Γιατί το POS μου με αναγκάζει να δημιουργήσω ένα προϊόν πριν μπορέσω να καταχωρίσω μια μεμονωμένη πώληση;

Επειδή το POS σας θεωρεί τον κατάλογο προϊόντων ως τη μοναδική πηγή αλήθειας, και μια μεμονωμένη πώληση δεν έχει θέση σε αυτό το μοντέλο. Κάθε γραμμή σε μια απόδειξη πρέπει να αντιστοιχεί σε μια εγγραφή προϊόντος, και πολλά συστήματα διατίθενται χωρίς δυνατότητα ελεύθερου είδους: καμία κατηγορία γραμμής όπου ο ταμίας πληκτρολογεί ένα όνομα και μια τιμή και προχωρά. Όταν ένας πελάτης σάς δίνει κάτι που δεν καταχωρίστηκε ποτέ ως προϊόν, το ταμείο δεν διαθέτει κουμπί για αυτό.

Έτσι ο ταμίας αυτοσχεδιάζει, συνήθως με έναν από τους δύο τρόπους: δημιουργεί ένα εικονικό προϊόν μιας χρήσης κατά τη διάρκεια της πώλησης ενώ η ουρά μεγαλώνει, ή καταχωρίζει την πώληση στο πλησιέστερο πραγματικό προϊόν ελπίζοντας να μην το ελέγξει κανείς. Και τα δύο εισάγουν λανθασμένα δεδομένα στα βιβλία σας.

Γιατί πρέπει κάθε πώληση να αντιστοιχεί σε μια εγγραφή καταλόγου;

Επειδή σε ένα POS που εστιάζει στον κατάλογο, η εγγραφή του προϊόντος κάνει όλη τη δουλειά. Περιλαμβάνει την τιμή, τον φορολογικό κανόνα, τη σύνδεση με το απόθεμα και την κατηγορία αναφοράς, επομένως το checkout είναι μια αναζήτηση και όχι εισαγωγή δεδομένων. Αυτός ο σχεδιασμός είναι σωστός για τη συντριπτική πλειονότητα των λιανικών συναλλαγών, και γι' αυτό η σάρωση ενός γραμμωτού κώδικα φαίνεται στιγμιαία.

Το κενό εμφανίζεται στις ειδικές περιπτώσεις: μια αμοιβή επισκευής, μια ειδική παραγγελία, μια χρέωση παράδοσης, ένα ιδιαίτερο κομμάτι παρακαταθήκης που έφερε ένας προμηθευτής το πρωί. Τα παλιά ηλεκτρονικά ταμειακά συστήματα τα διαχειρίζονταν αυτά με ένα πλήκτρο ελεύθερου τμήματος (ένα κουμπί που δεχόταν μια πληκτρολογημένη τιμή και την ταξινομούσε σε μια κατηγορία). Πολλά σύγχρονα συστήματα POS cloud αφαίρεσαν αθόρυβα αυτή τη δυνατότητα όταν μεταπήδησαν στον σχεδιασμό με βάση τον κατάλογο και δεν τη δημιούργησαν ποτέ ξανά.

Τι κάνει πραγματικά το προσωπικό όταν δεν υπάρχει κουμπί ελεύθερου είδους;

Δημιουργούν προσωρινές λύσεις, και οι προσωρινές λύσεις κοστίζουν περισσότερο από το ίδιο το κενό.

• Εικονικά προϊόντα μιας χρήσης που δημιουργούνται κατά την πώληση. Ο ταμίας διακόπτει τη συναλλαγή, ανοίγει την επεξεργασία καταλόγου και δημιουργεί ένα «διάφορο είδος» με τη σημερινή τιμή. Κάντε το αυτό για έναν μήνα και ο κατάλογός σας θα γεμίσει με άχρηστες εγγραφές που μολύνουν την αναζήτηση, τις εξαγωγές και τις αναφορές.

• Το πλέγμα εικονικών προϊόντων. Ορισμένα συστήματα πιέζουν τους εμπόρους να δημιουργούν προϊόντα με ονόματα όπως «προσαρμοσμένη πώληση 1» και «προσαρμοσμένη πώληση 2», το καθένα με μια παραλλαγή ανά σημείο τιμής (€1,00, €2,00 κ.ο.κ.), ώστε ο ταμίας να επιλέγει όποια παραλλαγή βρίσκεται πλησιέστερα στο πραγματικό ποσό. Αυτός είναι ένας κατάλογος που προσποιείται το πληκτρολόγιο και στρογγυλοποιεί τα έσοδά σας σε όποιες παραλλαγές υπάρχουν.

• Καταχώριση στο πλησιέστερο πραγματικό προϊόν. Η γρηγορότερη λύση στο ταμείο, η χειρότερη για τα βιβλία. Το SKU αντικατάστασης (stock-keeping unit, η εγγραφή προϊόντος) χάνει απόθεμα που δεν πουλήθηκε ποτέ, οι προτάσεις αναπαραγγελίας ενεργοποιούνται με βάση πλασματική ζήτηση και η αναφορά πωλήσεων πιστώνει λάθος προϊόν.

• Το κόλπο της ποσότητας. Ένα προϊόν του €1 που καταχωρίζεται σε ποσότητα 37 παράγει μια γραμμή €37 και έναν αριθμό πωληθέντων τεμαχίων που δεν σημαίνει απολύτως τίποτα.

Καθεμία από αυτές τις λύσεις είναι αόρατη εκείνη τη στιγμή και δαπανηρή κατά την έκδοση αναφορών. Είναι το ίδιο μοτίβο αποτυχίας με το POS «πατέντα»: η προσωρινή λύση γίνεται το σύστημα και οι αναφορές παύουν να περιγράφουν το κατάστημα.

Ποιες προσωρινές λύσεις αντέχουν μέχρι να το διορθώσετε;

Εάν το τρέχον POS σας δεν μπορεί να το κάνει αυτό και δεν σκοπεύετε να αλλάξετε αυτή την εβδομάδα, περιορίστε τη ζημιά:

1. Δημιουργήστε κεντρικά ένα προϊόν κατηγορίας «διάφορα» ανά φορολογική μεταχείριση, με ενεργοποιημένη την παράκαμψη τιμής στο ταμείο. Ονομάστε τα με σαφήνεια, για παράδειγμα «Διάφορα φορολογητέα» και «Διάφορα μη φορολογητέα», ώστε τουλάχιστον ο φόρος στη γραμμή να είναι σωστός.

2. Κλειδώστε την επεξεργασία καταλόγου στο ταμείο. Τα προϊόντα προσωρινής λύσης πρέπει να δημιουργούνται μία φορά από έναν υπεύθυνο, ποτέ εν μέσω πώλησης από όποιον εργάζεται στη βάρδια.

3. Ελέγχετε τις γραμμές «διάφορα» εβδομαδιαία. Εάν οι διάφορες πωλήσεις αποτελούν κάτι παραπάνω από ένα ελάχιστο ποσοστό των εσόδων, κιנείστε στα τυφλά ως προς το τι πραγματικά πωλείται, με τον ίδιο τρόπο που οι νυχτερινές εξαγωγές CSV αποκρύπτουν τις αποκλίσεις μέχρι το τέλος του μήνα.

Αυτό είναι πρώτες βοήθειες. Διατηρεί τα σύνολα και τους φόρους σταθερά, αλλά κάθε μεμονωμένη πώληση εξακολουθεί να καταλήγει σε μια ενιαία κατηγορία και τίποτα από αυτά δεν αναιρεί την αλλοίωση του αποθέματος από τα αντικατεστημένα SKU.

Πώς θα έπρεπε να μοιάζει μια μεμονωμένη πώληση στο checkout;

Σαν ένας τύπος γραμμής πρώτης κατηγορίας, όχι σαν πατέντα καταλόγου. Ο ταμίας πληκτρολογεί ένα όνομα, πληκτρολογεί μια τιμή, επιλέγει αν εφαρμόζεται φόρος και ποια φορολογική ομάδα, και προσθέτει τη γραμμή στο καλάθι. Συμπεριφέρεται όπως κάθε άλλο είδος κατά την πληρωμή, τυπώνει το δικό του όνομα στην απόδειξη, εμφανίζεται ως δική του γραμμή στις αναφορές και δεν αγγίζει ποτέ το απόθεμα. Τα παλαιότερα ταμειακά συστήματα το έκαναν αυτό πριν από δεκαετίες· δεν υπάρχει τεχνικός λόγος για τον οποίο ένα σύγχρονο POS δεν μπορεί.

Το Final το προσφέρει αυτό ως προσαρμοσμένη πώληση: μια καρτέλα δίπλα στον κατάλογο στην οθόνη πώλησης όπου εισάγετε ένα όνομα και ένα ποσό στο πληκτρολόγιο, επιλέγετε προαιρετικά μια φορολογική ομάδα και το προσθέτετε στο καλάθι όπως κάθε άλλη γραμμή. Είναι διαθέσιμο σήμερα και τα πλήρη βήματα βρίσκονται στο κέντρο βοήθειας: πώς να πραγματοποιήσετε μια προσαρμοσμένη πώληση. Η ίδια αρχή καλύπτει και τις υπόλοιπες ειδικές περιπτώσεις στο checkout που ένα ευέλικτο σύστημα οφείλει να απορροφά, από πωλήσεις με απαλλαγή φόρου έως διαιρεμένες πληρωμές: οι αποφάσεις σε επίπεδο γραμμής και πληρωμής ανήκουν στο ταμείο, όχι σε επεμβάσεις στον κατάλογο.

Μια ασφαλίδα: το ελεύθερο είδος προορίζεται για πραγματικά μεμονωμένες περιπτώσεις. Εάν καταχωρίζετε την ίδια «μεμονωμένη» πώληση κάθε εβδομάδα, έχει κερδίσει το δικαίωμα για εγγραφή προϊόντος. Η διαφορά είναι ότι η προσθήκη του γίνεται μια συνειδητή απόφαση καταλόγου αντί για μια κατάσταση έκτακτης ανάγκης εν μέσω πώλησης με μια ουρά να παρακολουθεί.

Γιατί λοιπόν το POS σας με αναγκάζει να δημιουργήσετε πρώτα ένα προϊόν;

Επειδή σχεδιάστηκε με την παραδοχή ότι ο κατάλογος είναι πλήρης, και το ταμείο είναι το μέρος όπου αυτή η παραδοχή καταρέει αρκετές φορές την εβδομάδα. Η λύση δεν είναι περισσότερη πειθαρχία από το προσωπικό ή ένα πιο τακτοποιημένο πλέγμα εικονικών προϊόντων· είναι ένας τύπος γραμμής ελεύθερου είδους που δέχεται ένα πληκτρολογημένο όνομα, μια πληκτρολογημένη τιμή και μια επιλογή φόρου. Πρακτικός κανόνας: εάν μια μεμονωμένη χρέωση διαρκεί περισσότερο από την πληκτρολόγηση της τιμής της, στο POS σας λείπει ένας τύπος γραμμής, όχι μια προσωρινή λύση. Μετρήστε πόσες γραμμές «διάφορα» εμφανίστηκαν στις αναφορές σας τον προηγούμενο μήνα, και αν ο αριθμός σάς εκπλήξει, ελέγξτε και τις υπόλοιπες προσωρινές λύσεις σας με την ευκαιρία.