দিনশেষে ক্যাশ ড্রয়ারে টাকা কম হয় কেন, এবং এর কারণ কীভাবে খুঁজে বের করবেন?

প্রায় প্রতিটি ক্ষেত্রে চারটি কারণের যেকোনো একটির জন্য দিনশেষে আপনার ক্যাশ ড্রয়ারে টাকা কম হয়: ওপেনিং ফ্লোট ভুল গণনা করা হয়েছিল, ক্যাশ ড্রয়ার থেকে হিসেব না রেখে টাকা সরানো হয়েছে, অন্য কোনো পেমেন্ট মেথডের (টেন্ডার) বিক্রি ক্যাশ হিসেবে এন্ট্রি দেওয়া হয়েছিল, অথবা খুচরা টাকা দেওয়ার সময় ভুল করা হয়েছিল। চুরি হওয়াটা সত্যি হলেও এটি সবচেয়ে বিরল কারণ এবং যে বিষয়টি সবাই প্রথমে সন্দেহ করে। দিনশেষে ক্যাশ ড্রয়ারে টাকা কম হওয়া কোনো রহস্য নয় যা আপনি টাকার দিকে তাকিয়ে সমাধান করবেন। এটি একটি রেকর্ডের সমস্যা, এবং ক্লোজ রিপোর্ট আপনাকে নির্দেশ করে কোথায় তাকাতে হবে।

ক্লোজ রিপোর্টে ওভার বা শর্ট লাইনটি আপনাকে কী বলে?

এটি আপনাকে সমস্যার আকার এবং দিক সম্পর্কে বলে, যা রোগ নির্ণয়ের বেশিরভাগ অংশ। ক্যাশ ট্র্যাকিং চালু রেখে যখন আপনি একটি সেশন বন্ধ করেন, তখন POS দুটি সংখ্যা তুলনা করে। প্রত্যাশিত ক্যাশ হলো ওপেনিং ফ্লোট প্লাস ক্যাশ সেলস, মাইনাস ক্যাশ রিফান্ড ও রেকর্ডকৃত অপসারণ, প্লাস রেকর্ডকৃত সংযোজন। গণনাকৃত ক্যাশ হলো যা আপনি সশরীরে গুনেছেন। পার্থক্যটি হলো ওভার বা শর্ট লাইন: শর্ট মানে রেকর্ডে যা থাকা উচিত ড্রয়ারে তার চেয়ে কম টাকা আছে, আর ওভার মানে এতে বেশি আছে।

সেই লাইনটিকে একটি লক্ষণ হিসেবে পড়ুন, কোনো রায় হিসেবে নয়:

• একটি ঘাটতি যা একটি রাউন্ড ফিগারে পড়ে (ঠিক $২০, ঠিক $৫০) তা সাধারণত কোনো পে-আউট বা ফ্লোট ভুলের সংকেত দেয়, খুচরা দেওয়ার ভুল নয়।

• বেশ কয়েক দিন ধরে উভয় দিকে ছোট, অসামঞ্জস্যপূর্ণ পরিমাণ টাকা উপচে পড়া বা কম হওয়া ব্যস্ততার সময় খুচরা টাকা দেওয়া-নেওয়ার ভুলের দিকে নির্দেশ করে।

• ক্যাশ ঘাটতির সাথে কার্ডের মোট হিসাব একই পরিমাণে বেশি হওয়া পেমেন্ট মেথড (টেন্ডার) ভুলের দিকে নির্দেশ করে, টাকা হারিয়ে যাওয়ার দিকে নয়।

সাধারণত কী কারণে ক্যাশ ড্রয়ারে ঘাটতি দেখা দেয়?

প্রায় সব ঘাটতির পেছনে চারটি কারণ কাজ করে。

• ওপেনিং ফ্লোট ভুল গণনা করা। গতকালের দোকান বন্ধ করা ব্যক্তি যদি ড্রয়ারে $১৮০ রেখে কিন্তু $২০০ রেকর্ড করে থাকেন, তবে আজকের ড্রয়ারে প্রথম বিক্রির আগেই $২০ কম থাকে। ফ্লোটের ভুলগুলো নিঃশব্দে এগিয়ে চলে, যে কারণে ঘাটতি প্রায়ই ভুল শিফটে ঘটেছে বলে মনে হয়。

• এন্ট্রি না দিয়ে ড্রয়ার থেকে টাকা নেওয়া। কেউ শাকসবজি সরবরাহের জন্য পেমেন্ট করেছেন, পরিষ্কার পরিচ্ছন্নতার সামগ্রী কিনেছেন বা নগদ ফেরত দিয়েছেন, এবং তা কখনোই রেকর্ড করেননি। টাকা একটি বৈধ কারণেই চলে গেছে। কিন্তু রেকর্ড করা হয়নি。

• ভুল টেন্ডারে বিক্রি এন্ট্রি দেওয়া। কার্ডে নেওয়া $৪০ টাকার ক্যাশ সেল ড্রয়ারের রেকর্ডের চেয়ে $৪০ কম থাকে, অন্যদিকে কার্ডের কলামটি $৪০ ভারী হয়ে যায়। আসলে কিছুই হারায়নি। বিক্রিটি কেবল ভুল জায়গায় নথিভুক্ত হয়েছে。

• ভুলভাবে খুচরা টাকা দেওয়া। $২০ টাকার নোট ফেরত দেওয়ার জায়গায় $৫০ টাকা দেওয়া, বা এর উল্টোটা। এগুলো হলো ছোট, এলোমেলো ভুল যা ব্যস্ত সময়ে বেশি ঘটে。

ড্রয়ারে টাকা কম হওয়ার কারণ আপনি কীভাবে খুঁজে বের করবেন?

সবচেয়ে সহজ চেক থেকে সবচেয়ে জটিল চেকের দিকে কাজ করুন。

১. ড্রয়ারটি আবার গণনা করুন। খোলার সময় ভুল গণনার মতোই বন্ধ করার ভুল গণ নাও সমান সাধারণ, এবং পুনরায় গণনা করতে কোনো খরচ হয় না。 ২. ফ্লোটটি পুনরায় পরীক্ষা করুন। আজকের রেকর্ডকৃত ওপেনিং ফ্লোটের সাথে গতকালের সমাপনী গণনার তুলনা করুন। যদি তারা অসম্মত হয়, তবে যে শিফটকে দায়ী করা হচ্ছে ঘাটতিটি তার আগের。 ৩. রেকর্ড না করা অপসারণের খোঁজ করুন। ড্রয়ারে পড়ে থাকা রসিদ বা সরবরাহকারীর ইনভয়েস, সে দিন আসা ডেলিভারি, নগদে দেওয়া যেকোনো রিফান্ড। বেশিরভাগ নিখোঁজ পে-আউট এই উপায়ে মিনিটের মধ্যে পাওয়া যায়。 ৪. টেন্ডারের মোট হিসাব তুলনা করুন। ট্রানজ্যাকশন লগ বের করুন এবং কার্ডের মোট হিসাব ক্যাশের ঘাটতির পরিমাণের সাথে মেলে কিনা পরীক্ষা করুন। Final-এর Transactions report-এ প্রতিটি বিক্রি তার পেমেন্ট মেথড এবং কর্মচারীর নামসহ দেখায়, ফলে ভুল টেন্ডারকৃত বিক্রি সহজেই ধরা পড়ে। আপনার কোন POS reports কোন প্রশ্নের উত্তর দেয় তা জানা থাকলে এই ধাপটি দ্রুত হয়。 ৫. কোনো প্যাটার্ন আছে কিনা দেখুন। একবারের ঘাটতি একটি দুর্ঘটনা। কিন্তু একই পরিমাণ, একই শিফটে, সপ্তাহের পর সপ্তাহ হওয়া কোনো দুর্ঘটনা নয়। প্যাটার্ন খোঁজার ক্ষেত্রে স্প্রেডশিট-ভিত্তিক রিপোর্টিং ব্যর্থ হয়, আর এ কারণেই রাতের CSV এক্সপোর্ট কোনো রিপোর্টিং স্ট্র্যাটেজি নয়।

কীভাবে প্রতি শিফট এবং প্রতি ব্যবহারকারীর হিসাব বিষয়টিকে নির্দিষ্ট করে?

দিনে একবার গণনাকৃত একটি ড্রয়ার ঘাটতির জন্য বারো ঘণ্টার একটি উইন্ডো এবং ক্যাশ ড্রয়ার স্পর্শ করা প্রতিটি স্টাফ সদস্যকে আওতায় আনে। কিন্তু প্রতি শিফটে গণনাকৃত একটি ড্রয়ার ঘাটতিকে কেবল একটি শিফট এবং এক বা দুজন কর্মীর মধ্যে সীমাবদ্ধ করে। কৌশলটি ঠিক এটাই: হিসাবের মধ্যবর্তী সময়ের ব্যবধানেই ঘাটতি লুকিয়ে থাকে, তাই ব্যবধান ছোট করুন。

একটি ফ্লো-এর জন্য চালু করা থাকলে Final-এর ক্যাশ ম্যানেজমেন্ট ঠিক এই কাজটিই করে। একটি সেশন খুললে তা ওপেনিং ফ্লোটের জন্য প্রম্পট করে। শিফট চলাকালীন প্রতিটি ক্যাশ মুভমেন্ট সেই সেশনের বিরুদ্ধে রেকর্ড করা হয় এবং এতে একটি নোট ফিল্ড থাকে যাতে পে-আউট করার কারণ সংরক্ষিত থাকে। বন্ধ করার সময় ড্রয়ারটি গণনা করতে হয়, এবং এন্ড অব সেশন রিপোর্টটি প্রতি টেন্ডারে পেমেন্ট সারাংশ এবং কে সেশন খুলেছিল ও বন্ধ করেছিল তাদের নামসহ সংরক্ষিত হয়। কর্মচারীরা একটি লগইন শেয়ার করার পরিবর্তে ড্রয়ারে ইউজার পরিবর্তন করেন বলে, প্রতিটি বিক্রি এবং টিপ যে ব্যক্তি এন্ট্রি দিয়েছে তার নামে জমা হয়। যখন একটি ড্রয়ারে টাকা কম পড়ে, তখন আপনাকে আর জিজ্ঞেস করতে হয় না যে আজ কে কাজ করেছে। আপনি দেখছেন কোন সেশনটি ভেঙেছে এবং তাতে কে ছিল। সেশন এবং প্রতি-শিফটের হিসাব কীভাবে বাস্তবে কাজ করে তা জানতে পড়ুন Station Home guide।

একটি অভ্যাস এই সমস্ত কিছুর মূল্যকে বহু গুণ বাড়িয়ে দেয়: ব্লাইন্ড কাউন্ট করুন, অর্থাৎ প্রত্যাশিত মোট হিসাব দেখার আগে ড্রয়ারের টাকা গুনুন। একজন গণনাকারী যিনি টার্গেট জানেন তিনি তা মিলিয়ে ফেলার প্রবণতা রাখেন। ব্লাইন্ড কাউন্ট হলো একটি শক্তপোক্ত cash drawer management routine-এর মূল ভিত্তি。

তাহলে, দিনশেষে আপনার ক্যাশ ড্রয়ারে টাকা কম হয় কেন?

কারণ চারটির মধ্যে যেকোনো একটি ঘটেছে: ফ্লোট ভুল ছিল, একটি পে-আউট এন্ট্রিহীন রয়ে গেছে, বিক্রি ভুল টেন্ডারে রেকর্ড হয়েছে, অথবা খুচরা দেওয়ার সময় ভুল করা হয়েছে। ওভার বা শর্ট লাইন আপনাকে আকার এবং দিক বলে দেয়, ক্যাশ লেজার এবং ট্রানজ্যাকশন লগ আপনাকে ঘটনাটির কথা বলে, এবং প্রতি-শিফটের হিসাব আপনাকে ব্যক্তি এবং সময় বলে দেয়। একটি ঘাটতি কেবল দুটি গণনার মধ্যবর্তী ব্যবধানেই লুকিয়ে থাকতে পারে, তাই ব্যবধান ছোট করুন। আর আপনি যদি এখনও কোনো বাক্সে রেখে ক্যাশ লেনদেন চালান এবং স্মৃতি থেকে হিসেব মেলান, তবে পুরোপুরি ক্যাশ নিয়ে কাজ করার সুবিধার্থে রয়েছে একটি সহজ migration path from cash box to POS।