Ευελιξία POS: Γιατί οι λίστες λειτουργιών χάνουν την ουσία
Κάθε διάγραμμα σύγκρισης POS δείχνει τα ίδια τσεκαρίσματα. Δείτε γιατί οι λίστες λειτουργιών αποτυγχάνουν να προβλέψουν αν ένα σύστημα ταιριάζει στην επιχείρησή σας, καθώς και τη δοκιμή ευελιξίας που πρέπει να κάνετε αντί γι' αυτές.
Οι λίστες λειτουργιών είναι ο τρόπος με τον οποίο οι περισσότεροι έμποροι συγκρίνουν συστήματα POS, και είναι σχεδόν άχρηστες για την πρόβλεψη της καταλληλότητας. Κάθε σοβαρός πάροχος τσεκάρει πλέον τα ίδια κουτάκια: αποθέματα, προγράμματα επιβράβευσης, δωροκάρτες, εκπτώσεις, αναφορές. Αυτό που διαχωρίζει ένα σύστημα που διευθύνετε από ένα σύστημα με το οποίο «μάχεστε» είναι η ευελιξία POS: πόσο μπορεί το checkout να προσαρμοστεί στον τρόπο που πραγματικά πουλάτε και πόσο σας κοστίζει όταν πρέπει να το κάνει. Κανένα κουτάκι επιλογής δεν μπορεί να το μετρήσει αυτό.
Γιατί κάθε λίστα λειτουργιών POS φαίνεται ίδια;
Επειδή η αγορά έφτασε σε ισοτιμία λειτουργιών (κάθε πάροχος προσφέρει την ίδια λίστα) πριν από χρόνια. Παρακολούθηση αποθεμάτων, δωροκάρτες, επιβράβευση, εκπτώσεις, δικαιώματα προσωπικού, αναφορές, πολλαπλές τοποθεσίες: κάθε σοβαρό σύστημα τσεκάρει κάθε κουτάκι, οπότε ο πίνακας που υποτίθεται ότι διαχωρίζει τους παρόχους δεν μπορεί πλέον να το κάνει. Όταν κάθε στήλη δείχνει τα ίδια τσεκαρίσματα, το διάγραμμα σας λέει απλώς ότι η κατηγορία ωρίμασε. Δεν σας λέει τίποτα για το ποιο σύστημα ταιριάζει στο κατάστημά σας.
Ένα τσεκάρισμα καταγράφει απλώς ότι μια δυνατότητα υπάρχει κάπου στο προϊόν. Δεν λέει τίποτα για το πώς συμπεριφέρεται αυτή η δυνατότητα στον πάγκο σας. Δύο συστήματα μπορούν και τα δύο να τσεκάρουν τις «εκπτώσεις», όταν το ένα υποστηρίζει τον ακριβή κανόνα συνδυασμού εκπτώσεων που εφαρμόζετε τα Σαββατοκύριακα, ενώ το άλλο το διαχειρίζεται με μια χειροκίνητη παράκαμψη τιμής που το προσωπικό σας θα έχει ξεχάσει μέχρι τον Φεβρουάριο.
Οι λίστες λειτουργιών επιβραβεύουν επίσης τη διογκωμένη πολυπλοκότητα. Οι πάροχοι προσθέτουν τσεκαρίσματα επειδή οι αγοραστές τα μετρούν, οπότε ο πίνακας συνεχίζει να μεγαλώνει, και ένα μεγάλο μέρος του καταλήγει να είναι οθόνες τις οποίες προσπερνά το προσωπικό σας την πιο πολυσύχναστη ημέρα του χρόνου. Ο καθαρισμός αυτών είναι ένας ξεχωριστός αγώνας: τα περισσότερα συστήματα σας επιτρέπουν μόνο να κρύψετε μια λειτουργία που δεν χρησιμοποιείτε ποτέ, όχι να την αφαιρέσετε.
Τι χάνουν πραγματικά οι λίστες λειτουργιών;
Τα στοιχεία της επιχείρησής σας που τη κάνουν μοναδική. Οι περισσότερες συναλλαγές είναι τυπικές παντού: σάρωση, σύνολο, πληρωμή, απόδειξη. Κάθε POS τις διαχειρίζεται αυτές. Οι συναλλαγές που καθορίζουν αν ένα σύστημα ταιριάζει είναι οι ασυνήθιστες τις οποίες επεξεργάζεστε κάθε μέρα. Η εγγύηση επιστροφής φιαλών που διαφέρει ανά τύπο περιέκτη. Τα φρέσκα προϊόντα που πωλούνται με το βάρος και βρίσκονται στο ίδιο καλάθι με προϊόντα που πωλούνται ανά τεμάχιο. Ο τακτικός πελάτης που πληρώνει με πίστωση καταστήματος (αγορά τώρα, εξόφληση μηνιαία). Η έκπτωση που ισχύει για μια ολόκληρη κατηγορία εκτός από τρία προϊόντα.
Μια λίστα λειτουργιών δεν έχει γραμμή για τίποτα από αυτά. Η γραμμή λέει «εκπτώσεις» και το τσεκάρισμα είναι ειλικρινές, αλλά ο συγκεκριμένος κανόνας που χρειάζεστε βρίσκεται τρεις ρυθμίσεις πιο βαθιά, και ανακαλύπτετε αν υπάρχει κατά την εισαγωγή στο σύστημα, όχι κατά την επίδειξη πωλήσεων. Σε αυτό το κενό γεννιούνται οι προσωρινές λύσεις: το σημείωμα στο ταμείο, η παράκαμψη που αποστηθίζουν όλοι, το υπολογιστικό φύλλο στο τέλος της ημέρας που διορθώνει όσα έκανε λάθος η αναφορά. Κάθε μία είναι μικρή. Μαζί αποτελούν έναν «φόρο» σε κάθε βάρδια, ο οποίος πληρώνεται επειδή το σύστημα δεν μπορούσε να προσαρμοστεί.
Πώς πρέπει να συγκρίνετε τα συστήματα POS αντί γι' αυτό;
Κρατήστε τη λίστα λειτουργιών, αλλά υποβαθμίστε την σε εργαλείο αρχικής διαλογής. Είναι καλή σε ένα μόνο πράγμα: στο να αποκλείει συστήματα στα οποία λείπει κάτι χωρίς το οποίο δεν μπορείτε να λειτουργήσετε. Κάντε το αυτό πρώτα και μην αφιερώσετε περισσότερο χρόνο σε αυτό.
Στη συνέχεια, γράψτε τις δέκα πιο ενοχλητικές συναλλαγές σας. Όχι τις συνηθισμένες, τις περίεργες: την επιστροφή χωρίς απόδειξη, την προκαταβολή που λήφθηκε τον Μάρτιο για μια παραγγελία που παραδόθηκε τον Ιούνιο, τον πελάτη που απαλλάσσεται από τον φόρο, τη μικτή πώληση που περιλαμβάνει λιανική και υπηρεσίες. Ζητήστε από κάθε πάροχο στη μικρή σας λίστα να κάνει ζωντανή επίδειξη αυτών των δέκα στο σύστημά του, όχι σε διαφάνειες. Θα μάθετε περισσότερα σε αυτή την ώρα παρά από οποιονδήποτε πίνακα σύγκρισης.
Τέλος, υπολογίστε το κόστος της αλλαγής. Ρωτήστε κάθε πάροχο τι συμβαίνει όταν θα χρειαστείτε το checkout να λειτουργεί διαφορετικά τον επόμενο χρόνο. Οι ειλικρινείς απαντήσεις είναι συνήθως ένας συνδυασμός από: περιμένετε τον οδικό χάρτη ανάπτυξης, αγοράστε ένα πρόσθετο, προσλάβετε έναν προγραμματιστή ή επανεκπαιδεύστε το προσωπικό σε μια προσωρινή λύση. Το πόσο γρήγορη και φθηνή είναι αυτή η απάντηση έχει μεγαλύτερη σημασία από οποιαδήποτε μεμονωμένη λειτουργία, επειδή η επιχείρησή σας θα συνεχίσει να αλλάζει και μια λίστα λειτουργιών δεν μπορεί να δει το μέλλον.
Πώς μοιάζει η πραγματική ευελιξία POS;
Ένας ορισμός που μπορείτε να δοκιμάσετε: ένα ευέλικτο POS είναι αυτό στο οποίο η απόσταση μεταξύ του «χρειαζόμαστε το checkout να λειτουργεί έτσι» και του να λειτουργεί πράγματι έτσι μετριέται σε ώρες, όχι σε τρίμηνα, και δεν απαιτεί την πρόσληψη προγραμματιστή ή την υποβολή αιτήματος νέας λειτουργίας. Σε μια επίδειξη, η ευελιξία φαίνεται όταν ο πάροχος αναδιαμορφώνει τη ροή μπροστά σας αντί να σας υπόσχεται έναν αριθμό αιτήματος.
Τα νεότερα συστήματα που βασίζονται σε προτροπές είναι κατασκευασμένα γύρω από αυτήν την ιδέα. Το Final, για παράδειγμα, αντιμετωπίζει το checkout ως μια ροή που περιγράφετε σε απλή γλώσσα παρά ως ένα πρότυπο με το οποίο συμβιβάζεστε. Αυτό που κάνει το Final να διαφέρει είναι ότι μπορείτε να περιγράψετε το checkout που θέλετε και να το αναπτύξετε στην ίδια υποδομή που διαχειρίζεται τις πληρωμές και τις αναφορές. Όποιο σύστημα κι αν αξιολογήσετε, το «πόσο γρήγορα μπορεί να αλλάξει» είναι πλέον μια δίκαιη ερώτηση, και ένας πάροχος που δεν μπορεί να την απαντήσει σε μια ζωντανή επίδειξη σας λέει πολλά.
Πρέπει λοιπόν να πετάξετε τη λίστα λειτουργιών;
Κρατήστε την για τον πρώτο γύρο και αγνοήστε την στη συνέχεια. Οι λίστες λειτουργιών αποκλείουν τα συστήματα που δεν πληρούν τις βασικές προϋποθέσεις σας, αλλά δεν μπορούν να σας πουν ποιο από τα εναπομείναντα θα εξακολουθεί να ταιριάζει σε δύο χρόνια, επειδή μετρούν αυτό που υπάρχει, όχι αυτό που προσαρμόζεται. Η καθοριστική δοκιμή είναι η ευελιξία, και είναι φθηνή στην εφαρμογή: κάντε την αρχική επιλογή με τη λίστα λειτουργιών, αποφασίστε με βάση τις δέκα πιο περίεργες συναλλαγές σας. Αν θέλετε να δείτε πώς είναι ένα δύσκαμπτο σύστημα από μέσα, ξεκινήστε από το πώς οι έμποροι καταλήγουν να προσπαθούν να αφαιρέσουν λειτουργίες που δεν χρησιμοποιούν ποτέ, και στη συνέχεια διαβάστε για τη διαφορά μεταξύ ενός POS με AI και ενός POS που μπορεί να κατασκευάσει μια AI.
Συχνές ερωτήσεις
Είναι καλύτερες οι περισσότερες λειτουργίες POS;
Όχι. Οι αχρησιμοποίητες λειτουργίες προσθέτουν μενού, χρόνο εκπαίδευσης και ακαταστασία χωρίς να προσθέτουν δυνατότητες που πραγματικά χρησιμοποιείτε. Η προσαρμοστικότητα και το κόστος αλλαγής του συστήματος αργότερα έχουν μεγαλύτερη σημασία από το μέγεθος της λίστας λειτουργιών.
Πώς μπορώ να δοκιμάσω την ευελιξία ενός POS πριν την αγορά;
Καταγράψτε τις δέκα πιο ασυνήθιστες αλλά επαναλαμβανόμενες συναλλαγές σας και ζητήστε από κάθε πάροχο να τις επιδείξει ζωντανά. Ένα ευέλικτο σύστημα τις διαχειρίζεται κατά την επίδειξη· ένα δύσκαμπτο παράγει υποσχέσεις και προσωρινές λύσεις.
Γιατί όλα τα συστήματα POS φαίνεται να έχουν τις ίδιες λειτουργίες;
Η κατηγορία ωρίμασε, επομένως οι βασικές δυνατότητες όπως τα αποθέματα, οι εκπτώσεις, τα προγράμματα επιβράβευσης και οι αναφορές είναι πλέον τυπικές παντού. Τα διαγράμματα σύγκρισης δείχνουν πανομοιότυπα τσεκαρίσματα επειδή οι διαφορές μετατοπίστηκαν στο πώς συμπεριφέρονται οι λειτουργίες, όχι στο αν υπάρχουν.
Τι είναι μια προσωρινή λύση στο POS;
Μια χειροκίνητη διαδικασία που καλύπτει το κενό ανάμεσα στο πώς λειτουργεί το POS σας και στο πώς λειτουργεί η επιχείρησή σας, όπως η παρακάμψη τιμών, τα σημειώματα στο ταμείο ή οι διορθώσεις σε υπολογιστικά φύλλα στο τέλος της ημέρας. Μερικές είναι φυσιολογικές· μια αυξανόμενη στοίβα σημαίνει ότι το σύστημα δεν ταιριάζει.
Πρέπει να επιλέξω ένα POS με βάση την τιμή ή τις λειτουργίες;
Κανένα από τα δύο μόνο του. Κάντε μια αρχική διαλογή με τη λίστα λειτουργιών για βασικές ελλείψεις και στη συνέχεια αποφασίστε με βάση την καταλληλότητα και το συνολικό κόστος ιδιοκτησίας, συμπεριλαμβανομένου του χρόνου που αφιερώνει το προσωπικό σας σε προσωρινές λύσεις σε κάθε βάρδια.