Ein Geschäft, zwei Bestände: Das Ende der Trennung zwischen Laden und Online-Shop

Ein Geschäft, das sowohl vor Ort als auch online verkauft, führt meistens nicht nur einen Bestand. Es führt zwei Bestände, die sich gegenseitig Nachrichten schicken: Der Bestand im Laden lebt im POS, der Online-Bestand auf der E-Commerce-Plattform, und eine Sync-Schnittstelle gleicht die Aktualisierungen dazwischen ab. Jeder Überverkauf, jede E-Mail mit dem Inhalt „Es tut uns leid, das haben wir eigentlich gar nicht mehr da“ und jede Inventur am Sonntagabend resultiert aus dieser Lücke. Die Lösung ist keine bessere Schnittstelle. Es ist ein einziger Bestandsdatensatz, auf den jeder Kanal direkt zugreift.

Warum driften die Bestände im Laden und online auseinander?

Die Bestände driften ab, weil zwei Systeme jeweils ihr eigenes Buch über dasselbe Regal führen. Wenn jemand an der Kasse kauft, verringert das POS seine Kopie des Bestands. Wenn jemand online kauft, verringert die E-Commerce-Plattform ihre Kopie. Eine Schnittstelle überträgt diese Änderung dann auf die andere Seite – manchmal in Sekunden, manchmal in einem Batch-Prozess, der alle fünfzehn Minuten läuft.

In der Zeit zwischen dem Verkauf und dem Abgleich gehen beide Systeme davon aus, dass der Artikel noch auf Lager ist. Dieses Zeitfenster ist zwar klein, aber es ist nicht die einzige Schwachstelle. Rückerstattungen und Umtausche werden oft nur auf einer Seite erfasst. Ein umbenanntes Produkt oder eine bearbeitete Variante kann unbemerkt die SKU-Zuordnung beschädigen (eine SKU ist die ID für einen verkaufbaren Artikel; mehr Begriffe finden Sie in unserem POS-Glossar), woraufhin die beiden Systeme nicht einmal mehr vom selben Produkt sprechen. Ausfälle der Schnittstelle bleiben zudem meist unbemerkt: Es gibt keine Fehlermeldung, die Bestände stimmen einfach nicht mehr überein.

Diese Abweichungen summieren sich. Jede kleine Differenz bleibt bestehen, bis jemand den Bestand im Regal physisch nachzählt – und bis dahin weiß niemand mehr, welches System recht hatte.

Was kostet diese Trennung tatsächlich?

Weltweit kosten Fehlbestände und Überbestände den Einzelhandel schätzungsweise 1,73 Billionen Dollar pro Jahr, was etwa 6,5 % des Umsatzes entspricht¹. Für ein einzelnes Geschäft äußert sich diese Trennung in vier kleineren, aber stetigen Kostenfaktoren.

• Sicherheitsbestand: Online werden beispielsweise nur 3 statt der tatsächlichen 5 Artikel angezeigt, damit eine Verzögerung beim Abgleich nicht zu einem Überverkauf führt. Das ist Ware, die Sie bezahlt haben, die Sie aber niemanden kaufen lassen.

• Zeitaufwand für den Abgleich (um sicherzustellen, dass beide Bestände übereinstimmen): Stunden, die Mitarbeiter damit verbringen, Regale nachzuzählen und das System zu korrigieren, das fehlerhafte Daten hatte.

• Aufwand bei Überverkäufen: Rückerstattungen, Entschuldigungs-E-Mails und gelegentliche Ein-Sterne-Bewertungen, wenn der angeblich „verfügbare“ Artikel doch nicht da war.

• Die Kosten für die Synchronisierung selbst: Die Schnittstelle oder die Synchronisierungsgebühr der E-Commerce-Plattform ist meist einer der Posten auf der versteckten SaaS-Rechnung, die Einzelhändler tragen.

Keiner dieser Punkte taucht in der Gewinn- und Verlustrechnung als „Bestandstrennung“ auf, weshalb dieses Problem so oft bestehen bleibt.

Kann eine Sync-App das nicht einfach lösen?

Für manche Geschäfte ist eine Schnittstelle völlig ausreichend, das sollte man offen sagen. Wenn Ihr Warenumschlag langsam ist, Sie selten die letzte Einheit eines Artikels verkaufen und nur einen Standort betreiben, funktioniert eine solide Synchronisierung meistens gut. Nutzen Sie diese Übergangslösung, wenn das auf Sie zutrifft.

Sie funktioniert jedoch genau dann nicht mehr, wenn Sie die Wachstumsziele erreichen, die Sie anstreben. Hohes Kundenaufkommen verringert die Wahrscheinlichkeit, dass ein Synchronisierungsfenster vergeht, ohne dass zwei Kanäle auf denselben Artikel zugreifen. Knappe oder einzigartige Bestände (Vintage, Kommission, Kleinserien) machen jede Einheit zu einer letzten Einheit. Mehrere Verkaufsstellen vervielfachen die Zuordnungen, die unbemerkt kaputtgehen können. Eine Sync-App bekämpft bei geringem Volumen nur das Symptom; die beiden darunter liegenden Datenbestände sind das eigentliche Problem.

Was bedeutet ein einziger, gemeinsamer Bestand tatsächlich?

Es bedeutet eine einzige verlässliche Datenquelle (eine Datenbank, der alle vertrauen) anstelle von zwei separaten Datenbeständen und einer Schnittstelle dazwischen. Die Kasse, der Online-Shop und jeder Kiosk lesen denselben Bestand aus und schreiben ihre Verkäufe im Moment des Abschlusses in denselben Datensatz. Wenn zwei Kanäle im selben Moment auf die letzte Einheit zugreifen, entscheidet die Datenbank selbst, wer sie bekommt; es gibt kein „später“, in dem ein Synchronisierungsjob den Konflikt erst im Nachhinein feststellt. Der Katalog wird auf dieselbe Weise geteilt: ein Produkt, ein Preis, eine Steuerregel für alle Kanäle.

Diese Architektur lässt sich nur schwer nachträglich einbauen. Zwei ausgereifte Systeme, die über eine Integration verbunden sind, werden immer zwei separate Datenbestände haben, weil jedes System davon ausgeht, dass ihm die Bestandsdaten gehören. Es muss von Anfang an so konzipiert sein, wie die Plattform funktioniert. Und genau so handhabt es Final: Der Online-Shop und die Kasse sind zwei Ansichten desselben Datensatzes, sodass diese Lücke gar nicht erst entsteht. Echtzeit-Sichtbarkeit ist zudem das Fundament, auf dem alles andere in der POS-Bestandsführung aufbaut. Nachbestellpunkte und Bestandswarnungen sind nur so gut wie die Bestandszahlen, auf denen sie basieren, und Einzelhändler profitieren von Effizienzgewinnen erst dann, wenn sie den Zahlen vertrauen können.

Kann man die Trennung zwischen Laden und Online-Shop also beenden?

Ja, aber nicht, indem man schneller synchronisiert. Die Trennung ist eine logische Folge des Betriebs von zwei Systemen. Sie endet, wenn beide Kanäle auf einer einzigen Datenbank laufen, und nicht, wenn der Datenabgleich zwischen den Systemen schneller wird. Wenn Sie Plattformen vergleichen, hilft ein einfacher Test: Fragen Sie, wo die Online-Bestellung und der Verkauf an der Kasse erfasst werden und ob das derselbe Ort ist. (Die Wahl eines Einzelhandels-POS umfasst mehr als nur die Bestandsführung, aber diese Frage filtert schnell ungeeignete Systeme heraus.)

Faustregel: Wenn Ihre Kasse und Ihr Online-Shop unterschiedliche Auffassungen über dasselbe Regal haben können, führen Sie zwei Bestände – ganz gleich, was die Sync-App verspricht.