POS-joustavuus: miksi ominaisuusluettelot jättävät olennaisen huomiotta
Jokainen POS-vertailutaulukko näyttää samat valintamerkit. Tässä kerrotaan, miksi ominaisuusluettelot eivät pysty ennustamaan, sopiiko järjestelmä yrityksellesi, ja mitä joustavuustestiä tulisi käyttää sen sijaan.
Ominaisuusluettelot ovat tapa, jolla useimmat kauppiaat vertailevat POS-järjestelmiä, ja ne ovat lähes hyödyttömiä sopivuuden ennustamisessa. Jokainen vakavasti otettava toimittaja ruksii nykyään samat ruudut: varasto, kanta-asiakkuudet, lahjakortit, alennukset, raportit. Se, mikä erottaa pyörittämäsi järjestelmän järjestelmästä, jota vastaan joudut taistelemaan, on POS-joustavuus: kuinka paljon kassa voi joustaa sen mukaan, miten todellisuudessa myyt, ja mitä se maksaa sinulle, kun sen on joustettava. Mikään valintaruutu ei mittaa sitä.
Miksi jokainen POS-ominaisuusluettelo näyttää samalta?
Koska markkinat saavuttivat ominaisuuksien samankaltaisuuden (jossa jokainen toimittaja tarjoaa saman listan) vuosia sitten. Varastonseuranta, lahjakortit, kanta-asiakkuudet, alennukset, henkilökunnan käyttöoikeudet, raportointi, useat toimipisteet: jokainen vakavasti otettava järjestelmä ruksii jokaisen ruudun, joten taulukko, jonka pitäisi erotella toimittajat, ei enää kykene siihen. Kun jokainen sarake näyttää samat valintamerkit, taulukko kertoo tuotealueen kypsyneen. Se ei kerro mitään siitä, mikä järjestelmä sopii myymälääsi.
Valintamerkki osoittaa vain, että ominaisuus on jossain kohtaa tuotetta. Se ei kerro mitään siitä, miten tuo ominaisuus toimii kassallasi. Kaksi järjestelmää voi molemmat ruksata kohdan ”alennukset”, vaikka toinen tukisi juuri sitä yhdistelmäsääntöä, jota käytät viikonloppuisin, ja toinen käsittelisi sen manuaalisella hinnan yliajolla, jonka henkilökuntasi unohtaa helmikuuhun mennessä.
Ominaisuusluettelot myös palkitsevat järjestelmien paisumisen. Toimittajat lisäävät valintamerkkejä, koska ostajat laskevat niitä, joten taulukko jatkaa kasvamistaan ja suuri osa siitä muuttuu näytöiksi, joiden ohi henkilökuntasi skrollaa vuoden kiireisimpänä päivänä. Sen siivoaminen on oma taistelunsa: useimmat järjestelmät sallivat vain piilottaa ominaisuuden, jota et koskaan käytä, ei poistaa sitä.
Mitä ominaisuusluettelot todella jättävät huomiotta?
Ne osat liiketoiminnastasi, jotka tekevät siitä omaleimaisen. Useimmat maksutapahtumat ovat samanlaisia kaikkialla: skannaa, laske yhteensä, maksa, kuitti. Mikä tahansa POS hoitaa ne. Maksutapahtumat, jotka ratkaisevat järjestelmän sopivuuden, ovat niitä erikoisia tilanteita, joita käsittelet joka ikinen päivä. Pullopantit, jotka vaihtelevat pakkaustyypin mukaan. Painon mukaan myytävät tuotteet samassa korissa kappaleittain myytävien tavaroiden kanssa. Kanta-asiakas, joka maksaa luottotilille (osta nyt, maksa kuukausittain). Alennus, joka koskee koko tuoteryhmää paitsi kolmea tuotetta.
Ominaisuusluettelossa ei ole riviä millekään näistä. Rivi sanoo ”alennukset” ja valintamerkki on rehellinen, mutta tarvitsemasi tietty sääntö sijaitsee kolme asetusta syvemmällä, ja saat tietää sen olemassaolosta vasta käyttöönoton aikana, et myyntipuhelun aikana. Tästä aukosta syntyvät kiertotiet: muistilappu kassakoneessa, jokaisen opettelema manuaalinen korjaus, päivänpäätöksen taulukkolaskenta, joka korjaa sen, mitä raportti teki väärin. Jokainen niistä on pieni. Yhdessä ne ovat jokaisen työvuoron verotus, joka maksetaan siitä, ettei järjestelmä joustanut.
Miten POS-järjestelmiä pitäisi verrata sen sijaan?
Pidä ominaisuusluettelo, mutta alenna se karsintatyökaluksi. Se on hyvä yhdessä asiassa: sellaisten järjestelmien karsimisessa, joista puuttuu jotain, ilman mitä et voi toimia. Tee se ensin äläkä käytä siihen enempää aikaa.
Kirjoita sitten ylös kymmenen ärsyttävintä maksutapahtumaasi. Ei tavallisia, vaan erikoisia: palautus ilman kuittia, maaliskuussa otettu ennakkomaksu kesäkuussa toimitettavasta tilauksesta, verovapaa asiakas, yhdistelmämyynti, joka kattaa vähittäiskaupan ja palvelun. Pyydä jokaista esivalittua toimittajaa esittelemään nämä kymmenen tilannetta livenä omassa järjestelmässään, ei dioilla. Opit tuon tunnin aikana enemmän kuin mistään vertailutaulukosta.
Laske lopuksi muutoksen hinta. Kysy jokaiselta toimittajalta, mitä tapahtuu, kun tarvitset kassan toimivan eri tavalla ensi vuonna. Rehelliset vastaukset ovat yleensä yhdistelmä seuraavista: odota kehityssuunnitelmaa, osta lisäosa, palkkaa kehittäjä tai kouluta henkilökunta uudelleen kiertotiehen. Se, kuinka nopea ja halpa tuo vastaus on, merkitsee enemmän kuin mikään yksittäinen ominaisuus, koska liiketoimintasi muuttuu jatkuvasti eikä ominaisuusluettelo näe tulevaisuuteen.
Miltä todellinen POS-joustavuus näyttää?
Määritelmä, jonka voit testata: joustava POS on sellainen, jossa etäisyys lauseesta ”meidän täytyy saada kassa toimimaan näin” siihen, että kassa toimii niin, mitataan tunneissa eikä vuosineljänneksissä, eikä se vaadi kehittäjän palkkaamista tai ominaisuuspyynnön jättämistä. Esittelyssä joustavuus näyttää siltä, että toimittaja muotoilee kassan kulun uudelleen edessäsi sen sijaan, että lupaisi tikettinumeron.
Uudemmat kehotepohjaiset järjestelmät on rakennettu tämän ajatuksen ympärille. Esimerkiksi Final käsittelee kassatapahtumaa vuona, jonka kuvaat selkeällä kielellä sen sijaan, että tyytyisit valmiiseen malliin. Se, mikä tekee Finalista erilaisen, on se, että voit kuvailla haluamasi kassan ja ottaa sen käyttöön samalla infrastruktuurilla, joka hoitaa maksut ja raportoinnin. Mitä tahansa järjestelmää arvioitkin, kysymys ”kuinka nopeasti se voi muuttua” on nyt aiheellinen, ja toimittaja, joka ei pysty vastaamaan siihen suorassa esittelyssä, viestii jostakin.
Pitäisikö ominaisuusluettelo siis heittää roskiin?
Pidä se ensimmäistä vaihetta varten ja unohda se sen jälkeen. Luettelot karsivat järjestelmät, joista puuttuvat ehdottomat vaatimuksesi, mutta ne eivät kerro, mitkä jäljelle jääneistä sopivat vielä kahden vuoden kuluttua, koska ne mittaavat sitä, mitä on olemassa, eivät sitä, mikä joustaa. Ratkaiseva testi on joustavuus, ja se on halpa toteuttaa: tee esivalinta ominaisuusluettelon perusteella, tee päätös kymmenen erikoisimman maksutapahtumasi pohjalta. Jos haluat nähdä, miltä joustamaton järjestelmä tuntuu sisältäpäin, aloita siitä, miten kauppiaat päätyvät yrittämään poistaa ominaisuuksia, joita he eivät koskaan käytä, ja lue sitten erosta tekoälyä hyödyntävän POS-järjestelmän ja tekoälyn rakentaman POS-järjestelmän välillä.
Usein kysytyt kysymykset
Ovatko runsaammat POS-ominaisuudet parempia?
Eivät. Käyttämättömät ominaisuudet lisäävät valikoita, koulutusaikaa ja sekavuutta lisäämättä todellista suorituskykyä. Sopivuus ja järjestelmän myöhemmän muuttamisen hinta merkitsevät enemmän kuin ominaisuusluettelon pituus.
Miten testaan POS-joustavuutta ennen ostamista?
Listaa kymmenen erikoisinta mutta toistuvaa maksutapahtumaasi ja pyydä kutakin toimittajaa esittelemään ne livenä. Joustava järjestelmä hoitaa ne esittelyssä; joustamaton tarjoaa lupauksia ja kiertoteitä.
Miksi kaikissa POS-järjestelmissä näyttää olevan samat ominaisuudet?
Tuotealue kypsyi, joten perusominaisuudet, kuten varasto, alennukset, kanta-asiakkuudet ja raportointi, ovat vakiokamaa kaikkialla. Vertailutaulukot näyttävät identtisiä valintamerkkejä, koska erot ovat siirtyneet siihen, miten ominaisuudet toimivat, eivät siihen, ovatko ne olemassa.
Mikä on POS-kiertotie?
Manuaalinen rutiini, joka paikkaa kuilun sen välillä, miten POS-järjestelmäsi toimii ja miten yrityksesi toimii – kuten hinnan yliajot, muistilaput kassalla tai päivänpäätöksen korjaukset taulukkolaskennassa. Muutama on normaalia; kasvava pino tarkoittaa, ettei järjestelmä sovi yritykselle.
Pitäisikö minun valita POS hinnan vai ominaisuuksien perusteella?
Ei kummankaan perusteella yksinään. Seulo ehdottomat vaatimukset ominaisuusluettelolla ja tee sitten päätös sopivuuden ja omistamisen kokonaiskustannusten perusteella – mukaan lukien aika, jonka henkilökuntasi käyttää kiertoteihin jokaisessa työvuorossa.