एकबारगी बिक्री की बिलिंग करने से पहले मेरा POS मुझसे उत्पाद बनाने के लिए क्यों कहता है?
कुछ POS सिस्टम तब तक किसी आइटम की बिलिंग नहीं करेंगे जब तक कि वह पहले से कैटलॉग में न हो, इसलिए कैशियर अस्थायी उत्पाद बनाते हैं या गलत SKU के नाम पर बिक्री दर्ज कर देते हैं। ऐसा क्यों होता है, यह क्या गड़बड़ करता है, और चेकआउट पर एक ओपन आइटम कैसा दिखना चाहिए।
Mathias NielsenCEO, Final POS
क्योंकि आपका POS उत्पाद कैटलॉग को सत्य का एकमात्र स्रोत मानता है, और एकबारगी बिक्री के लिए उस मॉडल में कोई जगह नहीं है। रसीद की हर लाइन एक उत्पाद रिकॉर्ड से जुड़ी होनी चाहिए, और कई सिस्टम बिना किसी ओपन आइटम के आते हैं: ऐसी कोई लाइन टाइप नहीं जहाँ कैशियर नाम और कीमत टाइप करके आगे बढ़ सके। जब कोई ग्राहक आपको कोई ऐसी चीज़ देता है जो कभी उत्पाद के रूप में दर्ज ही नहीं की गई थी, तो रजिस्टर में उसके लिए कोई बटन नहीं होता है।
इसलिए कैशियर जुगाड़ करता है, आमतौर पर दो तरीकों में से एक में: बिक्री के बीच में लाइन लंबी होने के दौरान एक अस्थायी उत्पाद बनाना, या निकटतम वास्तविक उत्पाद के नाम पर बिक्री दर्ज करना और उम्मीद करना कि कोई जाँच न करे। दोनों ही आपके बही-खातों में गलत डेटा डालते हैं।
हर बिक्री को कैटलॉग रिकॉर्ड से क्यों जोड़ना पड़ता है?
क्योंकि कैटलॉग-फ़र्स्ट POS में, उत्पाद रिकॉर्ड ही सारा काम करता है। इसमें कीमत, कर नियम, इन्वेंट्री लिंक और रिपोर्टिंग श्रेणी शामिल होती है, इसलिए चेकआउट डेटा प्रविष्टि के बजाय केवल एक लुकअप होता है। वह डिज़ाइन खुदरा लेन-देन के विशाल बहुमत के लिए सही है, और इसीलिए बारकोड स्कैन करना त्वरित लगता है।
यह कमी विशेष स्थितियों में दिखाई देती है: मरम्मत शुल्क, एक विशेष ऑर्डर, एक डिलीवरी शुल्क, या विक्रेता द्वारा आज सुबह छोड़ा गया कोई असामान्य कंसाइनमेंट सामान। पुराने इलेक्ट्रॉनिक कैश रजिस्टर इन्हें एक ओपन डिपार्टमेंट की (एक बटन जो टाइप की गई कीमत को स्वीकार करता था और इसे एक श्रेणी के तहत फ़ाइल करता था) के साथ संभालते थे। कई आधुनिक क्लाउड POS सिस्टमों ने कैटलॉग-फ़र्स्ट डिज़ाइन की ओर बढ़ने पर इस क्षमता को चुपचाप हटा दिया और इसे फिर कभी दोबारा नहीं बनाया।
ओपन आइटम बटन न होने पर कर्मचारी वास्तव में क्या करते हैं?
वे अस्थायी तरीके (जुगाड़) अपनाते हैं, और ये तरीके कमी की तुलना में अधिक महंगे साबित होते हैं।
बिक्री के दौरान बनाए गए अस्थायी उत्पाद। एक कैशियर लेन-देन को रोकता है, कैटलॉग एडिटर खोलता है, और आज की कीमत के साथ एक "विविध आइटम" (misc item) बनाता है। एक महीने तक ऐसा करें और आपका कैटलॉग कचरा रिकॉर्ड से भर जाता है जो खोज, निर्यात और रिपोर्ट को खराब करता है।
डमी-उत्पाद ग्रिड। कुछ सिस्टम व्यापारियों को "कस्टम सेल 1" और "कस्टम सेल 2" नाम के उत्पाद बनाने के लिए प्रेरित करते हैं, जिनमें से प्रत्येक में प्रति मूल्य बिंदु ($1.00, $2.00, इत्यादि) एक वेरिएंट होता है, ताकि कैशियर उस वेरिएंट को चुन सके जो वास्तविक राशि के सबसे करीब हो। यह एक कीपैड होने का नाटक करने वाला कैटलॉग है, और यह आपके राजस्व को मौजूदा वेरिएंट के अनुसार गोल-मटोल कर देता है।
इसे निकटतम वास्तविक उत्पाद के नाम पर दर्ज करना। काउंटर पर सबसे तेज़, लेकिन किताबों में सबसे खराब। प्रतिस्थापित SKU (स्टॉक-कीपिंग यूनिट, उत्पाद रिकॉर्ड) वह इन्वेंट्री खो देता है जो उसने कभी बेची ही नहीं थी, काल्पनिक मांग पर फिर से ऑर्डर करने के सुझाव दिए जाते हैं, और आपकी बिक्री रिपोर्ट गलत उत्पाद को श्रेय देती है।
मात्रा की तरकीब। 37 की मात्रा में दर्ज किया गया $1 का उत्पाद $37 की लाइन और बेची गई इकाइयों की ऐसी संख्या उत्पन्न करता है जिसका कोई अर्थ नहीं है।
इनमें से प्रत्येक उस समय अदृश्य होता है लेकिन रिपोर्टिंग के समय महंगा पड़ता है। यह डक-टेप POS जैसा ही विफलता का पैटर्न है: अस्थायी तरीका ही मुख्य सिस्टम बन जाता है, और रिपोर्ट स्टोर की वास्तविक स्थिति बताना बंद कर देती हैं।
जब तक आप इसे ठीक नहीं करते, कौन से उपाय काम आ सकते हैं?
यदि आपका वर्तमान POS यह नहीं कर सकता है और आप इस सप्ताह सिस्टम नहीं बदल रहे हैं, तो नुकसान को सीमित करें:
टिल पर मूल्य ओवरराइड सक्षम के साथ, केंद्रीय रूप से प्रति कर उपचार एक विविध उत्पाद बनाएं। उनका नाम स्पष्ट रूप से रखें, उदाहरण के लिए "विविध कर योग्य" और "विविध गैर-कर योग्य", ताकि कम से कम लाइन पर कर सही रहे।
रजिस्टर पर कैटलॉग संपादन को लॉक करें। जुगाड़ वाले उत्पाद एक बार प्रबंधक द्वारा बनाए जाने चाहिए, कभी भी शिफ्ट में काम करने वाले कर्मचारी द्वारा बिक्री के दौरान नहीं।
साप्ताहिक रूप से विविध लाइनों की समीक्षा करें। यदि विविध बिक्री राजस्व के एक छोटे हिस्से से अधिक है, तो आप वास्तव में क्या बिक रहा है, इस पर अंधेरे में काम कर रहे हैं, ठीक उसी तरह जैसे रात की CSV निर्यात महीने के अंत तक विसंगतियों को छिपाती है।
यह प्राथमिक उपचार (triage) है। यह योग और कर को सुसंगत रखता है, लेकिन हर एकबारगी बिक्री अभी भी एक ही अनाम श्रेणी में जाती है, और इनमें से कुछ भी प्रतिस्थापित SKU से इन्वेंट्री की गड़बड़ी को ठीक नहीं करता है।
चेकआउट पर एकबारगी बिक्री कैसी दिखनी चाहिए?
एक फ़र्स्ट-क्लास लाइन टाइप की तरह, कैटलॉग हैक की तरह नहीं। कैशियर एक नाम टाइप करता है, एक कीमत टाइप करता है, यह चुनता है कि कर लागू होता है या नहीं और कौन सा कर समूह है, और लाइन को कार्ट में जोड़ता है। यह भुगतान के समय किसी भी अन्य वस्तु की तरह व्यवहार करता है, रसीद पर अपना नाम प्रिंट करता है, रिपोर्ट में अपनी लाइन के रूप में दिखाता है, और इन्वेंट्री को कभी नहीं छूता है। पुराने रजिस्टरों ने दशकों पहले ऐसा किया था; ऐसा कोई तकनीकी कारण नहीं है कि एक आधुनिक POS ऐसा न कर सके।
Final इसे एक कस्टम सेल के रूप में पेश करता है: बिकने वाली स्क्रीन पर कैटलॉग के बगल में एक टैब जहाँ आप कीपैड पर एक नाम और एक राशि दर्ज करते हैं, वैकल्पिक रूप से एक कर समूह चुनते हैं, और इसे कार्ट में जोड़ते हैं जैसे किसी भी अन्य लाइन को। यह आज लाइव है, और सहायता केंद्र में पूरे चरण हैं: कस्टम सेल कैसे बनाएं। यही सिद्धांत चेकआउट के अन्य विशेष मामलों को भी कवर करता है जिन्हें एक लचीले सिस्टम को संभालना चाहिए, कर-मुक्त बिक्री से लेकर विभाजित भुगतान तक: लाइन-स्तरीय और भुगतान-स्तरीय निर्णय काउंटर पर होने चाहिए, कैटलॉग की सर्जरी में नहीं।
एक सावधानी: ओपन आइटम वास्तविक एकबारगी बिक्री के लिए है। यदि आप हर हफ्ते वही "एकबारगी" बिक्री दर्ज करते हैं, तो इसने एक उत्पाद रिकॉर्ड अर्जित कर लिया है। अंतर यह है कि इसे जोड़ना एक कतार की निगरानी में बिक्री के बीच की आपात स्थिति के बजाय एक सुविचारित कैटलॉग निर्णय बन जाता है।
तो आपका POS आपको पहले उत्पाद बनाने के लिए क्यों मजबूर करता है?
क्योंकि इसे इस धारणा पर डिज़ाइन किया गया था कि कैटलॉग पूर्ण है, और काउंटर वह जगह है जहाँ यह धारणा सप्ताह में कई बार टूटती है। इसका समाधान अधिक कर्मचारी अनुशासन या डमी उत्पादों की एक साफ़ सुथरी ग्रिड नहीं है; यह एक ओपन आइटम लाइन टाइप है जो टाइप किया गया नाम, टाइप की गई कीमत और कर विकल्प लेता है। अंगूठे का नियम: यदि एकबारगी शुल्क में उसकी कीमत टाइप करने से अधिक समय लगता है, तो आपके POS में एक लाइन प्रकार गायब है, न कि कोई जुगाड़। गिनें कि पिछले महीने आपकी रिपोर्ट में कितनी "विविध" लाइनें आईं, और यदि संख्या आपको आश्चर्यचकित करती है, तो लगे हाथ अपने बाकी के जुगाड़ों का ऑडिट करें।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
POS पर ओपन आइटम क्या है?
एक ऐसी लाइन जिसकी बिलिंग आप कैटलॉग उत्पाद चुनने के बजाय नाम और कीमत टाइप करके करते हैं। पुराने कैश रजिस्टर इसे ओपन डिपार्टमेंट की कहते थे; Final इसे कस्टम सेल कहता है।
क्या किसी समान उत्पाद के नाम पर एकबारगी आइटम की बिलिंग करना ठीक है?
नहीं। यह उस उत्पाद की इन्वेंट्री संख्या को कम करता है और इसके बिक्री इतिहास को श्रेय देता है, इसलिए हर प्रतिस्थापन के साथ स्टॉक की गिनती और बिक्री रिपोर्ट दोनों थोड़ा और विचलित हो जाते हैं।
एकबारगी बिक्री पर कर कैसे काम करना चाहिए?
कैशियर को लाइन स्तर पर यह चुनना चाहिए कि कर लागू होता है या नहीं और किस कर समूह का उपयोग करना है। Final की कस्टम सेल में यह एक 'कर लागू करें' टॉगल और एक कर समूह ड्रॉपडाउन है।
क्या कस्टम सेल इन्वेंट्री को प्रभावित करती है?
नहीं। कस्टम सेल किसी उत्पाद रिकॉर्ड से जुड़ी नहीं होती है, इसलिए यह कभी भी स्टॉक की गिनती नहीं बदलती है। यही कारण है कि यह किसी वास्तविक उत्पाद के नाम पर बिक्री दर्ज करने से बेहतर है।
आधुनिक POS सिस्टमों में ओपन आइटम बटन क्यों नहीं होता है?
कैटलॉग-फ़र्स्ट डिज़ाइन कीमत, कर और रिपोर्टिंग को उत्पाद रिकॉर्ड से जोड़ते हैं, और कई विक्रेताओं ने कभी भी उस टाइप-की-गई-कीमत वाली लाइन को दोबारा नहीं बनाया जो पुराने रजिस्टर प्रदान करते थे।