ทำไมระบบ POS ถึงบังคับให้สร้างสินค้าก่อนบันทึกขายรายการชั่วคราว?
ระบบ POS บางระบบจะไม่ยอมคิดเงินสินค้าเว้นแต่จะมีอยู่ในแคตตาล็อกสินค้าแล้ว พนักงานแคชเชียร์จึงต้องสร้างสินค้าแบบใช้ครั้งเดียวทิ้ง หรือบันทึกขายด้วย SKU ที่ผิด เหตุใดจึงเป็นเช่นนั้น สิ่งนี้ส่งผลให้ข้อมูลผิดเพี้ยนอย่างไร และฟังก์ชันป้อนราคาอิสระ (open item) ขณะชำระเงินควรเป็นอย่างไร
Mathias NielsenCEO, Final POS
เนื่องจากระบบ POS ของคุณถือว่าแคตตาล็อกสินค้าเป็นแหล่งข้อมูลความจริง (source of truth) เพียงหนึ่งเดียว และรายการขายชั่วคราวไม่ได้ถูกออกแบบมาให้อยู่ในโมเดลนั้น ทุกบรรทัดบนใบเสร็จจะต้องจับคู่กับข้อมูลสินค้า และหลายระบบถูกออกแบบมาโดยไม่มีฟังก์ชันรายการแบบป้อนราคาอิสระ (open item) นั่นคือไม่มีประเภทบรรทัดที่พนักงานแคชเชียร์สามารถพิมพ์ชื่อและราคาแล้วดำเนินการต่อได้ เมื่อลูกค้าส่งสินค้าที่ยังไม่เคยป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบ แคชเชียร์จึงไม่มีปุ่มสำหรับคิดเงินสินค้านั้น
ดังนั้น แคชเชียร์จึงต้องแก้ปัญหาเฉพาะหน้า ซึ่งมักทำด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งจากสองวิธีนี้: สร้างสินค้าแบบใช้ครั้งเดียวทิ้งขณะกำลังคิดเงินท่ามกลางแถวลูกค้าที่ยาวขึ้น หรือยิงขายด้วยสินค้าจริงที่มีอยู่และใกล้เคียงที่สุดโดยหวังว่าจะไม่มีใครตรวจสอบ ทั้งสองวิธีล้วนสร้างข้อมูลที่ผิดพลาดลงในบัญชีของคุณ
ทำไมทุกรายการขายต้องจับคู่กับข้อมูลในแคตตาล็อก?
เพราะในระบบ POS ที่เน้นแคตตาล็อกเป็นหลัก (catalog-first) ข้อมูลสินค้าจะทำหน้าที่ทุกอย่าง โดยบันทึกราคา กฎภาษี การเชื่อมโยงสต็อกสินค้า และหมวดหมู่สำหรับรายงาน ทำให้การชำระเงินเป็นการค้นหาข้อมูลแทนที่จะเป็นการป้อนข้อมูล การออกแบบเช่นนี้เหมาะสำหรับการขายหน้าร้านส่วนใหญ่ และเป็นเหตุผลว่าทำไมการสแกนบาร์โค้ดถึงรวดเร็วทันใจ
แต่ข้อจำกัดจะปรากฏขึ้นในกรณีพิเศษ เช่น ค่าซ่อม, รายการสั่งซื้อพิเศษ, ค่าจัดส่ง, หรือสินค้าฝากขายแปลกๆ ที่ซัพพลายเออร์เพิ่งนำมาวางเมื่อเช้า เครื่องเก็บเงินอิเล็กทรอนิกส์รุ่นเก่าจัดการเรื่องนี้ด้วยปุ่มแผนกอิสระ (open department key) ซึ่งเป็นปุ่มที่รับราคาจากการพิมพ์และจัดเก็บไว้ตามหมวดหมู่ แต่ระบบ POS บนคลาวด์สมัยใหม่จำนวนมากได้ตัดฟังก์ชันนี้ออกไปอย่างเงียบๆ เมื่อเปลี่ยนมาใช้การออกแบบที่เน้นแคตตาล็อกเป็นหลัก และไม่เคยสร้างฟังก์ชันนี้ขึ้นมาใหม่เลย
พนักงานทำอย่างไรจริงๆ เมื่อไม่มีปุ่มป้อนราคาอิสระ?
พวกเขาสร้างวิธีเลี่ยงปัญหา และวิธีเลี่ยงเหล่านั้นสร้างความเสียหายมากกว่าการไม่มีฟังก์ชันเสียอีก
สร้างสินค้าแบบใช้ครั้งเดียวทิ้งระหว่างการขาย แคชเชียร์ต้องหยุดรายการชั่วคราว เปิดหน้าแก้ไขแคตตาล็อก แล้วสร้าง "สินค้าเบ็ดเตล็ด" พร้อมตั้งราคาของวันนั้น หากทำเช่นนี้เป็นเวลาหนึ่งเดือน แคตตาล็อกของคุณจะเต็มไปด้วยข้อมูลขยะที่รบกวนการค้นหา การส่งออกข้อมูล และรายงานต่างๆ
ตารางสินค้าตัวแทน (Dummy product) บางระบบสนับสนุนให้ร้านค้าสร้างสินค้าชื่อ "ขายทั่วไป 1" หรือ "ขายทั่วไป 2" โดยมีตัวเลือก (variant) ตามระดับราคา ($1.00, $2.00 เป็นต้น) เพื่อให้แคชเชียร์เลือกตัวเลือกที่ใกล้เคียงกับยอดจริงที่สุด นั่นคือการใช้แคตตาล็อกแสร้งทำเป็นแป้นพิมพ์ตัวเลข และมันจะทำให้รายได้ของคุณถูกปัดเศษตามตัวเลือกราคาที่มีอยู่
บันทึกขายด้วยสินค้าจริงที่ใกล้เคียงที่สุด วิธีนี้เร็วที่สุดที่เคาน์เตอร์ แต่แย่ที่สุดในทางบัญชี SKU สินค้าที่ถูกสวมรอย (Stock-Keeping Unit หรือข้อมูลสินค้า) จะเสียสต็อกที่ไม่ได้ขายจริง ระบบแนะนำการสั่งซื้อซ้ำจะทำงานตามความต้องการหลอก และรายงานยอดขายของคุณจะลงรายรับให้สินค้าผิดรายการ
เทคนิคการปรับจำนวนสินค้า สินค้าราคา $1 ที่ถูกบันทึกขายด้วยจำนวน 37 ชิ้นจะสร้างยอด $37 ขึ้นมา แต่ตัวเลขจำนวนชิ้นที่ขายได้กลับไม่มีความหมายใดๆ
วิธีเหล่านี้ไม่เห็นผลกระทบในทันที แต่สร้างความเสียหายอย่างมากเมื่อถึงเวลาดูรายงาน มันเป็นรูปแบบความล้มเหลวเดียวกับ ระบบ POS แบบพันเทปกาว นั่นคือวิธีแก้ขัดกลายมาเป็นระบบหลัก และรายงานก็ไม่ได้สะท้อนความเป็นจริงของร้านอีกต่อไป
วิธีรับมือแบบไหนที่พอใช้ถูไถได้จนกว่าคุณจะแก้ไขปัญหานี้?
หากระบบ POS ปัจจุบันของคุณทำสิ่งนี้ไม่ได้ และคุณยังไม่ได้เปลี่ยนระบบในสัปดาห์นี้ ให้ควบคุมความเสียหายดังนี้:
สร้างสินค้าเบ็ดเตล็ดแยกตามประเภทภาษีจากส่วนกลางประเภทละหนึ่งรายการ โดยเปิดให้สามารถแก้ไขราคาที่หน้าเครื่องได้ ตั้งชื่อให้ชัดเจน เช่น "เบ็ดเตล็ด-คิดภาษี" และ "เบ็ดเตล็ด-ไม่คิดภาษี" อย่างน้อยเพื่อให้ภาษีในบรรทัดนั้นถูกต้อง
ล็อกการแก้ไขแคตตาล็อกที่หน้าเครื่อง สินค้าแก้ขัดควรถูกสร้างเพียงครั้งเดียวโดยผู้จัดการ ไม่ใช่สร้างกลางคันระหว่างการขายโดยพนักงานกะใดก็ได้
ตรวจสอบรายการเบ็ดเตล็ดทุกสัปดาห์ หากยอดขายเบ็ดเตล็ดมีสัดส่วนมากกว่าเศษเสี้ยวเล็กๆ ของรายได้ แสดงว่าคุณกำลังตาบอดต่อสิ่งที่ขายได้จริง ในลักษณะเดียวกับที่ การส่งออกไฟล์ CSV รายคืน ซ่อนความคลาดเคลื่อนเอาไว้จนกว่าจะถึงสิ้นเดือน
นี่เป็นเพียงการแก้ปัญหาเฉพาะหน้า มันช่วยให้ยอดรวมและภาษีถูกต้องสอดคล้องกัน แต่รายการขายชั่วคราวทุกรายการก็ยังคงถูกจัดรวมอยู่ในกลุ่มที่ไม่สามารถแยกแยะได้ และไม่ได้ช่วยแก้ปัญหาเรื่องสต็อกสินค้าคลาดเคลื่อนจากการนำ SKU อื่นมาสวมรอย
รายการขายชั่วคราวควรมีลักษณะอย่างไรเมื่อชำระเงิน?
ควรเป็นประเภทบรรทัดรายการมาตรฐาน ไม่ใช่การพลิกแพลงแคตตาล็อก แคชเชียร์จะพิมพ์ชื่อ พิมพ์ราคา เลือกคิดภาษีหรือไม่และเลือกกลุ่มภาษีใด จากนั้นเพิ่มบรรทัดรายการนั้นลงในตะกร้า มันจะทำงานเหมือนสินค้าอื่นๆ เมื่อชำระเงิน พิมพ์ชื่อตามที่พิมพ์บนใบเสร็จ แสดงเป็นบรรทัดแยกต่างหากในรายงาน และไม่กระทบสต็อกสินค้า เครื่องคิดเงินรุ่นดั้งเดิมทำสิ่งนี้ได้เมื่อหลายทศวรรษก่อน จึงไม่มีเหตุผลทางเทคนิคใดๆ ที่ POS สมัยใหม่จะทำไม่ได้
Final นำเสนอฟังก์ชันนี้ในรูปแบบการขายแบบกำหนดเอง (custom sale) ซึ่งเป็นแท็บข้างแคตตาล็อกบนหน้าขายที่คุณสามารถป้อนชื่อและจำนวนเงินบนแป้นพิมพ์ตัวเลข เลือกกลุ่มภาษีตามต้องการ แล้ว เพิ่มลงในตะกร้า ได้เหมือนบรรทัดรายการทั่วไป ฟังก์ชันนี้พร้อมใช้งานแล้ววันนี้ และสามารถอ่านขั้นตอนทั้งหมดได้ในศูนย์ช่วยเหลือ: วิธีทำรายการขายแบบกำหนดเอง หลักการเดียวกันนี้ครอบคลุมกรณีพิเศษอื่นๆ ขณะชำระเงินที่ระบบซึ่งมีความยืดหยุ่นควรสอดรับได้ ตั้งแต่ การขายแบบยกเว้นภาษี ไปจนถึง การแยกชำระเงิน: การตัดสินใจระดับบรรทัดรายการและระดับการชำระเงินควรทำที่หน้าร้าน ไม่ใช่การมานั่งผ่าตัดแคตตาล็อกสินค้า
ข้อควรระวังประการหนึ่ง: รายการป้อนราคาอิสระมีไว้สำหรับรายการชั่วคราวอย่างแท้จริง หากคุณบันทึกขาย "รายการชั่วคราว" เดิมทุกสัปดาห์ รายการนั้นก็สมควรได้รับสร้างเป็นข้อมูลสินค้า ความแตกต่างคือการเพิ่มสินค้านั้นจะกลายเป็นการตัดสินใจในแคตตาล็อกอย่างตั้งใจ แทนที่จะเป็นการแก้ปัญหาฉุกเฉินกลางคันขณะที่มีลูกค้ารอคิวอยู่
แล้วทำไม POS ของคุณถึงบังคับให้สร้างสินค้าก่อน?
เพราะมันถูกออกแบบมาบนสมมติฐานที่ว่าแคตตาล็อกสินค้ามีความสมบูรณ์แบบ และเคาน์เตอร์ชำระเงินคือจุดที่สมมติฐานนั้นพังทลายสัปดาห์ละหลายครั้ง ทางแก้ปัญหาไม่ใช่การเพิ่มระเบียบวินัยของพนักงานหรือจัดตารางสินค้าตัวแทนให้เป็นระเบียบขึ้น แต่เป็นการมีประเภทบรรทัดรายการแบบป้อนราคาอิสระที่ยอมรับการพิมพ์ชื่อ พิมพ์ราคา และเลือกภาษี กฎเหล็กมีอยู่ว่า: หากการคิดเงินรายการชั่วคราวใช้เวลานานกว่าการพิมพ์ราคาของมัน แสดงว่าระบบ POS ของคุณกำลังขาดประเภทบรรทัดรายการ ไม่ใช่ขาดวิธีแก้ขัด ลองนับดูว่ามีบรรทัดรายการ "เบ็ดเตล็ด" เท่าใดในรายงานของคุณเมื่อเดือนที่แล้ว และหากตัวเลขนั้นทำให้คุณประหลาดใจ ก็ควรถือโอกาส ตรวจสอบวิธีแก้ขัดอื่นๆ ทั้งหมดในระบบของคุณ ไปพร้อมกันด้วย
คำถามที่พบบ่อย
รายการแบบป้อนราคาอิสระ (open item) ในระบบ POS คืออะไร?
บรรทัดรายการที่คุณบันทึกขายโดยการพิมพ์ชื่อและราคาแทนที่จะเลือกสินค้าจากแคตตาล็อก เครื่องคิดเงินรุ่นเก่าเรียกว่าปุ่มแผนกอิสระ (open department key) ส่วน Final เรียกว่าการขายแบบกำหนดเอง (custom sale)
การบันทึกขายรายการชั่วคราวด้วยสินค้าที่คล้ายกันทำได้หรือไม่?
ไม่ได้ เพราะจะทำให้จำนวนสต็อกของสินค้านั้นลดลงและบันทึกประวัติการขายให้สินค้านั้น ส่งผลให้จำนวนสต็อกและรายงานการขายคลาดเคลื่อนมากขึ้นเรื่อยๆ ในทุกๆ ครั้งที่มีการสวมรอยสินค้า
ภาษีสำหรับการขายรายการชั่วคราวควรทำงานอย่างไร?
พนักงานแคชเชียร์ควรสามารถเลือกในระดับบรรทัดรายการได้ว่าจะคิดภาษีหรือไม่ และใช้กลุ่มภาษีใด ในการขายแบบกำหนดเองของ Final จะมีปุ่มสลับ คิดภาษี (Apply tax) และเมนูดร็อปดาวน์เลือกกลุ่มภาษี
การขายแบบกำหนดเองส่งผลกระทบต่อสต็อกสินค้าหรือไม่?
ไม่ การขายแบบกำหนดเองไม่ได้เชื่อมโยงกับข้อมูลสินค้า จึงไม่เคยเปลี่ยนจำนวนสต็อก และนั่นคือเหตุผลที่มันดีกว่าการบันทึกขายด้วยสินค้าจริง
ทำไมระบบ POS สมัยใหม่ถึงไม่มีปุ่มป้อนราคาอิสระ?
การออกแบบที่เน้นแคตตาล็อกเป็นหลักจะผูกราคา ภาษี และรายงานไว้กับข้อมูลสินค้า และผู้ให้บริการหลายรายไม่เคยสร้างบรรทัดรายการป้อนราคาแบบพิมพ์เองที่เครื่องคิดเงินรุ่นดั้งเดิมเคยมีขึ้นมาใหม่