Gün Sonunda Yazar Kasa Çekmecesiniz Neden Açık Verir ve Nedeni Nasıl Bulunur?

Kasa çekmeceniz gün sonunda neredeyse her zaman dört nedenden biri yüzünden açık verir: Açılış kasası (bozuk para/devir parası) yanlış sayılmıştır, nakit para kaydetmeden çekmeceden çıkarılmıştır, bir satış yanlış ödeme yöntemiyle işlenmiştir veya para üstü yanlış verilmiştir. Hırsızlık gerçektir ancak en az görülen nedendir ve herkesin ilk şüphelendiği şeydir. Gün sonunda kasa çekmecesinin açık vermesi paraya bakarak çözeceğiniz bir gizem değildir. Bu bir kayıt sorunudur ve gün sonu raporu nereye bakacağınızı söyler.

Gün sonu raporundaki fazla veya açık satırı size ne anlatır?

Teşhisin büyük bir kısmını oluşturan sorunun boyutunu ve yönünü söyler. Nakit takibi açıkken bir oturumu kapattığınızda, POS iki rakamı karşılaştırır. Beklenen nakit, açılış kasası artı nakit satışlar, eksi nakit iadeler ve kaydedilen nakit çıkışları, artı kaydedilen nakit eklemeleridir. Sayılan nakit ise fiziki olarak saydığınız tutardır. Aradaki fark fazla veya açık satırıdır: Açık, çekmecede kayıtlara göre olması gerekenden daha az nakit olduğu, fazla ise daha fazla olduğu anlamına gelir.

Bu satırı bir karar gibi değil, bir belirti gibi okuyun:

• Düz bir rakama denk gelen bir açık (tam olarak 20 $, tam olarak 50 $), dikkatsiz para üstü vermekten ziyade genellikle bir ödeme veya devir kasası hatası anlamına gelir.

• Birkaç gün boyunca her iki yönde de görülen küçük, tutarsız miktarlar, yoğun saatlerdeki para üstü işlemlerine işaret eder.

• Yaklaşık aynı miktarda fazla veren bir kart toplamı ile eşleşen bir nakit açığı, kayıp paraya değil, yanlış ödeme yöntemi seçimine işaret eder.

Kasa çekmecesi açığına genellikle ne sebep olur?

Neredeyse tüm kasa açıklarının arkasında dört neden vardır.

• Yanlış sayılmış açılış kasası. Dünkü kapanışı yapan kişi çekmecede 180 $ bıraktı ancak 200 $ kaydettiyse, bugünün kasası daha ilk satış yapılmadan 20 $ eksiktir. Devir kasası hataları sessizce ilerler; bu yüzden bir açık sıklıkla yanlış vardiyada gerçekleşmiş gibi görünür.

• Kaydedilmeden çekmeceden yapılan nakit ödeme. Birisi sebze teslimatının ödemesini yapmış, temizlik malzemesi almış veya nakit iade yapmış ancak bu çıkışı hiç kaydetmemiştir. Para geçerli bir nedenle çıkmıştır ancak kaydı tutulmamıştır.

• Yanlış ödeme yöntemiyle işlenen satış. Kart olarak işlenen 40 $'lık nakit satış, kayıtlara göre çekmecede 40 $ açık yaratırken kart sütununda 40 $ fazla oluşturur. Hiçbir şey kayıp değildir; satış yanlış yere kaydedilmiştir.

• Yanlış verilen para üstü. 20 $ verilen işleme 50 $'ın para üstünün verilmesi veya tam tersi. Bunlar yoğun saatlerde biriken küçük, rastgele hatalardır.

Kasa açığının nedeni nasıl bulunur?

En zahmetsiz kontrolden en karmaşık olana doğru ilerleyin.

1. Çekmeceyi tekrar sayın. Kapanıştaki yanlış sayımlar açılıştakiler kadar yaygındır ve tekrar saymak zahmetsizdir.

2. Devir kasasını tekrar kontrol edin. Bugün kaydedilen açılış tutarını dünün kapanış sayımıyla karşılaştırın. Eğer uyuşmuyorlarsa, açık suçlanan vardiyadan öncesine dayanıyordur.

3. Kaydedilmemiş para çıkışlarını arayın. Çekmecede duran makbuzlar veya tedarikçi faturaları, o gün gelen teslimatlar, nakit yapılan iadeler. Kayıp ödemelerin çoğu bu şekilde dakikalar içinde bulunur.

4. Ödeme yöntemi toplamlarını karşılaştırın. İşlem dökümünü alın ve kart toplamının nakit açığı miktarınca fazla verip vermediğini kontrol edin. Final'ın İşlem raporu her satışı ödeme yöntemi ve personeliyle birlikte gösterir, böylece yanlış ödeme türü seçilmiş satışlar hemen göze çarpar. Hangi POS raporlarının hangi soruya yanıt verdiğini bilmek bu adımı hızlandırır.

5. Bir kalıp arayın. Tek seferlik bir açık kazadır. Ancak haftalarca aynı miktar ve aynı vardiyada tekrarlanan bir açık kaza değildir. Eğilimler, tablo tabanlı raporlamanın yetersiz kaldığı yerdir; bu da gecelik CSV dışa aktarımlarının bir raporlama stratejisi olmamasının büyük bir nedenidir.

Vardiya ve kullanıcı başına yapılan sayımlar sorunu nasıl daraltır?

Günde bir kez sayılan bir çekmece, açığa 12 saatlik bir zaman aralığı ve kasaya dokunan tüm personeli kapsayan bir belirsizlik bırakır. Her vardiyada sayılan bir çekmece ise bunu tek bir vardiyaya ve bir ya da iki isme indirir. Bütün püf noktası şudur: Kasa açıkları sayımlar arasındaki boşluklarda saklanır, bu yüzden boşlukları küçültün.

Bir akış için etkinleştirildiğinde Final'ın nakit yönetiminin yaptığı şey tam olarak budur. Bir oturum açıldığında açılış kasası sorulur. Vardiya sırasındaki her nakit hareketi bu oturuma kaydedilir ve bir not alanı sayesinde yapılan ödeme gerekçesini taşır. Kapanış, çekmecenin sayılmasını gerektirir ve Oturum Sonu raporu, ödeme yöntemine göre ödeme özeti ve açılış ile kapanışı yapan kişilerin isimleriyle kaydedilir. Personel ortak bir giriş kullanmak yerine kasada kullanıcı değiştirdiği için, her satış ve bahşiş satışı yapan kişiye yazılır. Kasa açık verdiğinde artık "bugün kim çalıştı?" diye sormazsınız. Hangi oturumda hata olduğunu ve o oturumda kimin bulunduğunu okursunuz. Station Home kılavuzu, oturumların ve vardiya bazlı sayımların pratikte nasıl çalıştığını anlatır.

Bir alışkanlık tüm bunların değerini katlar: Kör sayım yapın, yani beklenen toplamı görmeden önce çekmeceyi sayın. Hedefi bilen bir sayman, hedef rakamı bulma eğilimindedir. Kör sayımlar, sağlam bir kasa çekmecesi yönetim rutininin temelini oluşturur.

Peki, gün sonunda kasa çekmeceniz neden açık veriyor?

Çünkü dört şeyden biri gerçekleşmiştir: Devir kasası yanlıştı, bir ödeme kaydedilmedi, bir satış yanlış ödeme yöntemine işlendi veya para üstü yanlış verildi. Fazla veya açık satırı size boyutu ve yönü, nakit defteri ve işlem dökümü olayı, vardiya bazlı sayımlar ise kişiyi ve zamanı söyler. Bir açık yalnızca iki sayım arasındaki boşlukta saklanabilir, bu yüzden boşluğu kısaltın. Ve eğer hala nakiti bir kutudan yönetiyor ve mutabakatı hafızanızdan yapıyorsanız, nakit işlemlerinizi aksatmadan sürdürebileceğiniz para kutusundan POS'a geçiş yolu mevcuttur.