Làm thế nào để áp dụng thay đổi giá cho mọi chi nhánh mà không cần chỉnh sửa từng máy tính tiền?

Bạn áp dụng thay đổi giá cho mọi chi nhánh bằng cách thực hiện thay đổi một lần duy nhất trong một danh mục trung tâm và để mọi máy tính tiền đọc từ đó. Đó là toàn bộ câu trả lời. Nếu thay vào đó, hệ thống của bạn yêu cầu bạn đến từng máy tính tiền, điều khiển từ xa vào sáu văn phòng quản lý (back office), hoặc tải tệp từ thẻ nhớ USB, thì mức giá không thực sự nằm trong bảng giá của bạn. Nó nằm ở phần cứng. Và một mức giá nằm ở phần cứng thì phải được thay đổi ở bất kỳ nơi nào phần cứng đó hiện diện.

Tại sao thay đổi giá lại đồng nghĩa với việc chỉnh sửa từng máy tính tiền?

Bởi vì các hệ thống POS cũ xử lý từng máy tính tiền như một cơ sở dữ liệu nhỏ riêng biệt. Thiết bị lưu trữ một bảng giá cục bộ (danh sách mặt hàng và giá đã lưu của máy tính tiền), và việc thanh toán sẽ đọc từ bản sao cục bộ đó. Trụ sở chính có thể giữ một bảng tính tổng hoàn hảo, nhưng máy tính tiền không biết sự tồn tại của nó. Khi máy tính tiền là nguồn dữ liệu chuẩn (bản sao mà mọi người thực sự tin tưởng), từng máy tính tiền phải được thông báo về thay đổi đó một cách riêng lẻ.

Thiết kế đó hợp lý khi máy tính tiền là các máy ngoại tuyến và kết nối mạng là một điều xa xỉ. Nó đã ngừng hợp lý từ nhiều năm trước, nhưng mô hình dữ liệu vẫn tồn tại trong nhiều hệ thống đã cài đặt, và trong một số hệ thống mới hơn sao chép lại mô hình này. Kết quả là cùng một mô hình như việc xuất tệp CSV hàng đêm thay cho việc báo cáo: nhân viên phải thực hiện một quy trình thủ công thường xuyên để bù đắp cho nơi lưu trữ dữ liệu.

Chỉnh sửa giá theo từng máy tính tiền thực sự khiến bạn tốn phí tổn gì?

Nhiều hơn khoảng thời gian buổi tối bỏ ra. Các thất bại có thể dự đoán trước:

• Chênh lệch giữa các chi nhánh. Cùng một SKU (mã sản phẩm duy nhất) quét ra một mức giá ở trung tâm thành phố và một mức giá khác ở trung tâm thương mại vì một máy tính tiền đã bị bỏ sót vào tháng 3. Không ai nhận ra cho đến khi khách hàng phát hiện. Hồ sơ tồn kho vốn dĩ tự sai lệch theo thời gian; giá sao chép bằng tay còn chênh lệch nhanh hơn.

• Thiết bị bị bỏ sót. Máy tính tiền đang dở giao dịch bán hàng, bị tắt nguồn hoặc đơn giản là bị quên trong quá trình cập nhật vẫn sẽ giữ lại bảng giá cũ, và nó sẽ tiếp tục tính giá cũ trong nhiều tuần.

• Mác giá trên kệ và hóa đơn không khớp. Mỗi đợt chỉnh sửa thủ công là một cơ hội mới khiến giá quét được không còn khớp với nhãn trên kệ, và một khách hàng bắt gặp sự bất nhất đó sẽ bớt tin tưởng vào mọi mức giá khác trong cửa hàng của bạn.

• Báo cáo thiếu chính xác. Khi một sản phẩm được bán với ba mức giá trong cùng một tuần, báo cáo biên lợi nhuận không còn nhiều ý nghĩa, và việc đối soát (khớp báo cáo với dòng tiền thực tế dịch chuyển) trở thành một công việc dò tìm phức tạp.

• Chi phí nhân công ngoài giờ. Việc chỉnh sửa từng máy tính tiền phải chờ đến giờ đóng cửa, do đó chúng sẽ tốn chi phí làm thêm giờ hoặc bị trì hoãn. Khi chi phí nhà cung cấp đã tăng lên, mỗi ngày chờ đợi là một ngày bạn đang tự đánh mất biên lợi nhuận.

Các giải pháp tạm thời nào hiệu quả trên hệ thống theo từng máy tính tiền?

Nếu bạn đang mắc kẹt với việc định giá theo từng máy tính tiền hiện nay, một số quy trình ít gặp sự cố hơn các quy trình khác:

1. Cập nhật theo lô, không bao giờ nhập lại. Giữ một tệp giá gốc và tải nó thông qua các công cụ xuất và nhập của hệ thống, ngay cả khi bạn phải làm việc đó trên từng thiết bị. Việc nhập lại các con số trên bàn phím là nơi phát sinh sai sót.

2. Chỉ định một máy tính tiền gốc. Nếu hệ thống của bạn có thể sao chép cấu hình của một máy tính tiền sang các máy khác, hãy biến một thiết bị duy nhất thành nguồn và nhân bản nó. Đồng bộ hóa một nửa vẫn tốt hơn là không đồng bộ.

3. Quản lý chặt chẽ khoảng thời gian thay đổi. Một người thực hiện, một tệp gốc có ghi ngày tháng, một danh mục kiểm tra ghi rõ từng thiết bị. Hầu hết sự chênh lệch đều bắt nguồn từ câu nói "Tôi tưởng bạn đã làm máy tính tiền số 2 rồi."

4. Xác minh bằng cách quét mã, không phải bằng cách nhìn màn hình. Sau khi cập nhật, hãy thử quét một vài mặt hàng đã thay đổi tại mỗi chi nhánh. Màn hình cài đặt có thể hiển thị một đằng trong khi quá trình thanh toán lại tính tiền một nẻo.

5. Lưu nhật ký thay đổi giá. Khi sự chênh lệch xuất hiện sau này, nhật ký có ghi ngày tháng là sự khác biệt giữa chẩn đoán chính xác và sự đoán mò.

Hãy thẳng thắn nhìn nhận bản chất của việc này: đó là khắc phục một lỗi thiết kế. Nó nằm cùng nhóm với việc trừ thuế thủ công cho từng người mua thuộc diện miễn thuế, một người phải làm mãi mãi công việc mà lẽ ra mô hình dữ liệu chỉ cần xử lý một lần.

Thay đổi giá thực sự nên hoạt động như thế nào?

Mức giá nên nằm ở đúng một nơi: một danh mục trung tâm trên điện toán đám mây, với mọi máy tính tiền hoạt động như một máy trạm của danh mục đó thay vì là chủ sở hữu bản sao của riêng nó. Thay đổi hồ sơ sản phẩm và không có gì cần phải đẩy đi, vì không có nơi nào khác đang lưu giữ mức giá. Đây là lập luận cốt lõi cho các hệ thống đám mây so với các cài đặt truyền thống, đã được đề cập trong bài viết Hệ thống POS cho mọi doanh nghiệp: Loại nào phù hợp với bạn?

Trong Final POS, danh mục được xây dựng theo cách này. Sản phẩm nằm trong một Danh sách Sản phẩm duy nhất tại Merchant Hub, giá cả là một trường thông tin trên hồ sơ sản phẩm, và điểm bán (các chi nhánh cửa hàng của bạn) kiểm soát nơi từng sản phẩm được bán. Mỗi máy tại mỗi điểm bán đều đọc cùng một hồ sơ, vì vậy việc chỉnh sửa giá một lần là hoàn tất toàn bộ công việc.

Hai lưu ý thực tế. Máy tính tiền vẫn cần phải trực tuyến để nhận cập nhật, vì vậy bước xác minh thu hẹp lại chỉ còn là xác nhận các thiết bị đã kết nối, chứ không phải nhập lại các con số. Và nếu bạn chủ động áp dụng các mức giá khác nhau tại các chi nhánh khác nhau, đó là quy định định giá thuộc về danh mục dưới dạng một quy tắc, chứ không phải là điều cần tạo lại bằng cách để các máy tính tiền tự chênh lệch thủ công.

Vậy, làm thế nào để áp dụng thay đổi giá cho mọi chi nhánh mà không cần chỉnh sửa từng máy tính tiền?

Tren hệ thống theo từng máy tính tiền, bạn không thể làm điều đó. Bạn cập nhật theo lô, nhân bản ở những nơi hệ thống cho phép và xác minh bằng cách quét thử, vì thiết kế của hệ thống không hỗ trợ gì tốt hơn. Trên một hệ thống có danh mục trung tâm, bạn chỉnh sửa sản phẩm một lần là xong. Quy tắc vàng: nếu việc thay đổi giá đồng nghĩa với việc đụng đến phần cứng, máy tính tiền đang nắm giữ danh mục của bạn chứ không phải ngược lại. Nếu bạn đang đánh giá một hệ thống mới, hãy đưa yêu cầu "thay đổi một mức giá và cho tôi thấy nó được áp dụng ở mọi máy tính tiền" vào kịch bản xem demo của bạn, sau đó thực hiện theo danh mục kiểm tra thiết lập tuần đầu tiên sau khi chuyển đổi.