'nizin ürettiği kısa liste hangisi olursa olsun, her satıcıyı aynı yazılı yanıtlara tabi tutun; bir şeyleri yazılı hale getirmekten kaçınanlar size bir şeyler anlatmaya çalışıyordur.