Γιατί είναι ελλειμματικό το συρτάρι ταμείου στο κλείσιμο και πώς βρίσκετε την αιτία;
Ένα ελλειμματικό συρτάρι ταμείου στο κλείσιμο σχεδόν ποτέ δεν αποτελεί μυστήριο. Τέσσερις αιτίες εξηγούν σχεδόν κάθε έλλειμμα, και η αναφορά κλεισίματος σε συνδυασμό με τις καταμετρήσεις ανά βάρδια θα σας υποδείξουν αυτήν που σας επηρέασε.
Mathias NielsenCEO, Final POS
Το συρτάρι ταμείου σας είναι ελλειμματικό στο κλείσιμο για έναν από τέσσερις λόγους σχεδόν σε κάθε περίπτωση: το αρχικό ταμείο (opening float) καταμετρήθηκε λάθος, αφαιρέθηκαν μετρητά από το συρτάρι χωρίς να καταγραφούν, μια πώληση καταχωρίστηκε με λάθος τρόπο πληρωμής (tender) ή δόθηκαν λάθος ρέστα. Η κλοπή είναι υπαρκτή, αλλά είναι η λιγότερο συχνή αιτία και η πρώτη που υποψιάζονται όλοι. Ένα ελλειμματικό συρτάρι ταμείου στο κλείσιμο δεν είναι ένα μυστήριο που λύνετε κοιτάζοντας τα χρήματα. Είναι πρόβλημα αρχείων, και η αναφορά κλεισίματος σας δείχνει πού να κοιτάξετε.
Τι σας δείχνει η γραμμή πλεονάσματος ή ελλείμματος στην αναφορά κλεισίματος;
Σας δείχνει το μέγεθος και την κατεύθυνση του προβλήματος, που αποτελεί το μεγαλύτερο μέρος της διάγνωσης. Όταν κλείνετε μια συνεδρία με ενεργοποιημένη την παρακολούθηση μετρητών, το POS συγκρίνει δύο αριθμούς. Τα αναμενόμενα μετρητά είναι το αρχικό ταμείο συν τις πωλήσεις με μετρητά, μείον τις επιστροφές μετρητών και τις καταγεγραμμένες αφαιρέσεις, συν τις καταγεγραμμένες προσθήκες. Τα καταμετρημένα μετρητά είναι αυτά που καταμετρήσατε φυσικά. Η διαφορά είναι η γραμμή πλεονάσματος ή ελλείμματος: το έλλειμμα σημαίνει ότι το συρτάρι περιέχει λιγότερα από όσα αναφέρουν τα αρχεία, ενώ το πλεόνασμα σημαίνει ότι περιέχει περισσότερα.
Διαβάστε αυτή τη γραμμή σαν σύμπτωμα, όχι σαν ετυμηγορία:
Ένα έλλειμμα που αντιστοιχεί σε στρογγυλό ποσό (ακριβώς $20, ακριβώς $50) σημαίνει συνήθως πληρωμή ή σφάλμα αρχικού ταμείου, όχι απροσεξία στα ρέστα.
Μικρά, ασταθή ποσά και προς τις δύο κατευθύνσεις σε διάστημα αρκετών ημερών υποδεικνύουν λάθη στη διαχείριση ρέστων κατά τις ώρες αιχμής.
Ένα έλλειμμα μετρητών που συνοδεύεται από ένα σύνολο καρτών αυξημένο κατά περίπου το ίδιο ποσό υποδεικνύει λάθος στον τρόπο πληρωμής, όχι χαμένα χρήματα.
Τι προκαλεί συνήθως έλλειμμα στο συρτάρι ταμείου;
Τέσσερις αιτίες ευθύνονται σχεδόν για όλα.
Λανθασμένη καταμέτρηση αρχικού ταμείου. Αν ο υπεύθυνος κλεισίματος εχθές άφησε $180 στο συρτάρι αλλά κατέγραψε $200, το σημερινό ταμείο είναι ελλειμματικό κατά $20 πριν από την πρώτη πώληση. Τα σφάλματα αρχικού ταμείου μεταφέρονται σιωπηλά, γι' αυτό και ένα έλλειμμα φαίνεται τόσο συχνά να συμβαίνει σε λάθος βάρδια.
Πληρωμή από το συρτάρι χωρίς καταγραφή. Κάποιος πλήρωσε την παράδοση προϊόντων, αγόρασε καθαριστικά ή έδωσε επιστροφή μετρητών και δεν κατέγραψε ποτέ την αφαίρεση. Τα χρήματα αφαιρέθηκαν για νόμιμο λόγο. Η καταγραφή δεν έγινε ποτέ.
Πώληση που καταχωρίστηκε με λάθος τρόπο πληρωμής. Μια πώληση $40 με μετρητά που καταχωρίστηκε ως κάρτα αφήνει το συρτάρι $40 ελλειμματικό σε σχέση με τα αρχεία, ενώ η στήλη καρτών εμφανίζεται αυξημένη κατά $40. Δεν λείπει τίποτα. Η πώληση καταχωρίστηκε σε λάθος κατηγορία.
Λάθος ρέστα. Ρέστα για $50 που δόθηκαν ως να επρόκειτο για χαρτονόμισμα $20 ή το αντίστροφο. Αυτά είναι τα μικρά, τυχαία σφάλματα που συσσωρεύονται τις ώρες αιχμής.
Πώς βρίσκετε την αιτία ενός ελλειμματικού συρταριού;
Ξεκινήστε από τον πιο εύκολο και γρήγορο έλεγχο προς τον πιο σύνθετο.
Ανακαταμετρήστε το συρτάρι. Τα σφάλματα κατά το κλείσιμο είναι τόσο συχνά όσο και κατά το άνοιγμα, και η ανακαταμέτρηση δεν κοστίζει τίποτα.
Ελέγξτε ξανά το αρχικό ταμείο. Συγκρίνετε το καταγεγραμμένο αρχικό ταμείο της σημερινής ημέρας με την καταμέτρηση κλεισίματος της χθεσινής. Αν διαφέρουν, το έλλειμμα προηγείται της βάρδιας που κατηγορήθηκε για αυτό.
Αναζητήστε μη καταγεγραμμένες αφαιρέσεις. Αποδείξεις ή τιμολόγια προμηθευτών στο συρτάρι, παραδόσεις που έφτασαν εκείνη την ημέρα, τυχόν επιστροφή χρημάτων σε μετρητά. Οι περισσότερες ανεξήγητες πληρωμές βρίσκονται με αυτόν τον τρόπο σε λίγα λεπτά.
Συγκρίνετε τα σύνολα τρόπων πληρωμής. Εξάγετε το αρχείο συναλλαγών και ελέγξτε αν το σύνολο των καρτών είναι αυξημένο κατά το ποσό περίπου που λείπει από τα μετρητά. Η αναφορά συναλλαγών της Final εμφανίζει κάθε πώληση με τον τρόπο πληρωμής και τον υπάλληλο, οπότε μια λανθασμένα καταχωρισμένη πώληση ξεχωρίζει. Γνωρίζοντας ποια από τις αναφορές POS απαντά σε κάθε ερώτημα, ολοκληρώνετε αυτό το βήμα γρήγορα.
Αναζητήστε κάποιο μοτίβο. Ένα μεμονωμένο έλλειμμα είναι ατύχημα. Το ίδιο ποσό, στην ίδια βάρδια, εβδομάδα με την εβδομάδα, δεν είναι. Τα μοτίβα είναι επίσης το σημείο όπου οι αναφορές βάσει υπολογιστικών φύλλων αποτυγχάνουν, γεγονός που εξηγεί σε μεγάλο βαθμό γιατί οι νυχτερινές εξαγωγές CSV δεν αποτελούν στρατηγική αναφορών.
Πώς ο περιορισμός των καταμετρήσεων ανά βάρδια και ανά χρήστη βοηθά στον εντοπισμό;
Ένα συρτάρι που καταμετράται μία φορά την ημέρα δίνει στο έλλειμμα ένα χρονικό παράθυρο δώδεκα ωρών και περιλαμβάνει κάθε μέλος του προσωπικού που άγγιξε το ταμείο. Ένα συρτάρι που καταμετράται σε κάθε βάρδια το περιορίζει σε μία βάρδια και σε ένα ή δύο ονόματα. Αυτό είναι όλο το μυστικό: τα ελλείμματα κρύβονται στα κενά μεταξύ των καταμετρήσεων, οπότε μειώστε αυτά τα κενά.
Αυτό ακριβώς κάνει η διαχείριση μετρητών της Final όταν είναι ενεργοποιημένη για μια ροή. Το άνοιγμα μιας συνεδρίας ζητά το αρχικό ταμείο. Κάθε κίνηση μετρητών κατά τη διάρκεια της βάρδιας καταγράφεται σε αυτή τη συνεδρία, με ένα πεδίο σημειώσεων ώστε κάθε πληρωμή να συνοδεύεται από την αιτία της. Το κλείσιμο απαιτεί την καταμέτρηση του συρταριού, και η αναφορά τέλους συνεδρίας (End of Session report) αποθηκεύεται με μια σύνοψη πληρωμών ανά τρόπο πληρωμής και τα ονόματα όσων άνοιξαν και έκλεισαν. Επειδή το προσωπικό αλλάζει χρήστες στο ταμείο αντί να μοιράζεται ένα μόνο συνθηματικό πρόσβασης, κάθε πώληση και φιλοδώρημα πιστώνεται στο άτομο που καταχώρισε τη συναλλαγή. Όταν ένα συρτάρι βρεθεί ελλειμματικό, δεν αναρωτιέστε πλέον ποιος εργάστηκε σήμερα. Διαβάζετε ποια συνεδρία παρουσίασε πρόβλημα και ποιος βρισκόταν σε αυτήν. Ο οδηγός Station Home καλύπτει πώς λειτουργούν στην πράξη οι συνεδρίες και οι καταμετρήσεις ανά βάρδια.
Μία συνήθεια πολλαπλασιάζει την αξία όλων αυτών: η τυφλή καταμέτρηση (blind count), δηλαδή η καταμέτρηση του συρταριού πριν δείτε το αναμενόμενο σύνολο. Όποιος καταμετρά γνωρίζοντας τον στόχο τείνει να τον επιβεβαιώνει. Οι τυφλές καταμετρήσεις αποτελούν τη ραχοκοκαλιά μιας ισχυρής ρουτίνας διαχείρισης συρταριού ταμείου.
Λοιπόν, γιατί είναι ελλειμματικό το συρτάρι ταμείου σας στο κλείσιμο;
Επειδή συνέβη ένα από τα τέσσερα πράγματα: το αρχικό ταμείο ήταν λάθος, μια πληρωμή δεν καταγράφηκε, μια πώληση καταχωρίστηκε σε λάθος τρόπο πληρωμής ή δόθηκαν λάθος ρέστα. Η γραμμή πλεονάσματος ή ελλείμματος σας δείχνει το μέγεθος και την κατεύθυνση, το καθολικό μετρητών και το αρχείο συναλλαγών σας δείχνουν το συμβάν, και οι καταμετρήσεις ανά βάρδια σας δείχνουν το πρόσωπο και τον χρόνο. Ένα έλλειμμα μπορεί να κρυφτεί μόνο στο κενό μεταξύ δύο καταμετρήσεων, οπότε μειώστε το κενό. Και αν εξακολουθείτε να διαχειρίζεστε μετρητά από ένα κουτί και να συμφωνείτε τα υπόλοιπα από μνήμης, υπάρχει μια ομαλή διαδρομή μετάβασης από το κουτί μετρητών στο POS που διατηρεί τη διαχείριση μετρητών λειτουργική σε όλη τη διάρκεια.
Συχνές ερωτήσεις
Είναι το ελλειμματικό συρτάρι ταμείου πάντα αποτέλεσμα κλοπής;
Όχι. Οι πιο συνηθισμένες αιτίες είναι η λανθασμένη καταμέτρηση του αρχικού ταμείου, μια μη καταγεγραμμένη πληρωμή, μια πώληση σε λάθος τρόπο πληρωμής και λάθη στα ρέστα. Η κλοπή εμφανίζεται συνήθως ως επαναλαμβανόμενο μοτίβο με το ίδιο ποσό και στην ίδια βάρδια, όχι ως μεμονωμένο έλλειμμα.
Τι είναι η τυφλή καταμέτρηση (blind count);
Η καταμέτρηση του συρταριού χωρίς να έχετε δει προηγουμένως το αναμενόμενο σύνολο. Διατηρεί την καταμέτρηση αντικειμενική, καθώς όποιος γνωρίζει τον στόχο τείνει να τον επιβεβαιώνει.
Τι σημαίνει όταν το συρτάρι εμφανίζει πλεόνασμα στο κλείσιμο;
Το συρτάρι περιέχει περισσότερα μετρητά από όσα αναμένονται βάσει των αρχείων. Συνηθισμένες αιτίες είναι τα λιγότερα ρέστα που δόθηκαν, μια μη καταγεγραμμένη προσθήκη μετρητών ή μια πώληση με κάρτα που καταχωρίστηκε ως μετρητά.
Πώς μπορώ να βρω μια μη καταγεγραμμένη πληρωμή με μετρητά;
Ελέγξτε το συρτάρι για αποδείξεις ή τιμολόγια, καταγράψτε τυχόν παραδόσεις ή επιστροφές μετρητών της ημέρας και συγκρίνετε τις καταγεγραμμένες αφαιρέσεις μετρητών με αυτά που θυμάται το προσωπικό ότι πλήρωσε.
Πόσο συχνά πρέπει να καταμετράται ένα συρτάρι ταμείου;
Τουλάχιστον σε κάθε αλλαγή βάρδιας και στο κλείσιμο. Κάθε καταμέτρηση μειώνει το παράθυρο στο οποίο μπορεί να κρυφτεί ένα έλλειμμα και συνδέει την ευθύνη με τη συνεδρία ενός συγκεκριμένου ατόμου.