Doanh nghiệp của bạn có nên tự xây dựng phần mềm nội bộ vào năm 2026? (Chúng tôi đã làm vậy)

Đúng vậy. Vào năm 2026, quyết định doanh nghiệp của bạn nên tự xây dựng phần mềm nội bộ là một quyết định tài chính hoàn toàn hợp lý, chứ không phải là một dự án viển vông. Chúng tôi có thể khẳng định điều đó một cách nghiêm túc vì chúng tôi đã dành cả năm qua để thực hiện: blog, cơ sở tri thức, ghi chú phát hành, khảo sát, bản tin và theo dõi sự kiện của chúng tôi đều chạy trên một nền tảng do chúng tôi tự xây dựng. Tuy nhiên, câu trả lời đầy đủ còn có vế thứ hai. Hãy tự xây dựng các công cụ. Hãy mua cơ sở hạ tầng. Hầu hết sự hối tiếc trong quyết định này đều đến từ việc nhầm lẫn giữa hai yếu tố đó.

Tại sao cán cân giữa tự xây dựng và mua sẵn lại đảo chiều đối với các công cụ nội bộ?

Bởi vì chi phí xây dựng đã giảm mạnh trong khi chi phí thuê tiếp tục tăng cao. Một công ty trung bình hiện vận hành 106 ứng dụng SaaS (phần mềm đăng ký trả phí hàng tháng hoặc hàng năm)¹, và chi tiêu cho SaaS trên toàn thế giới được dự báo sẽ đạt 299 tỷ USD vào năm 2025, tăng từ khoảng 251 tỷ USD của năm trước đó². Những số liệu đó là chính xác tại thời điểm xuất bản; hãy xem những thông tin cụ thể này như một lát cắt của một thị trường đang chuyển động nhanh chóng.

Mỗi gói đăng ký đó, tại một thời điểm nào đó, đều rẻ hơn so với việc tự xây dựng trong nội bộ. Phép tính đó giả định rằng việc xây dựng đồng nghĩa với việc thuê các nhà phát triển trong một quý. Khả năng tạo mã nguồn bằng AI đã phá vỡ giả định đó: một công cụ nội bộ từng là một dự án phát triển kéo dài hàng tháng trời giờ đây thường có thể hoàn thành chỉ trong vài ngày nhập yêu cầu, xem xét và sửa lỗi. Phía chi phí đăng ký thì không nhận được mức giảm giá tương ứng nào. Cách tính phí theo số lượng người dùng vẫn gây bất lợi cho bạn khi tuyển dụng thêm nhân sự, và tính năng bạn cần vẫn luôn nằm ở gói dịch vụ cao hơn một bậc so với gói bạn đang trả tiền.

Điều đó không có nghĩa là việc tự xây dựng là miễn phí. Nó chỉ làm cho việc xây dựng đủ rẻ để việc so sánh cuối cùng cũng trở nên đáng giá.

Chúng tôi đã thực sự xây dựng những gì?

Chúng tôi là một công ty cung cấp giải pháp POS, và chúng tôi đã bắt đầu từ nơi có nhiều bất tiện nhất: nội dung. Quy trình làm việc với cơ sở tri thức cũ của chúng tôi yêu cầu soạn thảo các bài viết hướng dẫn trong một tài liệu chung, sau đó sao chép và dán mọi thay đổi vào một công cụ hỗ trợ khách hàng (help-desk) mà tính năng tìm kiếm của nó không thể quét được nội dung bên trong các phần bị thu gọn. Để khắc phục điều đó, chúng tôi phải xây dựng nền tảng nội dung của riêng mình. Khi nó đã hoạt động, blog, ghi chú phát hành, khảo sát, bản tin và các chiến dịch email cũng được chuyển sang đó, và chúng tôi đã ngừng sử dụng WordPress vào tháng 6 năm 2026.

Kể từ đó, danh sách này liên tục kéo dài: theo dõi sự kiện, trình tạo đề xuất báo giá bán hàng, tiện ích trò chuyện trong ứng dụng. Tiếp theo sẽ là các gói đăng ký tự động hóa tiếp thị, CRM (quản lý quan hệ khách hàng) và quản lý dự án. Mỗi công cụ được xây dựng khi phiên bản mua sẵn không đáp ứng được một quy trình làm việc cụ thể, rõ ràng.

Hai lưu ý từ người trong cuộc. Thứ nhất, nó không hề miễn phí: nhà sáng lập và các nhà phát triển của chúng tôi đã dành thời gian thực tế cho việc này, và khoảng thời gian đó lẽ ra có thể dùng cho những việc khác. Thứ hai, mọi công cụ bạn xây dựng sẽ là của bạn mãi mãi. Lỗi là của bạn, sao lưu là của bạn và không có đường dây hỗ trợ nào để gọi vì chính bạn là đường dây hỗ trợ đó. Chúng tôi đã chấp nhận sự đánh đổi đó một cách rõ ràng. Bạn cũng nên như vậy, nếu không thì hãy tiếp tục mua sẵn.

Bạn vẫn nên mua những phần mềm nào?

Bất cứ thứ gì mà nếu sai sót sẽ gây mất mát tiền bạc hoặc rủi ro pháp lý. Xử lý thanh toán (chuyển tiền qua thẻ, được quản lý bởi tiêu chuẩn tuân thủ PCI, tiêu chuẩn bảo mật của ngành thẻ) đứng đầu danh sách, tiếp theo là tính thuế, bảng lương và hệ thống kế toán ghi nhận gốc (bản sao lưu sự thật mà mọi thứ khác đối chiếu theo). Việc xây dựng với sự hỗ trợ của AI rất tốt ở lớp công cụ: biểu mẫu, bảng thông tin, trình theo dõi, trình lên lịch, hệ thống nội dung. Nó không tốt ở phần cơ sở hạ tầng vốn phải luôn chính xác tuyệt đối dưới tải lượng thực tế. Khoảng cách tương tự cũng xuất hiện khi mọi người hỏi liệu họ có thể xây dựng một POS bằng trình tạo ứng dụng AI đa năng.

Việc phân phối cũng nằm trong cùng một phép tính. Các công cụ nội bộ hoạt động trên trình duyệt và được phát hành ngay khi bạn triển khai. Bất cứ thứ gì cần đưa lên cửa hàng ứng dụng đều phải trải qua quy trình phê duyệt kéo dài hàng tuần mà AI không thể rút ngắn.

Chúng tôi đã tuân theo nguyên tắc của chính mình ở đây. Chúng tôi xây dựng các công cụ nội dung và trình theo dõi trên nền tảng cơ sở hạ tầng thương mại mà chúng tôi đã vận hành, và chúng tôi không xây dựng lại các cổng thanh toán. Chúng tôi khuyên bạn không nên thử làm điều đó.

Làm thế nào để quyết định nên xây dựng cái gì trước?

Ba câu hỏi đã giúp chúng tôi lọc danh sách rất hiệu quả:

• Nếu công cụ này bị hỏng vào một ngày thứ Ba, đó là một sự bất tiện hay một thảm họa? Hãy xây dựng những thứ gây bất tiện trước.

• Phiên bản mua sẵn có đang không đáp ứng được một quy trình làm việc cụ thể, rõ ràng nào không? "Hóa đơn làm tôi khó chịu" không phải là một yêu cầu kỹ thuật. "Tính năng tìm kiếm không thể tìm thấy một nửa số bài viết của chúng tôi" thì đúng.

• Ai sẽ quản lý nó trong một năm tới? Mỗi công cụ nội bộ cần một người chịu trách nhiệm chính. Không có người quản lý, không xây dựng.

Một phản đối rõ ràng: điều này thật dễ nói đối với một công ty phần mềm. Đúng vậy. Nhưng những công cụ chúng tôi thay thế đầu tiên lại là những công cụ ít mang tính kỹ thuật nhất, như nội dung, khảo sát và lên lịch, hầu hết được lên yêu cầu bởi những người không hề viết mã nguồn sản phẩm. Yêu cầu thực tế hẹp hơn nhiều so với việc "phải là một công ty phần mềm". Ai đó trong doanh nghiệp phải có khả năng nhận biết khi nào công cụ bị lỗi và xem xét những gì AI đã tạo ra trước khi nó chạm vào dữ liệu thực tế. Có sự khác biệt giữa một công cụ có các tính năng AI và một công cụ do AI xây dựng, và loại thứ hai chỉ hoạt động hiệu quả nếu có con người kiểm tra.

Vậy, doanh nghiệp của bạn có nên tự xây dựng phần mềm nội bộ vào năm 2026?

Có, đối với lớp công cụ: trình theo dõi, bảng thông tin, hệ thống nội dung và trình lên lịch mà bạn hiện đang thuê. Không, đối với lớp cơ sở hạ tầng: thanh toán, bảng lương, thuế và hệ thống ghi nhận gốc, nơi một con số sai sót sẽ gây mất mát tiền bạc thực tế. Chúng tôi đã xây dựng lại danh mục đầu tiên, tiếp tục mua danh mục thứ hai và danh sách đăng ký dịch vụ của chúng tôi ngày càng ngắn lại. Hãy tự xây dựng những gì bạn chỉ cảm thấy thiếu thốn nếu nó bị hỏng. Hãy mua những gì sẽ khiến bạn chịu tổn thất nặng nề nếu nó bị sai.

Nếu gói đăng ký đầu tiên bạn muốn hủy nằm trong hệ thống thương mại của mình, hãy bắt đầu bằng việc tính toán một con số thực tế: đây là chi phí thực tế hàng năm cho các gói đăng ký phần mềm của một nhà bán lẻ điển hình.