Tại sao hệ thống POS của tôi lại bắt tạo sản phẩm trước khi tôi có thể tính tiền cho một đơn hàng bán lẻ một lần?
Một số hệ thống POS sẽ không tính tiền cho một mặt hàng trừ khi nó đã tồn tại trong danh mục, vì vậy thu ngân thường tạo các sản phẩm rác hoặc tính tiền dựa trên mã SKU sai. Lý do điều này xảy ra, những dữ liệu bị sai lệch, và cách một mặt hàng tự do tại màn hình thanh toán nên hoạt động.
Mathias NielsenCEO, Final POS
Bởi vì hệ thống POS của bạn coi danh mục sản phẩm là nguồn dữ liệu chuẩn duy nhất, và một đơn bán lẻ một lần không có chỗ trong mô hình đó. Mỗi dòng trên hóa đơn phải liên kết với một bản ghi sản phẩm, và nhiều hệ thống không hề có tính năng mặt hàng tự do (open item): không có loại dòng nào để thu ngân chỉ cần nhập tên, nhập giá rồi tiếp tục. Khi khách hàng đưa cho bạn một món đồ chưa từng được nhập làm sản phẩm, máy tính tiền không có nút nào cho nó.
Vì vậy, thu ngân phải tự xoay xở, thường theo một trong hai cách: tạo một sản phẩm rác ngay giữa lúc bán hàng khi hàng người chờ dài ra, hoặc tính tiền bằng một sản phẩm thực tế gần giống nhất và hy vọng không ai kiểm tra. Cả hai cách đều đưa dữ liệu sai vào sổ sách của bạn.
Tại sao mọi giao dịch bán hàng đều phải liên kết với một bản ghi danh mục?
Bởi vì trong một hệ thống POS ưu tiên danh mục, bản ghi sản phẩm đảm nhận mọi công việc. Nó chứa giá cả, quy tắc thuế, liên kết tồn kho và danh mục báo cáo, vì vậy việc thanh toán là một thao tác tra cứu thay vì nhập dữ liệu. Thiết kế đó hoàn toàn phù hợp với phần lớn các giao dịch bán lẻ, và đó là lý do tại sao việc quét mã vạch diễn ra ngay lập tức.
Sự bất cập xuất hiện ở các trường hợp ngoại lệ: phí sửa chữa, đơn đặt hàng đặc biệt, phí giao hàng, hoặc một món hàng ký gửi lẻ mà nhà cung cấp vừa giao sáng nay. Các máy tính tiền điện tử cũ đã xử lý việc này bằng phím bộ phận tự do (một nút cho phép nhập giá bằng tay và xếp nó vào một danh mục). Rất nhiều hệ thống POS đám mây hiện đại đã âm thầm loại bỏ khả năng đó khi chuyển sang thiết kế ưu tiên danh mục và chưa bao giờ xây dựng lại nó.
Nhân viên thực sự làm gì khi không có nút mặt hàng tự do?
Họ tự tạo ra các giải pháp tạm thời, và các giải pháp tạm thời này tốn kém hơn nhiều so với bản thân thiếu sót đó.
Các sản phẩm rác được tạo ngay giữa lúc bán. Thu ngân dừng giao dịch, mở trình chỉnh sửa danh mục và tạo một "mặt hàng linh tinh" với mức giá của ngày hôm đó. Làm điều này trong một tháng và danh mục của bạn sẽ tràn ngập các bản ghi rác làm bẩn kết quả tìm kiếm, dữ liệu xuất ra và báo cáo.
Lưới sản phẩm giả lập. Một số hệ thống bắt nhà bán hàng tạo các sản phẩm có tên "bán hàng tùy chỉnh 1" và "bán hàng tùy chỉnh 2", mỗi sản phẩm có các biến thể theo từng mức giá (1,00 USD, 2,00 USD, v.v.), để thu ngân chọn biến thể nào gần nhất với số tiền thực tế. Đó là một danh mục đang giả làm bàn phím số, và nó sẽ làm tròn doanh thu của bạn theo bất kỳ biến thể nào hiện có.
Tính tiền dựa trên sản phẩm thật gần nhất. Nhanh nhất tại quầy, nhưng tệ nhất trong sổ sách. Mã SKU thay thế (đơn vị lưu kho, bản ghi sản phẩm) bị trừ tồn kho mà nó chưa từng bán, gợi ý đặt hàng lại được kích hoạt dựa trên nhu cầu ảo, và báo cáo doanh số ghi nhận sai sản phẩm.
Mẹo thay đổi số lượng. Một sản phẩm giá 1 USD được nhập số lượng 37 sẽ tạo ra một dòng 37 USD và số lượng đơn vị đã bán hoàn toàn vô nghĩa.
Mỗi cách làm này đều không thể nhận ra tại thời điểm bán nhưng lại rất tốn kém khi làm báo cáo. Đó cùng là một kiểu thất bại như hệ thống POS chắp vá: giải pháp tạm thời trở thành hệ thống chính, và báo cáo không còn phản ánh đúng tình hình cửa hàng.
Những giải pháp tạm thời nào có thể duy trì cho đến khi bạn khắc phục?
Nếu hệ thống POS hiện tại của bạn không thể làm điều này và bạn chưa thể đổi hệ thống trong tuần này, hãy hạn chế thiệt hại:
Tạo tập trung một sản phẩm linh tinh cho mỗi mức thuế, đồng thời bật tính năng ghi đè giá tại máy tính tiền. Đặt tên rõ ràng, ví dụ "Linh tinh chịu thuế" và "Linh tinh không chịu thuế", để ít nhất mức thuế trên dòng đó được chính xác.
Khóa quyền chỉnh sửa danh mục tại máy tính tiền. Các sản phẩm dùng tạm nên được quản lý tạo một lần, không bao giờ được tạo giữa ca bán bởi nhân viên đang đứng ca.
Xem xét các dòng linh tinh hàng tuần. Nếu doanh số linh tinh chiếm nhiều hơn một phần nhỏ doanh thu, bạn đang hoàn toàn mù tịt về những gì thực sự bán được, tương tự như cách xuất tệp CSV hàng đêm che giấu sự sai lệch cho đến cuối tháng.
Đây chỉ là giải pháp tình thế. Nó giữ cho tổng tiền và thuế nhất quán, nhưng mỗi đơn hàng lẻ vẫn rơi vào một nhóm chung không phân loại, và không có điều nào trong số này đảo ngược được sự sai lệch tồn kho từ các mã SKU bị thay thế.
Một đơn hàng bán lẻ một lần nên trông như thế nào khi thanh toán?
Giống như một loại dòng chính thức, chứ không phải một thủ thuật danh mục. Thu ngân nhập tên, nhập giá, chọn có áp dụng thuế hay không và thuộc nhóm thuế nào, sau đó thêm dòng đó vào giỏ hàng. Nó hoạt động giống như bất kỳ mặt hàng nào khác khi thanh toán, in tên riêng trên hóa đơn, hiển thị thành một dòng riêng trong báo cáo và không bao giờ đụng đến tồn kho. Các máy tính tiền cũ đã làm được điều này từ nhiều thập kỷ trước; không có lý do kỹ thuật nào khiến một hệ thống POS hiện đại lại không thể.
Final cung cấp tính năng này dưới dạng bán hàng tùy chỉnh: một thẻ bên cạnh danh mục trên màn hình bán hàng nơi bạn nhập tên và số tiền trên bàn phím số, tùy chọn chọn nhóm thuế và thêm vào giỏ hàng như bất kỳ dòng nào khác. Tính năng đã sẵn sàng sử dụng hôm nay, và các bước đầy đủ có trong trung tâm trợ giúp: cách tạo giao dịch bán hàng tùy chỉnh. Nguyên lý tương tự cũng áp dụng cho các trường hợp đặc biệt khác khi thanh toán mà một hệ thống linh hoạt nên xử lý, từ bán hàng miễn thuế đến thanh toán chia nhỏ: các quyết định ở cấp độ dòng và cấp độ thanh toán thuộc về quầy thu ngân, chứ không phải việc can thiệp chỉnh sửa danh mục.
Một nguyên tắc bảo vệ: mặt hàng tự do chỉ dành cho các giao dịch đơn lẻ thực sự. Nếu bạn tính tiền cho cùng một mặt hàng "đơn lẻ" mỗi tuần, nó xứng đáng có một bản ghi sản phẩm riêng. Sự khác biệt là việc thêm nó trở thành một quyết định danh mục có chủ đích thay vì một tình huống khẩn cấp giữa ca bán hàng với hàng dài người đang chờ xem.
Vậy tại sao hệ thống POS của bạn lại bắt bạn tạo sản phẩm trước?
Bởi vì nó được thiết kế dựa trên giả định rằng danh mục sản phẩm đã hoàn chỉnh, và quầy thanh toán là nơi giả định đó bị phá vỡ vài lần một tuần. Cách khắc phục không phải là siết chặt kỷ luật nhân viên hay xếp lưới sản phẩm giả lập gọn gàng hơn; đó là một loại dòng mặt hàng tự do cho phép nhập tên, nhập giá và chọn thuế. Quy tắc kinh nghiệm: nếu việc tính tiền cho một khoản phí đơn lẻ tốn nhiều thời gian hơn việc gõ mức giá của nó, hệ thống POS của bạn đang thiếu một loại dòng sản phẩm, chứ không phải thiếu giải pháp tạm thời. Hãy đếm xem có bao nhiêu dòng "linh tinh" xuất hiện trong báo cáo tháng trước của bạn, và nếu con số làm bạn ngạc nhiên, hãy kiểm tra lại toàn bộ các giải pháp tạm thời còn lại của bạn nhân tiện làm việc đó.
Câu hỏi thường gặp
Mặt hàng tự do trên POS là gì?
Một dòng sản phẩm bạn tính tiền bằng cách nhập tên và giá thay vì chọn một sản phẩm trong danh mục. Các máy tính tiền cũ gọi đây là phím bộ phận tự do; Final gọi đó là giao dịch bán hàng tùy chỉnh.
Tính tiền một mặt hàng lẻ bằng một sản phẩm tương tự có sao không?
Không. Việc đó làm giảm số lượng tồn kho của sản phẩm đó và ghi nhận lịch sử bán hàng cho nó, khiến cả số lượng tồn kho và báo cáo doanh số ngày càng sai lệch nhiều hơn sau mỗi lần thay thế.
Thuế nên hoạt động như thế nào đối với đơn hàng bán lẻ một lần?
Thu ngân nên chọn ở cấp độ dòng xem thuế có được áp dụng hay không và sử dụng nhóm thuế nào. Trong giao dịch bán hàng tùy chỉnh của Final, đó là nút bật/tắt Áp dụng thuế cùng với danh sách thả xuống chọn nhóm thuế.
Bán hàng tùy chỉnh có ảnh hưởng đến tồn kho không?
Không. Giao dịch bán hàng tùy chỉnh không liên kết với bản ghi sản phẩm, vì vậy nó không bao giờ thay đổi số lượng tồn kho. Đó chính là lý do tại sao nó vượt trội so với việc tính tiền bằng một sản phẩm thực tế.
Tại sao các hệ thống POS hiện đại lại thiếu nút mặt hàng tự do?
Các thiết kế ưu tiên danh mục gắn giá, thuế và báo cáo vào các bản ghi sản phẩm, và nhiều nhà cung cấp chưa bao giờ xây dựng lại dòng nhập giá trực tiếp mà các máy tính tiền cũ từng cung cấp.