Miten hinnanmuutos viedään kaikkiin toimipisteisiin muokkaamatta jokaista kassaa?
Jos hinnanmuutos tarkoittaa jokaisen kassan muokkaamista, hinta asuu laitteistossasi eikä tuotekatalogissasi. Miksi kassakohtaiset hinnastot epäonnistuvat, mitkä kiertotiet toimivat ja miten yhden keskitetyn muutoksen pitäisi tavoittaa jokainen toimipiste.
Mathias NielsenCEO, Final POS
Viet hinnanmuutoksen kaikkiin toimipisteisiin tekemällä muutoksen kerran keskitetyssä tuotekatalogissa ja antamalla jokaisen kassan lukea tiedot sieltä. Siinä on koko vastaus. Jos järjestelmäsi sen sijaan vaatii sinua kävelemään jokaiselle kassalle, ottamaan etäyhteyden kuuteen taustajärjestelmään tai lataamaan tiedoston USB-muistikortilta, hinta ei todellisuudessa asu hinnastossasi. Se asuu laitteistossa. Ja laitteistossa asuva hinta on muutettava siellä, missä laitteisto sijaitsee.
Miksi hinnanmuutos tarkoittaa jokaisen kassan muokkaamista?
Koska vanhemmat POS-järjestelmät käsittelevät jokaista kassaa omana pienenä tietokantanaan. Laite tallentaa paikallisen hinnaston (kassaan tallennetun luettelon tuotteista ja hinnoista), ja kassa lukee tiedot tästä paikallisesta kopiosta. Pääkonttori voi ylläpitää täydellistä päätaulukkoa, mutta kassa ei tiedä sen olemassaolosta. Kun kassa toimii ensisijaisena tietolähteenä (kopiossa, johon kaikki tosiasiassa luottavat), jokaiselle kassalle on kerrottava muutoksesta erikseen.
Tämä rakenne oli järkevä silloin, kun kassat olivat verkon ulkopuolisia laitteita ja verkkoyhteys oli ylellisyyttä. Järkevyys päättyi vuosia sitten, mutta tietomalli jäi elämään moniin asennettuihin järjestelmiin sekä joihinkin uudempiin, jotka kopioivat sen. Tuloksena on sama toimintatapa kuin öisissä CSV-vienneissä raportoinnin korvikkeena: henkilökunta suorittaa jatkuvaa manuaalista rutiinia korvatakseen sen, missä data asuu.
Mitä kassakohtainen hintojen muokkaus todella maksaa sinulle?
Enemmän kuin siihen kuluvan illan. Ennustettavat virheet:
Poikkeamat toimipisteiden välillä. Sama SKU (yksilöllinen tuotekoodi) veloitetaan yhdellä hinnalla keskustassa ja toisella kauppakeskuksessa, koska yksi kassa jäi päivittämättä maaliskuussa. Kukaan ei huomaa mitään ennen kuin asiakas huomaa. Varastokirjanpito heittää jo itsekseen; käsin kopioidut hinnat alkavat heittää vielä nopeammin.
Unohtuneet laitteet. Kassa, jossa oli myynti kesken, joka oli sammutettuna tai joka yksinkertaisesti unohdettiin päivityksen aikana, säilyttää vanhan hinnaston ja veloittaa vanhaa hintaa iloisesti viikkotolkulla.
Hyllynreunaetiketit ja kuitit ovat ristiriidassa. Jokainen manuaalinen muokkauskierros on uusi mahdollisuus sille, että skannattu hinta ei enää vastaa hyllyssä olevaa etikettiä. Asiakas, joka huomaa ristiriidan, luottaa myymäläsi muihin hintoihin hieman vähemmän.
Epäselvät raportit. Kun yhtä tuotetta myydään kolmella eri hinnalla saman viikon aikana, kate-raporttien merkitys hämärtyy ja täsmäyttäminen (raporttien vertaaminen todelliseen rahaliikenteeseen) muuttuu arkeologiaksi.
Työ sulkemisajan jälkeen. Kassakohtaiset muokkaukset odottavat sulkemisaikaa, joten ne joko maksavat ylitöitä tai viivästyvät. Kun toimittajan hinta on jo noussut, jokainen viivästyspäivä on lahjoitettua katetta.
Mitkä kiertotiet toimivat kassakohtaisessa järjestelmässä?
Jos olet tällä hetkellä jumissa kassakohtaisen hinnoittelun kanssa, jotkin rutiinit epäonnistuvat harvemmin kuin toiset:
Aja erissä, älä koskaan kirjoita uudelleen. Pidä hallussasi yhtä päähinnastotiedostoa ja lataa se järjestelmän vienti- ja tuontityökalujen kautta, vaikka joutuisit tekemään sen laite kerrallaan. Numeroiden kirjoittaminen uudelleen näppäimistöllä on paikka, jossa virheet syntyvät.
Nimeä pääkassa. Jos järjestelmäsi voi kopioida yhden kassan asetukset muille, tee yhdestä laitteesta lähde ja kloonaa se. Puolittainenkin synkronointi on parempi kuin ei mitään.
Hallitse muutosikkunaa. Yksi henkilö, yksi päivätty päätiedosto, yksi tarkistuslista, jossa on jokainen laite. Useimmat poikkeamat johtuvat ajatuksesta "luulin sinun hoitaneen kassan 2".
Varmista skannaamalla, älä katsomalla. Päivityksen jälkeen tee testimyynti muutamalle muutetulle tuotteelle jokaisessa toimipisteessä. Asetusnäyttö voi näyttää yhtä asiaa samalla kun kassa veloittaa toista.
Pidä hinnanmuutoslokia. Kun poikkeamia ilmenee myöhemmin, päivätty loki on ero diagnoosin ja arvauksen välillä.
Ole rehellinen sen suhteen, mitä tämä on: suunnitteluvirheen ylläpitoa. Se kuuluu samaan kategoriaan kuin veron poistaminen käsin jokaiselta verovapaalta ostajalta – ihminen tekee jatkuvasti sitä, mitä tietomallin olisi pitänyt tehdä kerralla.
Miten hinnanmuutoksen pitäisi todellisuudessa toimia?
Hinnan pitäisi asua täsmälleen yhdessä paikassa: pilvessä sijaitsevassa keskitetyssä tuotekatalogissa, jossa jokainen kassa toimii tuon katalogin asiakasohjelmana eikä oman kopionsa omistajana. Muuta tuotetietoa, eikä mitään tarvitse erikseen ajaa sisään, koska mikään muu paikka ei säilytä hintaa. Tämä on keskeinen argumentti pilvijärjestelmien puolesta perinteisiin asennuksiin verrattuna, kuten artikkelissa POS-järjestelmät jokaiselle yritykselle: mikä tyyppi sopii sinulle? käsitellään.
Final POS -järjestelmässä katalogi on rakennettu näin. Tuotteet sijaitsevat yhdessä Merchant Hubin tuoteluettelossa, hinta on tuotetiedon kenttä ja toimipisteet (myymäläsi) määrittävät, missä kukin tuote on myynnissä. Jokainen kassapiste jokaisessa toimipisteessä lukee samaa tietuetta, joten hinnan muokkaaminen kerran on koko työ.
Kaksi rehellistä varaumaa. Kassan on edelleen oltava verkossa vastaanottaakseen päivityksen, joten varmistusvaihe supistuu sen vahvistamiseen, että laitteet ovat yhteydessä, eikä numeroiden syöttämiseen uudelleen. Ja jos veloitat tietoisesti eri hintoja eri toimipisteissä, tämä on hinnoittelupäätös, joka kuuluu säännöksi katalogiin eikä asiaksi, joka luodaan uudelleen antamalla kassojen poiketa toisistaan manuaalisesti.
Miten siis viet hinnanmuutoksen kaikkiin toimipisteisiin muokkaamatta jokaista kassaa?
Kassakohtaisessa järjestelmässä et mitenkään. Viet muutoksen erissä, kloonaat sen jos järjestelmä sallii sen ja varmistat testiskannauksilla, koska järjestelmän rakenne ei tarjoa mitään parempaa. Järjestelmässä, jossa on keskitetty katalogi, muokkaat tuotetta kerran ja valmista tuli. Nyrkkisääntö: jos hinnan muuttaminen tarkoittaa laitteistoon koskemista, kassasi omistavat katalogisi etkä sinä kassojasi. Jos arvioit uutta järjestelmää, lisää esittelytilauksen vaatimuslistalle "muuta yhtä hintaa ja näytä minulle, että se päivittyi joka kassaohjelmaan", ja käy sitten läpi ensimmäisen viikon käyttöönottolista, kun vaihdat järjestelmää.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä hinnasto tarkoittaa POS-kassassa?
Se on kassan paikallisesti tallentama luettelo tuotteista ja hinnoista, jota kassaohjelma lukee. Vanhemmissa POS-järjestelmissä jokainen laite pitää oman kopionsa, minkä vuoksi hinnanmuutos on toistettava jokaisella kassalla.
Miksi toimipisteissäni on eri hinta samalle tuotteelle?
Koska jokainen kassa säilyttää omat hintatiotonsa, ja jossain vaiheessa jokin laite jäi ilman päivitystä. Käsin kopioidut hinnat alkavat poiketa toisistaan samalla tavalla kuin käsin lasketut varastotilanteet; keskitetty katalogi poistaa heittävät kopiot.
Miten varmistan, että hinnanmuutos saavutti jokaisen kassan?
Tee testimyynti muutamalle muutetulle tuotteelle jokaisessa toimipisteessä. Asetusnäyttö voi näyttää uutta hintaa, vaikka kassa veloittaa edelleen vanhaa, joten luota kuittiin, älä asetussivuun.
Voinko asettaa eri hintoja eri toimipisteisiin tarkoituksella?
Jotkin yritykset hinnoittelevat toimipisteittäin tarkoituksella, ja sen pitäisi olla sääntö katalogissa tai hinnoitteluasetuksissa eikä manuaalinen muokkaus laite kohtaisesti. Tarkista, miten järjestelmäsi mallintaa toimipistekohtaista hinnoittelua ennen kuin tukeudut siihen.
Päivittääkö pilvipohjainen POS hinnat välittömästi kaikissa toimipisteissä?
Muutos tulee voimaan jaetussa katalogissa välittömästi. Verkon ulkopuolella oleva kassa hakee muutoksen kytkeytyessään uudelleen verkkoon, joten ainoa tarkistettava asia on laitteiden verkkoyhteys eikä numeroiden syöttäminen uudelleen.