Tại sao POS của tôi bắt tôi xóa thuế thủ công cho từng giao dịch miễn thuế?

Bởi vì hầu hết các hệ thống POS đều mô hình hóa thuế dưới dạng một đặc tính của sản phẩm chứ không phải của người mua. Danh mục hàng hóa của bạn biết một bao phân bón phải chịu thuế doanh thu. Nó hoàn toàn không biết người mua là một trang trại có giấy chứng nhận miễn thuế (chứng từ chứng minh người mua không phải nộp thuế doanh thu), một tổ chức phi lợi nhuận hay một nhà thầu mua về để bán lại. Vì hệ thống không có khái niệm về giao dịch miễn thuế, công cụ duy nhất còn lại lúc tính tiền là thu ngân tự xóa thuế khỏi đơn hàng bằng tay, đôi khi là từng dòng một, trong khi hàng người chờ cứ dài thêm.

Chính lựa chọn thiết kế đó, chứ không phải nhân viên thu ngân của bạn, mới là vấn đề. Dưới đây là lý do tại sao điều đó xảy ra, những chi phí ngầm mà nó gây ra cho bạn và cách giải quyết. Một lưu ý trước khi đi vào chi tiết: các quy định miễn thuế khác nhau tùy theo tiểu bang, tỉnh và quốc gia, vì vậy hãy coi đây là lời khuyên về quy trình làm việc chứ không phải lời khuyên về thuế.

Tại sao POS của tôi lại coi miễn thuế là một trường hợp ngoại lệ?

Bởi vì thuế nằm sai cấp độ trong mô hình dữ liệu. Trong hầu hết các hệ thống, bạn gán mức thuế cho từng sản phẩm một lần và quy trình thanh toán sẽ tự động áp dụng mức thuế đó. Điều đó hoạt động tốt cho đến khi yếu tố làm thay đổi thuế không phải là sản phẩm mà là người mua. Miễn thuế là một thông tin ở cấp độ người mua, và mô hình thuế ở cấp độ sản phẩm không có chỗ để lưu trữ thông tin đó.

Các nhà cung cấp biết điều này. Họ cũng biết các giao dịch miễn thuế chiếm tỷ lệ nhỏ trong tổng doanh số của hầu hết người bán, nên việc sửa đổi này bị hoãn lại trong danh sách phát triển nhiều năm liền. Trên một POS màn hình cố định, bạn không thể tự thêm bước còn thiếu, do đó khoảng trống đó trở thành công việc hàng ngày của nhân viên. Đó cũng chính là mô hình giống như việc xuất tệp CSV hàng đêm thay thế cho báo cáo thực sự: một giải pháp tạm thời vĩnh viễn cho một quy trình làm việc còn thiếu.

Việc xóa thuế thủ công thực sự tiêu tốn của bạn những gì?

Nhiều hơn khoảng thời gian 30 giây cho mỗi giao dịch, mặc dù mỗi giây tích tụ khi thanh toán cũng rất quan trọng. Chi phí thực sự bao gồm:

• Món hàng bị bỏ sót. Trong một đơn hàng có 20 món, chỉ cần một dòng chịu thuế đáng lẽ phải về 0 có nghĩa là bạn đã tính thuế người mua miễn thuế hoặc nộp khoản thuế mà bạn chưa từng thu.

• Sai sót khi có nhiều mức thuế. Các giỏ hàng có nhiều hơn một mức thuế hoặc mức thuế gộp (thuế tính trên một khoản thuế khác) rất dễ bị tính sai khi chỉnh sửa bằng tay.

• Lịch sử kiểm toán bị đứt gãy. Đơn hàng được sửa thủ công thường không lưu lại lý do tại sao thuế bị xóa hoặc giấy chứng nhận nào áp dụng cho đơn hàng đó. Khi cơ quan kiểm toán hỏi, bạn phải khôi phục lại lý do từ ký ức.

• Báo cáo bị sai lệch. Việc xóa thủ công thường được ghi nhận trong báo cáo dưới dạng giảm giá hoặc ghi đè giá, làm giảm doanh thu thuần và báo cáo sai số thuế đã thu. Tóm tắt tài chính của bạn phải hiển thị các giao dịch miễn thuế dưới dạng miễn thuế chứ không phải là khoản giảm giá.

• Lỗ hổng về phân quyền. Nếu việc xóa thuế yêu cầu quyền chỉnh sửa đơn hàng, mọi thu ngân sẽ đều cần quyền chỉnh sửa đơn hàng, và đó là một quyền hạn quá rộng mà bạn không hề muốn mở.

Những giải pháp tạm thời nào thực sự có ích hiện nay?

Ba điều, theo thứ tự hữu ích:

Thiết lập luồng miễn thuế trong cài đặt thuế. Hầu hết các hệ thống đều cho phép bạn định nghĩa các mức thuế và nhóm thuế có tên gọi; trong Final, tính năng này nằm ở mục Cài đặt, sau đó đến Thuế. Đối với các mặt hàng không có trong danh mục, tính năng bán hàng tùy chỉnh cho phép bạn chọn nhóm thuế áp dụng hoặc bỏ qua hoàn toàn. Dù theo cách nào, giao dịch vẫn chạy qua hệ thống thuế một cách chủ động thay vì bị chỉnh sửa thủ công để né tránh.

Lưu trữ hồ sơ giấy chặt chẽ. Tại Mỹ, người mua cung cấp cho bạn giấy chứng nhận miễn thuế đã điền đầy đủ và bạn lưu hồ sơ đó; mẫu chứng nhận chuẩn hóa được chấp nhận tại 24 tiểu bang thành viên của Streamlined Sales Tax¹. Hãy lưu trữ giấy chứng nhận sao cho bạn có thể đối chiếu chúng với các đơn hàng cụ thể, vì bản thân hồ sơ bán hàng sẽ không làm được việc đó.

Đừng làm giả bằng giảm giá. Một khoản giảm giá bằng với tiền thuế nhìn có vẻ đúng trên hóa đơn nhưng lại sai ở mọi nơi khác: doanh thu thuần giảm, tiền thuế thu được vẫn sai và sổ sách không thể đối soát (không khớp báo cáo với dòng tiền thực tế).

Thay vào đó, POS nên xử lý giao dịch miễn thuế như thế nào?

Dưới dạng một hành động chủ động ở cấp độ đơn hàng: đánh dấu giao dịch là miễn thuế, ghi nhận lý do hoặc mã giấy chứng nhận, đưa các khoản thuế hợp lệ về 0 trong một thao tác và báo cáo đơn hàng đó là giao dịch miễn thuế thay vì giảm giá. Trạng thái của người mua là yếu tố làm thay đổi thuế, vì vậy trạng thái của người mua là điều mà quy trình thanh toán nên xác nhận.

Đây về cơ bản là vấn đề về luồng thanh toán. Một POS cố định cung cấp cùng một luồng cho tất cả mọi người, và nếu bạn bán hàng cho trang trại, tổ chức phi lợi nhuận, trường học hoặc đại lý bán lại hàng tuần, thì miễn thuế không phải là trường hợp ngoại lệ đối với bạn, cho dù nhà cung cấp coi nó là gì. Đó cũng là lý do tại sao một cửa hàng thời trang không nên chấp nhận một lưới màu xám chung chung tại quầy: quy trình làm việc phải phù hợp với hình thức kinh doanh. Trên một nền tảng linh hoạt như Final, thanh toán là một luồng bạn mô tả bằng ngôn ngữ tự nhiên chứ không phải là màn hình cố định, vì vậy một bước mà quầy thu ngân của bạn cần có thể trở thành một phần của thiết kế thay vì một giải pháp chắp vá thêm vào sau.

Vậy tại sao POS của bạn lại bắt bạn xóa thuế thủ công?

Bởi vì nó mô hình hóa thuế ở cấp độ sản phẩm, trong khi khách hàng miễn thuế của bạn lại ở cấp độ đơn hàng. Việc chỉnh sửa thủ công là triệu chứng; quy trình làm việc bị thiếu mới là nguyên nhân. Quy tắc nằm lòng: nếu một yêu cầu pháp lý đòi hỏi nhiều hơn một bước chủ động khi thanh toán, bạn đang gặp vấn đề về quy trình làm việc, không phải vấn đề về đào tạo. Nếu bạn đang đánh giá một hệ thống mới, hãy đưa yêu cầu "cho tôi xem thao tác giao dịch miễn thuế" vào kịch bản dùng thử của bạn, sau đó thực hiện theo danh sách kiểm tra thiết lập trong tuần đầu tiên sau khi chuyển đổi.