क्लोज़िंग के समय आपका कैश ड्रॉर कम (Short) क्यों होता है, और आप इसका कारण कैसे ढूंढते हैं?

लगभग हर मामले में क्लोज़िंग के समय आपका कैश ड्रॉर चार कारणों में से एक के लिए कम होता है: शुरुआती फ़्लोट गलत गिना गया था, कैश लॉग किए बिना ड्रॉर से निकल गया था, बिक्री गलत टेंडर (भुगतान विधि) पर दर्ज की गई थी, या छुट्टे पैसे गलत दिए गए थे। चोरी वास्तविक है, लेकिन यह सबसे कम आम कारण है और पहला कारण है जिस पर हर कोई संदेह करता है। क्लोज़िंग के समय कैश ड्रॉर का कम होना कोई ऐसा रहस्य नहीं है जिसे आप पैसों को घूरकर सुलझाते हैं। यह एक रिकॉर्ड की समस्या है, और क्लोज़ रिपोर्ट आपको बताती है कि कहाँ देखना है。

क्लोज़ रिपोर्ट पर ओवर या शॉर्ट लाइन आपको क्या बताती है?

यह आपको समस्या का आकार और दिशा बताती है, जो कि निदान (diagnosis) का अधिकांश हिस्सा है। जब आप कैश ट्रैकिंग ऑन के साथ एक सेशन क्लोज़ करते हैं, तो POS दो संख्याओं की तुलना करता है। अपेक्षित कैश (Expected cash) शुरुआती फ़्लोट और कैश बिक्री को मिलाकर, उसमें से कैश रिफ़ंड और रिकॉर्ड की गई निकासी को घटाकर, और रिकॉर्ड किए गए अतिरिक्त कैश को जोड़कर बनता है। गिना गया कैश (Counted cash) वह है जिसे आपने भौतिक रूप से गिना है। अंतर ओवर या शॉर्ट लाइन है: शॉर्ट का मतलब है कि ड्रॉर में रिकॉर्ड के अनुसार जितना होना चाहिए उससे कम कैश है, और ओवर का मतलब है कि इसमें अधिक कैश है。

उस लाइन को एक लक्षण की तरह पढ़ें, निर्णय की तरह नहीं:

• एक कमी जो गोल आंकड़े पर आती है (सटीक $20, सटीक $50) का मतलब आमतौर पर पेआउट या फ़्लोट त्रुटि होती है, न कि छुट्टे पैसे देने में लापरवाही।

• कई दिनों में दोनों दिशाओं में छोटी, असंगत राशियाँ भीड़ के समय छुट्टे पैसे संभालने की ओर इशारा करती हैं।

• कार्ड के कुल योग के साथ कैश की कमी जो लगभग समान राशि से अधिक चलती है, टेंडर की गलती की ओर इशारा करती है, न कि गायब पैसों की ओर。

कैश ड्रॉर में कमी का कारण आमतौर पर क्या होता है?

लगभग सभी मामलों के लिए चार कारण जिम्मेदार होते हैं。

• गलत गिना गया शुरुआती फ़्लोट। यदि कल क्लोज़ करने वाले व्यक्ति ने ड्रॉर में $180 छोड़े लेकिन $200 दर्ज किए, तो आज की टिल पहली बिक्री से पहले ही $20 कम है। फ़्लोट की गलतियाँ चुपचाप आगे बढ़ती हैं, यही वजह है कि कमी अक्सर गलत शिफ्ट में दिखाई देती है।

• ड्रॉर से लॉग किए बिना निकाला गया पेआउट। किसी ने डिलीवरी का भुगतान किया, सफाई की आपूर्ति खरीदी, या नकद रिफ़ंड दिया, और कभी भी निकासी को रिकॉर्ड नहीं किया। पैसे एक वैध कारण से निकले। रिकॉर्ड कभी दर्ज नहीं हुआ।

• गलत टेंडर पर दर्ज की गई बिक्री। $40 की नकद बिक्री जो कार्ड के रूप में दर्ज की गई है, ड्रॉर को रिकॉर्ड से $40 कम छोड़ती है जबकि कार्ड कॉलम $40 अधिक दिखाता है। कुछ भी गायब नहीं है। बिक्री गलत जगह दर्ज की गई है।

• छुट्टे पैसे गलत दिए गए। $20 के नोट पर $50 के छुट्टे वापस दिए गए, या इसके विपरीत। ये छोटी, यादृच्छिक त्रुटियां हैं जो भीड़ के घंटों में होती हैं。

कम ड्रॉर का कारण कैसे खोजें?

सबसे आसान और त्वरित जांच से शुरू करके विस्तृत जांच की ओर बढ़ें。

1. ड्रॉर को फिर से गिनें। क्लोज़िंग की गलत गिनती उतनी ही आम है जितनी शुरुआती गिनती, और फिर से गिनना मुफ़्त है।

2. फ़्लोट की दोबारा जाँच करें। आज के रिकॉर्ड किए गए शुरुआती फ़्लोट की तुलना कल की क्लोज़िंग गिनती से करें। यदि वे असहमत हैं, तो कमी उस शिफ्ट से पुरानी है जिस पर इसका दोष मढ़ा गया था।

3. बिना लॉग की गई निकासियों की तलाश करें। ड्रॉर में रखी रसीदें या आपूर्तिकर्ता के इनवॉइस, उस दिन आई डिलीवरी, नकद में दिया गया कोई भी रिफ़ंड। अधिकांश गायब पेआउट इस तरह से मिनटों में मिल जाते हैं।

4. टेंडर के कुल योग की तुलना करें। ट्रांजेक्शन लॉग निकालें और जांचें कि क्या कार्ड का कुल योग लगभग उसी राशि से अधिक है जितना कैश कम है। Final की Transactions report अपनी भुगतान विधि और कर्मचारी के साथ प्रत्येक बिक्री को दिखाती है, इसलिए एक गलत-टेंडर वाली बिक्री स्पष्ट दिखाई देती है। यह जानना कि आपकी कौन सी POS रिपोर्ट किस प्रश्न का उत्तर देती है, इस चरण को तेज़ बनाता है।

5. एक पैटर्न की तलाश करें। एक बार की कमी एक दुर्घटना है। हफ़्ते दर हफ़्ते वही राशि, वही शिफ्ट, एक दुर्घटना नहीं है। पैटर्न वे स्थान भी हैं जहाँ स्प्रेडशीट-आधारित रिपोर्टिंग आपको विफल कर देती है, जो इसका एक बड़ा हिस्सा है कि नाइटी CSV एक्सपोर्ट्स एक रिपोर्टिंग रणनीति क्यों नहीं हैं।

प्रति शिफ्ट और प्रति यूज़र गिनती इसे कैसे सीमित करती है?

दिन में एक बार गिना जाने वाला ड्रॉर कमी को बारह घंटे की विंडो और टिल को छूने वाले प्रत्येक स्टाफ सदस्य तक ले जाता है। हर शिफ्ट में गिना जाने वाला ड्रॉर इसे एक शिफ्ट और एक या दो नामों तक सीमित करता है। पूरी तरकीब यही है: कमियां गिनतियों के बीच के अंतर में छिपती हैं, इसलिए इस अंतर को कम करें。

जब किसी फ़्लो के लिए कैश मैनेजमेंट चालू किया जाता है तो Final का कैश मैनेजमेंट यही करता है। एक सेशन खोलने पर शुरुआती फ़्लोट के लिए प्रॉम्प्ट किया जाता है। शिफ्ट के दौरान हर कैश मूवमेंट उस सेशन के खिलाफ रिकॉर्ड किया जाता है, एक नोट फ़ील्ड के साथ ताकि पेआउट का कारण दर्ज रहे। क्लोज़ करने के लिए ड्रॉर को गिनने की आवश्यकता होती है, और End of Session रिपोर्ट प्रति टेंडर भुगतान सारांश और खोलने और बंद करने वाले लोगों के नामों के साथ सेव होती है। चूंकि स्टाफ एक लॉगिन साझा करने के बजाय टिल पर उपयोगकर्ताओं को स्विच करता है, इसलिए प्रत्येक बिक्री और टिप का श्रेय उस व्यक्ति को दिया जाता है जिसने इसे बिल किया है। जब एक ड्रॉर कम पड़ता है, तो आप अब यह नहीं पूछ रहे होते हैं कि आज किसने काम किया। आप पढ़ रहे हैं कि कौन सा सेशन गड़बड़ हुआ और उस पर कौन था। Station Home गाइड व्यावहारिक रूप से कवर करता है कि सेशन और प्रति-शिफ्ट गिनती कैसे काम करती है。

एक आदत इस सब के मूल्य को गुणा करती है: ब्लाइंड काउंटिंग (blind count), यानी अपेक्षित कुल को देखने से पहले ड्रॉर को गिनना। जो गिनने वाला लक्ष्य जानता है, वह उसे ढूंढ ही लेता है। ब्लाइंड काउंट्स एक ठोस कैश ड्रॉर प्रबंधन दिनचर्या की रीढ़ हैं。

तो, क्लोज़िंग के समय आपका कैश ड्रॉर कम क्यों होता है?

क्योंकि चार में से एक चीज हुई: फ़्लोट गलत था, एक पेआउट बिना लॉग किए रह गया, एक बिक्री गलत टेंडर में दर्ज हुई, या छुट्टे पैसे गलत दिए गए। ओवर या शॉर्ट लाइन आपको आकार और दिशा बताती है, कैश लेजर और ट्रांजेक्शन लॉग आपको घटना बताते हैं, और प्रति-शिफ्ट गिनती आपको व्यक्ति और समय बताती है। एक कमी केवल दो गिनतियों के बीच के अंतर में छिप सकती है, इसलिए अंतर को छोटा करें। और यदि आप अभी भी एक डिब्बे से कैश चला रहे हैं और याददाश्त से रीकॉन्सिल कर रहे हैं, तो कैश बॉक्स से POS तक एक आसान माइग्रेशन पथ है जो पूरे समय कैश को चालू रखता है।