Kan ditt POS inte hantera delade betalningar? Lösningar och riktiga alternativ

Om ditt POS inte kan hantera delade betalningar kan du ändå slutföra försäljningen idag. Låt en kund betala hela beloppet och låt gruppen göra upp sig emellan, eller slå in beställningen som två separata transaktioner. Båda sätten fungerar. Båda medför dock kostnader som dina rapporter i tysthet kommer att påverkas av, så den här guiden täcker nödlösningarna som fungerar, genvägarna som skadar din bokföring och vad du ska leta efter när du är redo att sluta improvisera.

Vad är en delad betalning?

En delad betalning (eller delat betalningsmedel) är ett köp som betalas med mer än en metod: två kort, kontanter plus kort, eller ett presentkort som fylls på med ett kort. Det händer hela tiden — vänner som delar på ett köp, en kund som vill bli av med sina sista kontanter, eller en handpenning som delvis betalas med tillgodo.

Många POS-system kan fortfarande inte hantera detta. Vissa byggdes utifrån antagandet om en debitering per beställning och har aldrig uppdaterats. Andra stöder det tekniskt sett men låser funktionen bakom ett restaurang- eller premiumpaket, så att den detaljhandelsnivå du ligger på säger nej.

Hur tar du emot en delad betalning utan inbyggt stöd?

Det finns två nödlösningar som inte förstör din bokföring.

Låt en kund betala, och låt gruppen lösa det själva. Det smidigaste alternativet för dig: en enda full betalning, en transaktion, ett kvitto. Kunderna gör upp sig emellan via banköverföring eller en betalapp. Det kostar dig ingenting i datakvalitet. Den enda begränsningen är kundernas vilja, och i praktiken är de flesta grupper vana vid det.

Slå in beställningen som separata transaktioner. Om uppdelningen följer artiklarna delar du upp varukorgen: slå in en kunds artiklar, ta emot deras betalning och slå sedan in resten. Om uppdelningen sker efter belopp snarare än artikel behöver du göra en manuell beloppsinmatning per betalare, vilket gör att försäljningen hamnar utanför din produktkatalog. Oavsett vilket bör ni komma överens om beloppen innan du börjar slå in — att behöva backa en halvvägs slutförd delad betalning är det säkraste sättet att skapa långa köer.

Vilka genvägar för delad betalning bör du undvika?

De frestande genvägarna är de som ger en felaktig bild av dina pengar. Att dra av kontantdelen som en rabatt och debitera resten på kortet ser smidigt ut vid kassan, men det registrerar ett lägre försäljningsbelopp än vad du faktiskt tog emot, visar för låg skatt och lämnar kontanter i lådan som ingen rapport förklarar. Papperslappar med skulder och "jag fixar det efter stängning"-anteckningar har samma problem, fast med färre vittnen. Om en nödlösning ändrar vad ditt system tror att du tjänat är det inte en nödlösning — det är ett bokföringsfel som du har skjutit upp till senare.

Vad kostar även de säkra nödlösningarna dig?

Metoden med två transaktioner håller din bokföring ärlig men förvränger din data. En varukorg blir två beställningar, vilket gör att antalet transaktioner blåses upp och nyckeltal för genomsnittligt ordervärde blir missvisande. En uppdelning på två kort blir två debiteringar, och eftersom de flesta betalväxlar tar ut en fast avgift utöver procentsatsen för varje debitering, kostar två debiteringar mer än en. Återbetalningar blir svårare: betalningarna ligger i olika beställningar, så en retur innebär att du måste leta upp och backa varje betalning separat. Och de rapporter du förlitar dig på för att fatta beslut behöver nu en mental asterisk bredvid varje siffra från en hektisk lördag.

Inget av det är katastrofalt vid låga volymer. Men vid tio delade notor om dagen blir det en märkbar belastning på din data och din kassahastighet.

Kan du lägga till delade betalningar i ditt nuvarande POS?

Ibland. Kontrollera tre ställen innan du drar slutsatsen att det är omöjligt: din prenumerationsnivå (funktionen kan finnas i en dyrare prisklass), leverantörens app-marknadsplats (tredjeparts-tillägg för kassan kan ibland lösa det) och leverantörens kö för funktionsförfrågningar (där du åtminstone kan se om det är på gång). Gör sedan en ärlig kalkyl: jämför priset för uppgraderingen eller tillägget med vad nödlösningarna för närvarande kostar dig i avgifter, avstämningstid och felaktig rapportering.

Hur ser inbyggd delad betalning faktiskt ut?

När du utvärderar ett nytt system innebär delade betalningar som görs på rätt sätt: flera betalningsmetoder registrerade mot en transaktion, varje betalning synlig individuellt i transaktionsrapporten, återbetalningar som kan spåras tillbaka till den metod som användes för att betala, samt stöd för anpassade betalningsmedel som tillgodo eller check vid sidan av kontanter och kort. Det ska också fungera i kassan utan att en chef måste godkänna det, för en funktion som personalen inte kan använda kl. 12:15 på en lördag existerar i praktiken inte.

Final hanterar detta inbyggt. Ett köp kan betalas med flera betalningstyper — kontanter och kort, två kort eller anpassade betalningstyper som tillgodo och check — och varje betalning hamnar i transaktionsrapporten som en del av samma köp, inklusive återbetalningar. Kontaktlös betalning fungerar också i kombinationen; här är hur Tap to Pay passar in i kassan.

Om delade betalningar är den brist som slutligen fick dig att se dig om efter något annat, är en flytt mindre smärtsam än den brukade vara: moderna plattformar importerar dina produkter, kategorier och kunder automatiskt från Square, Shopify, Clover, Lightspeed X-Series eller WooCommerce, så bytet tar dagar, inte månader.