Чому в грошовому ящику недостача під час закриття та як знайти причину?
Недостача в грошовому ящику під час закриття майже ніколи не є таємницею. Майже кожну недостачу пояснюють чотири причини, а звіт про закриття та підрахунки за зміну вкажуть на ту, яка сталася у вас.
Mathias NielsenCEO, Final POS
Майже в кожному випадку у вашому грошовому ящику виникає недостача під час закриття з однієї з чотирьох причин: початковий розмір розмінної каси був порахований неправильно, готівку вилучили з ящика без фіксації, продаж провели не за тим типом оплати або здачу видали неправильно. Крадіжки трапляються, але це найменш поширена причина, хоча про неї думають першою. Недостача в грошовому ящику при закритті — це не таємниця, яку ви розгадаєте, просто дивлячись на гроші. Це проблема обліку, і звіт про закриття підкаже, де шукати.
Про що говорить рядок лишку або недостачі у звіті про закриття?
Він показує розмір і напрямок проблеми, що становить більшу частину діагнозу. Коли ви закриваєте сесію з увімкненим відстеженням готівки, POS порівнює два числа. Очікувана готівка — це початкова розмінна kasa плюс продажі за готівку, мінус повернення готівкою та зафіксовані вилучення, плюс зафіксовані внесення. Перерахована готівка — це те, що ви фактично порахували. Різниця — це рядок лишку або недостачі: недостача означає, що в ящику менше грошей, ніж за записами, а лишок — що більше.
Читайте цей рядок як симптом, а не як вирок:
Недостача на круглу суму (рівно 20 доларів, рівно 50 доларів) зазвичай означає виплату або помилку в початковій касі, а не неохайну здачу.
Невеликі, непостійні суми в обох напрямках протягом кількох днів вказують на помилки видачі здачі під час напливу покупців.
Недостача готівки в поєднанні з підсумком за картками, який перевищує норму приблизно на таку ж суму, вказує на помилку у виборі типу оплати, а не на зниклі гроші.
Що зазвичай спричиняє недостачу в грошовому ящику?
На чотири причини припадає майже все.
Неправильно порахована початкова розмінна kasa. Якщо людина, яка закривала зміну вчора, залишила в ящику 180 доларів, але записала 200, то сьогоднішня каса матиме недостачу в 20 доларів ще до першого продажу. Помилки в початковій касі непомітно переходять далі, саме тому недостача часто виникає нібито не на тій зміні.
Виплата з ящика без фіксації. Хтось заплатив за доставку продуктів, купив засоби для чищення або видав повернення готівкою та не записав вилучення. Гроші вилучено з законної причини. Запис просто не зробили.
Продаж, проведений не за тим типом оплати. Продаж за готівку на суму 40 доларів, проведений як оплата карткою, залишає в ящику недостачу в 40 доларів порівняно із записами, тоді як колонка касових операцій за картками перевищує норму на 40 доларів. Нічого не зникло. Продаж просто оформлено не туди.
Неправильно видана здача. Здача з 50 доларів видана як із 20 доларів, або навпаки. Це дрібні випадкові помилки, які накопичуються в години пік.
Як знайти причину недостачі в ящику?
Ідіть від найдешевшої перевірки до найдорожчої.
Перерахуйте грошовий ящик. Помилки під час закриття трапляються так само часто, як і під час відкриття, а повторний перерахунок нічого не коштує.
Перевірте початкову розмінну касу. Порівняйте записану сьогодні початкову касу з підсумком вчорашнього закриття. Якщо вони не збігаються, недостача виникла ще до зміни, яку в цьому звинуватили.
Шукайте незафіксовані вилучення. Чеки або рахунки від постачальників, що лежать у ящику, доставки, які прибули того дня, будь-які повернення, видані готівкою. Більшість зниклих виплат знаходять саме так за кілька хвилин.
Порівняйте підсумки за типами оплати. Відкрийте журнал транзакцій і перевірте, чи не перевищує підсумок за картками суму недостачі готівки приблизно на стільки ж. У звіті з транзакцій від Final відображається кожен продаж із зазначенням способу оплати та працівника, тож продаж із неправильно вибраним типом оплати одразу помітно. Розуміння того, який із ваших звітів POS відповідає на яке запитання, прискорює цей крок.
Шукайте закономірність. Одноразова недостача — це випадковість. Однакова сума на одній і тій самій зміні тиждень за тижнем — ні. Саме на закономірностях звітність у форматах електронних таблиць підводить вас, і це одна з головних причин, чому щонічний експорт CSV — це не стратегія звітності.
Як підрахунки за зміну та за користувачем звужують коло пошуку?
Грошовий ящик, який перераховують раз на день, дає для виникнення недостачі вікно у дванадцять годин і залучає кожного працівника, який торкався каси. Ящик, який перераховують щозміни, звужує це до однієї зміни та одного-двох імен. У цьому весь секрет: недостачі ховаються в проміжках між підрахунками, тому скорочуйте ці проміжки.
Ось що робить управління готівкою у Final, коли воно увімкнене для касового сценарію. Відкриття сесії запитує початкову розмінну касу. Кожен рух готівки протягом зміни фіксується для цієї сесії з полем для примітки, щоб виплата мала пояснення. Закриття вимагає перерахунку ящика, а звіт про закінчення сесії зберігається зі зведенням платежів за типами оплати та іменами тих, хто відкрив і закрив зміну. Оскільки працівники змінюють користувача на касі замість використання одного спільного логіна, кожен продаж і чайові зараховуються людині, яка їх провела. Коли виявляється недостача, ви більше не запитуєте, хто працював сьогодні. Ви дивитеся, яка сесія дала збій і хто був на ній. У посібнику зі Station Home описано, як сесії та підрахунки за зміну працюють на практиці.
Одна звичка примножує цінність усього цього: перераховуйте всліпу, тобто рахуйте ящик до того, як подивитися на очікуваний підсумок. Людина, яка знає цільову суму, схильна її «знаходити». Сліпий перерахунок — це основа надійної процедури управління грошовим ящиком.
Отже, чому в грошовому ящику недостача під час закриття?
Тому що сталася одна з чотирьох речей: розмінна kasa була порахована неправильно, виплату не зафіксували, продаж провели не за тим типом оплати або здачу видали некоректно. Рядок лишку чи недостачі показує розмір і напрямок, касова книга та журнал транзакцій показують подію, а підрахунки за зміну — особу та час. Недостача може ховатися лише в проміжку між двома підрахунками, тому скорочуйте цей проміжок. І якщо ви все ще тримаєте готівку в коробці та звіряєте баланс з пам'яті, існує м'який шлях міграції від грошової коробки до POS, який зберігає контроль над готівкою протягом усього процесу.
Поширені запитання
Чи завжди недостача в грошовому ящику є крадіжкою?
Ні. Найпоширенішими причинами є неправильно порахована початкова розмінна каса, незафіксована виплата, продаж за некоректним типом оплати та помилки у видачі здачі. Крадіжка зазвичай проявляється як повторювана закономірність з однаковою сумою та на одній і тій самій зміні, а не як одноразова недостача.
Що таке сліпий перерахунок?
Перерахунок грошового ящика без попереднього перегляду очікуваного підсумку. Це забезпечує чесність підрахунку, оскільки людина, яка знає цільову суму, схильна її «знаходити».
Що означає, коли в ящику виявився лишок при закритті?
У грошовому ящику більше готівки, ніж очікується за записами. Поширені причини — видача меншої здачі, ніж потрібно, незафіксоване внесення готівки або продаж за карткою, проведений як готівковий.
Як знайти незафіксовану виплату готівки?
Перевірте ящик на наявність чеків чи рахунків-фактур, складіть список усіх доставок або повернень готівкою за цей день та порівняйте зафіксовані вилучення готівки з тим, що пам'ятають працівники.
Як часто потрібно перераховувати грошовий ящик?
Принаймні при кожній зміні працівників та під час закриття. Кожен підрахунок зменшує вікно, у якому може сховатися недостача, та прив'язує відповідальність до сесії однієї особи.