Warum muss ich in meinem POS bei jedem steuerfreien Verkauf die Steuer manuell entfernen?
Ihr POS zwingt Sie zur manuellen Steuerentfernung, weil es Steuern pro Produkt und nicht pro Käufer berechnet. Was Sie das kostet, welche Workarounds funktionieren und wie ein steuerfreier Verkauf beim Checkout eigentlich ablaufen sollte.
Mathias NielsenCEO, Final POS
Weil die meisten POS-Systeme Steuern als Eigenschaft des Produkts und nicht des Käufers abbilden. Ihr Katalog weiß, dass auf einen Sack Dünger Umsatzsteuer anfällt. Er hat jedoch keine Ahnung, dass es sich beim Käufer um einen landwirtschaftlichen Betrieb mit einer Befreiungsbescheinigung (dem Dokument, das belegt, dass der Käufer keine Umsatzsteuer schuldet), eine gemeinnützige Organisation oder einen Handwerker handelt, der für den Wiederverkauf einkauft. Da das System das Konzept eines steuerfreien Verkaufs nicht kennt, bleibt beim Checkout nur die manuelle Entfernung der Steuer durch das Kassenpersonal – manchmal Zeile für Zeile, während die Schlange immer länger wird.
Diese Designentscheidung ist das Problem, nicht Ihr Kassenpersonal. Erfahren Sie hier, warum das passiert, was es Sie im Stillen kostet und was Sie dagegen tun können. Ein Hinweis vorweg: Befreiungsregeln unterscheiden sich je nach Bundesland, Provinz und Land; betrachten Sie dies daher als Workflow-Empfehlung, nicht als Steuerberatung.
Warum behandelt mein POS die Steuerbefreiung als Sonderfall?
Weil die Steuer auf der falschen Ebene des Datenmodells angesiedelt ist. In den meisten Systemen weisen Sie jedem Produkt einmalig einen Steuersatz zu, den der Checkout automatisch anwendet. Das funktioniert so lange, bis nicht mehr das Produkt, sondern der Käufer die Steuerpflicht ändert. Eine Befreiung ist ein Attribut auf Käuferebene – und ein Steuermodell auf Produktebene bietet dafür keinen Platz.
Anbieter wissen das. Sie wissen aber auch, dass steuerbefreite Transaktionen bei den meisten Händlern nur einen kleinen Teil des Volumens ausmachen. Deshalb steht die Lösung jahrelang auf der Entwicklungs-Roadmap. Bei einem POS mit starrer Benutzeroberfläche können Sie den fehlenden Schritt nicht selbst hinzufügen, sodass die Lücke zur täglichen Routine Ihres Personals wird. Es ist dasselbe Muster wie bei nächtlichen CSV-Exporten als Ersatz für echtes Reporting: ein dauerhafter Behelf für einen fehlenden Workflow.
Was kostet Sie das manuelle Entfernen der Steuer wirklich?
Mehr als nur die dreißig Sekunden pro Transaktion – obwohl sich auch Sekunden beim Checkout summieren. Die tatsächlichen Kosten:
Übersehene Positionen. Wenn bei einer Bestellung mit zwanzig Artikeln eine besteuerte Zeile nicht auf Null gesetzt wird, haben Sie entweder einem steuerbefreiten Käufer Steuer berechnet oder Steuer abgeführt, die Sie nie eingenommen haben.
Fehler bei mehreren Steuersätzen. Warenkörbe mit verschiedenen Steuersätzen oder kumulierten Steuern lassen sich bei manueller Bearbeitung leicht fehlerhaft erfassen.
Lückenhafter Prüfpfad. Eine manuell bearbeitete Bestellung enthält meist keinen Nachweis darüber, warum die Steuer entfernt wurde oder welches Zertifikat dafür gilt. Bei einer Betriebsprüfung müssen Sie den Vorgang aus dem Gedächtnis rekonstruieren.
Verfälschte Berichte. Manuelle Entnahmen werden in Berichten oft als Rabatte oder Preisüberschreibungen erfasst. Das verringert den Nettoumsatz und weist die eingenommene Steuer falsch aus. Ihre Finanzübersicht sollte steuerfreie Verkäufe als steuerfrei ausweisen, nicht als Preisnachlässe.
Schleichende Rechteausweitung. Wenn das Entfernen der Steuer Rechte zur Bearbeitung von Bestellungen erfordert, benötigt jedes Kassenpersonal diese Rechte – ein Sicherheitsrisiko, das Sie vermeiden sollten.
Welche Übergangslösungen helfen heute wirklich?
Drei Dinge, geordnet nach Nutzen.
Richten Sie einen steuerfreien Pfad in Ihren Steuereinstellungen ein. In den meisten Systemen können Sie benannte Steuersätze und -gruppen definieren; in Final befindet sich dies unter Einstellungen, dann Steuern. Für Artikel außerhalb des Katalogs können Sie bei einem benutzerdefinierten Verkauf wählen, welche Steuergruppe gilt, oder sie ganz überspringen. In jedem Fall läuft der Verkauf geordnet durch das Steuersystem, anstatt manuell daran vorbeigeschleust zu werden.
Halten Sie die Nachweise lückenlos. In den USA händigt Ihnen der Käufer die ausgefüllte Befreiungsbescheinigung aus, die Sie aufbewahren; ein standardisiertes Zertifikat wird in den 24 Mitgliedsstaaten des Streamlined Sales Tax Agreement anerkannt¹. Ablegen sollten Sie die Bescheinigungen so, dass Sie sie konkreten Bestellungen zuordnen können, da der Verkaufsbeleg alleine dafür nicht ausreicht.
Vermeiden Sie Behelfslösungen über Rabatte. Ein Rabatt in Höhe des Steuerbetrags sieht zwar auf dem Beleg richtig aus, ist aber überall sonst falsch: Der Nettoumsatz sinkt, die erfasste Steuer bleibt falsch und die Buchhaltung stimmt nicht mehr mit den tatsächlichen Geldbewegungen überein.
Wie sollte ein POS steuerfreie Verkäufe stattdessen handhaben?
Als einen gezielten Schritt auf Bestellungsebene: den Verkauf als steuerfrei kennzeichnen, den Grund oder die Zertifikatsnummer erfassen, die betreffenden Steuern mit einem Klick auf Null setzen und die Bestellung als steuerfreien Verkauf statt als Rabatt ausweisen. Der Status des Käufers ändert die Steuer – also sollte der Checkout genau diesen Status abfragen.
Letztlich ist dies ein Problem des Checkout-Flows. Ein starres POS bietet nur einen Standard-Flow für alle. Wenn Sie jede Woche an landwirtschaftliche Betriebe, gemeinnützige Organisationen, Schulen oder Wiederverkäufer verkaufen, ist die Steuerbefreiung für Sie kein Sonderfall – ganz gleich, wie der Anbieter das sieht. Das ist derselbe Grund, warum sich eine Boutique nicht mit einem generischen grauen Raster an der Kasse zufriedengeben sollte: Der Workflow muss zum Geschäft passen. Auf einer flexiblen Plattform wie Final ist der Checkout ein Flow, den Sie in einfacher Sprache beschreiben, statt eines starren Bildschirms. So kann ein benötigter Schritt direkt Teil des Designs sein, anstatt nachträglich behelfsmäßig angefügt zu werden.
Warum also zwingt Sie Ihr POS zur manuellen Steuerentfernung?
Weil es Steuern auf Produktebene abbildet, während Ihre steuerbefreiten Käufer auf Bestellungsebene angesiedelt sind. Die manuelle Anpassung ist das Symptom, der fehlende Workflow die Ursache. Faustregel: Wenn eine gesetzliche Anforderung beim Checkout mehr als einen gezielten Schritt erfordert, haben Sie ein Workflow-Problem, kein Schulungsproblem. Wenn Sie ein neues System evaluieren, setzen Sie „Zeigen Sie mir einen steuerfreien Verkauf“ auf Ihre Demo-Agenda und arbeiten Sie nach dem Wechsel die Checkliste für die Einrichtung in der ersten Woche durch.
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein steuerfreier Verkauf?
Ein Verkauf, bei dem der Käufer gesetzlich berechtigt ist, ohne Zahlung von Teilen oder der gesamten Umsatzsteuer einzukaufen – typischerweise eine gemeinnützige Organisation, eine Behörde, eine Schule, ein landwirtschaftlicher Betrieb oder ein Unternehmen, das zum Wiederverkauf einkauft. Dies wird in der Regel mit einer Befreiungsbescheinigung dokumentiert, die der Verkäufer aufbewahrt.
Warum sollte ich den Steuerbetrag nicht einfach als Rabatt von der Bestellung abziehen?
Ein Rabatt ändert den Nettoumsatz, nicht die Steuer. Ihre Berichte weisen einen niedrigeren Umsatz und eine falsche eingenommene Steuer aus, sodass die Buchhaltung nicht mehr mit den tatsächlichen Geldbewegungen übereinstimmt und die Bestellung keinen Nachweis einer gültigen Befreiung enthält.
Muss ich Befreiungsbescheinigungen aufbewahren?
In den meisten US-Bundesstaaten ja. Der Käufer legt das ausgefüllte Zertifikat vor und der Verkäufer behält eine Kopie. Ohne dieses Dokument können Sie bei einer Betriebsprüfung für die nicht erhobene Steuer haftbar gemacht werden. Die Regeln variieren je nach Region und Land, informieren Sie sich daher bei Ihrer zuständigen Behörde.
Kann ich in meinem POS eine Steueroption von 0 % oder eine Befreiungsoption einrichten?
Viele Systeme ermöglichen es Ihnen, benannte Steuersätze und -gruppen zu definieren und eine andere oder gar keine Gruppe auf einen Artikel oder Verkauf anzuwenden. Prüfen Sie, ob steuerfreie Verkäufe in Ihren Steuerberichten korrekt ausgewiesen und nicht als Rabatte protokolliert werden.
Wie häufig sind steuerfreie Verkäufe bei kleinen Händlern?
Das hängt von Ihrem Kundenstamm ab. Baumärkte, Landhandel und Geschäfte in der Nähe von Schulen, Krankenhäusern oder Behörden haben oft wöchentlich oder sogar täglich steuerbefreite Käufer. Dadurch wird eine manuelle Behelfslösung schnell kostspielig.