ہر رجسٹر کو ایڈٹ کیے بغیر تمام مقامات پر قیمت میں تبدیلی کیسے لاگو کریں؟

آپ ایک مرکزی کیٹلاگ میں صرف ایک بار تبدیلی کر کے، اور تمام رجسٹروں کو اس سے ڈیٹا حاصل کرنے کی اجازت دے کر تمام مقامات پر قیمت میں تبدیلی لاگو کرتے ہیں۔ پورا جواب بس یہی ہے۔ اگر اس کے بجائے آپ کا سسٹم آپ سے ہر رجسٹر کے پاس جانے، چھ بیک آفسز میں ریموٹ رسائی حاصل کرنے، یا USB اسٹک سے فائل لوڈ کرنے کا تقاضا کرتا ہے، تو قیمت درحقیقت آپ کی پرائس لسٹ میں موجود نہیں ہے۔ یہ ہارڈ ویئر میں موجود ہے۔ اور جو قیمت ہارڈ ویئر میں موجود ہو، اسے وہیں جا کر بدلنا پڑتا ہے جہاں ہارڈ ویئر موجود ہوتا ہے۔

قیمت میں تبدیلی کا مطلب ہر رجسٹر کو ایڈٹ کرنا کیوں ہوتا ہے؟

کیونکہ پرانے POS سسٹمز ہر رجسٹر کو اس کے اپنے چھوٹے ڈیٹابیس کے طور پر لیتے ہیں۔ ڈیوائس مقامی پرائس بک (رجسٹر کی محفوظ کردہ اشیاء اور قیمتوں کی فہرست) کو اسٹور کرتی ہے، اور چیک آؤٹ اس مقامی کاپی سے معلومات حاصل کرتا ہے۔ ہیڈ آفس ایک بہترین ماسٹر اسپریڈشیٹ رکھ سکتا ہے، لیکن رجسٹر کو اس کے وجود کا علم نہیں ہوتا۔ جب رجسٹر ہی سسٹم آف ریکارڈ ہوتا ہے (وہ کاپی جس پر درحقیقت سب کا بھروسہ ہوتا ہے)، تو ہر رجسٹر کو انفرادی طور پر تبدیلی کے بارے میں بتانا پڑتا ہے۔

یہ ڈیزائن اس وقت موزوں تھا جب رجسٹر آف لائن مشینیں تھے اور کنیکٹوٹی ایک سہولت تھی۔ یہ سالوں پہلے بے معنی ہو گیا تھا، لیکن ڈیٹا ماڈل بہت سے انسٹال شدہ سسٹمز اور کچھ نئے سسٹمز میں برقرار رہا جنہوں نے اس کی نقل کی۔ اس کا نتیجہ بالکل وہی پیٹرن ہے جیسا کہ ریپورٹنگ کے متبادل کے طور پر نائٹلی CSV ایکسپورٹس: عملہ ڈیٹا کی موجودگی کے مقام کا ازالہ کرنے کے لیے مستقل مینوئل روٹین چلا رہا ہے۔

فی رجسٹر قیمت کی ایڈٹنگ آپ کو درحقیقت کتنی مہنگی پڑتی ہے؟

اس میں لگنے والی شام سے بھی زیادہ۔ متوقع ناکامیاں:

• مقامات کے درمیان فرق (Drift)۔ مارچ میں ایک رجسٹر رہ جانے کی وجہ سے ایک ہی SKU (منفرد پروڈکٹ کوڈ) کی قیمت ڈاؤن ٹاؤن میں کچھ اور اور مال میں کچھ اور درج ہوتی ہے۔ جب تک کوئی گاہک نشاندہی نہ کرے، کسی کا دھیان نہیں جاتا۔ انوینٹری کے ریکارڈ خود ہی مختلف ہو جاتے ہیں؛ ہاتھ سے کاپی کی گئی قیمتوں میں یہ فرق اور تیزی سے آتا ہے۔

• رہ جانے والی ڈیوائسز۔ کوئی رجسٹر جو اپ ڈیٹ کے دوران فروخت کے عمل میں تھا، بند تھا، یا جسے بس بھلا دیا گیا تھا، وہ پرانی پرائس بک پر ہی قائم رہتا ہے، اور ہفتوں تک پرانی قیمت وصول کرتا رہتا ہے۔

• شیلف ٹیگز اور رسیڈ کا غیر مطابق ہونا۔ مینوئل ایڈٹ کا ہر مرحلہ اس بات کا نیا خطرہ ہوتا ہے کہ اسکین شدہ قیمت شیلف پر لگے لیبل سے مختلف ہو جائے، اور جو گاہک اس فرق کو پکڑتا ہے، وہ آپ کے اسٹور کی باقی قیمتوں پر بھی کم بھروسہ کرتا ہے۔

• غیر واضح رپورٹس۔ جب ایک ہی پروڈکٹ ایک ہی ہفتے میں تین مختلف قیمتوں پر بکتی ہے، تو مارجن رپورٹس کی اہمیت ختم ہو جاتی ہے، اور ریکنسلی ایشن (رپورٹس کا اصل لین دین سے موازنہ کرنا) ایک پیچیدہ تحقیق بن جاتی ہے۔

• کام کے اوقات کے بعد کی محنت۔ فی رجسٹر ایڈٹ کے لیے دکان بند ہونے کا انتظار کرنا پڑتا ہے، لہذا یا تو اوور ٹائم کا خرچ آتا ہے یا کام میں تاخیر ہوتی ہے۔ جب سپلائر کی لاگت پہلے ہی بڑھ چکی ہو، تو انتظار کا ہر دن آپ کے مارجن کا نقصان ہے۔

فی رجسٹر سسٹم پر کون سے عارضی حل کارآمد رہتے ہیں؟

اگر آپ فی الوقت فی رجسٹر پرائسنگ کے نظام میں پھنسے ہوئے ہیں، تو کچھ طریقے دیگر کے مقابلے میں کم ناکام ہوتے ہیں:

1۔ بیچ کی صورت میں کریں، کبھی دوبارہ ٹائپ نہ کریں۔ ایک ماسٹر پرائس فائل رکھیں اور اسے سسٹم کے ایکسپورٹ اور امپورٹ ٹولز کے ذریعے لوڈ کریں، چاہے آپ کو یہ ایک ایک ڈیوائس کر کے ہی کیوں نہ کرنا پڑے۔ کی پیڈ پر دوبارہ نمبر ٹائپ کرنے سے ہی غلطیاں جنم لیتی ہیں۔ 2۔ ایک ماسٹر رجسٹر مقرر کریں۔ اگر آپ کا سسٹم ایک رجسٹر کی ترتیب کو دوسروں پر کاپی کر سکتا ہے، تو ایک ہی ڈیوائس کو ذریعہ بنائیں اور اس کا کلون بنائیں۔ بالکل سنک نہ ہونے سے بہتر ہے کہ ادھورا سنک ہو جائے۔ 3۔ تبدیلی کے وقت کی مکمل ذمہ داری لیں۔ ایک شخص، تاریخ درج کی ہوئی ایک ماسٹر فائل، اور ایک چیک لسٹ جس میں ہر ڈیوائس کا اندراج ہو۔ زیادہ تر غلطیوں کی وجہ یہی سوچ ہوتی ہے کہ "میں نے سوچا آپ نے رجسٹر 2 کر دیا ہو گا۔" 4۔ صرف دیکھنے کے بجائے اسکین کر کے تصدیق کریں۔ اپ ڈیٹ کے بعد، ہر مقام پر کچھ تبدیل شدہ اشیاء کی ٹیسٹ سیل درج کریں۔ سیٹنگز اسکرین پر کچھ اور دکھائی دے سکتا ہے جبکہ چیک آؤٹ کچھ اور رقم کاٹ سکتا ہے۔ 5۔ قیمت میں تبدیلی کا لاگ رکھیں۔ جب بعد میں قیمتوں میں فرق سامنے آتا ہے، تو تاریخ وار لاگ ہی صحیح مسئلے کو سمجھنے اور محض اندازہ لگانے کے درمیان کا فرق ثابت ہوتا ہے۔

اس حقیقت کو تسلیم کریں کہ یہ کیا ہے: ڈیزائن کے نقص کی دیکھ بھال۔ یہ اسی زمرے میں آتا ہے جیسے ہر ٹیکس مستثنیٰ خریدار کے لیے ہاتھ سے ٹیکس ہٹانا، یعنی ایک شخص ہمیشہ کے لیے وہ کام کر رہا ہے جو ڈیٹا ماڈل کو ایک بار کرنا چاہیے تھا۔

قیمت میں تبدیلی درحقیقت کیسے کام کرنی چاہیے؟

قیمت کو صرف ایک جگہ موجود ہونا چاہیے: کلاؤڈ میں ایک مرکزی کیٹلاگ، جس میں ہر رجسٹر اپنی کاپی کا مالک بننے کے بجائے اس کیٹلاگ کے کلائنٹ کے طور پر کام کرتا ہے۔ پروڈکٹ ریکارڈ میں تبدیلی کریں اور پھر کچھ بھی لاگو کرنے کی ضرورت نہیں رہتی، کیونکہ کسی دوسری جگہ قیمت موجود ہی نہیں ہوتی۔ روایتی انسٹالیشنز کے مقابلے کلاؤڈ سسٹمز کا بنیادی فائدہ یہی ہے، جس کا احاطہ ہر کاروبار کے لیے POS سسٹمز: آپ کے لیے کون سی قسم درست ہے؟ میں کیا گیا ہے۔

Final POS میں، کیٹلاگ اسی طرح بنایا گیا ہے۔ پروڈکٹس مرچنٹ ہب میں ایک پروڈکٹ لسٹ میں موجود ہوتی ہیں، قیمت پروڈکٹ ریکارڈ پر ایک فیلڈ ہوتی ہے، اور آؤٹ لیٹس (آپ کے اسٹور کے مقامات) یہ کنٹرول کرتے ہیں کہ ہر پروڈکٹ کہاں فروخت ہوتی ہے۔ ہر آؤٹ لیٹ کا ہر اسٹیشن ایک ہی ریکارڈ پڑھتا ہے، اس لیے قیمت کو ایک بار ایڈٹ کرنا ہی پورا کام ہوتا ہے۔

دو اہم باتیں کا دھیان رکھیں۔ اپ ڈیٹ حاصل کرنے کے لیے رجسٹر کا آن لائن ہونا ضروری ہے، لہذا تصدیق کا مرحلہ صرف یہ چیک کرنے تک محدود ہو جاتا ہے کہ ڈیوائسز کنیکٹ ہیں یا نہیں، نہ کہ دوبارہ نمبرز درج کرنا۔ اور اگر آپ جان بوجھ کر مختلف مقامات پر مختلف قیمتیں وصول کرتے ہیں، تو یہ پرائسنگ کا ایک فیصلہ ہے جو ایک قانون کے طور پر کیٹلاگ میں شامل ہونا چاہیے، نہ کہ کوئی ایسی چیز جسے رجسٹرز کو مینوئل طریقے سے الگ الگ چھوڑ کر دوبارہ بنایا جائے۔

تو، آپ ہر رجسٹر کو ایڈٹ کیے بغیر تمام مقامات پر قیمت میں تبدیلی کیسے لاگو کرتے ہیں؟

فی رجسٹر سسٹم پر، آپ ایسا نہیں کر سکتے۔ آپ تبدیلیوں کا بیچ بناتے ہیں، جہاں سسٹم اجازت دے وہاں اس کا کلون بناتے ہیں، اور ٹیسٹ اسکین کے ذریعے تصدیق کرتے ہیں، کیونکہ ڈیزائن اس سے بہتر کچھ پیش نہیں کرتا۔ مرکزی کیٹلاگ والے سسٹم پر، آپ ایک بار پروڈکٹ ایڈٹ کرتے ہیں اور کام ختم۔ بنیادی اصول: اگر قیمت بدلنے کا مطلب ہارڈ ویئر کو چھونا ہے، تو کیٹلاگ رجسٹرز کا مالک ہونے کے بجائے رجسٹرز آپ کے کیٹلاگ کے مالک ہیں۔ اگر آپ کسی نئے سسٹم کا جائزہ لے رہے ہیں، تو اپنے ڈیمو اسکرپٹ میں "ایک قیمت تبدیل کریں اور مجھے دکھائیں کہ یہ ہر رجسٹر پر لاگو ہو گئی ہے" شامل کریں، پھر سوئچ کرنے کے بعد پہلے ہفتے کی سیٹ اپ چیک لسٹ کے مطابق کام کریں۔