Hvorfor mangler det penger i kassaskuffen ved stengning, og hvordan finner du årsaken?

Kassaskuffen din har manko ved stengning av én av fire årsaker i nesten alle tilfeller: startvekselen ble telt feil, kontanter forlot skuffen uten å bli registrert, et salg ble slått inn på feil betalingsmåte, eller det ble gitt feil veksel. Tyveri forekommer, men det er den minst vanlige årsaken og den første alle mistenker. Manko i kassaskuffen ved stengning er ikke et mysterium du løser ved å stirre på pengene. Det er et registreringsproblem, og oppgjørsrapporten forteller deg hvor du skal lete.

Hva forteller pluss/minus-linjen på oppgjørsrapporten deg?

Den forteller deg størrelsen og retningen på problemet, noe som er det meste av diagnosen. Når du lukker en økt med kontantsporing aktivert, sammenligner POS-systemet to tall. Forventede kontanter er startveksel pluss kontantsalg, minus kontantrefusjoner og registrerte uttak, pluss registrerte innbetalinger. Opptalte kontanter er det du fysisk talte opp. Differansen er pluss/minus-linjen: minus (manko) betyr at skuffen inneholder mindre enn det registreringene sier at den skal, og pluss (overskudd) betyr at den inneholder mer.

Les den linjen som et symptom, ikke en dom:

• En manko som lander på et rundt tall (nøyaktig $20, nøyaktig $50) betyr vanligvis et utlegg eller en vekselfeil, ikke slappe vekslerutiner.

• Små, uregelmessige beløp i begge retninger over flere dager peker mot vekselhåndtering i rushtiden.

• En kontantmanko kombinert med et korttotalbeløp som ligger tilsvarende høyt peker mot en feil betalingsmåte, ikke manglende penger.

Hva forårsaker vanligvis manko i kassaskuffen?

Fire årsaker står for nesten alle.

• En feiltelt startveksel. Hvis gårsdagens stenger la igjen $180 i skuffen, men registrerte $200, er dagens kasse $20 i manko før det første salget. Vekselfeil forplanter seg stille videre, noe som er grunnen til at en manko så ofte ser ut til å skje på feil skift.

• Et utlegg tatt fra skuffen uten å bli registrert. Noen betalte for vareleveransen, kjøpte rengjøringsmidler eller ga en kontantrefusjon, og registrerte aldri uttaket. Pengene forlot skuffen av en legitim grunn. Registreringen ble bare aldri gjort.

• Et salg slått inn på feil betalingsmåte. Et kontantsalg på $40 slått inn som kort gjør at skuffen mangler $40 i forhold til registreringene, mens kortkolonnen har $40 for mye. Ingenting mangler. Salget er bare registrert på feil sted.

• Feil veksel gitt tilbake. Veksel for en 50-lapp gitt som om det var en 20-lapp, eller omvendt. Dette er de små, tilfeldige feilene som oppstår i rushtiden.

Hvordan finner du årsaken til en manko i kassaskuffen?

Arbeid deg fra den enkleste sjekken til den mest krevende.

1. Tell opp skuffen på nytt. Feiltelling ved stengning er like vanlig som ved åpning, og en ny opptelling koster ingenting.

2. Sjekk startvekselen på nytt. Sammenlign dagens registrerte startveksel med gårsdagens opptatte stengebeløp. Hvis de ikke stemmer overens, oppsto mankoen før skiftet som fikk skylden for den.

3. Se etter uregistrerte uttak. Kvitteringer eller leverandørfakturaer som ligger i skuffen, leveranser som kom den dagen, eller refusjoner gitt i kontanter. De fleste manglende utlegg finnes på denne måten i løpet av minutter.

4. Sammenlign betalingsmåtetotaler. Hent frem transaksjonsloggen og sjekk om korttotalen er for høy med omtrent samme beløp som kontantmankoen. Finals transaksjonsrapport viser hvert salg med betalingsmåte og ansatt, slik at et salg med feil betalingsmåte skiller seg ut. Å vite hvilke av POS-rapportene dine som svarer på hvilket spørsmål gjør dette trinnet raskt.

5. Se etter et mønster. En enkeltstående manko er et uhell. Det samme beløpet på det samme skiftet uke etter uke er det ikke. Mønstre er også der regnearkbasert rapportering feiler, noe som er en stor del av hvorfor nattlige CSV-eksporter ikke er en rapporteringsstrategi.

Hvordan snevrer opptellinger per skift og per bruker det inn?

En skuff som telles én gang om dagen gir en manko et tolvtimers vindu og alle ansatte som berørte kassen. En skuff som telles hvert skift gir den ett skift og ett eller to navn. Det er hele trikset: mankoer gjemmer seg i tidsrommene mellom opptellinger, så gjør tidsrommene kortere.

Dette er hva Finals kontanthåndtering gjør når den er aktivert for en flyt. Åpning av en økt ber om startveksel. Hver kontantbevegelse i løpet av skiftet registreres mot den økten, med et notatfelt slik at et utlegg har med seg årsaken sin. Stengning krever opptelling av skuffen, og øktoppgjørsrapporten lagres med et betalingssammendrag per betalingsmåte og navnene på hvem som åpnet og stengte. Fordi de ansatte bytter bruker på kassen i stedet for å dele én innlogging, blir hvert salg og tips godskrevet personen som slo det inn. Når det oppstår manko i en skuff, spør du ikke lenger om hvem som jobbet i dag. Du leser hvilken økt som ikke stemte og hvem som var på den. Station Home-veiledningen dekker hvordan økter og opptelling per skift fungerer i praksis.

Én vane mangedobler verdien av alt dette: tell blindt, det vil si tell skuffen før du ser på det forventede totalbeløpet. En som teller og vet hva målet er, har en tendens til å finne det. Blinde opptellinger er ryggraden i en solid rutine for håndtering av kassaskuff.

Så, hvorfor har kassaskuffen din manko ved stengning?

Fordi én av fire ting skjedde: startvekselen var feil, et utlegg ble ikke logget, et salg havnet på feil betalingsmåte, eller veksel ble gitt feil. Pluss/minus-linjen forteller deg størrelsen og retningen, kontantboken og transaksjonsloggen forteller deg hendelsen, og opptellinger per skift forteller deg personen og tidspunktet. En manko kan bare gjemme seg i tidsrommet mellom to opptellinger, så gjør tidsrommet kortere. Og hvis du fortsatt håndterer kontanter fra et skrinet og avstemmer etter minnet, finnes det en skånsom overgangsvei fra kasseskrin til POS som holder kontantene i gang hele veien.