একটি একক বা সাময়িক বিক্রি হিসাব করার আগে আমার POS কেন আমাকে কোনো পণ্য তৈরি করতে বাধ্য করে?
কিছু POS সিস্টেম ক্যাটালগে আগে থেকে বিদ্যমান না থাকলে কোনো আইটেম বিক্রির হিসাব করতে পারে না, তাই ক্যাশিয়াররা অনাকাঙ্ক্ষিত সাময়িক পণ্য তৈরি করেন অথবা ভুল SKU-এর বিপরীতে বিক্রি সম্পন্ন করেন। এটি কেন ঘটে, এটি কীভাবে তথ্যে ভুল তৈরি করে এবং চেকআউটে একটি ওপেন আইটেম দেখতে কেমন হওয়া উচিত, তা এখানে আলোচনা করা হলো।
Mathias NielsenCEO, Final POS
কারণ আপনার POS পণ্য ক্যাটালগকে একমাত্র সত্য হিসেবে বিবেচনা করে, আর এই মডেলে একটি অনিয়মিত বা এককালীন বিক্রির (one-off sale) কোনো স্থান নেই। রসিদের প্রতিটি লাইনকে অবশ্যই একটি পণ্য রেকর্ডের সাথে ম্যাপিং করতে হয়, এবং অনেক সিস্টেমে কোনো ওপেন আইটেম (open item) থাকে না: অর্থাৎ এমন কোনো লাইন টাইপ থাকে না যেখানে একজন ক্যাশিয়ার একটি নাম ও মূল্য টাইপ করে এগিয়ে যেতে পারেন। যখন একজন গ্রাহক আপনাকে এমন কিছু দেন যা পণ্য হিসেবে কখনোই এন্ট্রি করা হয়নি, তখন ক্যাশ রেজিস্টারে সেটির জন্য কোনো বোতাম থাকে না。
ফলে ক্যাশিয়ার তাৎক্ষণিকভাবে নতুন উপায় খোঁজেন, যা সাধারণত দুটি উপায়ে হয়ে থাকে: ক্রেতাদের সারি দীর্ঘ হওয়ার মাঝেই একটি অস্থায়ী 'থ্রোঅ্যাওয়ে' পণ্য তৈরি করা, অথবা সবচেয়ে কাছাকাছি থাকা আসল পণ্যটির বিপরীতে বিক্রিটি হিসাব করে ফেলা এবং কেউ তা পরীক্ষা করবে না বলে আশা করা। উভয় পদ্ধতিই আপনার হিসেবের খাতায় ভুল তথ্য যোগ করে。
কেন প্রতিটি বিক্রিকে একটি ক্যাটালগ রেকর্ডের সাথে ম্যাপিং করতেই হবে?
কারণ ক্যাটালগ-ফার্স্ট POS সিস্টেমে পণ্য রেকর্ডই সমস্ত কাজ করে। এতে দাম, ট্যাক্সের নিয়ম, ইনভেন্টরি লিংক এবং রিপোর্টিং ক্যাটাগরি অন্তর্ভুক্ত থাকে, তাই চেকআউট হলো ডাটা এন্টির চেয়ে তথ্য খোঁজার (lookup) একটি প্রক্রিয়া। বেশিরভাগ খুচরা বিক্রয়ের জন্য এই ডিজাইনটি সঠিক, এবং এই কারণেই বারকোড স্ক্যান করলে সাথে সাথে তথ্য চলে আসে。
সমস্যাগুলো দেখা দেয় ব্যতিক্রমী ক্ষেত্রগুলোতে: যেমন কোনো মেরামতের ফি, বিশেষ অর্ডার, ডেলিভারি চার্জ, বা সকালে কোনো বিক্রেতার দিয়ে যাওয়া অনিয়মিত কোনো কনসাইনমেন্ট আইটেম। পুরোনো ইলেকট্রনিক ক্যাশ রেজিস্টারগুলো ওপেন ডিপার্টমেন্ট কী (এমন একটি বোতাম যা টাইপ করা দাম গ্রহণ করতো এবং কোনো একটি ক্যাটাগরির অধীনে জমা করতো)-এর মাধ্যমে এগুলো পরিচালনা করতো। আধুনিক অনেক ক্লাউড POS সিস্টেম ক্যাটালগ-ফার্স্ট ডিজাইনে চলে যাওয়ার সময় গোপনে এই বৈশিষ্ট্যটি বাদ দিয়েছে এবং এটি আর কখনোই তৈরি করেনি。
ওপেন আইটেম বোতাম না থাকলে কর্মীরা আসলে কী করেন?
তারা বিকল্প সাময়িক উপায় (workaround) তৈরি করেন, আর এই সাময়িক উপায়গুলোর ক্ষতি মূল সমস্যার চেয়েও বেশি。
বিক্রির মাঝামাঝি সময়ে তৈরি করা অস্থায়ী বা থ্রোঅ্যাওয়ে পণ্য। ক্যাশিয়ার লেনদেন থামিয়ে ক্যাটালগ এডিটর খোলেন এবং আজকের দাম দিয়ে একটি "misc item" (বিবিধ আইটেম) তৈরি করেন। এক মাস ধরে এটি করলে আপনার ক্যাটালগে প্রচুর অপ্রয়োজনীয় রেকর্ড জমা হবে, যা সার্চ, রফতানি এবং রিপোর্টকে অগোছালো করে ফেলবে।
ডামি-পণ্য গ্রিড। কিছু সিস্টেম ব্যবসায়ীদের "custom sale 1" এবং "custom sale 2" নামের পণ্য তৈরি করতে বাধ্য করে, যেখানে প্রতিটি মূল্যের জন্য আলাদা ভ্যারিয়েন্ট থাকে ($1.00, $2.00 ইত্যাদি), যাতে ক্যাশিয়ার আসল পরিমাণের সবচেয়ে কাছাকাছি থাকা ভ্যারিয়েন্টটি বেছে নিতে পারেন। এটি হলো কিপ্যাড হিসেবে ক্যাটালগ ব্যবহারের ব্যর্থ চেষ্টা, এবং এতে আপনার আয় নির্দিষ্ট কিছু ভ্যারিয়েন্টের মধ্যে সীমাবদ্ধ হয়ে পড়ে।
নিকটতম আসল পণ্যের বিপরীতে হিসাব করা। এটি কাউন্টারে সবচেয়ে দ্রুত কাজ করলেও হিসেবের খাতায় সবচেয়ে ক্ষতিকর। বিকল্প হিসেবে ব্যবহৃত SKU (স্টক-কিপিং ইউনিট, যা পণ্য রেকর্ড)-এর ইনভেন্টরি কমে যায় যা আদৌ বিক্রি হয়নি, কাল্পনিক চাহিদার ভিত্তিতে পুনরায় অর্ডারের পরামর্শ তৈরি হয় এবং আপনার সেলস রিপোর্টে ভুল পণ্যের নাম দেখায়।
পরিমাণের ট্রিক। $1 মূল্যের পণ্য 37 টি হিসেবে এন্ট্রি করলে একটি $37 এর লাইন তৈরি হয় এবং মোট বিক্রির সংখ্যা এমন একটি মান দেখায় যার কোনো অর্থ নেই。
এগুলোর প্রতিটিই তাৎক্ষণিকভাবে অদৃশ্য মনে হলেও রিপোর্টিংয়ের সময় বড় ধরণের ক্ষতির কারণ হয়। এটি the duct-tape POS-এর মতোই একটি ব্যর্থতার ধরন: যেখানে সাময়িক সমাধানটিই মূল সিস্টেমে পরিণত হয় এবং রিপোর্টগুলো স্টোরের আসল চিত্র দেওয়া বন্ধ করে দেয়。
সমস্যাটির স্থায়ী সমাধান না করা পর্যন্ত কোন বিকল্প পদ্ধতিগুলো কাজ চালিয়ে নিতে পারে?
আপনার বর্তমান POS যদি এটি করতে না পারে এবং আপনি এই সপ্তাহে নতুন সিস্টেমে পরিবর্তন না করেন, তবে ক্ষয়ক্ষতি সীমিত রাখুন:
ট্যাক্স ক্যাটাগরি অনুযায়ী কেন্দ্রীয়ভাবে একটি করে বিবিধ (miscellaneous) পণ্য তৈরি করুন এবং ক্যাশ রেজিস্টারে প্রাইস ওভাররাইড সুবিধা চালু রাখুন। সেগুলোর স্পষ্ট নাম দিন, যেমন "Misc taxable" এবং "Misc non-taxable," যাতে অন্তত লাইনের ট্যাক্স হিসাবটি সঠিকভাবে হয়।
ক্যাশ রেজিস্টারে ক্যাটালগ এডিটিং সুবিধা লক করে রাখুন। বিকল্প ব্যবহারের পণ্যগুলো একবারই একজন ম্যানেজারের তৈরি করা উচিত, ডিউটিতে থাকা ক্যাশিয়ারের বিক্রির মাঝে তৈরি করা উচিত নয়।
প্রতি সপ্তাহে বিবিধ (misc) লাইনগুলো পর্যালোচনা করুন। যদি বিবিধ বিক্রি আপনার মোট আয়ের একটি উল্লেখযোগ্য অংশ হয়ে দাঁড়ায়, তবে আসলে কী বিক্রি হচ্ছে তা আপনি বুঝতে পারবেন না—ঠিক যেভাবে nightly CSV exports মাস শেষ না হওয়া পর্যন্ত তথ্যের অসঙ্গতি লুকিয়ে রাখে。
এটি কেবল সাময়িক প্রতিরোধ ব্যবস্থা। এটি মোট হিসাব এবং ট্যাক্সকে সঠিক রাখে, কিন্তু প্রতিটি এককালীন বিক্রি এখনও একটি নির্দিষ্ট পার্থক্যহীন ক্যাটাগরিতে জমা হয় এবং এর কোনোটিই বিকল্প SKU ব্যবহারের কারণে হওয়া ইনভেন্টরির অসঙ্গতি দূর করতে পারে না。
চেকআউটে একটি এককালীন বিক্রি দেখতে কেমন হওয়া উচিত?
ক্যাটালগের কোনো অনিয়মিত ট্রিক নয়, বরং একটি প্রথম শ্রেণীর লাইন টাইপের মতো। ক্যাশিয়ার একটি নাম টাইপ করবেন, একটি দাম টাইপ করবেন, ট্যাক্স প্রযোজ্য কিনা এবং কোন ট্যাক্স গ্রুপ তা বেছে নেবেন এবং কার্টে লাইনটি যোগ করবেন। এটি পেমেন্টের সময় অন্য যে কোনো আইটেমের মতো আচরণ করে, রসিদে তার নিজের নাম প্রিন্ট করে, রিপোর্টে নিজস্ব লাইন হিসেবে দেখায় এবং ইনভেন্টরিতে কোনো প্রভাব ফেলে না। পুরোনো রেজিস্টারগুলো কয়েক দশক আগেই এটি করতে পারতো; একটি আধুনিক POS এটি করতে পারবে না এমন কোনো কারিগরি কারণ নেই。
Final এটিকে কাস্টম সেল (custom sale) হিসেবে অফার করে: বিক্রি করার স্ক্রিনে ক্যাটালগের পাশে একটি ট্যাব যেখানে আপনি একটি কিপ্যাডে নাম এবং পরিমাণ লিখবেন, চাইলে একটি ট্যাক্স গ্রুপ বেছে নেবেন এবং অন্য যেকোনো লাইনের মতোই এটি কার্টে যোগ করবেন। এটি বর্তমানে সক্রিয় রয়েছে এবং সম্পূর্ণ ধাপগুলো হেল্প সেন্টারে দেওয়া আছে: কাস্টম সেল কীভাবে তৈরি করবেন। একটি নমনীয় সিস্টেমের জন্য চেকআউটের অন্যান্য ব্যতিক্রমী ক্ষেত্রগুলোর ক্ষেত্রেও একই নীতি প্রযোজ্য, তা ট্যাক্স-মুক্ত বিক্রি থেকে শুরু করে স্প্লিট পেমেন্ট যাই হোক না কেন: লাইন-লেভেল এবং পেমেন্ট-লেভেলের সিদ্ধান্তগুলো কাউন্টারেই নেওয়া উচিত, ক্যাটালগ পরিবর্তনের মাধ্যমে নয়。
একটি সতর্কবার্তা: ওপেন আইটেম কেবল প্রকৃত এককালীন বিক্রির জন্য। আপনি যদি প্রতি সপ্তাহে একই "এককালীন" বিক্রির হিসাব করেন, তবে সেটির একটি পণ্য রেকর্ড পাওয়া উচিত। পার্থক্য হলো এটিকে ক্যাটালগে যুক্ত করা একটি সুচিন্তিত সিদ্ধান্ত হওয়া উচিত, সারিবদ্ধ গ্রাহকদের সামনে বিক্রির সময় তাড়াহুড়ো করে করা কোনো জরুরি কাজ নয়。
তাহলে আপনার POS কেন আপনাকে আগে একটি পণ্য তৈরি করতে বাধ্য করে?
কারণ এটি এই ধারণার ওপর ডিজাইন করা হয়েছিল যে ক্যাটালগটি সম্পূর্ণ, কিন্তু কাউন্টারে এসে সপ্তাহে বহুবার এই ধারণাটি ভুল প্রমাণিত হয়। এর সমাধান কর্মীদের আরও শৃঙ্খলাবদ্ধ করা বা ডামি পণ্যের একটি গোছানো গ্রিড তৈরি করা নয়; এর সমাধান হলো একটি ওপেন আইটেম লাইন টাইপ যা টাইপ করা নাম, টাইপ করা দাম এবং ট্যাক্সের বিকল্প গ্রহণ করে। সাধারণ নিয়ম: যদি কোনো এককালীন চার্জ হিসাব করতে এর দাম টাইপ করার চেয়ে বেশি সময় লাগে, তবে আপনার POS-এ একটি লাইন টাইপ মিসিং রয়েছে, কোনো সাময়িক উপায়ের অভাব নয়। গত মাসে আপনার রিপোর্টে কতগুলো "misc" বা বিবিধ লাইন এসেছে তা গণনা করুন, এবং সংখ্যাটি আপনাকে অবাক করলে, সময় থাকতে আপনার অন্যান্য বিকল্প সমাধানগুলোও অডিট করুন।
সাধারণ জিজ্ঞাসা
POS-এ ওপেন আইটেম (Open Item) কী?
ক্যাটালগ থেকে পণ্য বাছাই করার বদলে একটি নাম এবং দাম টাইপ করে যে বিক্রির লাইন হিসাব করা হয়। পুরোনো ক্যাশ রেজিস্টারগুলোতে এটিকে 'ওপেন ডিপার্টমেন্ট কী' বলা হতো; আর Final এটিকে 'কাস্টম সেল' বলে।
অনুরূপ কোনো পণ্যের বিপরীতে কি এককালীন আইটেম বিক্রির হিসাব করা ঠিক?
না। এটি সেই পণ্যের ইনভেন্টরি গণনা কমিয়ে দেয় এবং এর বিক্রয়ের ইতিহাসে ক্রেডিট যোগ করে, ফলে প্রতিটি বিকল্প ব্যবহারের সাথে সাথে স্টক গণনা এবং বিক্রয় প্রতিবেদন উভয় ক্ষেত্রেই অসঙ্গতি বাড়ে।
এককালীন বিক্রিতে ট্যাক্স কীভাবে কাজ করা উচিত?
ক্যাশিয়ারের লাইন স্তরে বেছে নেওয়া উচিত যে ট্যাক্স প্রযোজ্য কিনা এবং কোন ট্যাক্স গ্রুপ ব্যবহার করতে হবে। Final-এর কাস্টম সেলে এটি একটি 'Apply tax' টগল এবং একটি ট্যাক্স গ্রুপ ড্রপডাউন হিসেবে থাকে।
কাস্টম সেল কি ইনভেন্টরিতে কোনো প্রভাব ফেলে?
না। কাস্টম সেল কোনো পণ্য রেকর্ডের সাথে যুক্ত থাকে না, তাই এটি কখনোই স্টক গণনা পরিবর্তন করে না। ঠিক এই কারণেই আসল পণ্যের বিপরীতে বিক্রি এন্ট্রি করার চেয়ে এটি অনেক ভালো।
আধুনিক POS সিস্টেমগুলোতে কেন ওপেন আইটেম বোতাম থাকে না?
ক্যাটালগ-ফার্স্ট ডিজাইনগুলো দাম, ট্যাক্স এবং রিপোর্টিংকে পণ্য রেকর্ডের সাথে যুক্ত করে, এবং অনেক ভেন্ডর পুরোনো রেজিস্টারগুলোতে থাকা টাইপ-করা-দামের লাইনটি আর তৈরি করেনি।