De ce mă obligă sistemul POS să creez un produs înainte de a putea înregistra o vânzare ocazională?

Deoarece sistemul POS consideră catalogul de produse ca fiind singura sursă de adevăr, iar o vânzare ocazională nu are loc în acest model. Fiecare linie de pe o chitanță trebuie să se asocieze unei înregistrări de produs, iar multe sisteme sunt livrate fără articole deschise: niciun tip de linie în care un casier să poată tasta un nume și un preț și să meargă mai departe. Când un client vă înmânează ceva ce nu a fost introdus niciodată ca produs, casa de marcat nu are un buton pentru acel lucru.

Așa că casierul improvizează, de obicei într-unul din două moduri: creează un produs temporar în timpul vânzării în timp ce coada crește sau înregistrează vânzarea pe cel mai apropiat produs real și speră că nu verifică nimeni. Ambele introduc date greșite în evidențele dumneavoastră.

De ce trebuie fiecare vânzare să se asocieze unei înregistrări din catalog?

Deoarece într-un POS bazat pe catalog, înregistrarea produsului face toată treaba. Aceasta conține prețul, regula fiscală, legătura cu stocul și categoria de raportare, astfel încât finalizarea comenzii este o simplă căutare în loc de introducere manuală de date. Această structură este potrivită pentru vasta majoritate a tranzacțiilor din comerțul cu amănuntul și este motivul pentru care scanarea unui cod de bare pare instantanee.

Diferența apare la cazurile particulare: o taxă de reparație, o comandă specială, o taxă de livrare, un articol ocazional în regim de consignație lăsat de un furnizor în această dimineață. Vechile case de marcat electronice gestionau aceste situații cu o tastă de departament deschis (un buton care accepta un preț tastat și îl înregistra într-o categorie). Multe sisteme POS moderne din cloud au renunțat discret la această funcționalitate când au trecut la un design bazat pe catalog și nu au mai reconstruit-o niciodată.

Ce face personalul de fapt atunci când nu există un buton pentru articole deschise?

Ei creează soluții improvizate, iar aceste soluții costă mai mult decât problema în sine.

• Produse temporare create în timpul vânzării. Un casier oprește tranzacția, deschide editorul de catalog și creează un „articol divers” cu prețul de astăzi. Faceți asta timp de o lună și catalogul se va umple de înregistrări inutile care poluează căutările, exporturile și rapoartele.

• Grila de produse fictive. Unele sisteme îi determină pe comercianți să creeze produse numite „vânzare personalizată 1” și „vânzare personalizată 2”, fiecare cu o variantă pentru fiecare prag de preț (1,00 $, 2,00 $ și așa mai departe), astfel încât casierul alege varianta care este cea mai apropiată de suma reală. Acesta este un catalog care se preface a fi o tastatură și vă rotunjește veniturile la variantele existente.

• Înregistrarea pe cel mai apropiat produs real. Cea mai rapidă metodă la casă, cea mai rea în evidențe. SKU-ul înlocuit (unitatea de păstrare a stocului, înregistrarea produsului) pierde din stoc ceva ce nu a fost vândut niciodată, sugestiile de reaprovizionare se declanșează pe o cerere fictivă, iar raportul de vânzări atribuie creditul unui produs greșit.

• Trucul cu cantitatea. Un produs de 1 $ înregistrat cu cantitatea 37 produce o linie de 37 $ și un număr de unități vândute care nu înseamnă nimic.

Fiecare dintre acestea este invizibilă pe moment și costisitoare în momentul raportării. Este același tipar de eșec ca în cazul sistemului POS improvizat: soluția de moment devine sistemul, iar rapoartele încetează să mai descrie realitatea din magazin.

Ce soluții improvizate funcționează până când rezolvați problema?

Dacă sistemul POS actual nu poate face acest lucru și nu îl schimbați în această săptămână, limitați daunele:

1. Creați un singur produs divers per regim fiscal, în mod centralizat, cu opțiunea de modificare a prețului activată la casă. Denumiți-le clar, de exemplu „Divers impozabil” și „Divers neimpozabil”, astfel încât măcar taxa de pe linie să fie corectă.

2. Blocați editarea catalogului la casa de marcat. Produsele improvizate ar trebui create o singură dată de către un manager, niciodată în timpul unei vânzări de către persoana care este în tură.

3. Verificați liniile de diverse săptămânal. Dacă vânzările diverse reprezintă mai mult decât o mică fracțiune din venituri, navigați pe orb în privința a ceea ce se vinde cu adevărat, în același mod în care exporturile CSV de noapte ascund abaterile până la sfârșitul lunii.

Aceasta este o măsură de urgență. Menține totalurile și taxele consecvente, dar fiecare vânzare ocazională ajunge tot într-o singură categorie nediferențiată și nimic din toate acestea nu anulează distorsionarea stocului cauzată de SKU-urile înlocuite.

Cum ar trebui să arate o vânzare ocazională la finalizarea comenzii?

Ca un tip de linie dedicat, nu ca o soluție improvizată în catalog. Casierul tastează un nume, tastează un preț, alege dacă se aplică taxa și ce grup de taxe și adaugă linia în coș. Se comportă ca orice alt articol la plată, își tipărește propriul nume pe chitanță, apare ca o linie separată în rapoarte și nu afectează niciodată stocul. Casele de marcat vechi făceau acest lucru cu decenii în urmă; nu există niciun motiv tehnic pentru care un POS modern să nu poată face asta.

Final oferă această funcție sub formă de vânzare personalizată: o filă alături de catalog pe ecranul de vânzare unde introduceți un nume și o sumă de la tastatură, opțional alegeți un grup de taxe și o adăugați în coș ca pe orice altă linie. Este disponibilă astăzi, iar pașii compleți sunt în centrul de ajutor: cum să efectuați o vânzare personalizată. Același principiu acoperă și celelalte cazuri particulare de la checkout pe care un sistem flexibil ar trebui să le preia, de la vânzări scutite de taxe la plăți fracționate: deciziile la nivel de linie și la nivel de plată își au locul la casă, nu în intervenții complicate asupra catalogului.

O regulă de siguranță: un articol deschis este pentru vânzări ocazionale autentice. Dacă înregistrați aceeași vânzare „ocazională” în fiecare săptămână, aceasta merită o înregistrare de produs. Diferența este că adăugarea sa devine o decizie deliberată în catalog, în loc să fie o urgență în timpul vânzării în timp ce coada așteaptă.

Deci, de ce vă obligă sistemul POS să creați mai întâi un produs?

Deoarece a fost conceput pe premisa că catalogul este complet, iar casa de marcat este locul unde această premisă se infirmă de mai multe ori pe săptămână. Soluția nu constă într-o disciplină mai strictă din partea personalului sau într-o grilă mai ordonată de produse fictive, ci într-un tip de linie de articol deschis care acceptă un nume tastat, un preț tastat și o opțiune fiscală. Regulă generală: dacă o taxare ocazională durează mai mult decât tastarea prețului acesteia, sistemului POS îi lipsește un tip de linie, nu o soluție improvizată. Numărați câte linii „diverse” au apărut în rapoartele dumneavoastră luna trecută, iar dacă numărul vă surprinde, auditați și restul soluțiilor dumneavoastră improvizate cu această ocazie.