Elastyczność systemu POS: dlaczego listy funkcji mijają się z celem

Listy funkcji to sposób, w jaki większość sprzedawców porównuje systemy POS, ale są one niemal bezużyteczne do przewidywania dopasowania. Każdy poważny dostawca zaznacza dziś te same opcje: stany magazynowe, program lojalnościowy, karty podarunkowe, rabaty, raporty. To, co odróżnia system, którym sprawnie zarządzasz, od takiego, z którym musisz walczyć, to elastyczność systemu POS: jak bardzo proces realizacji transakcji może dostosować się do sposobu, w jaki naprawdę sprzedajesz, i ile Cię to kosztuje, gdy zajdzie taka potrzeba. Żadna lista funkcji tego nie zmierzy.

Dlaczego każda lista funkcji systemu POS wygląda tak samo?

Ponieważ rynek osiągnął parytet funkcji (każdy dostawca oferuje tę samą listę) już lata temu. Śledzenie zapasów, karty podarunkowe, programy lojalnościowe, rabaty, uprawnienia pracowników, raportowanie, obsługa wielu lokalizacji: każdy poważny system zaznacza każde z tych pól, więc tabela, która miała odróżniać dostawców, nie jest już w stanie tego robić. Gdy każda kolumna pokazuje te same odpowiedzi, zestawienie mówi Ci jedynie, że kategoria dojrzała. Nie mówi nic o tym, który system pasuje do Twojego sklepu.

Zaznaczenie funkcji potwierdza jedynie, że dana możliwość istnieje gdzieś w produkcie. Nie mówi nic o tym, jak ta funkcja zachowuje się przy Twojej ladzie. Dwa systemy mogą mieć zaznaczoną opcję „rabaty”, podczas gdy jeden z nich obsługuje dokładnie taką regułę łączenia promocji, jaką stosujesz w weekendy, a drugi wymaga ręcznej zmiany ceny, o której Twój personel zapomni do lutego.

Listy funkcji promują również przeładowanie oprogramowania zbędnymi opcjami. Dostawcy dodają kolejne pozycje, ponieważ kupujący je liczą, więc tabela wciąż rośnie, a większość z tych opcji staje się ekranami, które personel przewija w najbardziej zajęty dzień w roku. Uporządkowanie tego to osobny problem: większość systemów pozwala jedynie ukryć funkcję, z której nigdy nie korzystasz, a nie ją usunąć.

Co tak naprawdę umyka listom funkcji?

Elementy Twojego biznesu, które czynią go wyjątkowym. Większość transakcji wygląda wszędzie tak samo: skanowanie, podsumowanie, płatność, paragon. Każdy POS poradzi sobie z takimi operacjami. Transakcje, które decydują o tym, czy system pasuje, to te nietypowe, które przetwarzasz każdego dnia. Kaucje za butelki różniące się w zależności od rodzaju opakowania. Warzywa i owoce sprzedawane na wagę znajdujące się w tym samym koszyku co towary sprzedawane na sztuki. Stały klient, który płaci na rachunek firmowy (kup teraz, rozlicz pod koniec miesiąca). Rabat obejmujący całą kategorię z wyjątkiem trzech produktów.

Lista funkcji nie ma wiersza dla żadnej z tych sytuacji. Wiersz brzmi „rabaty” i zaznaczenie jest prawdziwe, ale konkretna reguła, której potrzebujesz, znajduje się trzy poziomy ustawień głębiej, a o tym, czy istnieje, dowiadujesz się podczas wdrożenia, a nie podczas rozmowy handlowej. Ta luka to miejsce, w którym rodzą się półśrodki i obejścia: żółta karteczka na kasie, zmiana ceny, którą wszyscy pamiętają na pamięć, czy arkusz kalkulacyjny na koniec dnia poprawiający błędy z raportu. Każde z tych obejść jest małe. Razem stanowią obciążenie dla każdej zmiany, ponoszone tylko dlatego, że system nie potrafił się dostosować.

Jak w takim razie porównywać systemy POS?

Zostaw listę funkcji, ale sprowadź ją do roli narzędzia do wstępnej selekcji. Jest dobra w jednej rzeczy: odrzucaniu systemów, w których brakuje czegoś, bez czego nie możesz funkcjonować. Zrób to na początku i nie trać na to więcej czasu.

Następnie wypisz dziesięć najbardziej uciążliwych transakcji. Nie tych zwykłych, ale tych nietypowych: zwrot bez paragonu, zaliczka pobrana w marcu na poczet zamówienia dostarczonego w czerwcu, klient zwolniony z podatku, sprzedaż mieszana łącząca handel detaliczny i usługi. Wymagaj od każdego dostawcy z krótkiej listy zaprezentowania tych dziesięciu przypadków na żywo w ich systemie, a nie na slajdach. W ciągu tej godziny dowiesz się więcej niż z jakiejkolwiek tabeli porównawczej.

Na koniec wyceń koszt zmian. Zapytaj każdego dostawcę, co się stanie, gdy w przyszłym roku będziesz potrzebować, aby proces sprzedaży działał inaczej. Uczciwe odpowiedzi to zazwyczaj mieszanka: poczekaj na realizację planu rozwoju (roadmap), kup dodatek, zatrudnij programistę lub przeszkol personel z kolejnego obejścia problemu. To, jak szybka i tania jest ta odpowiedź, ma większe znaczenie niż jakakolwiek pojedyncza funkcja, ponieważ Twój biznes będzie się zmieniał, a lista funkcji nie wybiega w przyszłość.

Jak wygląda prawdziwa elastyczność systemu POS?

Definicja, którą możesz przetestować: elastyczny POS to taki, w którym odległość od stwierdzenia „potrzebujemy, aby proces sprzedaży działał w ten sposób” do momentu, w którym tak właśnie działa, mierzy się w godzinach, a nie kwartałach, i nie wymaga zatrudniania programisty ani zgłaszania prośby o nową funkcję. Podczas prezentacji na żywo elastyczność objawia się tym, że dostawca modyfikuje proces na Twoich oczach, zamiast obiecywać numer zgłoszenia w systemie.

Nowsze systemy oparte na promptach (poleceniach) są zbudowane wokół tej idei. Na przykład Final traktuje proces realizacji transakcji jako przepływ, który opisujesz prostym językiem, a nie szablon, na który musisz się godzić. To, co wyróżnia Final, to fakt, że możesz opisać proces sprzedaży, jakiego chcesz, i wdrożyć go na tej samej infrastrukturze, która obsługuje płatności i raportowanie. Niezależnie od ocenianego systemu, pytanie „jak szybko można go zmienić” jest teraz jak najbardziej na miejscu, a dostawca, który nie potrafi na nie odpowiedzieć podczas prezentacji na żywo, daje Ci jasny sygnał.

Czy powinieneś więc wyrzucić listę funkcji?

Zachowaj ją do pierwszej weryfikacji, a potem o niej zapomnij. Listy funkcji odrzucają systemy, w których brakuje absolutnie kluczowych opcji, ale nie powiedzą Ci, które z pozostałych będą pasować za dwa lata, ponieważ mierzą to, co istnieje, a nie to, co potrafi się dostosować. Rozstrzygającym testem jest elastyczność i przeprowadzenie go nic nie kosztuje: wybierz wstępną listę na podstawie zestawienia funkcji, a ostateczną decyzję podejmij na podstawie dziesięciu najbardziej nietypowych transakcji. Jeśli chcesz zobaczyć, jak wygląda praca z nieelastycznym systemem od środka, sprawdź, dlaczego sprzedawcy próbują usunąć funkcje, z których nigdy nie korzystają, a następnie przeczytaj o różnicy między systemem POS z SI a systemem POS, który SI może zbudować.