Dlaczego mój system POS wymaga utworzenia produktu przed nabiciem jednorazowej sprzedaży?

Ponieważ Twój system POS traktuje katalog produktów jako jedyne źródło prawdy, a jednorazowa sprzedaż nie ma miejsca w tym modelu. Każda pozycja na paragonie musi być powiązana z rekordem produktu, a wiele systemów jest dostarczanych bez pozycji otwartej: brakuje typu pozycji, w którym kasjer wpisuje nazwę oraz cenę i przechodzi dalej. Gdy klient wręcza Ci coś, co nigdy nie zostało wprowadzone jako produkt, kasa nie ma dla tego przycisku.

Kasjer więc improwizuje, zazwyczaj na jeden z dwóch sposobów: tworzy jednorazowy produkt w trakcie sprzedaży, podczas gdy kolejka rośnie, albo nabija sprzedaż na najbliższy prawdziwy produkt i ma nadzieję, że nikt tego nie sprawdzi. Oba sposoby wprowadzają błędne dane do Twoich ksiąg.

Dlaczego każda sprzedaż musi być powiązana z rekordem w katalogu?

Ponieważ w systemie POS opartym na katalogu to rekord produktu wykonuje całą pracę. Przechowuje cenę, regułę podatkową, powiązanie ze stanem magazynowym i kategorię raportowania, więc obsługa przy kasie polega na wyszukiwaniu, a nie wprowadzaniu danych. Ten projekt sprawdza się w zdecydowanej większości transakcji detalicznych i to dzięki niemu skanowanie kodu kreskowego wydaje się natychmiastowe.

Luka pojawia się w sytuacjach nietypowych: opłata za naprawę, zamówienie specjalne, opłata za dostawę, pojedynczy towar w komis dostarczony rano przez dostawcę. Stare kasy elektroniczne radziły sobie z tym za pomocą klawisza wolnej działki/kategorii (przycisk, który przyjmował wpisaną cenę i przypisywał ją do kategorii). Wiele nowoczesnych chmurowych systemów POS po cichu porzuciło tę funkcję, przechodząc na projekt zorientowany na katalog, i nigdy do niej nie wróciło.

Co tak naprawdę robi personel, gdy nie ma przycisku otwartej pozycji?

Tworzy obejścia, a obejścia kosztują więcej niż sama luka.

• Tymczasowe produkty tworzone w trakcie sprzedaży. Kasjer przerywa transakcję, otwiera edytor katalogu i tworzy „produkt różny” z dzisiejszą ceną. Rób tak przez miesiąc, a Twój katalog zapełni się śmieciowymi rekordami, które zanieczyszczają wyszukiwanie, eksporty i raporty.

• Siatka fikcyjnych produktów. Niektóre systemy zmuszają sprzedawców do tworzenia produktów o nazwach „sprzedaż własna 1” i „sprzedaż własna 2”, z których każdy ma wariant dla danego progu cenowego (1,00 USD, 2,00 USD itd.), aby kasjer wybierał wariant najbliższy rzeczywistej kwocie. To katalog udający klawiaturę numeryczną, który zaokrągla Twoje przychody do istniejących wariantów.

• Nabijanie na najbliższy prawdziwy produkt. Najszybsze przy kasie, najgorsze w księgach. Zastąpione SKU (jednostka magazynowa, rekord produktu) traci stan magazynowy, którego nigdy nie sprzedano, sugestie ponownego zamówienia uruchamiają się na podstawie fikcyjnego popytu, a raport sprzedaży przypisuje przychód do złego produktu.

• Sztuczka z ilością. Produkt za 1 USD nabity w ilości 37 daje pozycję na 37 USD i liczbę sprzedanych sztuk, która nic nie znaczy.

Każde z tych rozwiązań jest niewidoczne w danej chwili i kosztowne w momencie raportowania. To ten sam schemat błędu co w przypadku systemu POS łączonego „na taśmę”: obejście staje się systemem, a raporty przestają odzwierciedlać stan faktyczny sklepu.

Które obejścia sprawdzą się, zanim to naprawisz?

Jeśli Twój obecny system POS tego nie potrafi, a nie planujesz zmiany w tym tygodniu, zminimalizuj szkody:

1. Utwórz centralnie po jednym produkcie różnym dla każdego sposobu opodatkowania, z włączoną opcją zmiany ceny przy kasie. Nazwij je jednoznacznie, np. „Różne opodatkowane” i „Różne nieopodatkowane”, aby przynajmniej podatek na pozycji był prawidłowy.

2. Zablokuj edycję katalogu przy kasie. Produkty tymczasowe powinny być tworzone raz przez menedżera, a nie w trakcie sprzedaży przez osobę będącą na zmianie.

3. Przeglądaj pozycje różne co tydzień. Jeśli sprzedaż różna stanowi więcej niż ułamek przychodów, sprzedajesz po omacku, nie wiedząc, co naprawdę się sprzedaje – tak samo jak nocne eksporty CSV ukrywają rozbieżności aż do końca miesiąca.

To tylko działanie doraźne. Pozwala zachować spójność sum i podatków, ale każda jednorazowa sprzedaż nadal trafia do jednego nieskategoryzowanego worka i nic z tego nie cofa zniekształceń w stanach magazynowych wynikających ze zastąpionych SKU.

Jak powinna wyglądać jednorazowa sprzedaż przy kasie?

Jak pełnoprawny typ pozycji, a nie kombinowanie w katalogu. Kasjer wpisuje nazwę, wpisuje cenę, wybiera, czy podatek ma zastosowanie i którą grupę podatkową użyć, po czym dodaje pozycję do koszyka. Zachowuje się ona jak każdy inny produkt podczas płatności, drukuje własną nazwę na paragonie, pojawia się jako osobna pozycja w raportach i nigdy nie narusza stanów magazynowych. Stare kasy robiły to dekady temu; nie ma żadnego powodu technicznego, dla którego nowoczesny POS miałby tego nie potrafić.

Final oferuje to jako sprzedaż niestandardową: zakładkę obok katalogu na ekranie sprzedaży, w której wpisujesz nazwę i kwotę na klawiaturze numerycznej, opcjonalnie wybierasz grupę podatkową i dodajesz ją do koszyka jak każdą inną pozycję. Funkcja jest już dostępna, a pełna instrukcja znajduje się w centrum pomocy: jak zrealizować sprzedaż niestandardową. Ta sama zasada dotyczy innych nietypowych sytuacji przy kasie, które elastyczny system powinien obsługiwać – od sprzedaży zwolnionej z podatku po płatności dzielone: decyzje na poziomie pozycji i płatności powinny zapadać przy ladzie, a nie wymagać operacji na katalogu.

Jedno zastrzeżenie: otwarta pozycja służy do naprawdę jednorazowych przypadków. Jeśli nabijasz tę samą „jednorazową” pozycję co tydzień, zasłużyła ona na rekord w katalogu. Różnica polega na tym, że jej dodanie staje się przemyślaną decyzją dotyczącą katalogu, a nie awaryjnym działaniem w trakcie sprzedaży na oczach stojącej kolejki.

Dlaczego więc Twój system POS wymaga najpierw utworzenia produktu?

Ponieważ został zaprojektowany z założeniem, że katalog jest kompletny, a przy ladzie to założenie lega w gruzach kilka razy w tygodniu. Rozwiązaniem nie jest większa dyscyplina personelu ani bardziej uporządkowana siatka fikcyjnych produktów – jest nim typ pozycji otwartej, który przyjmuje wpisaną nazwę, wpisaną cenę oraz wybór podatku. Złota zasada: jeśli naliczenie jednorazowej opłaty trwa dłużej niż wpisanie jej ceny, Twój system POS nie potrzebuje kolejnego obejścia, ale nowego typu pozycji. Policz, ile pozycji „różne” trafiło do Twoich raportów w zeszłym miesiącu, a jeśli ta liczba Cię zaskoczy, przy okazji przeanalizuj pozostałe obejścia.