Miksi POS vaatii tuotteen luomista ennen kuin voin myydä kertaostoksen?
Jotkin POS-järjestelmät eivät anna rekisteröidä tuotetta, ellei sitä ole jo katalogissa, joten kassat luovat kertakäyttötuotteita tai rekisteröivät myynnin väärälle tuotekoodille (SKU). Miksi näin tapahtuu, mitä se vääristää ja miltä avoimen tuotteen pitäisi näyttää kassalla.
Mathias NielsenCEO, Final POS
Koska POS-järjestelmäsi pitää tuotekatalogia ainoana totuudenlähteenä, eikä kertaostoksella ole sijaa tässä mallissa. Jokaisen kuitin rivin on kohdistuttava tuotetietoon, ja monet järjestelmät toimitetaan ilman avointa tuotetta: ei rivityyppiä, johon kassa voisi kirjoittaa nimen ja hinnan ja jatkaa eteenpäin. Kun asiakas antaa sinulle jotain, mitä ei ole koskaan syötetty tuotteeksi, kassakoneessa ei ole painiketta sille.
Joten kassa improvisoi, yleensä kahdella tavalla: luomalla kertakäyttötuotteen kesken myynnin jonon kasvaessa tai rekisteröimällä myynnin lähimpään todelliseen tuotteeseen ja toivoen, ettei kukaan tarkista. Molemmat tuovat vääriä tietoja kirjanpitoosi.
Miksi jokaisen myynnin on kohdistuttava katalogitietoon?
Koska katalogipohjaisessa POS-järjestelmässä tuotetieto tekee kaiken työn. Se sisältää hinnan, verosäännön, varastolinkin ja raportointiluokan, joten kassatapahtuma on haku eikä tietojen syöttämistä. Tämä rakenne on oikea valtaosalle vähittäiskaupan tapahtumista, ja siksi viivakoodin skannaaminen tuntuu välittömältä.
Puute ilmenee poikkeustapauksissa: korjausmaksu, erikoistilaus, toimituskulu tai erillinen myyntitilikaupan tuote, jonka toimittaja toi tänä aamuna. Vanhat elektroniset kassakoneet hoitivat nämä avoimella osastopainikkeella (painike, joka hyväksyi syötetyn hinnan ja tallensi sen tiettyyn luokkaan). Monet nykyaikaiset pilvipohjaiset POS-järjestelmät luopuivat tästä ominaisuudesta vähin äänin siirtyessään katalogipohjaiseen rakenteeseen eivätkä koskaan kehittäneet sitä uudelleen.
Mitä henkilökunta todella tekee, kun avointa tuotepainiketta ei ole?
He kehittävät kiertoteitä, ja kiertotiet maksavat enemmän kuin itse puute.
Kesken myynnin luodut kertakäyttötuotteet. Kassa keskeyttää maksutapahtuman, avaa katalogieditorin ja luo "sekalainen tuote" -nimisen tuotteen tämän päivän hinnalla. Tee tätä kuukauden ajan, ja katalogisi täyttyy roskatiedoista, jotka sotkevat hakua, vientitiedostoja ja raportteja.
Valetuoteristikko. Jotkin järjestelmät kehottavat kauppiaita luomaan tuotteita nimeltä "mukautettu myynti 1" ja "mukautettu myynti 2", joista jokaisella on variaatio eri hintapisteille (1,00 $, 2,00 $ ja niin edelleen), jotta kassa valitsee variaation, joka on lähimpänä todellista summaa. Se on näppäimistöksi tekeytyvä katalogi, joka pyöristää tulosi olemassa oleviin variaatioihin.
Myynnin rekisteröinti lähimpään todelliseen tuotteeseen. Nopein vaihtoehto kassalla, huonoin kirjanpidossa. Korvattu SKU (varastonpidon yksikkö, tuotetieto) menettää varastoa, jota se ei koskaan myynyt, täydennystilaussuositukset aktivoituvat haamukysynnän vuoksi ja myyntiraporttisi kirjaa myynnin väärälle tuotteelle.
Määräkikka. 1 dollarin tuote, joka myydään määrällä 37, tuottaa 37 dollarin rivin ja myytyjen yksiköiden määrän, joka ei tarkoita mitään.
Jokainen näistä on näkymätön hetkessä ja kallis raportointivaiheessa. Se on sama virhekuvio kuin ilmastointiteipillä kasattu POS: kiertotiestä tulee järjestelmä, eivätkä raportit enää kuvaa myymälän todellista tilannetta.
Mitkä kiertotiet toimivat, kunnes korjaat ongelman?
Jos nykyinen POS-järjestelmäsi ei pysty tähän etkä ole vaihtamista tällä viikolla, rajoita vahinkoja:
Luokaa keskitetysti yksi sekalainen tuote kutakin verokohtelua kohden ja ota hinnan ohitus käyttöön kassalla. Nimeä ne selkeästi, esimerkiksi "Sekalainen verollinen" ja "Sekalainen veroton", jotta ainakin rivin vero on oikein.
Lukitse katalogin muokkaus kassakoneessa. Kiertotietuotteet tulisi luoda kerran esihenkilön toimesta, ei koskaan kesken myynnin vuorossa olevan toimesta.
Tarkista sekalaiset rivit viikoittain. Jos sekatavaramyynti on enemmän kuin pieni murto-osa tuloista, toimit täysin sokeasti sen suhteen, mitä todella myydään – samalla tavalla kuin öiset CSV-viennit piilottavat poikkeamat kuun loppuun asti.
Tämä on ensiapua. Se pitää loppusummat ja verot johdonmukaisina, mutta jokainen kertaostos päätyy silti yhteen erittelemättömään kategoriaan, eikä mikään siitä korjaa korvattujen SKU-koodien aiheuttamaa varastovääristymää.
Miltä kertaostoksen pitäisi näyttää kassalla?
Kuten ensiluokkaisen rivityypin, ei katalogikikkailun. Kassa kirjoittaa nimen, syöttää hinnan, valitsee, sovelletaanko veroa ja mihin veroryhmään se kuuluu, ja lisää rivin ostoskoriin. Se toimii kuten mikä tahansa muu tuote maksun yhteydessä, tulostaa oman nimensä kuitille, näkyy omana rivinään raporteissa eikä koskaan koske varastoon. Vanhat kassakoneet tekivät tämän vuosikymmeniä sitten; ei ole mitään teknistä syytä, miksei nykyaikainen POS pystyisi siihen.
Final tarjoaa tämän mukautettuna myyntinä: myyntinäytöllä katalogin vieressä on välilehti, johon syötetään nimi ja summa näppäimistöllä, valitaan tarvittaessa veroryhmä ja lisätään se ostoskoriin kuten mikä tahansa muu rivi. Ominaisuus on käytettävissä tänään, ja täydelliset ohjeet löytyvät tukikeskuksesta: kuinka tehdä mukautettu myynti. Sama periaate kattaa muut kassan erikoistapaukset, jotka joustavan järjestelmän tulisi hallita, verovapaista myynneistä jaettuihin maksuihin: rivitason ja maksutason ratkaisut kuuluvat kassalle, eivät katalogin muokkaamiseen.
Yksi suojakaide: avoin tuote on tarkoitettu aidoille kertaostoksille. Jos myyt saman "kertaostoksen" joka viikko, se ansaitsee oman tuotetiedon. Erona on, että sen lisäämisestä tulee harkittu katalogipäätös sen sijaan, että se olisi hätäratkaisu kesken myynnin jonon katsoessa.
Miksi POS siis pakottaa sinut luomaan tuotteen ensin?
Koska se on suunniteltu olettamukselle, että katalogi on täydellinen, ja kassa on paikka, jossa tämä olettamus murtuu useita kertoja viikossa. Ratkaisu ei ole tiukempi henkilöstökuri tai siistimpi valetuoteristikko, vaan avoimen tuotteen rivityyppi, johon syötetään nimi, hinta ja verovalinta. Peukalosääntö: jos kertaostoksen veloitus kestää kauemmin kuin sen hinnan kirjoittaminen, POS-järjestelmästäsi puuttuu rivityyppi, ei kiertotie. Laske kuinka monta "sekalaista" riviä raportteihisi tuli viime kuussa, ja jos numero yllättää sinut, tarkista muutkin kiertotiesi samalla vaivalla.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä avoin tuote tarkoittaa POS-järjestelmässä?
Rivi, jonka myyt kirjoittamalla nimen ja hinnan sen sijaan, että valitsisit tuotteen katalogista. Vanhemmat kassakoneet kutsuivat tätä avoimeksi osastopainikkeeksi; Final kutsuu sitä mukautetuksi myynniksi.
Onko ok myydä kertaostos vastaavalle tuotteelle?
Ei. Se pienentää kyseisen tuotteen varastosaldoa ja kirjaa myynnin sen historiaan, joten varastosaldot ja myyntiraportit vääristyvät hieman lisää jokaisen korvauksen myötä.
Miten veron pitäisi toimia kertaostoksen kohdalla?
Kassan tulee valita rivitasolla, sovelletaanko veroa ja mitä veroryhmää käytetään. Finalin mukautetussa myynnissä tämä on Lisää vero -kytkin sekä veroryhmän pudotusvalikko.
Vaikuttaako mukautettu myynti varastoon?
Ei. Mukautettua myyntiä ei ole linkitetty tuotetietoon, joten se ei koskaan muuta varastosaldoja. Tästä syystä se on parempi vaihtoehto kuin myynnin rekisteröiminen todelliselle tuotteelle.
Miksi nykyaikaisista POS-järjestelmistä puuttuu avoin tuotepainike?
Katalogipohjaiset ratkaisut kytkevät hinnan, veron ja raportoinnin tuotetietoihin, eivätkä monet toimittajat koskaan kehittäneet uudelleen syötettävän hinnan riviä, jota vanhat kassakoneet tarjosivat.