Một cửa hàng, hai kho hàng: Chấm dứt sự phân chia giữa tại cửa hàng và trực tuyến

Một cửa hàng bán trực tiếp và trực tuyến thường không vận hành một kho hàng duy nhất. Nó đang vận hành hai kho hàng trao đổi thư từ với nhau: số lượng trên kệ nằm trong POS, số lượng trực tuyến nằm trong nền tảng thương mại điện tử, và một cổng kết nối đồng bộ hóa sẽ chuyển các cập nhật qua lại giữa chúng. Mọi giao dịch bán quá mức, mọi email "xin lỗi, chúng tôi thực tế không còn sản phẩm đó" và mọi cuộc kiểm kho vào tối Chủ Nhật đều xuất phát từ khoảng cách đó. Cách khắc phục không phải là một cổng kết nối tốt hơn. Đó là một hồ sơ kho hàng duy nhất mà mọi kênh đều đọc và ghi dữ liệu vào.

Tại sao số lượng tại cửa hàng và trực tuyến lại bị sai lệch?

Số lượng bị sai lệch vì hai hệ thống tự giữ sổ cái riêng của chúng cho cùng một chiếc kệ. Khi ai đó mua hàng tại máy tính tiền, POS sẽ giảm số lượng trong bản sao của nó. Khi ai đó mua hàng trực tuyến, nền tảng thương mại điện tử sẽ giảm số lượng trong bản sao của nó. Một cổng kết nối sau đó sẽ chuyển từng thay đổi sang phía bên kia, đôi khi trong vài giây, đôi khi trong một tác vụ hàng loạt chạy sau mỗi mười lăm phút.

Giữa thời điểm bán hàng và thời điểm sao chép, cả hai hệ thống đều tin rằng mặt hàng đó vẫn còn trong kho. Khoảng thời gian đó tuy nhỏ, nhưng đó không phải là rò rỉ duy nhất. Các khoản hoàn tiền và trao đổi thường được ghi nhận ở một bên mà không ghi nhận ở bên kia. Một sản phẩm được đổi tên hoặc biến thể được chỉnh sửa có thể âm thầm làm hỏng việc ánh xạ SKU (SKU là mã định danh cho một mặt hàng có thể bán; xem thêm các thuật ngữ trong hướng dẫn thuật ngữ POS của chúng tôi), sau đó hai hệ thống thậm chí còn không nói về cùng một sản phẩm. Các sự cố mất kết nối của cổng đồng bộ hóa có xu hướng xảy ra một cách âm thầm: không có lỗi nào báo lên, số lượng chỉ đơn giản là ngừng khớp nhau.

Sự sai lệch tích tụ lại. Mỗi sự bất khớp nhỏ sẽ tồn tại cho đến khi ai đó kiểm kho thực tế trên kệ, và đến lúc đó không ai biết hệ thống nào đã đúng.

Sự phân chia thực sự làm bạn tiêu tốn những gì?

Trên toàn cầu, tình trạng hết hàng và thừa hàng ước tính làm tiêu tốn của ngành bán lẻ 1,73 nghìn tỷ USD mỗi năm, chiếm khoảng 6,5% doanh thu¹. Đối với một cửa hàng đơn lẻ, sự phân chia hiển thị dưới dạng bốn hóa đơn nhỏ hơn nhưng đều đặn hơn.

• Kho hàng đệm: hiển thị số lượng là 3 trực tuyến khi bạn thực tế có 5, để độ trễ đồng bộ hóa không thể gây ra việc bán quá mức. Đó là lượng hàng tồn kho bạn đã trả tiền nhưng không cho phép ai mua.

• Thời gian đối chiếu (kiểm tra xem hai số lượng có khớp nhau không): hàng giờ làm việc của nhân viên dành cho việc đếm lại các kệ hàng và sửa đổi bất kỳ hệ thống nào bị sai lệch.

• Xử lý hậu quả bán quá mức: hoàn tiền, email xin lỗi và thỉnh thoảng là một đánh giá một sao khi mặt hàng "còn hàng" thực tế lại không có.

• Bản thân hệ thống đồng bộ hóa: cổng kết nối hoặc gói đồng bộ hóa thương mại điện tử thường là một trong những danh mục chi phí trong hóa đơn SaaS ẩn mà các nhà bán lẻ phải gánh chịu.

Không có điều nào trong số này xuất hiện trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh dưới dạng "phân chia kho hàng", đó là lý do tại sao sự phân chia này vẫn tồn tại.

Một ứng dụng đồng bộ hóa không thể khắc phục được sao?

Đối với một số cửa hàng, một cổng kết nối là ổn, và điều đó cần được nói một cách rõ ràng. Nếu tốc độ quay vòng của bạn chậm, bạn hiếm khi giữ đơn vị cuối cùng của bất kỳ thứ gì và bạn vận hành một địa điểm duy nhất, một tiến trình đồng bộ hóa tốt sẽ hoạt động ổn định trong hầu hết thời gian. Hãy chọn giải pháp tạm thời đó nếu bạn thuộc trường hợp này.

Nó sẽ ngừng hoạt động ổn định dưới chính những điều kiện mà bạn đang hy vọng đạt tới. Lưu lượng truy cập cao làm giảm khả năng một khoảng thời gian đồng bộ hóa trôi qua mà không có hai kênh cùng chạm vào một mặt hàng. Hàng tồn kho khan hiếm hoặc độc bản (đồ cổ, hàng ký gửi, lô nhỏ) biến mỗi đơn vị sản phẩm thành đơn vị cuối cùng. Nhiều cửa hàng sẽ nhân lên các ánh xạ có thể âm thầm bị hỏng. Một ứng dụng đồng bộ hóa quản lý triệu chứng đủ tốt ở khối lượng giao dịch thấp; nhưng hai sổ cái bên dưới vẫn là căn bệnh gốc rễ.

Một kho hàng thực sự có nghĩa là gì?

Nó có nghĩa là một nguồn dữ liệu gốc đáng tin cậy duy nhất (một cơ sở dữ liệu duy nhất mà mọi người đều tin tưởng) thay vì hai sổ cái và một người đưa thư. Quầy thanh toán, cửa hàng trực tuyến và bất kỳ ki-ốt nào đều đọc cùng một số lượng và ghi các giao dịch bán hàng của họ vào cùng một hồ sơ tại thời điểm giao dịch bán hàng được xác nhận. Khi hai kênh cùng lấy đơn vị cuối cùng tại cùng một thời điểm, chính sổ cái sẽ giải quyết ai là người có được nó; không có chuyện "sau đó" để một tác vụ đồng bộ hóa phát hiện ra xung đột. Danh mục sản phẩm được chia sẻ theo cùng một cách: một sản phẩm, một mức giá, một quy tắc thuế, cho mọi kênh.

Kiến trúc đó rất khó để cải tiến bổ sung. Hai hệ thống trưởng thành được liên kết bởi một tích hợp sẽ luôn có hai sổ cái, bởi vì mỗi hệ thống được xây dựng với giả định rằng nó sở hữu số lượng đó. Nó phải là cách nền tảng hoạt động ngay từ đầu, đó là cách Final xử lý nó: cửa hàng trực tuyến và máy tính tiền là hai góc nhìn của một hồ sơ duy nhất, nhờ đó khoảng cách không bao giờ mở ra. Khả năng hiển thị theo thời gian thực cũng là nền tảng mà mọi thứ khác trong quản lý kho hàng POS xây dựng lên. Các điểm đặt hàng lại và cảnh báo kho hàng chỉ tốt bằng số lượng mà chúng đọc được, và các nhà bán lẻ chỉ có được mức tăng hiệu quả sau khi số lượng đó đáng tin cậy.

Vậy, bạn có thể chấm dứt sự phân chia giữa tại cửa hàng và trực tuyến không?

Có, nhưng không phải bằng cách đồng bộ hóa mạnh mẽ hơn. Sự phân chia là một đặc tính của việc vận hành hai hệ thống, và nó kết thúc khi cả hai kênh cùng chạy trên một sổ cái duy nhất, chứ không phải khi việc sao chép giữa các sổ cái trở nên nhanh hơn. Nếu bạn đang đánh giá các nền tảng, một thử nghiệm hữu ích: hãy hỏi xem đơn hàng trực tuyến và giao dịch bán hàng tại quầy được ghi nhận ở đâu, và liệu đó có phải là cùng một nơi hay không. (Việc chọn một POS bán lẻ liên quan đến nhiều thứ hơn là kho hàng, nhưng câu hỏi này sẽ giúp lọc nhanh.)

Quy tắc thực tế: nếu máy tính tiền và cửa hàng trực tuyến của bạn có thể không thống nhất về cùng một chiếc kệ, bạn đang có hai kho hàng, bất kể ứng dụng đồng bộ hóa hứa hẹn điều gì.