دکان بند کرتے وقت آپ کا کیش دراز کم کیوں ہوتا ہے، اور آپ اس کی وجہ کیسے تلاش کرتے ہیں؟
کلوزنگ کے وقت کیش دراز کی کمی تقریباً کبھی بھی کوئی راز نہیں ہوتی۔ چار وجوہات تقریباً ہر کمی کی وضاحت کرتی ہیں، اور کلوزنگ رپورٹ اور فی شفٹ گنتی اس ایک وجہ کی طرف اشارہ کرے گی جو آپ کے ساتھ ہوئی۔
Mathias NielsenCEO, Final POS
تقریباً ہر معاملے میں کلوزنگ کے وقت آپ کے کیش دراز میں رقم کی کمی چار میں سے کسی ایک وجہ سے ہوتی ہے: ابتدائی فلوٹ کی غلط گنتی کی گئی تھی، نقد رقم اندراج کے بغیر دراز سے نکالی گئی تھی، غلط طریقہ ادائیگی (ٹینڈر) پر فروخت درج کی گئی تھی، یا بقیہ رقم غلط دی گئی تھی۔ چوری ایک حقیقت ہے، لیکن یہ سب سے کم پیش آنے والی وجہ ہے اور پہلی چیز ہے جس پر ہر کسی کو شک ہوتا ہے۔ کلوزنگ کے وقت کیش دراز میں کمی کوئی ایسا راز نہیں ہے جسے آپ رقم کو گھور کر حل کر لیں۔ یہ ریکارڈ کا مسئلہ ہے، اور کلوزنگ رپورٹ آپ کو بتاتی ہے کہ کہاں دیکھنا ہے۔
کلوزنگ رپورٹ پر زائد یا کم والی لائن آپ کو کیا بتاتی ہے؟
یہ آپ کو مسئلے کا سائز اور سمت بتاتی ہے، جو کہ زیادہ تر تشخیص ہے۔ جب آپ کیش ٹریکنگ آن کے ساتھ ایک سیشن بند کرتے ہیں، تو POS دو نمبروں کا موازنہ کرتا ہے۔ متوقع کیش ابتدائی فلوٹ جمع نقد فروخت، منفی نقد ریفنڈز اور ریکارڈ شدہ نکاسی، جمع ریکارڈ شدہ اضافہ ہے۔ گنا ہوا کیش وہ ہے جو آپ نے خود گنا ہے۔ فرق زائد یا کم کی لائن ہے: کم کا مطلب ہے کہ دراز میں ریکارڈ کے مطابق ہونی جانے والی رقم سے کم ہے، اور زائد کا مطلب ہے کہ اس میں زیادہ ہے۔
اس لائن کو ایک علامت کے طور پر پڑھیں، نہ کہ حتمی فیصلے کے طور پر:
وہ کمی جو کسی گول رقم (بالکل $20، بالکل $50) پر آتی ہے عام طور پر اس کا مطلب ادائیگی یا فلوٹ کی غلطی ہے، نہ کہ بقیہ رقم کی ادائیگی کی سستی۔
کئی دنوں میں دونوں سمتوں میں چھوٹی، غیر مستقل رقمیں رش کے اوقات میں بقیہ رقم دینے کے معاملات کی طرف اشارہ کرتی ہیں۔
کیش کی کمی کے ساتھ کارڈ کا ٹوٹل تقریباً اتنی ہی رقم سے زیادہ ہونا طریقہ ادائیگی کی غلطی کی طرف اشارہ کرتا ہے، نا کہ رقم کے غائب ہونے کی طرف۔
کیش دراز کی کمی کی عام طور پر کیا وجہ ہوتی ہے؟
چار وجوہات ان میں سے تقریباً تمام تر کی ذمہ دار ہوتی ہیں۔
غلط گنا ہوا ابتدائی فلوٹ۔ اگر کل کلوزنگ کرنے والے نے دراز میں $180 چھوڑے لیکن $200 ریکارڈ کیے، تو آج کا کیش دراز پہلی فروخت سے پہلے ہی $20 کم ہے۔ فلوٹ کی غلطیاں خاموشی سے آگے بڑھتی ہیں، یہی وجہ ہے کہ کمی اکثر غلط شفٹ میں ہوتی ہوئی دکھائی دیتی ہے۔
دراز سے نکالی گئی ایسی رقم جو لاگ نہیں کی گئی۔ کسی نے سبزیوں کی ڈیلیوری کی ادائیگی کی، صفائی کا سامان خریدا، یا نقد ریفنڈ دیا، اور اس کا اندراج کبھی نہیں کیا۔ رقم جائز وجہ سے نکلی، لیکن اس کا اندراج نہیں ہوا۔
غلط طریقہ ادائیگی پر فروخت درج کرنا۔ $40 کی نقد فروخت کو کارڈ کے طور پر درج کرنے سے دراز ریکارڈ سے $40 کم ہو جاتا ہے جبکہ کارڈ کا کالم $40 زیادہ چلتا ہے۔ کچھ بھی غائب نہیں ہے۔ فروخت غلط جگہ درج کی گئی ہے۔
بقیہ رقم غلط دینا۔ $20 کے نوٹ کے بدلے $50 کی بقیہ رقم واپس کرنا، یا اس کے برعکس۔ یہ وہ چھوٹی، بے ترتیب غلطیاں ہیں جو رش کے وقت جمع ہوتی ہیں۔
آپ کم کیش دراز کی وجہ کیسے معلوم کرتے ہیں؟
سب سے آسان چیک سے شروعات کریں اور پیچیدہ کی طرف جائیں۔
دراز کو دوبارہ گنیں۔ کلوزنگ کی غلط گنتیاں اتنی ہی عام ہیں جتنی ابتدائی، اور دوبارہ گننا بالکل مفت ہے۔
فلوٹ کو دوبارہ چیک کریں۔ آج کے ریکارڈ شدہ ابتدائی فلوٹ کا موازنہ کل کی کلوزنگ گنتی سے کریں۔ اگر وہ مختلف ہیں، تو کمی اس شفٹ سے پہلے کی ہے جس پر اس کا الزام لگایا گیا تھا۔
غیر درج شدہ ادا شدہ رقمیں تلاش کریں۔ دراز میں رکھی رسیدیں یا سپلائر کے انوائسز، اس دن موصول ہونے والی ڈیلیوریز، نقد رقم میں دیا گیا کوئی بھی ریفنڈ دیکھیں۔ زیادہ تر غائب ادا شدہ رقمیں اس طرح منٹوں میں مل جاتی ہیں۔
طریقے ہائے ادائیگی کے کل کا موازنہ کریں۔ ٹرانزیکشن لاگ نکالیں اور چیک کریں کہ آیا کارڈ کا ٹوٹل تقریباً اتنی ہی رقم سے زیادہ ہے جتنا کیش کم ہے۔ Final کی ٹرانزیکشنز رپورٹ ہر فروخت کو اس کے طریقہ ادائیگی اور ملازم کے ساتھ دکھاتی ہے، اس لیے غلط طریقہ ادائیگی والی فروخت واضح طور پر نمایاں ہوتی ہے۔ یہ جاننا کہ آپ کی کون سی POS رپورٹس کس سوال کا جواب دیتی ہے اس مرحلے کو تیز بناتی ہے۔
کوئی پیٹرن تلاش کریں۔ ایک بار کی کمی ایک حادثہ ہے۔ ایک ہی رقم، ایک ہی شفٹ، ہفتے در ہفتے، حادثہ نہیں ہے۔ پیٹرنز وہ جگہ بھی ہیں جہاں اسپریڈشیٹ پر مبنی رپورٹنگ آپ کو ناکام بناتی ہے، جو کہ اس کا ایک بڑا حصہ ہے کہ رات کی CSV ایکسپورٹس ایک رپورٹنگ حکمت عملی نہیں ہیں۔
فی شفٹ اور فی صارف گنتی اس کا دائرہ کار کیسے محدود کرتی ہے؟
دن میں ایک بار گنا جانے والا دراز کمی کو بارہ گھنٹے کا ونڈو اور کیش دراز کو ہاتھ لگانے والے ہر عملے کے رکن کو شمولیت دیتا ہے۔ ہر شفٹ پر گنا جانے والا دراز اسے ایک شفٹ اور ایک یا دو ناموں تک محدود کر دیتا ہے۔ یہی پوری چال ہے: کمیاں گنتی کے درمیان کے وقفوں میں چھپتی ہیں، لہذا ان وقفوں کو کم کریں۔
یہ وہ چیز ہے جو Final کی کیش مینجمنٹ کرتی ہے جب اسے کسی فلو کے لیے آن کیا جاتا ہے۔ سیشن کھولنے پر ابتدائی فلوٹ کا پوچھا جاتا ہے۔ شفٹ کے دوران کیش کی ہر نقل و حرکت کو اس سیشن کے خلاف ریکارڈ کیا جاتا ہے، نوٹ کے فیلڈ کے ساتھ تاکہ ادائیگی کی وجہ درج رہے۔ سیشن کا اختتام دراز کو گننے کا تقاضا کرتا ہے، اور اینڈ آف سیشن رپورٹ ہر طریقہ ادائیگی کے حساب سے ادائیگیوں کے خلاصے اور کھولنے اور بند کرنے والوں کے ناموں کے ساتھ محفوظ ہوتی ہے۔ چونکہ عملہ ایک لاگ ان کا اشتراک کرنے کے بجائے دراز پر صارفین کو تبدیل کرتا ہے، اس لیے ہر فروخت اور ٹپ کا کریڈٹ اس شخص کو جاتا ہے جس نے اسے درج کیا۔ جب ایک دراز میں رقم کم نکلتی ہے، تو آپ اب یہ نہیں پوچھ رہے ہوتے کہ آج کس نے کام کیا۔ آپ پڑھ رہے ہوتے ہیں کہ کون سا سیشن متاثر ہوا اور اس پر کون تھا۔ اسٹیشن ہوم گائیڈ میں احاطہ کیا گیا ہے کہ سیشنز اور فی شفٹ گنتی عملی طور پر کیسے کام کرتی ہے۔
ایک عادت اس تمام چیز کی قدر کو بڑھا دیتی ہے: بلائنڈ کاؤنٹ کریں، یعنی متوقع کل رقم دیکھنے سے پہلے دراز کو گنیں۔ ایک گننے والا جو ہدف جانتا ہے وہ اسے تلاش کر لیتا ہے۔ بلائنڈ کاؤنٹس ایک مضبوط کیش دراز مینجمنٹ روٹین کی بنیاد ہیں۔
تو، کلوزنگ کے وقت آپ کا کیش دراز کیوں کم ہوتا ہے؟
کیونکہ چار چیزوں میں سے ایک ہوئی: فلوٹ غلط تھا، ادائیگی غیر درج شدہ رہ گئی، فروخت غلط طریقے ادائیگی پر درج ہوئی، یا بقیہ رقم غلط دی گئی۔ زائد یا کم کی لائن آپ کو سائز اور سمت بتاتی ہے، کیش لیجر اور ٹرانزیکشن لاگ آپ کو واقعہ بتاتے ہیں، اور فی شفٹ گنتی آپ کو شخص اور وقت بتاتی ہے۔ ایک کمی صرف دو گنتی کے درمیان کے وقفے میں چھپ سکتی ہے، لہذا وقفے کو چھوٹا کریں۔ اور اگر آپ اب بھی ایک ڈبے سے کیش چلا رہے ہیں اور یادداشت سے حساب ملا رہے ہیں، تو کیش باکس سے POS کی طرف آسان منتقلی کا راستہ موجود ہے جو پورے راستے میں کیش کا کام جاری رکھتا ہے۔
اکثر پوچھے جانے والے سوالات
کیا کیش دراز کا کم ہونا ہمیشہ چوری ہوتا ہے؟
نہیں۔ سب سے عام وجوہات ابتدائی فلوٹ کی غلط گنتی، غیر درج شدہ ادائیگی، غلط طریقہ ادائیگی پر فروخت کا اندراج، اور بقایا رقم کی غلطی ہیں۔ چوری عام طور پر ایک ہی سائز اور شفٹ کے ساتھ دہرائے جانے والے پیٹرن کے طور پر ظاہر ہوتی ہے، نہ کہ ایک بار کی کمی کے طور پر۔
بلائنڈ کاؤنٹ کیا ہے؟
متوقع کل رقم دیکھے بغیر دراز کے نقد کو گننا۔ یہ گنتی کو ایماندارانہ رکھتا ہے، کیونکہ جو شخص ہدف جانتا ہے وہ اس کے مطابق گنتی پوری کرنے کی کوشش کرتا ہے۔
کلوزنگ کے وقت دراز میں رقم زیادہ ہونے کا کیا مطلب ہے؟
دراز میں ریکارڈ کے اندازے سے زیادہ نقد رقم موجود ہے۔ عام وجوہات میں بقیہ رقم کم دینا، نقد رقم کا غیر درج شدہ اضافہ، یا کارڈ کی فروخت کو نقد کے طور پر درج کرنا شامل ہے۔
میں غیر درج شدہ کیش پے آؤٹ کیسے تلاش کروں؟
رسیدوں یا انوائسز کے لیے دراز کو چیک کریں، اس دن کی کسی بھی ترسیل یا نقد ریفنڈ کی فہرست بنائیں، اور منہا شدہ نقد رقم کا موازنہ اس رقم سے کریں جو عملے کو یاد ہے۔
آپ کو کیش دراز کتنی بار گننا چاہئے؟
کم از کم ہر شفٹ کی تبدیلی اور کلوزنگ کے وقت۔ ہر گنتی اس وقت کے وقفے کو کم کرتی ہے جس میں کمی چھپ سکتی ہے اور ذمہ داری کسی ایک شخص کے سیشن سے جوڑتی ہے۔