Purkkaviritys-POS: Kun kiertoteistä tulee järjestelmä

Purkkaviritys-POS on kassa- eli POS-järjestelmä, joka toimii vain siksi, että siihen on teipattu kaikkea mahdollista ympärille. POS-kiertotiet alkavat kertaluonteisina korjauksina: laskentataulukko seuraa varastoa, jota kassa ei pysty, muistilappu selittää, miten tiistain erikoistarjous lyödään kassaan, ja toinen tabletti pyörittää lahjakortteja. Kun niiden annetaan olla, ne moninkertaistuvat, ja lopulta kiertotiet ovat itse järjestelmä. POS on vain se osa, joka ottaa vastaan rahan.

Tässä kerrotaan, miten näin tapahtuu, mitä se maksaa ja miten tunnistat, milloin muutamasta erikoisuudesta on tullut kantavaa teippiä.

Miltä purkkaviritys-POS todellisuudessa näyttää?

Se näyttää harvoin rikkinäiseltä. Se näyttää tottumuksilta.

• Varastotiedot elävät laskentataulukossa, koska POS ei pysty käsittelemään sitä, miten todellisuudessa ostat ja myyt (laatikoittain, painon mukaan, nippuina).

• Kassassa oleva muistilappu selittää, miten lyödään sisään tuote, jota ruokalistan asetukset eivät salli. Uusi henkilökunta opettelee ulkoa lapun, ei tuotetta.

• Päivän päättäminen tarkoittaa raportin viemistä, sen korjaamista laskentataulukossa ja loppusummien kirjoittamista uudelleen kirjanpito-ohjelmaan.

• Yksi tuote lyödään sisään toisena, koska se on "riittävän lähellä", mikä hiljaa turmelee jokaisen sitä seuraavan raportin.

• Tiskillä on toinen tabletti, joka pyörittää erillistä sovellusta varauksia, kanta-asiakasohjelmaa tai lahjakortteja varten.

Jokainen näistä oli järkevä päätös sinä päivänä, kun se tehtiin. Pinoat viisi tällaista, ja todellinen järjestelmä on nyt POS plus laskentataulukko plus muistikirja plus toinen sovellus plus se, mitä parhaan työntekijäsi päässä liikkuu.

Miksi POS-kiertotiet kasaantuvat?

Koska ohjelmisto on jäykkä ja liiketoiminta ei. Useimmat POS-järjestelmät toimitetaan kiinteillä työnkuluilla, ja kaikki niiden ulkopuolinen menee ominaisuuspyyntöjen jonoon, jota et hallitse. Kuilun sen välillä, mitä toimittaja rakensi ja mitä tiskisi tarvitsee, täyttää se, joka tiskillä sattuu seisomaan.

Kiertotiet kasaantuvat myös siksi, että jokainen niistä on erikseen halpa. Kukaan ei erikseen hyväksy kiertotietä, eikä mikään lähetä siitä laskua. Järjestelmän vaihtamisella taas on näkyvä hintalappu, migraatioprosessi ja uudelleenkoulutus. Vertailu on vääristynyt: kiertotiet laskuttavat sinua minuutteina ja virheinä, joten niiden kustannukset eivät koskaan näy yhdessä paikassa, josta voisit ne nähdä.

Mitä POS-kiertotiet todellisuudessa maksavat?

Tässä ei tarkoituksella esitetä euromääriä, koska todelliset kustannukset ovat rakenteellisia.

• Koulutus: jokainen kiertotie on uusi kirjoittamaton sääntö, joka uusien työntekijöiden on opittava. Poikkeusten opettaminen vie enemmän aikaa kuin itse järjestelmän.

• Virheet: manuaalinen tietojen uudelleenkirjoitus ja "sinne päin" tehdyt kirjaukset luovat virheitä, joita järjestelmä ei voi havaita, koska järjestelmän näkökulmasta niitä ei koskaan tapahtunutkaan.

• Raportointi: raportit kuvaavat vain sitä, mitä POS-järjestelmän sisällä tapahtuu. Mitä enemmän liiketoiminnastasi pyörii sen ulkopuolella, sitä vähemmän raporttisi merkitsevät.

• Täsmäytys (myyntitietojen täsmäyttäminen todellisuudessa saapuneeseen rahaan): jokainen manuaalinen vaihe myynnin ja kirjanpidon välillä lisää poikkeamia, ja poikkeamat kumuloutuvat.

• Avainhenkilöriski: kiertotiet elävät ihmisten päässä. Kun kyseinen henkilö on vapaalla, kassan toiminta horjuu. Kun hän irtisanoutuu, se hajoaa.

Mistä tiedät, että kiertoteistä on tullut järjestelmä?

Tee tämä nopea testi:

• Uusi henkilökunta käyttää enemmän aikaa poikkeusten opetteluun kuin itse POS-järjestelmään.

• Kun laskentataulukko ja POS-raportti ovat eri mieltä, luotat laskentataulukkoon.

• Joku tiimistäsi on joskus sanonut "älä lyö tuota sisään normaalilla tavalla".

• Olet lopettanut ominaisuuspyyntöjen tekemisen, koska kiertotie on jo olemassa.

• Tunnet pientä kauhua kuvitellessasi tietyn työntekijän irtisanoutuvan.

Yksi tai kaksi näistä on normaalia elämää ohjelmistojen kanssa. Neljä tai viisi tarkoittaa, että teippi on kantavaa rakennetta, etkä enää pyöritä sitä POS-järjestelmää, jonka toimittaja sinulle myi. Pyörität räätälöityä järjestelmää, jonka rakensit vahingossa ilman versionhallintaa tai dokumentaatiota.

Miten repäiset ilmastointiteipin irti?

Älä aloita ostoksilla. Aloita teippien kartoittamisella.

1. Listaa jokainen kiertotie. Käy läpi tiski, takatoimisto ja päivän päättämisrutiinit. Kysy henkilökunnalta, mitä sellaista he tekevät, mitä ei ole käyttöoppaassa; he tietävät, missä teipit ovat.

2. Muuta jokainen niistä vaatimukseksi, jonka se piilottaa. Laskentataulukko ei ole vain laskentataulukko. Se on "POS ei pysty seuraamaan varastoa laatikoittain ja yksitellen". Muistilappu on "kassavirta ei pysty käsittelemään tätä tuotetta".

3. Arvioi mahdollisia korvaavia järjestelmiä tätä listaa vasten, älä ominaisuusluettelon perusteella. Demo, joka ei selviä vaatimuslistastasi, ei selviä myöskään tiskistäsi. Katkoton migraation muistilista kertoo, miten teet vaihdon sulkematta myymälää päiväksi, ja jos kulut ovat osa kartoitusta, selvitä mitä kuukausimaksuton hinnoittelu todellisuudessa tarkoittaa ennen vertailua.

Tässä kohdassa joustavuus lakkaa olemasta vain esitesana. Joustava POS on sellainen, jossa lauseeseen "järjestelmä ei pysty tuohon" on olemassa muu vastaus kuin teippi, ja räätälöidyt kassavirrat ovat nykyään itsestäänselvyys eikä vain suuryritysten luksusta. Kehotepohjaiset rakentajat ovat muuttaneet sitä, mikä on realistista: Final-alustalla kuvailet tarvitsemasi työnkulun, ja Build lisää sen itse järjestelmään sen sijaan, että kiertotie eläisi järjestelmän vieressä laskentataulukossa. Tekoälykoodaustyökalut lupaavat jotain vastaavaa, mutta kassanäytön luomisen ja sen pyörittämisen välillä on todellinen kuilu, jota käsitellään artikkelissa mitä käyttöliittymän jälkeen puuttuu.

Joten, onko purkkaviritys-POS todella ongelma?

Kyllä, mutta ei siksi, että teippaaminen olisi häpeällistä. Jokaisessa myymälässä on kiertotie tai kaksi. Siitä tulee ongelma, kun kiertotiet kannattelevat liiketoimintaa: koulutus, raportointi ja täsmäytys siirtyvät kaikki vaivihkaa järjestelmän ulkopuolelle, eikä kukaan päättänyt niin tarkoituksella. Kartoita teipit, muuta ne vaatimuslistaksi ja vaadi seuraavaa järjestelmää vastaamaan tähän listaan. Nyrkkisääntö: jos tehtävä elää laskentataulukossa, koska POS ei pysty siihen, se ei ole kiertotie, se on vaatimus.

Jos olet kartoitusvaiheessa, aloittaminen POS-järjestelmällä, jota sinun ei tarvitse heti vaihtaa on parempaa luettavaa kuin mikään ominaisuusruudukko.