Satu Toko, Dua Inventaris: Mengakhiri Pemisahan Toko Fisik/Online

Toko yang menjual secara langsung dan online biasanya tidak menjalankan satu inventaris. Toko tersebut menjalankan dua inventaris yang saling berkirim surat: jumlah rak ada di POS, jumlah online ada di platform e-commerce, dan konektor sinkronisasi mengantarkan pembaruan di antara keduanya. Setiap penjualan berlebih, setiap email "maaf, kami sebenarnya tidak memiliki barang itu," dan setiap penghitungan ulang di hari Minggu malam lahir dari celah tersebut. Solusinya bukanlah konektor yang lebih baik. Melainkan satu catatan inventaris yang dibaca dan ditulis oleh setiap saluran.

Mengapa jumlah stok toko fisik dan online menyimpang?

Jumlah stok menyimpang karena dua sistem masing-masing menyimpan buku besar mereka sendiri untuk rak yang sama. Ketika seseorang membeli di kasir, POS mengurangi salinannya. Ketika seseorang membeli secara online, platform e-commerce mengurangi salinannya. Konektor kemudian membawa setiap perubahan ke sisi lain, terkadang dalam hitungan detik, terkadang dalam pekerjaan batch yang berjalan setiap lima belas menit.

Di antara penjualan dan penyalinan, kedua sistem percaya bahwa barang tersebut masih ada dalam stok. Jendela waktu itu kecil, tetapi itu bukan satu-satunya kebocoran. Pengembalian dana dan penukaran sering kali diposting ke satu sisi dan tidak ke sisi lainnya. Produk yang diganti namanya atau varian yang diedit dapat secara diam-diam merusak pemetaan SKU (SKU adalah ID untuk satu barang yang dapat dijual; istilah lainnya ada di panduan terminologi POS kami), setelah itu kedua sistem bahkan tidak membicarakan produk yang sama. Gangguan konektor cenderung gagal secara diam-diam: tidak ada kesalahan yang muncul, jumlah stoknya saja yang berhenti cocok.

Penyimpangan terus bertambah. Setiap ketidakcocokan kecil bertahan sampai seseorang menghitung rak secara fisik, dan saat itu tidak ada yang tahu sistem mana yang benar.

Berapa kerugian nyata dari pemisahan ini?

Secara global, kehabisan stok dan kelebihan stok merugikan ritel sekitar $1,73 triliun per tahun, sekitar 6,5% dari penjualan¹. Untuk satu toko, pemisahan tersebut muncul dalam empat tagihan yang lebih kecil namun stabil.

• Stok penyangga: menampilkan 3 secara online padahal Anda memiliki 5, sehingga keterlambatan sinkronisasi tidak menyebabkan penjualan berlebih. Itu adalah inventaris yang Anda bayar tetapi tidak Anda izinkan untuk dibeli oleh siapa pun.

• Waktu rekonsiliasi (memastikan kedua jumlah stok cocok): jam kerja staf yang dihabiskan untuk menghitung ulang rak dan memperbaiki sistem mana pun yang salah.

• Pembersihan penjualan berlebih: pengembalian dana, email permintaan maaf, dan ulasan bintang satu sesekali ketika barang yang tertulis "ada stok" ternyata tidak ada.

• Tumpukan sinkronisasi itu sendiri: konektor atau tingkat sinkronisasi e-commerce biasanya merupakan salah satu item pengeluaran dalam tagihan SaaS tersembunyi yang ditanggung pengecer.

Tidak ada dari hal-hal ini yang muncul di laporan laba rugi sebagai "pemisahan inventaris," itulah sebabnya pemisahan ini terus bertahan.

Bisakah aplikasi sinkronisasi memperbaikinya?

Untuk beberapa toko, konektor tidak masalah, dan itu perlu dikatakan dengan jelas. Jika perputaran Anda lambat, Anda jarang menyimpan unit terakhir dari apa pun, dan Anda menjalankan satu lokasi, sinkronisasi yang layak akan bertahan sebagian besar waktu. Ambil solusi sementara itu jika itu menggambarkan kondisi Anda.

Ini berhenti bertahan tepat di bawah kondisi yang ingin Anda capai. Lalu lintas tinggi memperkecil kemungkinan jendela sinkronisasi berlalu tanpa dua saluran menyentuh barang yang sama. Stok yang langka atau unik (barang antik, konsinyasi, batch kecil) membuat setiap unit menjadi unit terakhir. Banyak gerai melipatgandakan pemetaan yang dapat rusak secara diam-diam. Aplikasi sinkronisasi mengelola gejala dengan cukup baik pada volume rendah; dua buku besar di bawahnya tetaplah penyakitnya.

Apa arti sebenarnya dari satu inventaris?

Ini berarti satu sumber pencatatan (satu basis data yang dipercayai semua orang) alih-alih dua buku besar dan kurir. Konter, etalase online, dan kios mana pun membaca jumlah yang sama dan menulis penjualan mereka ke catatan yang sama pada saat penjualan dilakukan. Ketika dua saluran mengambil unit terakhir pada saat yang sama, buku besar itu sendiri yang menyelesaikan siapa yang mendapatkannya; tidak ada istilah "nanti" di mana pekerjaan sinkronisasi menemukan konflik. Katalog dibagikan dengan cara yang sama: satu produk, satu harga, satu aturan pajak, di setiap saluran.

Arsitektur tersebut sulit untuk dipasang kembali pada sistem yang sudah ada. Dua sistem matang yang digabungkan oleh integrasi akan selalu memiliki dua buku besar, karena masing-masing dibangun dengan asumsi bahwa ia memiliki jumlah stok tersebut. Ini harus menjadi cara kerja platform sejak awal, yang merupakan cara Final memperlakukannya: toko online dan mesin kasir adalah dua tampilan dari satu catatan, sehingga celah tersebut tidak pernah terbuka. Visibilitas waktu nyata juga merupakan fondasi dari semua hal lain dalam manajemen inventaris POS. Titik pemesanan ulang dan peringatan stok hanya sebagus jumlah stok yang mereka baca, dan pengecer mendapatkan peningkatan efisiensi hanya setelah jumlah stok tersebut dapat dipercaya.

Jadi, bisakah Anda mengakhiri pemisahan toko fisik/online?

Ya, tetapi tidak dengan menyinkronkan lebih keras. Pemisahan adalah sifat dari menjalankan dua sistem, dan itu berakhir ketika kedua saluran berjalan pada satu buku besar, bukan ketika penyalinan antar buku besar menjadi lebih cepat. Jika Anda mengevaluasi platform, tes yang berguna: tanyakan di mana pesanan online dan penjualan konter dicatat, dan apakah itu tempat yang sama. (Memilih POS ritel melibatkan lebih dari sekadar inventaris, tetapi pertanyaan ini menyaring dengan cepat.)

Aturan praktis: jika mesin kasir dan toko online Anda dapat tidak sepakat tentang rak yang sama, Anda memiliki dua inventaris, apa pun yang dijanjikan aplikasi sinkronisasi.