Flexibilitatea unui POS: De ce listele de funcționalități scapă din vedere esențialul
Fiecare tabel comparativ pentru POS arată aceleași bifări. Iată de ce listele de funcționalități nu reușesc să prezică dacă un sistem se potrivește afacerii tale și ce test de flexibilitate ar trebui să faci în schimb.
Listele de funcționalități sunt modul în care majoritatea comercianților compară sistemele POS și sunt aproape inutile pentru a prezice dacă un sistem li se potrivește. Fiecare furnizor serios bifează acum aceleași opțiuni: stocuri, fidelizare, carduri cadou, reduceri, rapoarte. Ce diferențiază un sistem pe care îl folosești eficient de unul cu care te lupti este flexibilitatea POS: în ce măsură procesul de checkout se poate adapta modului în care vindeți cu adevărat și cât vă costă atunci când trebuie să o facă. Nicio bifă din tabel nu măsoară acest lucru.
De ce toate listele de funcționalități POS arată la fel?
Pentru că piața a atins paritatea funcționalităților (fiecare furnizor oferă aceeași listă) cu ani în urmă. Gestiunea stocurilor, cardurile cadou, fidelizarea, reducerile, permisiunile personalului, raportarea, gestiunea mai multor locații: fiecare sistem serios bifează fiecare opțiune, astfel încât tabelul care ar fi trebuit să diferențieze furnizorii nu mai poate face acest lucru. Când fiecare coloană arată aceleași bifări, tabelul vă spune doar că această categorie de produse a ajuns la maturitate. Nu vă spune nimic despre ce sistem se potrivește magazinului dumneavoastră.
O bifă confirmă că o funcționalitate există undeva în produs. Nu spune nimic despre cum se comportă acea funcționalitate la tejghea. Două sisteme pot bifa ambele „reduceri”, dar unul poate suporta regula exactă de cumulare pe care o folosiți în weekend, în timp ce celălalt o gestionează printr-o ajustare manuală de preț pe care personalul o va uita până în februarie.
Listele încurajează, de asemenea, încărcarea inutilă cu opțiuni. Furnizorii adaugă bifări pentru că cumpărătorii le numără, așa că tabelul continuă să crească, iar o mare parte din el devine o serie de ecrane pe care angajații le ocolesc în cea mai aglomerată zi din an. Curățarea acestora este o luptă în sine: majoritatea sistemelor vă permit doar să ascundeți o funcționalitate pe care nu o folosiți niciodată, nu să o eliminați.
Ce scapă din vedere listele de funcționalități?
Aspectele specifice ale afacerii dumneavoastră care o fac unică. Majoritatea tranzacțiilor sunt standard peste tot: scanare, total, plată, bon. Orice POS le poate gestiona. Tranzacțiile care decid dacă un sistem se potrivește sunt cele neobișnuite, pe care le procesați în fiecare zi. Garanțiile pentru sticle care diferă în funcție de tipul de recipient. Produsele proaspete vândute la cântar care stau în același coș cu bunuri vândute la bucată. Clientul fidel care plătește pe un cont al magazinului (cumpără acum, achită lunar). Reducerea care se aplică unei întregi categorii, cu excepția a trei produse.
O listă de funcționalități nu are un rând dedicat pentru așa ceva. Rândul spune „reduceri” și bifa este reală, dar regula specifică de care aveți nevoie se află cu trei niveluri mai jos în setări, iar dumneavoastră aflați dacă există în timpul configurării, nu în timpul discuției de vânzare. În acel spațiu apar soluțiile improvizate: biletul adezive pe casă, ajustarea manuală pe care toată lumea o memorizează, tabelul de calcul de la sfârșitul zilei care corectează erorile din raport. Fiecare este mică. Împreună, ele reprezintă o taxă pe fiecare tură, plătită pentru că sistemul nu s-a putut adapta.
Cum ar trebui să comparați sistemele POS în schimb?
Păstrați lista de funcționalități, dar folosiți-o doar ca instrument de preselecție. Este bună la un singur lucru: eliminarea sistemelor cărora le lipsește ceva fără de care nu puteți funcționa. Faceți asta mai întâi și nu mai pierdeți timpul cu ea.
Apoi notați cele mai supărătoare zece tranzacții ale dumneavoastră. Nu cele comune, ci cele neobișnuite: returul fără chitanță, avansul încasat în martie pentru o comandă livrată în iunie, clientul scutit de taxe, vânzarea mixtă care combină produse și servicii. Cereți fiecărui furnizor aflat pe lista scurtă să le demonstreze pe toate cele zece live, pe sistemul lor, nu în prezentări PowerPoint. Veți învăța mai multe în acea oră decât din orice tabel comparativ.
În cele din urmă, evaluați costul schimbării. Întrebați fiecare furnizor ce se întâmplă atunci când aveți nevoie ca procesul de checkout să funcționeze diferit anul viitor. Răspunsurile sincere sunt de obicei o combinație între: așteptați versiunea viitoare, cumpărați un modul suplimentar, angajați un dezvoltator sau reinstruiți personalul cu o soluție de avarie. Rapiditatea și costul acelui răspuns contează mai mult decât orice funcționalitate individuală, deoarece afacerea dumneavoastră va continua să se schimbe, iar o listă de funcționalități nu poate vedea în viitor.
Cum arată flexibilitatea reală a unui POS?
O definiție pe care o puteți testa: un POS flexibil este unul în care distanța dintre „avem nevoie ca checkout-ul să funcționeze așa” și funcționarea efectivă în acel mod se măsoară în ore, nu în trimestre, și nu necesită angajarea unui dezvoltator sau trimiterea unei solicitări de funcționalitate. Într-o demonstrație, flexibilitatea arată ca furnizorul care reconfigurează fluxul în fața dumneavoastră, în loc să vă promită un număr de tichete de suport.
Sistemele mai noi bazate pe comenzi text sunt construite în jurul acestei idei. Final, de exemplu, tratează procesul de checkout ca pe un flux pe care îl descrieți în limbaj simplu, nu ca pe un șablon cu care trebuie să vă mulțumiți. Ce face ca Final să fie diferit este că puteți descrie procesul de checkout dorit și să îl dezvoltați pe aceeași infrastructură care gestionează plățile și raportarea. Indiferent de sistemul pe care îl evaluați, „cât de repede se poate schimba” este acum o întrebare legitimă, iar un furnizor care nu poate răspunde la ea într-o demonstrație live vă transmite un mesaj clar.
Așadar, ar trebui să aruncați lista de funcționalități?
Păstrați-o pentru prima etapă și ignorați-o după aceea. Listele elimină sistemele cărora le lipsesc cerințele obligatorii, dar nu vă pot spune care dintre cele rămase se va potrivi încă peste doi ani, pentru că măsoară ce există, nu ce se poate adapta. Testul decisiv este flexibilitatea și este ieftin de realizat: selectați pe baza listei, decideți pe baza celor mai neobișnuite zece tranzacții. Dacă doriți să vedeți cum se simte un sistem inflexibil din interior, începeți cu modul în care comercianții ajung să încerce să elimine funcționalități pe care nu le folosesc niciodată, apoi citiți despre diferența dintre un POS cu IA și un POS pe care o IA îl poate construi.
Întrebări frecvente
Sunt mai bune mai multe funcționalități POS?
Nu. Funcționalitățile neutilizate adaugă meniuri, timp de instruire și aglomerare fără a oferi capacități pe care le folosiți cu adevărat. Potrivirea și costul modificării ulterioare a sistemului contează mai mult decât lungimea listei de funcționalități.
Cum testez flexibilitatea unui POS înainte de a cumpăra?
Enumerați cele mai neobișnuite zece tranzacții care apar frecvent și cereți fiecărui furnizor să le prezinte într-o demonstrație live. Un sistem flexibil le gestionează direct în demonstrație; unul inflexibil oferă promisiuni și soluții de avarie.
De ce toate sistemele POS par să aibă aceleași funcționalități?
Categoria a ajuns la maturitate, astfel încât capacitățile de bază precum gestiunea stocurilor, reducerile, fidelizarea și rapoartele sunt standard peste tot. Tabelele comparative arată bifări identice deoarece diferențele s-au mutat în modul în care se comportă funcționalitățile, nu dacă acestea există.
Ce este o soluție de avarie la un POS?
O rutină manuală care acoperă o discrepanță între modul în care funcționează POS-ul și modul în care funcționează afacerea dumneavoastră, cum ar fi suprascrierea manuală a prețurilor, biletele adezive la casă sau ajustările în tabele la sfârșitul zilei. Câteva sunt normale; un număr tot mai mare înseamnă că sistemul nu se potrivește.
Ar trebui să aleg un POS după preț sau după funcționalități?
Niciuna dintre ele luată separat. Filtrați cu o listă de funcționalități pentru cerințele eliminatorii, apoi decideți în funcție de potrivire și costul total de proprietate, inclusiv timpul pe care personalul îl pierde cu soluții de avarie în fiecare tură.