Tại sao ngăn kéo đựng tiền của bạn bị thiếu khi chốt sổ, và làm thế nào để tìm ra nguyên nhân?
Ngăn kéo đựng tiền bị thiếu khi chốt sổ hầu như không bao giờ là điều bí ẩn. Bốn nguyên nhân giải thích cho gần như mọi trường hợp hụt tiền, và báo cáo đóng ca cùng số liệu kiểm đếm theo ca sẽ chỉ ra chính xác nguyên nhân bạn gặp phải.
Mathias NielsenCEO, Final POS
Ngăn kéo đựng tiền của bạn bị thiếu khi chốt sổ gần như luôn rơi vào một trong bốn lý do: tiền quỹ đầu ca được đếm sai, tiền mặt rời khỏi ngăn kéo mà không được ghi nhận, đơn hàng được tính nhầm hình thức thanh toán, hoặc trả lại tiền thừa không chính xác. Trộm cắp có tồn tại, nhưng đó là nguyên nhân ít gặp nhất dù lại là điều đầu tiên mọi người nghi ngờ. Ngăn kéo tiền mặt bị thiếu khi chốt sổ không phải là một bí ẩn bạn giải quyết bằng cách nhìn chằm chằm vào đống tiền. Đó là vấn đề về sổ sách, và báo cáo chốt sổ sẽ cho bạn biết cần tìm ở đâu.
Dòng thừa hoặc thiếu trên báo cáo chốt sổ cho bạn biết điều gì?
Nó cho bạn biết quy mô và chiều hướng của vấn đề, vốn là phần lớn của việc chẩn đoán. Khi bạn đóng một phiên làm việc có bật tính năng theo dõi tiền mặt, POS sẽ so sánh hai con số. Tiền mặt dự kiến là tiền quỹ đầu ca cộng với doanh số tiền mặt, trừ đi các khoản hoàn tiền mặt và các khoản rút tiền đã ghi nhận, cộng với các khoản nộp thêm đã ghi nhận. Tiền mặt đếm được là số tiền bạn thực tế kiểm đếm. Khoảng lệch là dòng thừa hoặc thiếu: thiếu có nghĩa là ngăn kéo chứa ít tiền hơn sổ sách quy định, và thừa có nghĩa là nó chứa nhiều hơn.
Hãy đọc dòng đó như một triệu chứng, chứ không phải một bản án:
Khoản thiếu rơi vào một số tròn (chính xác $20, chính xác $50) thường có nghĩa là lỗi chi trả hoặc lỗi tiền quỹ, chứ không phải trả thừa thiếu tiền lẻ.
Các khoản nhỏ, không nhất quán theo cả hai chiều trong nhiều ngày cho thấy vấn đề xử lý tiền thừa trong giờ cao điểm.
Khoản thiếu tiền mặt đi kèm với tổng tiền thẻ tăng lên một lượng tương đương cho thấy lỗi chọn sai hình thức thanh toán, chứ không phải mất tiền.
Điều gì thường gây ra tình trạng thiếu tiền trong ngăn kéo?
Bốn nguyên nhân chiếm hầu hết các trường hợp.
Tiền quỹ đầu ca bị đếm sai. Nếu người đóng ca hôm qua để lại $180 trong ngăn kéo nhưng lại ghi nhận $200, quầy thu ngân hôm nay đã bị thiếu $20 ngay trước đơn hàng đầu tiên. Lỗi tiền quỹ sẽ lặng lẽ kéo dài, đó là lý do tại sao khoản thiếu rất hay xuất hiện nhầm sang ca làm việc khác.
Khoản chi trả lấy từ ngăn kéo mà không ghi sổ. Ai đó đã trả tiền giao hàng nông sản, mua đồ vệ sinh, hoặc hoàn tiền mặt cho khách mà không ghi nhận việc rút tiền. Tiền rời đi vì lý do hợp lệ, nhưng ghi chép đã không đi kèm.
Đơn hàng tính nhầm hình thức thanh toán. Một đơn tiền mặt $40 được tính nhầm thành thanh toán thẻ khiến ngăn kéo thiếu $40 so với sổ sách trong khi cột thanh toán thẻ thừa $40. Không có gì bị mất. Đơn hàng chỉ bị xếp sai chỗ.
Trả tiền thừa sai. Trả lại tiền thừa cho tờ $50 nhưng lại tính thành tờ $20, hoặc ngược lại. Đây là những lỗi nhỏ, ngẫu nhiên thường tập trung vào giờ cao điểm.
Làm thế nào để tìm ra nguyên nhân ngăn kéo bị thiếu tiền?
Hãy làm việc từ bước kiểm tra tốn ít công sức nhất đến tốn nhiều công sức nhất.
Đếm lại ngăn kéo. Đếm sai khi đóng ca cũng phổ biến như khi mở ca, và việc đếm lại là hoàn toàn miễn phí.
Kiểm tra lại tiền quỹ. So sánh tiền quỹ mở ca đã ghi nhận hôm nay với số lượng đóng ca hôm qua. Nếu chúng không khớp, khoản thiếu đã có từ trước ca làm việc bị đổ lỗi.
Tìm các khoản rút tiền chưa ghi nhận. Hóa đơn hoặc chứng từ nhà cung cấp nằm trong ngăn kéo, các đơn giao hàng đến trong ngày, bất kỳ khoản hoàn tiền nào bằng tiền mặt. Hầu hết các khoản chi trả bị thiếu được tìm ra theo cách này trong vài phút.
So sánh tổng các hình thức thanh toán. Mở nhật ký giao dịch và kiểm tra xem tổng tiền thẻ có dư ra đúng bằng số tiền mặt bị thiếu hay không. Báo cáo giao dịch của Final hiển thị mọi đơn hàng cùng với phương thức thanh toán và nhân viên thực hiện, vì vậy đơn hàng nhầm phương thức sẽ nổi bật ngay lập tức. Việc biết loại báo cáo POS nào trả lời câu hỏi nào sẽ giúp bước này diễn ra nhanh chóng.
Tìm kiếm quy luật. Thiếu tiền một lần là sự cố ngẫu nhiên. Cùng một số tiền, cùng một ca làm việc, tuần này qua tuần khác thì không phải. Quy luật cũng là nơi các báo cáo dựa trên bảng tính thất bại, đây là lý do lớn giải thích tại sao xuất file CSV hàng đêm không phải là một chiến lược báo cáo.
Việc kiểm đếm theo ca và theo người dùng giúp thu hẹp phạm vi như thế nào?
Ngăn kéo chỉ đếm một lần mỗi ngày sẽ khiến khoản thiếu có mốc thời gian kéo dài 12 giờ và liên quan đến mọi nhân viên từng chạm vào quầy. Ngăn kéo được đếm theo mỗi ca làm việc sẽ khoanh vùng nó trong một ca và một hoặc hai tên tuổi. Đó là toàn bộ bí quyết: sự hụt tiền ẩn nấp trong khoảng trống giữa các lần đếm, vì vậy hãy thu hẹp các khoảng trống đó.
Đây là những gì tính năng quản lý tiền mặt của Final thực hiện khi được bật cho một quy trình. Mở một phiên làm việc sẽ nhắc nhập tiền quỹ đầu ca. Mọi biến động tiền mặt trong ca đều được ghi nhận theo phiên đó, kèm theo trường ghi chú để khoản chi trả mang theo lý do của nó. Đóng ca yêu cầu đếm ngăn kéo, và báo cáo Kết thúc phiên sẽ lưu lại tóm tắt thanh toán theo từng hình thức cùng tên của người mở và đóng. Vì nhân viên chuyển đổi người dùng trên quầy thay vì dùng chung một tài khoản đăng nhập, mỗi đơn hàng và tiền tip được tính cho đúng người đã thực hiện. Khi ngăn kéo bị thiếu, bạn không còn phải hỏi ai đã làm việc hôm nay nữa. Bạn chỉ cần đọc phiên nào bị lệch và ai đã ở đó. Hướng dẫn Station Home sẽ giải thích cách các phiên và việc kiểm đếm theo ca hoạt động trong thực tế.
Một thói quen sẽ nhân lên giá trị của tất cả những điều này: đếm mù (blind count), nghĩa là đếm ngăn kéo trước khi nhìn vào tổng số tiền dự kiến. Người đếm biết trước con số mục tiêu thường có xu hướng đếm ra đúng con số đó. Kiểm đếm mù là xương sống của một quy trình quản lý ngăn kéo đựng tiền vững chắc.
Vậy, tại sao ngăn kéo đựng tiền của bạn lại bị thiếu khi chốt sổ?
Bởi vì một trong bốn điều đã xảy ra: tiền quỹ sai, khoản chi trả chưa ghi sổ, đơn hàng chọn sai hình thức thanh toán, hoặc trả tiền thừa không chính xác. Dòng thừa hoặc thiếu cho bạn biết quy mô và chiều hướng, sổ nhật ký tiền mặt và nhật ký giao dịch cho bạn biết sự kiện, và số liệu đếm theo ca cho bạn biết con người và thời điểm. Khoản thiếu chỉ có thể ẩn nấp trong khoảng trống giữa hai lần đếm, vì vậy hãy rút ngắn khoảng trống đó. Và nếu bạn vẫn đang quản lý tiền mặt từ một hộp tiền và đối soát bằng ghi nhớ, có một lộ trình chuyển đổi từ hộp tiền mặt sang POS nhẹ nhàng để giữ cho dòng tiền mặt hoạt động trơn tru trong suốt quá trình.
Câu hỏi thường gặp
Ngăn kéo đựng tiền bị thiếu có phải luôn do trộm cắp không?
Không. Các nguyên nhân phổ biến nhất là đếm sai tiền quỹ đầu ca, khoản chi trả không được ghi nhận, đơn hàng chọn sai hình thức thanh toán và trả lại tiền thừa sai. Trộm cắp thường biểu hiện dưới dạng một mô hình lặp đi lặp lại với cùng số tiền và cùng ca làm việc, chứ không phải là sự hụt tiền một lần.
Kiểm đếm mù (blind count) là gì?
Đếm tiền trong ngăn kéo mà không xem trước tổng số tiền dự kiến. Việc này giữ cho kết quả kiểm đếm trung thực, vì người đếm biết trước con số mục tiêu thường có xu hướng đếm ra đúng con số đó.
Điều đó có nghĩa là gì khi ngăn kéo bị thừa tiền lúc chốt sổ?
Ngăn kéo có nhiều tiền mặt hơn so với dự kiến trên sổ sách. Nguyên nhân phổ biến là trả thiếu tiền thừa cho khách, khoản nộp thêm tiền mặt không được ghi nhận, hoặc đơn hàng trả bằng thẻ lại chọn nhầm thành tiền mặt.
Làm thế nào để tìm ra một khoản chi trả tiền mặt chưa ghi nhận?
Kiểm tra ngăn kéo xem có hóa đơn hay chứng từ nào không, liệt kê mọi đơn giao hàng hoặc khoản hoàn tiền mặt trong ngày, và so sánh các khoản rút tiền mặt đã ghi nhận với những gì nhân viên nhớ là đã chi ra.
Bao lâu thì nên đếm ngăn kéo đựng tiền một lần?
Ít nhất là vào mỗi lần giao ca và khi chốt sổ. Mỗi lần kiểm đếm sẽ thu hẹp khoảng thời gian mà việc hụt tiền có thể bị che giấu và gắn trách nhiệm vào phiên làm việc của một người cụ thể.