Kvifor tvingar mitt POS meg til å opprette eit produkt før eg kan slå inn eit eingongssal?

Fordi POS-systemet ditt behandlar produktkatalogen som den einaste sanningskjelda, og eit eingongssal har ingen plass i den modellen. Kvar linje på ein kvittering må peike til ein produktoppføring, og mange system blir leverte utan open vare: inga linjetype der ein ekspeditør skriv inn eit namn og ein pris og går vidare. Når ein kunde gir deg noko som aldri har blitt lagt inn som eit produkt, har kassa apparatet ingen knapp for det.

Så ekspeditøren improviserer, som regel på ein av to måtar: opprettar eit eingongsprodukt midt i salet medan køen veks, eller slår inn salet på det nærmaste reelle produktet og håpar ingen sjekkar. Begge delar gir feil data i reknskapen.

Kvifor må kvart sal peike til ein katalogoppføring?

Fordi i eit katalogbasert POS-system gjer produktoppføringa heile jobben. Han inneheld prisen, skatteregelen, lagerkoplinga og rapportkategorien, slik at betaling er eit oppslag i staden for inntasting av data. Den utforminga er rett for dei allar fleste detaljhandelstransaksjonar, og det er grunnen til at skanning av ein strekkode kjennest augeblikkeleg.

Holet oppstår i spesialtilfella: eit reparasjonsgebyr, ein spesialbestilling, eit leveringsgebyr, det eine kommisjonsproduktet ein leverandør kom innom med i dag tidleg. Gamle elektroniske kasseapparat handterte dette med ein open avdelingsknapp (ein knapp som tok imot ein inntasta pris og arkiverte han under ein kategori). Mange moderne skybaserte POS-system fjerna i det stille den funksjonen då dei gjekk over til katalogbasert design, og har aldri bygd han opp att.

Kva gjer dei tilsette eigentleg når det ikkje finst nokon knapp for open vare?

Dei lagar mellombelse løysningar, og dei løysingane kostar meir enn sjølve holet.

• Eingongsprodukt oppretta midt i salet. Ein ekspeditør stoppar transaksjonen, opnar katalogredigeringa og opprettar eit «diverse-produkt» med prisen for dagen. Gjer dette i ein månad, og katalogen din blir fylt med søppeloppføringar som forureinsar søk, eksporter og rapportar.

• Rutenettet med dummyprodukter. Nokre system pressar seljarar til å opprette produkt kalla «tilpassa sal 1» og «tilpassa sal 2», der kvar har ein variant per prispunkt ($1,00, $2,00 og så vidare), slik at ekspeditøren vel den varianten som er nærmast det reelle beløpet. Det er ein katalog som lèt som han er eit tastatur, og det avrundar inntektene dine til dei variantane som finst.

• Å slå det inn på nærmaste reelle produkt. Raskast ved kassa, verst i reknskapen. Det erstatta varenummeret (SKU, produktoppføringa) mistar lagerbehaldning det aldri selde, gjenbestillingsframlegg blir utløyste på fiktiv etterspørsel, og salsrapporten godskriv feil produkt.

• Antall-trikset. Eit produkt til $1 slått inn med eit antal på 37 gir ei linje på $37 og eit tall på selde einingar som ikkje tyder noko.

Kvar av desse er usynleg i augetaket og kostbar når rapportane skal køyrast. Det er same feilmønster som gaffatape-POS: nødløysinga blir systemet, og rapportane sluttar å skildre kva som faktisk skjer i butikken.

Kva mellombelse løysningar held stand til du får fiksa det?

Dersom ditt nåverande POS-system ikkje kan gjere dette og du ikkje skal byte denne veka, avgrens skaden:

1. Opprett eitt diverse-produkt per skattebehandling sentralt, med overstyring av pris aktivert på kassaapparatet. Gi dei tydelege namn, til dømes «Diverse skattepliktig» og «Diverse ikkje-skattepliktig», slik at i det minste skatten på linja blir rett.

2. Lås katalogredigering på kassaapparatet. Nødløysingsprodukt bør opprettast éin gong av ein leiar, aldri midt i eit sal av den som er på vakt.

3. Gå gjennom diverse-linjene kvar veke. Dersom diverse-sal utgjer meir enn ein liten brøkdel av inntekta, flyg du i blinde når det gjeld kva som faktisk sel, på same måte som nattlege CSV-eksporter skjuler avvik fram til månadsslutt.

Dette er skadeavgrensing. Det held totalsummare og skatt konsekvente, men kvart eingongssal hamnar framleis i éin uspesifisert pott, og ingenting av dette rettar opp i lagerforskyvinga frå erstatta varenummer.

Korleis bør eit eingongssal sjå ut i kassa?

Som ei fullverdig linjetype, ikkje som eit kataloghakk. Ekspeditøren skriv inn eit namn, skriv inn ein pris, vel om skatt gjelder og kva skattegruppe som skal brukast, og legg linja til i handlevogna. Det oppfører seg som kva som helst anna vare ved betaling, skriv ut sitt eige namn på kvitteringa, viser seg som si eiga linje i rapportar, og rører aldri lagerbehaldninga. Eldre kasseapparat gjorde dette for tiår sidan; det finst ingen teknisk grunn til at eit moderne POS-system ikkje kan gjere det.

Final leverer dette som eit tilpassa sal: ei fane ved siden av katalogen på salsskjermen der du skriv inn namn og beløp på eit tastatur, valfritt vel ei skattegruppe og legg det til i handlevogna som ei kva som helst anna linje. Det er tilgjengeleg i dag, og dei fullstendige stega finst i hjelpesenteret: korleis gjere eit tilpassa sal. Det same prinsippet dekkjer dei andre spesialtilfella i kassa som eit fleksibelt system bør handtere, frå skattefrie sal til delte betalingar: avgjerder på linjenivå og betalingsnivå høyrer heime ved disken, ikkje i kirurgiske inngrep i katalogen.

Éin tryggleiksregel: open vare er for reelle eingongssal. Dersom du slår inn det same «eingongssalet» kvar veke, har det fortent ein produktoppføring. Forskjellen er at det å leggje det til blir ei medvite katalogavgjerd i staden for eit nødstilfelle midt i eit sal medan ein kø ser på.

Så kvifor tvingar POS-systemet ditt deg til å opprette eit produkt først?

Fordi det var utforma ut frå føresetnaden om at katalogen er komplett, og disken er staden der den føresetnaden brekk fleire gonger i veka. Løysinga er ikkje betre disiplin blant dei tilsette eller eit ryddigare rutenett med dummyprodukt; det er ei linjetype for open vare som tek i mot eit inntasta namn, ein inntasta pris og eit skatteval. Tommelfingerregel: Dersom eit eingongssal tek lengre tid enn å taste inn prisen, manglar POS-systemet ditt ei linjetype, ikkje ein nødløysing. Tel kor mange «diverse»-linjer som havna i rapportane dine sist månad, og dersom talet overraskar deg, bør du gå gjennom resten av nødløysingane dine med det same.