ஒருமுறை மட்டுமே நடக்கும் விற்பனையைப் பதிவு செய்வதற்கு முன், எனது POS ஏன் என்னை ஒரு தயாரிப்பை உருவாக்க வைக்கிறது?

ஏனெனில் உங்கள் POS தயாரிப்பு கேட்லாக்கை மட்டுமே உண்மையானத் தரவாகக் கருதுகிறது, மேலும் அத்தகைய மாதிரியில் ஒருமுறை மட்டுமே நடக்கும் விற்பனைக்கு இடமில்லை. ரசீதில் உள்ள ஒவ்வொரு வரியும் ஒரு தயாரிப்புப் பதிவோடு இணைய வேண்டும், மேலும் பல அமைப்புகளில் open item வசதி இருப்பதில்லை: அதாவது காசாளர் ஒரு பெயரையும் விலையையும் தட்டச்சு செய்துவிட்டு அடுத்த கட்டத்திற்குச் செல்லக்கூடிய வரி வகை எதுவுமில்லை. ஒரு வாடிக்கையாளர் தயாரிப்பாகப் பதிவு செய்யப்படாத ஒரு பொருளைத் தரும்போது, பில் போடும் இயந்திரத்தில் அதற்கான பொத்தான் இருப்பதில்லை.

அதனால் காசாளர் வழக்கமாக இரண்டு வழிகளில் ஒன்றைச் செய்கிறார்: வாடிக்கையாளர் வரிசை வளரும்போது விற்பனையின் நடுவிலேயே ஒரு தற்காலிகத் தயாரிப்பை உருவாக்குவது, அல்லது அதை யாரும் கவனிக்க மாட்டார்கள் என்ற நம்பிக்கையில் மிகவும் பொருத்தமான வேறு ஒரு உண்மையான தயாரிப்பின் கீழ் விற்பனையைப் பதிவு செய்வது. இவை இரண்டுமே உங்கள் கணக்குப் புத்தகங்களில் தவறான தரவுகளையே சேர்க்கின்றன.

ஒவ்வொரு விற்பனையும் ஏன் கேட்லாக் பதிவோடு இணைய வேண்டும்?

ஏனெனில் கேட்லாக் சார்ந்த POS அமைப்பில், தயாரிப்புப் பதிவு தான் அனைத்து வேலைகளையும் செய்கிறது. அது விலை, வரி விதிமுறை, இருப்பு (inventory) இணைப்பு மற்றும் அறிக்கை வகை ஆகியவற்றைத் தன்வசம் கொண்டுள்ளது, எனவே செக்அவுட் என்பது தரவுப் பதிவாக இல்லாமல் வெறும் தேடலாக மட்டுமே இருக்கிறது. பெரும்பாலான சில்லறை விற்பனைகளுக்கு இந்த வடிவமைப்பு மிகச் சரியானது, மேலும் இதனாலேயே பார்கோடை ஸ்கேன் செய்வது உடனுக்குடன் நடக்கிறது.

ஆனால் சில விதிவிலக்கான சூழ்நிலைகளில் பிரச்சனை எழுகிறது: பழுதுபார்ப்புக் கட்டணம், சிறப்பு ஆர்டர், டெலிவரி கட்டணம், அல்லது விநியோகஸ்தர் இன்று காலை கொண்டு வந்த ஏதேனும் ஒரு பொருள். பழைய மின்னணு பணப் பதிவேடுகள் (electronic cash registers) இவற்றை ஒரு open department பொத்தான் மூலம் கையாண்டன (விலையைத் தட்டச்சு செய்து அதை ஒரு பிரிவின் கீழ் சேர்க்கும் பொத்தான்). பல நவீன கிளவுட் POS அமைப்புகள் கேட்லாக் சார்ந்த வடிவமைப்பிற்கு மாறியபோது இந்த வசதியை அமைதியாக நீக்கிவிட்டன, மீண்டும் அதை உருவாக்கவே இல்லை.

Open item பொத்தான் இல்லாதபோது ஊழியர்கள் உண்மையில் என்ன செய்கிறார்கள்?

அவர்கள் மாற்று வழிகளக் கண்டுபிடிக்கிறார்கள், ஆனால் அந்த மாற்று வழிகளால் ஏற்படும் இழப்பு பிரச்சனையை விட பெரியது.

• விற்பனையின் நடுவில் உருவாக்கப்படும் தற்காலிகத் தயாரிப்புகள். காசாளர் விற்பனையை நிறுத்தி, கேட்லாக் எடிட்டரைத் திறந்து, அன்றைய விலையில் ஒரு "misc item"-ஐ உருவாக்குவார். இதை ஒரு மாதம் செய்தால், தேடல், ஏற்றுமதி மற்றும் அறிக்கைகளை மாசுபடுத்தும் குப்பை பதிவுகளால் உங்கள் கேட்லாக் நிறைந்துவிடும்.

• போலித் தயாரிப்பு பட்டியல் (Dummy-product grid). சில அமைப்புகள் "custom sale 1" மற்றும் "custom sale 2" என்ற பெயரில் தயாரிப்புகளை உருவாக்க வணிகர்களைக் வற்புறுத்துகின்றன, ஒவ்வொன்றிலும் ஒவ்வொரு விலைக்கும் ($1.00, $2.00 என) தனித்தனி மாற்று வகைகள் (variants) இருக்கும். இதனால் காசாளர் உண்மையான தொகைக்கு அருகில் இருக்கும் மாற்று வகையைத் தேர்ந்தெடுக்கிறார். இது விசைப்பலகை போல நடிக்கும் ஒரு கேட்லாக் மட்டுமே, மேலும் இது உங்கள் வருவாயை இருக்கும் மாற்று வகைகளின் தொகைக்கு ஏற்ப மாற்றியமைத்துவிடும்.

• அருகிலுள்ள உண்மையான தயாரிப்புக்கு எதிராகப் பதிவு செய்வது. கவுண்டரில் இதுவே வேகமானது, ஆனால் கணக்குப் புத்தகத்தில் மிக மோசமானது. மாற்றாகப் பயன்படுத்தப்பட்ட SKU (தயாரிப்புப் பதிவு) அது விற்காத இருப்பை இழக்கிறது, இல்லாத தேவைக்கு மீண்டும் ஆர்டர் செய்ய பரிந்துரைக்கிறது, மேலும் உங்கள் விற்பனை அறிக்கை தவறான தயாரிப்புக்கு வரவு வைக்கிறது.

• எண்ணிக்கை தந்திரம் (Quantity trick). $1 மதிப்பிலான பொருளை 37 எண்ணிக்கையில் பதிவு செய்யும் போது $37 வரி உருவாவதோடு, எந்த அர்த்தமும் இல்லாத விற்பனை எண்ணிக்கை கணக்கில் சேர்கிறது.

இவை ஒவ்வொன்றும் அந்த கணத்தில் வெளியே தெரியாது, ஆனால் அறிக்கை எடுக்கும் போது பெரும் பாதிப்பை ஏற்படுத்தும். இது தற்காலிகத் திட்டுகளால் ஆன POS அமைப்பின் அதே தோல்வி முறைதான்: மாற்று வழியே நிரந்தர அமைப்பாக மாறிவிடும், மேலும் அறிக்கைகள் கடையின் உண்மையான நிலையை எதிரொலிப்பதை நிறுத்திவிடும்.

இதை நீங்கள் சரி செய்யும் வரை எந்த மாற்று வழிகள் பயனுள்ளதாக இருக்கும்?

உங்கள் தற்போதைய POS-இல் இந்த வசதி இல்லை, மேலும் இந்த வாரம் நீங்கள் வேறு POS-க்கு மாறப்போவதில்லை என்றால், பாதிப்பைக் கட்டுப்படுத்துங்கள்:

1. வரி விதிப்புக்கு ஏற்ப தலா ஒரு பலவகைத் தயாரிப்பை (miscellaneous product) மையமாக உருவாக்கி, பில் போடும் இடத்தில் விலையை மாற்றும் வசதியை (price override) இயக்கவும். உதாரணத்திற்கு "Misc taxable" மற்றும் "Misc non-taxable" எனத் தெளிவாகப் பெயரிடுங்கள், இதனால் அந்த வரிக்கான வரியாவது சரியாக இருக்கும்.

2. பில் போடும் இடத்தில் கேட்லாக் திருத்தும் வசதியைப் பூட்டுங்கள். மாற்றுத் தயாரிப்புகளை மேலாளர் ஒருமுறை மட்டுமே உருவாக்க வேண்டும்; பணியில் இருக்கும் ஊழியர்கள் விற்பனையின் நடுவில் உருவாக்கக் கூடாது.

3. பலவகை (misc) வரிகளை வாரந்தோறும் பரிசீலிக்கவும். பலவகை விற்பனை உங்கள் வருவாயில் கணிசமான அளவை அடைந்தால், உண்மையில் என்ன விற்கிறது என்பதை உங்களால் கணிக்க முடியாது; இரவுநேர CSV ஏற்றுமதிகள் மாத இறுதியில் மட்டுமே முரண்பாடுகளைக் காட்டுவது போல இதுவும் உங்கள் கண்ணை மறைத்துவிடும்.

இது ஒரு தற்காலிகச் சமாளிப்பு மட்டுமே. இது மொத்தத் தொகை மற்றும் வரியைச் சரியாக வைத்திருக்கும், ஆனால் ஒவ்வொரு ஒருமுறை விற்பனையும் வகைப்படுத்தப்படாத ஒரே பிரிவில் தான் சேரும், மேலும் மாற்றாகப் பயன்படுத்தப்பட்ட SKU-களால் ஏற்படும் இருப்பு முரண்பாட்டை இது சரிசெய்யாது.

செக்அவுட்டின் போது ஒருமுறை விற்பனை எப்படி இருக்க வேண்டும்?

கேட்லாக் தந்திரமாக இல்லாமல், ஒரு முதன்மை வரி வகையாக (first-class line type) இருக்க வேண்டும். காசாளர் ஒரு பெயரைத் தட்டச்சு செய்கிறார், விலையைத் தட்டச்சு செய்கிறார், வரி பொருந்துமா மற்றும் எந்த வரிக் குழு என்பதைத் தேர்வுசெய்து, கார்ட்டில் அந்த வரியைச் சேர்க்கிறார். இது கட்டணம் செலுத்தும் போது மற்ற பொருட்களைப் போலவே செயல்படுகிறது, ரசீதில் தன் சொந்தப் பெயரை அச்சிடுகிறது, அறிக்கைகளில் தனி வரியாகக் காட்டுகிறது, மேலும் இருப்பை (inventory) தொடுவதே இல்லை. பழைய பதிவேடுகள் இதை பல பதிற்றாண்டுகளுக்கு முன்பே செய்தன; நவீன POS-ஆல் இதைச் செய்ய முடியாததற்கு எந்தத் தொழில்நுட்பக் காரணமும் இல்லை.

Final இதை ஒரு custom sale-ஆக வழங்குகிறது: விற்பனைத் திரையில் கேட்லாக்கிற்கு அருகில் உள்ள ஒரு டேப்பில் விசைப்பலகை மூலம் பெயரையும் தொகையையும் உள்ளிட்டு, தேவையானால் வரிக் குழுவைத் தேர்ந்தெடுத்து, மற்ற வரிகளைப் போலவே கார்ட்டில் சேர்க்கலாம். இது தற்போது செயல்பாட்டில் உள்ளது, மேலும் முழுமையான படிநிலைகள் உதவி மையத்தில் உள்ளன: custom sale செய்வது எப்படி. வரி விலக்கு அளிக்கப்பட்ட விற்பனை முதல் பிரித்துச் செலுத்தும் கட்டணங்கள் வரை ஒரு நெகிழ்வான அமைப்பு கையாள வேண்டிய மற்ற செக்அவுட் சிக்கல்களுக்கும் இதே கோட்பாடு பொருந்தும்: வரி-மட்டம் மற்றும் கட்டண-மட்டத் தீர்மானங்கள் கவுண்டரிலேயே எடுக்கப்பட வேண்டும், கேட்லாக்கை மாற்றியமைப்பதில் அல்ல.

ஒரு முக்கிய எச்சரிக்கை: open item என்பது உண்மையான ஒருமுறை விற்பனைகளுக்கு மட்டுமே. ஒவ்வொரு வாரமும் அதே "ஒருமுறை" விற்பனையைப் பதிவு செய்தால், அதற்குத் தயாரிப்புப் பதிவு தேவை. வித்தியாசம் என்னவென்றால், அதைச் சேர்ப்பது வரிசையில் ஆட்கள் காத்திருக்கும் போது அவசரமாகச் செய்யப்படாமல், திட்டமிடப்பட்ட கேட்லாக் முடிவாக மாறுகிறது.

அப்படியானால், உங்கள் POS ஏன் முதலில் ஒரு தயாரிப்பை உருவாக்க வைக்கிறது?

ஏனெனில் கேட்லாக் முழுமையாக உள்ளது என்ற ஊகத்தின் அடிப்படையில் இது வடிவமைக்கப்பட்டது, ஆனால் கவுண்டரில் அந்த ஊகம் வாரத்திற்குப் பலமுறை பொய்யாகிறது. ஊழியர்களின் அதிக ஒழுக்கமோ அல்லது போலித் தயாரிப்புகளின் நேர்த்தியான பட்டியலோ இதற்குத் தீர்வல்ல; தட்டச்சு செய்யப்பட்ட பெயர், தட்டச்சு செய்யப்பட்ட விலை மற்றும் வரித் தேர்வை ஏற்றுக்கொள்ளும் open item வரி வகையே இதற்கான தீர்வு. எளிய விதிமுறை: ஒருமுறை விற்பனைக் கட்டணத்தைப் பதிவு செய்ய அதன் விலையைத் தட்டச்சு செய்வதை விட அதிக நேரம் எடுத்தால், உங்கள் POS-இல் வரி வகை இல்லை என்று அர்த்தமே தவிர, மாற்று வழி தேவை என்று அர்த்தமல்ல. கடந்த மாதம் உங்கள் அறிக்கைகளில் எத்தனை "misc" வரிகள் வந்தன என்பதைக் எண்ணிப் பாருங்கள், அந்த எண்ணிக்கை உங்களுக்கு அதிர்ச்சியளித்தால், கையோடு உங்கள் மற்ற மாற்று வழிகளையும் தணிக்கை செய்யுங்கள்.