Il vostro POS non può gestire i pagamenti frazionati? Soluzioni e reali alternative

Se il vostro POS non è in grado di gestire i pagamenti frazionati, potete comunque concludere la vendita oggi stesso. Fate pagare l'intero importo a un solo cliente e lasciate che il gruppo si regoli autonomamente, oppure registrate l'ordine come due transazioni separate. Entrambe le soluzioni funzionano. Entrambe comportano anche costi che i vostri report assorbiranno silenziosamente, quindi questa guida copre le soluzioni temporanee che reggono, i trucchi che danneggiano la contabilità e cosa cercare quando sarete pronti a smettere di improvvisare.

Cos'è un pagamento frazionato?

Un pagamento frazionato (o pagamento con modalità mista) è un'unica vendita pagata con più di un metodo: due carte, contanti più carta, una carta regalo integrata con una carta di credito. Si presenta costantemente — amici che dividono un acquisto, un cliente che vuole consumare gli ultimi contanti rimasti, un acconto pagato in parte con credito del negozio.

Molti sistemi POS non sono ancora in grado di farlo. Alcuni sono stati costruiti sull'ipotesi di un unico addebito per ordine e non sono mai stati aggiornati. Altri lo supportano tecnicamente ma limitano la funzionalità a un piano per ristoranti o premium, quindi il livello retail in cui vi trovate non lo consente.

Come accettare un pagamento frazionato senza supporto nativo?

Esistono due soluzioni temporanee che non danneggiano i vostri record.

Lasciate che un solo cliente paghi e che il gruppo si organizzi da solo. L'opzione più pulita per voi: un unico pagamento completo, una transazione, una ricevuta. I clienti si saldano tra loro tramite bonifico o app di pagamento. Non vi costa nulla in termini di qualità dei dati. L'unico limite è la disponibilità del cliente e, all'atto pratico, la maggior parte dei gruppi vi è abituata.

Registrate l'ordine come transazioni separate. Se la divisione segue gli articoli, dividete il carrello: registrate gli articoli di un cliente, accettate il suo pagamento, quindi registrate il resto. Se la divisione è per importo piuttosto che per articolo, avrete bisogno di un inserimento di importo personalizzato per ogni pagatore, il che porta la vendita al di fuori del vostro catalogo prodotti. In ogni caso, concordate gli importi prima di iniziare a registrare — l'annullamento di una divisione completata a metà è il punto in cui le code alla cassa si bloccano.

Quali trucchi per il pagamento frazionato dovreste evitare?

Le scorciatoie allettanti sono quelle che falsano la contabilità. Registrare la parte in contanti come uno sconto e addebitare il resto sulla carta sembra una soluzione ordinata al bancone, ma registra una vendita inferiore a quanto effettivamente incassato, sottostima le tasse dovute e lascia nel cassetto contanti che nessun report spiega. I pagherò cartacei e le note "sistemerò dopo la chiusura" presentano lo stesso problema con meno testimoni. Se una soluzione temporanea modifica ciò che il sistema pensa che abbiate incassato, non è una soluzione temporanea — è un errore contabile che avete programmato per il futuro.

Quanto vi costano anche le soluzioni temporanee sicure?

Il metodo delle due transazioni mantiene onesta la contabilità ma altera i dati. Un unico carrello diventa due ordini, quindi il conteggio delle transazioni si gonfia e le metriche dell'ordine medio si discostano dal valore reale. Una divisione carta-più-carta diventa due addebiti e, poiché la maggior parte dei processori applica una tariffa per ogni addebito con una componente fissa oltre alla percentuale, due addebiti costano più di uno. I rimborsi diventano più difficili: i pagamenti risiedono in ordini diversi, quindi un reso significa trovare e stornare ciascuno di essi separatamente. E i report su cui fate affidamento per prendere decisioni ora necessitano di un asterisco mentale accanto a ogni numero di un sabato affollato.

Nulla di tutto ciò è fatale a bassi volumi. Con dieci conti divisi al giorno, diventa una vera tassa sui vostri dati e sulla velocità della cassa.

Potete aggiungere i pagamenti frazionati al vostro POS attuale?

A volte. Verificate tre elementi prima di concludere che sia impossibile: il livello del vostro piano (la funzionalità potrebbe esistere in una fascia di prezzo superiore), l'app store del fornitore (i componenti aggiuntivi di checkout di terze parti a volte risolvono il problema) e la coda delle richieste di funzionalità del fornitore (dove potete almeno valutare se è prevista). Quindi fate un calcolo onesto: confrontate il costo dell'aggiornamento o del componente aggiuntivo con quanto vi costano attualmente le soluzioni temporanee in termini di commissioni, tempo di riconciliazione e rumore nei report.

Come si presenta effettivamente una gestione nativa dei pagamenti frazionati?

Quando valutate una sostituzione, i pagamenti frazionati gestiti correttamente significano: più pagamenti registrati a fronte di un'unica transazione, ogni pagamento visibile singolarmente nel report delle transazioni, rimborsi tracciabili fino al metodo con cui si è pagato e supporto per pagamenti personalizzati come il credito del negozio o l'assegno, oltre a contanti e carta. Dovrebbe anche funzionare alla cassa senza la necessità dell'autorizzazione di un responsabile, perché una funzionalità che il personale non può utilizzare alle 12:15 di sabato semplicemente non esiste.

Final gestisce questo aspetto in modo nativo. Una singola vendita può essere pagata con più tipi di pagamento — contanti e carta, due carte o tipi di pagamento personalizzati come credito del negozio e assegno — e ogni pagamento confluisce nel report delle transazioni come parte della stessa vendita, rimborsi inclusi. Anche il contactless funziona in questa combinazione; ecco come il Tap to Pay si inserisce in un checkout.

Se i pagamenti frazionati sono il divario che vi ha spinto a guardarvi intorno, il passaggio è meno doloroso di un tempo: le piattaforme moderne importano automaticamente prodotti, categorie e clienti da Square, Shopify, Clover, Lightspeed X-Series o WooCommerce, quindi il passaggio richiede giorni, non mesi.