প্রতিটি রেজিস্টার এডিট না করে আপনি কীভাবে প্রতিটি লোকেশনে মূল্যের পরিবর্তন প্রয়োগ করবেন?
যদি কোনো মূল্য পরিবর্তনের অর্থ হয় প্রতিটি রেজিস্টার এডিট করা, তবে মূল্যটি আপনার ক্যাটালগে নয়, বরং হার্ডওয়্যারে রয়েছে। রেজিস্টার-ভিত্তিক প্রাইস বুক কেন ব্যর্থ হয়, কোন বিকল্প পদ্ধতিগুলো কাজ করে এবং কীভাবে একটি কেন্দ্রীয় এডিট প্রতিটি লোকেশনে পৌঁছানো উচিত।
Mathias NielsenCEO, Final POS
আপনি একটি কেন্দ্রীয় ক্যাটালগে একবার পরিবর্তন করে এবং প্রতিটি রেজিস্টারকে সেখান থেকে তথ্য পড়তে দিয়ে প্রতিটি লোকেশনে মূল্যের পরিবর্তন প্রয়োগ করেন। এটিই পুরো উত্তর। যদি আপনার সিস্টেমের কারণে আপনাকে প্রতিটি রেজিস্টারের কাছে যেতে হয়, ছয়টি ব্যাক অফিসে রিমোটলি যুক্ত হতে হয় বা USB স্টিক থেকে কোনো ফাইল লোড করতে হয়, তবে মূল্যটি প্রকৃতপক্ষে আপনার প্রাইস লিস্টে নেই। এটি হার্ডওয়্যারে রয়েছে। এবং হার্ডওয়্যারে থাকা কোনো মূল্য হার্ডওয়্যার যেখানে আছে সেখানেই গিয়ে পরিবর্তন করতে হয়।
মূল্য পরিবর্তনের অর্থ কেন প্রতিটি রেজিস্টার এডিট করা?
কারণ পুরোনো POS সিস্টেমগুলো প্রতিটি রেজিস্টারকে নিজস্ব ছোট ডেটাবেস হিসেবে গণ্য করে। ডিভাইসটি একটি স্থানীয় প্রাইস বুক (রেজিস্টারে সংরক্ষিত আইটেম এবং মূল্যের তালিকা) সংরক্ষণ করে এবং চেকআউট সেই স্থানীয় কপি থেকে তথ্য পড়ে। হেড অফিস একটি নিখুঁত মাস্টার স্প্রেডশিট বজায় রাখতে পারে, কিন্তু রেজিস্টার জানেই না যে সেটির অস্তিত্ব রয়েছে। যখন রেজিস্টার নিজেই সিস্টেমে তথ্যের মূল উৎস (যে কপিটি সবাই প্রকৃতপক্ষে বিশ্বাস করে) হয়ে ওঠে, তখন প্রতিটি রেজিস্টারকে আলাদাভাবে পরিবর্তনের কথা জানাতে হয়।
রেজিস্টারগুলো যখন অফলাইন মেশিন ছিল এবং ইন্টারনেট সংযোগ একটি বিলাসবহুল বিষয় ছিল, তখন সেই ডিজাইনটি যুক্তিযুক্ত ছিল। বহু বছর আগেই তা অর্থহীন হয়ে পড়েছে, তবে অনেক ইনস্টল করা সিস্টেমে এবং সেগুলো অনুকরণ করা কিছু নতুন সিস্টেমেও এই ডেটা মডেলটি রয়ে গেছে। এর ফলাফল হলো রিপোর্টিংয়ের বিকল্প হিসেবে নাইটলি CSV এক্সপোর্ট-এর মতোই একই প্যাটার্ন: ডেটা কোথায় রয়েছে তার ঘাটতি মেটাতে কর্মীরা একটি স্থায়ী ম্যানুয়াল রুটিন চালিয়ে যাচ্ছেন।
রেজিস্টার-ভিত্তিক মূল্য এডিটিংয়ের জন্য প্রকৃতপক্ষে আপনার কী ক্ষতি হয়?
এর পেছনে যে সন্ধ্যাটি নষ্ট হয় তারচেয়েও বেশি ক্ষতি হয়। অনুমানযোগ্য কিছু ব্যর্থতা:
লোকেশনগুলোর মধ্যে অমিল বা পার্থক্য তৈরি হওয়া। একই SKU (ইউনিক প্রোডাক্ট কোড) ডাউনটাউনে এক দামে এবং শপিং মলে অন্য দামে বিক্রি হয়, কারণ মার্চ মাসে একটি রেজিস্টার বাদ পড়েছিল। কোনো গ্রাহক খেয়াল করার আগে কেউ এটি লক্ষ্য করে না। ইনভেন্টরি রেকর্ডে ইতিমধ্যেই স্বয়ংক্রিয়ভাবে অমিল তৈরি হয়; ম্যানুয়ালি কপি করা মূল্যগুলোতে আরও দ্রুত অমিল দেখা দেয়।
ডিভাইস বাদ পড়া। যে রেজিস্টারে বিক্রির কাজ চলছিল, বন্ধ ছিল বা আপডেট করার সময় ভুলে বাদ পড়েছিল, সেটিতে পুরোনো প্রাইস বুক থেকে যায় এবং এটি সপ্তাহের পর সপ্তাহ ধরে পুরোনো মূল্যই ধার্য করতে থাকে।
সেলফ ট্যাগ এবং রসিদের মধ্যে অমিল। প্রতিবার ম্যানুয়ালি এডিট করার সময় স্ক্যান করা মূল্যের সাথে সেলফের লেবেলের অমিল হওয়ার নতুন সুযোগ তৈরি হয়, এবং যে গ্রাহক এই অমিলটি ধরে ফেলেন, তিনি আপনার দোকানের অন্য যেকোনো মূল্যের প্রতি বিশ্বাস কিছুটা হারিয়ে ফেলেন।
অস্পষ্ট বা জগাখিচুড়ি রিপোর্ট। যখন একই সপ্তাহে একটি পণ্য তিনটি ভিন্ন দামে বিক্রি হয়, তখন মার্জিন রিপোর্টের গুরুত্ব কমে যায় এবং রিকনসিলিয়েশন (আপনার রিপোর্টের সাথে প্রকৃতপক্ষে স্থানান্তরিত অর্থের মিল করা) অত্যন্ত কঠিন কাজে পরিণত হয়।
কাজের সময়ের পর অতিরিক্ত শ্রম। রেজিস্টার-ভিত্তিক এডিটের কাজ দোকান বন্ধ হওয়া পর্যন্ত অপেক্ষা করে, তাই এতে ওভারটাইমের খরচ হয় অথবা কাজটিতে দেরি হয়। সরবরাহকারীর খরচ যখন ইতিমধ্যেই বেড়ে গেছে, তখন প্রতিটি দিন অপেক্ষা করা মানে আপনার মার্জিন ছেড়ে দেওয়া।
রেজিস্টার-ভিত্তিক সিস্টেমে কোন বিকল্প পদ্ধতিগুলো কাজ করে?
আপনি যদি বর্তমানে রেজিস্টার-ভিত্তিক মূল নির্ধারণে আটকে থাকেন, তবে কিছু পদ্ধতি অন্যগুলোর চেয়ে তুলনামূলক কম ব্যর্থ হয়:
ব্যাচ ব্যবহার করুন, কখনো পুনরায় টাইপ করবেন না। একটি মাস্টার প্রাইস ফাইল রাখুন এবং প্রতিটি ডিভাইসে গিয়ে করতে হলেও সিস্টেমের এক্সপোর্ট ও ইমপোর্ট টুলের মাধ্যমে সেটি লোড করুন। কিপ্যাডে বারবার নম্বর টাইপ করা থেকেই ভুলের উৎপত্তি হয়।
একটি মাস্টার রেজিস্টার নির্ধারণ করুন। যদি আপনার সিস্টেম একটি রেজিস্টারের কনফিগারেশন অন্যগুলোতে কপি করতে পারে, তবে একটি একক ডিভাইসকে সোর্স বানান এবং সেটি ক্লোন করুন। কোনো সিঙ্ক না থাকার চেয়ে আংশিক সিঙ্ক থাকাও ভালো।
পরিবর্তনের প্রক্রিয়াটির দায়িত্ব নিন। একজন ব্যক্তি, তারিখসহ একটি মাস্টার ফাইল এবং প্রতিটি ডিভাইসের নামসহ একটি চেকলিস্ট। বেশিরভাগ অমিলের মূল কারণ হলো "আমি ভেবেছিলাম আপনি রেজিস্টার ২-এর কাজ করেছেন।"
দেখে নয়, স্ক্যান করে যাচাই করুন। আপডেটের পরে, প্রতিটি লোকেশনে পরিবর্তিত কয়েকটি আইটেমের একটি টেস্ট সেল করুন। সেটিংসে এক মূল্য দেখাতে পারে অথচ চেকআউটে অন্য মূল্য ধার্য হতে পারে।
মূল্য পরিবর্তনের একটি লগ রাখুন। পরবর্তীতে যখন কোনো অমিল দেখা দেবে, তখন তারিখসহ লগ থাকা আপনাকে অনুমানের বদলে সঠিক কারণ নির্ণয়ে সাহায্য করবে।
এটি যে একটি ডিজাইন ত্রুটির রক্ষণাবেক্ষণ, সে বিষয়ে স্পষ্ট থাকুন। এটি প্রতিটি করমুক্ত ক্রেতার জন্য ম্যানুয়ালি কর সরানোর-এর মতোই একই ক্যাটাগরির কাজ, যেখানে ডেটা মডেলের একবার যা করা উচিত ছিল, তা একজন মানুষকে বারবার করে যেতে হচ্ছে।
মূল্য পরিবর্তন প্রকৃতপক্ষে কীভাবে কাজ করা উচিত?
মূল্যটি ঠিক একটি জায়গাতেই থাকা উচিত: ক্লাউডে একটি কেন্দ্রীয় ক্যাটালগে, যেখানে প্রতিটি রেজিস্টার তার নিজস্ব কপির মালিক হওয়ার বদলে সেই ক্যাটালগের ক্লায়েন্ট হিসেবে কাজ করবে। পণ্যের রেকর্ড পরিবর্তন করুন এবং আলাদাভাবে কিছু পুশ বা প্রয়োগ করার প্রয়োজন থাকবে না, কারণ অন্য কোথাও মূল্য সংরক্ষিত নেই। এটি ট্র্যাডিশনাল ইনস্টলেশনের চেয়ে ক্লাউড সিস্টেমের মূল সুবিধা, যা POS Systems for Every Business: Which Type is Right for You?-এ আলোচনা করা হয়েছে।
Final POS-এ ক্যাটালগটি এভাবেই তৈরি করা হয়েছে। পণ্যগুলো Merchant Hub-এর একটি Product List-এ থাকে, মূল্য হলো পণ্যের রেকর্ডের একটি ফিল্ড, এবং আউটলেটগুলো (আপনার দোকানের লোকেশন) প্রতিটি পণ্য কোথায় বিক্রি হবে তা নিয়ন্ত্রণ করে। প্রতিটি আউটলেটের প্রতিটি স্টেশন একই রেকর্ড পড়ে, তাই একবার মূল্য এডিট করাই পুরো কাজ।
দুটি বিষয় খেয়াল রাখতে হবে। আপডেট পাওয়ার জন্য একটি রেজিস্টারকে অনলাইনে থাকতে হবে, তাই যাচাইকরণের ধাপটি কেবল ডিভাইসগুলো সংযুক্ত আছে কি না তা নিশ্চিত করার মধ্যেই সীমিত থাকে, বারবার নম্বর টাইপ করার প্রয়োজন হয় না। আর আপনি যদি ইচ্ছা করে বিভিন্ন লোকেশনে আলাদা মূল্য ধার্য করতে চান, তবে সেটি ক্যাটালগের একটি নিয়ম হিসেবে থাকা উচিত, প্রতিটি রেজিস্টারে ম্যানুয়ালি আলাদা করে করার মতো কিছু নয়।
তাহলে, প্রতিটি রেজিস্টার এডিট না করে আপনি কীভাবে প্রতিটি লোকেশনে মূল্যের পরিবর্তন প্রয়োগ করবেন?
রেজিস্টার-ভিত্তিক সিস্টেমে এটি সম্ভব নয়। আপনি পরিবর্তনগুলো ব্যাচ আকারে করেন, সিস্টেম অনুমতি দিলে ক্লোন করেন এবং টেস্ট স্ক্যানের মাধ্যমে যাচাই করেন, কারণ সিস্টেমের ডিজাইন এর চেয়ে ভালো কিছু অফার করে না। একটি কেন্দ্রীয় ক্যাটালগ থাকা সিস্টেমে, আপনি পণ্যটি একবার এডিট করেন এবং আপনার কাজ শেষ। মূল নিয়মটি হলো: যদি কোনো মূল্য পরিবর্তন করার অর্থ হয় হার্ডওয়্যার স্পর্শ করা, তবে আপনার ক্যাটালগ রেজিস্টারকে নিয়ন্ত্রণ করার বদলে রেজিস্টারই আপনার ক্যাটালগকে নিয়ন্ত্রণ করছে। আপনি যদি একটি নতুন সিস্টেম বিবেচনা করে থাকেন, তবে ডেমো স্ক্রিপ্টে "একটি মূল্য পরিবর্তন করুন এবং প্রতিটি রেজিস্টারে তা কার্যকর হয়েছে কি না আমাকে দেখান" বিষয়টি অন্তর্ভুক্ত করুন, তারপর সুইচ করার পর প্রথম সপ্তাহের সেটআপ চেকলিস্ট ধরে কাজ করুন।
সাধারণ জিজ্ঞাসা
একটি POS রেজিস্টারে প্রাইস বুক কী?
এটি রেজিস্টারের স্থানীয়ভাবে সংরক্ষিত আইটেম এবং মূল্যের তালিকা যা থেকে চেকআউট তথ্য সংগ্রহ করে। পুরোনো POS সিস্টেমে প্রতিটি ডিভাইস নিজস্ব কপি বজায় রাখে, তাই প্রতিটি রেজিস্টারে মূল্য পরিবর্তনের পুনরাবৃত্তি করতে হয়।
একই পণ্যের জন্য আমার বিভিন্ন লোকেশনে কেন আলাদা মূল্য দেখাচ্ছে?
কারণ প্রতিটি রেজিস্টার নিজস্ব মূল্যের তথ্য বজায় রাখে এবং কোনো এক সময় একটি ডিভাইস আপডেট মিস করেছিল। হাতে গনা স্টকের মতোই ম্যানুয়ালি কপি করা মূল্যগুলোতে অমিল দেখা দেয়; একটি কেন্দ্রীয় ক্যাটালগ এসব অমিল থাকা কপিগুলোকে সরিয়ে দেয়।
মূল্য পরিবর্তনটি প্রতিটি রেজিস্টারে পৌঁছেছে কি না তা কীভাবে যাচাই করব?
প্রতিটি লোকেশনে পরিবর্তিত কয়েকটি আইটেমের একটি টেস্ট সেল করুন। সেটিংসে নতুন মূল্য দেখা গেলেও চেকআউটে পুরোনো মূল্য ধার্য হতে পারে, তাই কনফিগারেশন পেজের চেয়ে রসিদের ওপর বিশ্বাস রাখুন।
আমি কি ইচ্ছা করে বিভিন্ন লোকেশনে আলাদা মূল্য নির্ধারণ করতে পারি?
কিছু ব্যবসা প্রতিষ্ঠান উদ্দেশ্যমূলকভাবেই লোকেশন অনুযায়ী ভিন্ন মূল্য নির্ধারণ করে, এবং তা ক্যাটালগ বা প্রাইসিং সেটিংসে একটি নিয়ম হিসেবে থাকা উচিত, ডিভাইস অনুযায়ী ম্যানুয়াল এডিট নয়। নির্ভর করার আগে আপনার সিস্টেম কীভাবে লোকেশন প্রাইসিং পরিচালনা করে তা পরীক্ষা করে নিন।
একটি ক্লাউড POS কি প্রতিটি লোকেশনে তাৎক্ষণিকভাবে মূল্য আপডেট করে?
পরিবর্তনটি শেয়ার করা ক্যাটালগে সাথে সাথেই কার্যকর হয়। যে রেজিস্টারটি অফলাইনে আছে সেটি পুনরায় কানেক্ট করার সাথে সাথে আপডেটটি নিয়ে নেয়, তাই কেবল প্রতিটি ডিভাইস অনলাইনে আছে কি না তা যাচাই করলেই চলে, বারবার নম্বর টাইপ করার প্রয়োজন হয় না।