Miksi POS-järjestelmäni pakottaa minut poistamaan veron käsin jokaisesta verovapaasta myynnistä?

Koska useimmat POS-järjestelmät mallintavat veron tuotteen ominaisuutena eivätkä ostajan ominaisuutena. Katalogisi tietää, että lannoitepussiin kuuluu arvonlisävero. Sillä ei ole aavistustakaan, että sen ostaja on verovapautustodistuksen (asiakirja, joka todistaa, ettei ostaja ole verovelvollinen) omaava maatila, voittoa tavoittelematon järjestö tai jälleenmyyntiä varten ostava urakoitsija. Koska järjestelmässä ei ole käsitettä verovapaasta myynnistä, ainoa kassan käyttömahdollisuus on se, että myyjä poistaa veron tilaukselta käsin – joskus rivi riviltä – jonon kasvaessa.

Tämä muotoiluratkaisu, ei kassanhoitaja, on ongelma. Tässä artikkelissa kerrotaan, miksi näin tapahtuu, mitä se hiljaisesti maksaa sinulle ja mitä asialle voi tehdä. Yksi huomautus ennen yksityiskohtia: verovapautussäännökset vaihtelevat osavaltioittain, maakunnittain ja maittain, joten pidä tätä työnkulkuohjeena, älä veroneuvontana.

Miksi POS-järjestelmäni käsittelee verovapautta poikkeustapauksena?

Koska vero sijaitsee tietomallin väärällä tasolla. Useimmissa järjestelmissä määrität verokannan kullekin tuotteelle kerran, ja kassa soveltaa sitä automaattisesti. Tämä toimii siihen asti, kunnes veroa muuttava tekijä ei olekaan tuote vaan ostaja. Verovapaus on ostajatason tieto, eikä tuotetason veromallilla ole paikkaa sille.

Toimittajat tietävät tämän. He tietävät myös, että verovapaat tapahtumat ovat pieni osa useimpien kauppiaiden volyymista, joten korjaus pysyy tiekartalla vuosia. Kiinteänäyttöisessä POS-järjestelmässä et voi lisätä puuttuvaa vaihetta itse, joten aukosta tulee henkilökuntasi päivittäinen rutiini. Se on sama kuvio kuin yölliset CSV-viennit todellisen raportoinnin korvikkeena: pysyvä kiertotie puuttuvalle työnkululle.

Mitä veron poistaminen käsin todellisuudessa maksaa sinulle?

Enemmän kuin kolmekymmentä sekuntia tapahtumaa kohden, vaikka sekunnit kassalla kertyvät nekin. Todelliset kustannukset:

• Unohdetut rivit. Muuten kahdenkymmenen tuotteen tilauksessa yksikin verollinen rivi, jonka pitäisi olla nolla, tarkoittaa, että joko veloitit verovapaalta ostajalta veroa tai tilitit veroa, jota et koskaan kerännyt.

• Monen verokannan virheet. Ostoskorit, joissa on useampi kuin yksi verokanta tai kerrannaisveroja, on helppo laskea väärin manuaalisesti muokattaessa.

• Rikkoutunut tarkastusketju. Käsin muokatussa tilauksessa ei yleensä ole merkintää siitä, miksi vero poistettiin tai mikä todistus sen kattaa. Kun tarkastaja kysyy, joudut rakentamaan tarkoituksen uudelleen muistin varassa.

• Vääristyneet raportit. Manuaaliset poistot päätyvät usein raportoinnissa alennuksiksi tai hinnan ylityksiksi, mikä alentaa liikevaihtoa ja ilmoittaa kerätyn veron väärin. Talousyhteenvedossasi verovapaiden myyntien pitäisi näkyä verovapaina, ei alennuksina.

• Käyttöoikeuksien laajeneminen. Jos veron poistaminen vaatii tilauksen muokkausoikeuksia, jokainen myyjä tarvitsee tilauksen muokkausoikeudet – ja se on suurempi ovi kuin haluat pitää auki.

Mitkä kiertotiet todella auttavat tänään?

Kolme asiaa hyödyllisyysjärjestyksessä.

Luo verovapaa polku veroasetuksissasi. Useimmissa järjestelmissä voit määrittää nimetyt verokannat ja -ryhmät; Finalissa tämä löytyy kohdasta Asetukset ja sitten Verot. Tuotekatalogin ulkopuolisille tuotteille mukautettu myynti mahdollistaa sopivan veroryhmän valitsemisen tai sen ohittamisen kokonaan. Molemmissa tapauksissa myynti kulkee verojärjestelmän läpi harkitusti sen sijaan, että sitä muokattaisiin manuaalisesti sen ohi.

Pidä dokumentaatio kunnossa. Yhdysvalloissa ostaja antaa sinulle täytetyn verovapautustodistuksen, jonka pidät arkistoituna; standardoitu todistus hyväksytään kaikissa 24 Streamlined Sales Tax -jäsenvaltiossa¹. Arkistoi todistukset niin, että voit yhdistää ne tiettyihin tilauksiin, koska pelkkä myyntitosite ei siihen riitä.

Älä kikkaile alennuksilla. Verosummaa vastaava alennus näyttää oikealta kuitilla ja väärältä kaikkialla muualla: liikevaihto laskee, kerätty vero pysyy vääränä ja kirjanpito lakkaa täsmäämästä (raporttien vertaaminen todelliseen rahaliikenteeseen).

Miten POS-järjestelmän pitäisi sen sijaan käsitellä verovapaita myyntejä?

Yhtenä harkittuna toimintona tilaustasolla: merkitse myynti verovapaaksi, tallenna syy tai todistusviite, nollaa soveltuvat verot yhdellä liikkeellä ja raportoi tilaus verovapaana myyntinä alennuksen sijaan. Ostajan status muuttaa veron, joten ostajan statusta kassan pitäisi kysyä.

Tämä on viime kädessä kassavuon ongelma. Kiinteä POS tarjoaa yhden vuon kaikille, ja jos myyt maatiloille, voittoa tavoittelemattomille järjestöille, kouluille tai jälleenmyyjille joka viikko, verovapaus ei ole sinulle poikkeustapaus, oli se toimittajalle mitä tahansa. Tästä samasta syystä boutique-myymälän ei pitäisi tyytyä geneeriseen harmaaseen ruudukkoon kassalla: työnkulun tulee vastata liiketoimintaa. Joustavalla alustalla, kuten Finalissa, kassa on vuo, jonka kuvailet selkeällä kielellä kiinteän näytön sijaan, joten kassasi tarvitsema vaihe voi olla osa suunnittelua sen sijaan, että se olisi jälkikäteen pultattu viritys.

Miksi POS-järjestelmäsi siis pakottaa sinut poistamaan veron käsin?

Koska se mallintaa veron tuotetasolla, ja verovapaat ostajasi sijaitsevat tilaustasolla. Manuaalinen muokkaus on oire; puuttuva työnkulku on syy. Nyrkkisääntö: jos lakisääteinen vaatimus vaatii enemmän kuin yhden harkitun vaiheen kassalla, sinulla on työnkulkuongelma, ei koulutusongelma. Jos arvioit uutta järjestelmää, laita "näytä minulle verovapaa myynti" esittelyn käsikirjoitukseesi ja käy sitten läpi ensimmäisen viikon käyttöönottotarkistuslista, kun vaihdat järjestelmää.