De ce este sertarul de bani pe minus la închidere și cum găsești cauza?
Un sertar de bani pe minus la închidere nu este aproape niciodată un mister. Patru cauze explică aproape fiecare lipsă, iar raportul de închidere plus numărătorile pe tură vor indica spre cea care te-a afectat.
Mathias NielsenCEO, Final POS
Sertarul tău de bani este pe minus la închidere din unul dintre cele patru motive în aproape fiecare caz: soldul de casă de la deschidere a fost numărat greșit, au ieșit bani din sertar fără a fi înregistrați, o vânzare a fost marcată pe un tip de plată greșit sau restul a fost dat incorect. Furtul este real, dar este cea mai puțin frecventă cauză și prima pe care toată lumea o suspectează. Un sertar de bani pe minus la închidere nu este un mister pe care îl rezolvi privind lung la bani. Este o problemă de evidență, iar raportul de închidere îți spune unde să te uiți.
Ce îți spune linia de plus sau minus din raportul de închidere?
Îți spune dimensiunea și direcția problemei, ceea ce reprezintă cea mai mare parte din diagnostic. Când închizi o sesiune cu urmărirea numerarului activată, POS-ul compară două cifre. Numerarul preconizat este soldul inițial plus vânzările în numerar, minus restituirile în numerar și retragerile înregistrate, plus adăugările înregistrate. Numerarul numărat este ceea ce ai numărat fizic. Diferența este linia de plus sau minus: pe minus înseamnă că sertarul conține mai puțin decât indică registrele că ar trebui, iar pe plus înseamnă că conține mai mult.
Citește acea linie ca pe un simptom, nu ca pe un verdict:
O lipsă care ajunge la o sumă rotundă (exact 20 $, exact 50 $) înseamnă de obicei o plată sau o eroare de sold inițial, nu un rest dat neglijent.
Sumele mici și inconsecvente în ambele direcții pe parcursul mai multor zile indică probleme la oferirea restului în orele de vârf.
O lipsă de numerar combinată cu un total pe card mai mare cu aproximativ aceeași sumă indică o greșeală de selectare a metodei de plată, nu bani lipsă.
Ce cauzează de obicei o lipsă în sertarul de bani?
Patru cauze explică aproape toate cazurile.
Un sold inițial numărat greșit. Dacă persoana care a închis ieri a lăsat 180 $ în sertar, dar a înregistrat 200 $, casa de azi are o lipsă de 20 $ înainte de prima vânzare. Erorile de sold se reportează în tăcere, motiv pentru care o lipsă pare atât de des că are loc în tura greșită.
O plată efectuată din sertar fără înregistrare. Cineva a plătit livrarea de marfă, a cumpărat produse de curățenie sau a dat o rambursare în numerar și nu a înregistrat niciodată scoaterea banilor. Banii au ieșit dintr-un motiv legitim. Înregistrarea nu a mai urmat.
O vânzare marcată pe metoda de plată greșită. O vânzare în numerar de 40 $ marcată ca plată cu cardul lasă sertarul cu 40 $ pe minus față de registre, în timp ce coloana de carduri are 40 $ în plus. Nu lipsește nimic. Vânzarea este înregistrată în locul greșit.
Rest dat greșit. Rest pentru o bancnotă de 50 $ dat ca pentru o bancnotă de 20 $ sau invers. Acestea sunt erorile mici, aleatorii, care se adună în orele de vârf.
Cum găsești cauza unui sertar pe minus?
Treci de la cea mai ieftină verificare la cea mai scumpă.
Renumără sertarul. Greșelile de numărare la închidere sunt la fel de frecvente ca cele de la deschidere, iar o renumărare nu costă nimic.
Reverifică soldul inițial. Compară soldul inițial înregistrat astăzi cu numărătoarea de închidere de ieri. Dacă nu coincid, lipsa este anterioară turei pe care s-a aruncat vina.
Caută ieșiri neînregistrate. Chitanțe sau facturi de la furnizori aflate în sertar, livrări sosite în acea zi, orice rambursare acordată în numerar. Cele mai multe plăți neînregistrate se găsesc astfel în câteva minute.
Compară totalurile pe metode de plată. Extrage registrul de tranzacții și verifică dacă totalul pe card este mai mare cu aproximativ suma cu care numerarul este pe minus. Raportul de tranzacții de la Final arată fiecare vânzare cu metoda sa de plată și angajatul, astfel încât o vânzare marcată greșit iese în evidență. Știind care dintre rapoartele tale POS răspunde la ce întrebare face ca acest pas să fie rapid.
Caută un tipar. O lipsă unică este un accident. Aceeași sumă, în aceeași tură, săptămână de săptămână, nu este. Tiparele sunt, de asemenea, locul în care raportarea bazată pe foi de calcul dă greș, ceea ce explică în mare măsură de ce exporturile nocturne CSV nu sunt o strategie de raportare.
Cum restrâng numărătorile pe tură și pe utilizator căutarea?
Un sertar numărat o dată pe zi oferă unei lipse o fereastră de douăsprezece ore și include tot personalul care a atins casa de marcat. Un sertar numărat la fiecare tură o restrânge la o singură tură și la unul sau două nume. Acesta este tot secretul: lipsurile se ascund în intervalele dintre numărători, așa că redu aceste intervale.
Iată ce face gestionarea numerarului de la Final atunci când este activată pentru un flux. Deschiderea unei sesiuni solicită introducerea soldului inițial. Fiecare mișcare de numerar din timpul turei este înregistrată în acea sesiune, cu un câmp de note astfel încât o plată să aibă motivul specificat. Închiderea necesită numărarea sertarului, iar raportul de sfârșit de sesiune se salvează cu un rezumat al plăților pe tipuri de plată și numele celor care au deschis și închis. Deoarece personalul schimbă utilizatorul pe casă în loc să folosească un singur cont la comun, fiecare vânzare și bacșiș îi sunt atribuite persoanei care le-a marcat. Când un sertar iese pe minus, nu te mai întrebi cine a lucrat astăzi. Citești ce sesiune s-a dezechilibrat și cine a fost în tura respectivă. Ghidul Station Home explică modul în care funcționează în practică sesiunile și numărătorile pe tură.
Un obicei multiplică valoarea tuturor acestor lucruri: numără „în orb”, adică numără sertarul înainte de a te uita la totalul preconizat. Persoana care numără și știe ținta tinde să o găsească. Numărătorile în orb sunt coloana vertebrală a unei rutine solide de gestionare a sertarului de bani.
Deci, de ce este sertarul tău de bani pe minus la închidere?
Pentru că s-a întâmplat unul dintre cele patru lucruri: soldul inițial a fost greșit, o plată a rămas neînregistrată, o vânzare a ajuns pe metoda de plată greșită sau restul a fost dat incorect. Linia de plus sau minus îți spune dimensiunea și direcția, registrul de numerar și jurnalul de tranzacții îți spun evenimentul, iar numărătorile pe tură îți spun persoana și ora. O lipsă se poate ascunde doar în intervalul dintre două numărători, așa că redu intervalul. Iar dacă încă folosești o casetă de bani și faci reconcilierea din memorie, există o cale de migrare treptată de la caseta de bani la POS care menține funcționarea numerarului pe parcursul întregului proces.
Întrebări frecvente
Un sertar de bani pe minus înseamnă întotdeauna furt?
Nu. Cele mai frecvente cauze sunt un sold inițial numărat greșit, o plată neînregistrată, o vânzare marcată pe o metodă de plată greșită și erorile la rest. Furtul apare de obicei ca un tipar repetat de aceeași mărime și în aceeași tură, nu ca o lipsă unică.
Ce este o numărătoare în orb?
Numărarea sertarului fără a vedea mai întâi totalul preconizat. Menține numărătoarea onestă, deoarece persoana care numără și știe ținta tinde să o găsească.
Ce înseamnă când sertarul este pe plus la închidere?
Sertarul conține mai mulți bani decât indică registrele. Cauzele frecvente sunt restul dat mai mic decât trebuia, o adăugare de numerar neînregistrată sau o vânzare cu cardul marcată ca numerar.
Cum găsesc o plată în numerar neînregistrată?
Verifică sertarul pentru chitanțe sau facturi, listează toate livrările sau rambursările în numerar din acea zi și compară retragerile de numerar înregistrate cu ce își amintește personalul că a plătit.
Cât de des ar trebui să numeri un sertar de bani?
Cel puțin la fiecare schimbare de tură și la închidere. Fiecare numărătoare reduce fereastra în care se poate ascunde o lipsă și leagă responsabilitatea de sesiunea unei singure persoane.