POS của bạn không thể thực hiện thanh toán chia tách? Các giải pháp khắc phục và giải pháp thay thế thực tế

Nếu POS của bạn không thể thực hiện thanh toán chia tách, bạn vẫn có thể hoàn tất giao dịch bán hàng hôm nay. Hãy để một khách hàng thanh toán toàn bộ số tiền và để nhóm tự thanh toán lại với nhau, hoặc nhập đơn hàng thành hai giao dịch riêng biệt. Cả hai cách đều hoạt động. Nhưng cả hai cũng mang lại những chi phí mà báo cáo của bạn sẽ âm thầm gánh chịu, vì vậy hướng dẫn này sẽ đề cập đến các giải pháp tạm thời hiệu quả, các mẹo lách luật gây hại cho sổ sách của bạn và những điều cần tìm kiếm khi bạn sẵn sàng ngừng ứng phó tạm thời.

Thanh toán chia tách là gì?

Thanh toán chia tách (hoặc chia tách hình thức thanh toán) là một giao dịch bán hàng được thanh toán bằng nhiều phương thức: hai thẻ, tiền mặt cộng với thẻ, một thẻ quà tặng được nạp thêm tiền bằng thẻ. Trường hợp này xảy ra liên tục — bạn bè chia nhau thanh toán một giao dịch mua hàng, một khách hàng muốn tiêu hết số tiền mặt cuối cùng của họ, một khoản tiền đặt cọc được thanh toán một phần từ điểm tích lũy của cửa hàng.

Nhiều hệ thống POS vẫn không thể làm được điều đó. Một số được xây dựng trên giả định một lần tính phí cho mỗi đơn hàng và không bao giờ cải tiến lại. Những hệ thống khác về mặt kỹ thuật có hỗ trợ nhưng lại khóa tính năng này sau gói dịch vụ nhà hàng hoặc gói cao cấp, vì vậy gói bán lẻ bạn đang dùng sẽ báo không hỗ trợ.

Làm thế nào để thực hiện thanh toán chia tách mà không có hỗ trợ tích hợp sẵn?

Có hai giải pháp tạm thời không làm hỏng hồ sơ của bạn.

Để một khách hàng thanh toán, và để nhóm tự giải quyết với nhau. Lựa chọn sạch sẽ nhất cho bạn: một lần thanh toán đầy đủ duy nhất, một giao dịch, một hóa đơn. Khách hàng tự thanh toán lại với nhau bằng chuyển khoản điện tử hoặc ứng dụng thanh toán. Bạn không mất gì về chất lượng dữ liệu. Giới hạn duy nhất là sự sẵn lòng của khách hàng, và trên thực tế hầu hết các nhóm khách hàng đều đã quen với việc này.

Nhập đơn hàng thành các giao dịch riêng biệt. Nếu việc chia tách theo sản phẩm, hãy chia giỏ hàng: nhập các sản phẩm của một khách hàng, nhận thanh toán của họ, sau đó nhập phần còn lại. Nếu việc chia tách theo số tiền thay vì sản phẩm, bạn sẽ cần nhập số tiền tùy chỉnh cho mỗi người thanh toán, điều này khiến giao dịch nằm ngoài danh mục sản phẩm của bạn. Dù bằng cách nào, hãy thống nhất về số tiền trước khi bạn bắt đầu nhập — việc gỡ rối một giao dịch chia tách mới hoàn thành một nửa là nơi các hàng dài chờ thanh toán bị tắc nghẽn.

Bạn nên tránh những mẹo thanh toán chia tách nào?

Những lối tắt đầy cám dỗ là những lối tắt làm sai lệch dòng tiền của bạn. Việc trừ phần tiền mặt dưới dạng giảm giá và tính phần còn lại vào thẻ trông có vẻ gọn gàng tại quầy, nhưng nó ghi nhận một giao dịch bán hàng nhỏ hơn số tiền bạn thực tế thu được, báo cáo thấp hơn số thuế bạn phải nộp và để lại tiền mặt trong ngăn kéo mà không báo cáo nào giải thích được. Các tờ giấy ghi nợ bằng giấy và ghi chú "tôi sẽ sửa sau khi đóng cửa" cũng gặp vấn đề tương tự nhưng ít người chứng kiến hơn. Nếu một giải pháp tạm thời làm thay đổi những gì hệ thống của bạn nghĩ rằng bạn đã kiếm được, thì đó không phải là giải pháp tạm thời — đó là một lỗi kế toán mà bạn đã lên lịch để giải quyết sau.

Ngay cả các giải pháp tạm thời an toàn cũng làm bạn tiêu tốn những gì?

Phương pháp hai giao dịch giữ cho sổ sách của bạn trung thực nhưng làm bóp méo dữ liệu của bạn. Một giỏ hàng trở thành hai đơn hàng, vì vậy số lượng giao dịch tăng lên và các chỉ số về giá trị đơn hàng trung bình bị sai lệch. Việc chia tách thẻ-cộng-thẻ trở thành hai lần tính phí, và vì hầu hết các bên xử lý thanh toán đều tính phí cho mỗi lần tính phí với một phần cố định cộng thêm vào phần trăm, hai lần tính phí sẽ tốn kém hơn một lần. Việc hoàn tiền trở nên khó khăn hơn: các hình thức thanh toán nằm ở các đơn hàng khác nhau, vì vậy việc trả hàng đồng nghĩa với việc phải tìm và hoàn tác từng đơn hàng riêng biệt. Và các báo cáo mà bạn dựa vào để đưa ra quyết định giờ đây cần một dấu sao lưu ý trong tâm trí bên cạnh mỗi con số của một ngày thứ Bảy bận rộn.

Không có điều nào trong số đó là nghiêm trọng khi khối lượng giao dịch thấp. Nhưng với mười hóa đơn chia tách một ngày, đó là một gánh nặng thực sự đối với dữ liệu và tốc độ thanh toán tại quầy của bạn.

Bạn có thể thêm tính năng thanh toán chia tách vào POS hiện tại của mình không?

Đôi khi có thể. Hãy kiểm tra ba nơi trước khi bạn kết luận là không thể: cấp độ gói dịch vụ của bạn (tính năng này có thể tồn tại ở phân khúc giá cao hơn một bậc), chợ ứng dụng của nhà cung cấp (các tiện ích bổ sung thanh toán của bên thứ ba thỉnh thoảng có thể vá lỗi này) và hàng đợi yêu cầu tính năng của nhà cung cấp (nơi bạn ít nhất có thể đánh giá xem tính năng đó có sắp ra mắt hay không). Sau đó, hãy làm một phép tính trung thực: so sánh giá của việc nâng cấp hoặc tiện ích bổ sung với những gì các giải pháp tạm thời hiện đang làm bạn tiêu tốn về phí, thời gian đối chiếu và sự nhiễu loạn báo cáo.

Giao diện thanh toán chia tách tích hợp sẵn thực sự trông như thế nào?

Khi bạn đánh giá một hệ thống thay thế, thanh toán chia tách được thực hiện đúng cách có nghĩa là: nhiều hình thức thanh toán được ghi nhận cho một giao dịch, mỗi hình thức thanh toán hiển thị riêng lẻ trong báo cáo giao dịch, các khoản hoàn tiền có thể truy xuất nguồn gốc về phương thức đã thanh toán và hỗ trợ các hình thức thanh toán tùy chỉnh như điểm tích lũy cửa hàng hoặc séc bên cạnh tiền mặt và thẻ. Nó cũng phải hoạt động tại quầy mà không cần sự can thiệp của quản lý, bởi vì một tính năng mà nhân viên không thể sử dụng vào lúc 12:15 trưa thứ Bảy thì coi như không tồn tại.

Final xử lý việc này một cách tích hợp sẵn. Một giao dịch bán hàng có thể được thanh toán bằng nhiều loại thanh toán — tiền mặt và thẻ, hai thẻ hoặc các loại thanh toán tùy chỉnh như điểm tích lũy cửa hàng và séc — và mọi hình thức thanh toán đều nằm trong báo cáo giao dịch như một phần của cùng một giao dịch bán hàng, bao gồm cả các khoản hoàn tiền. Thanh toán không tiếp xúc cũng hoạt động trơn tru trong quy trình này; đây là cách Tap to Pay phù hợp với quy trình thanh toán.

Nếu thanh toán chia tách là lỗ hổng cuối cùng khiến bạn phải tìm kiếm giải pháp khác, việc chuyển đổi giờ đây ít đau đầu hơn trước: các nền tảng hiện đại tự động nhập sản phẩm, danh mục và khách hàng của bạn từ Square, Shopify, Clover, Lightspeed X-Series hoặc WooCommerce, vì vậy việc chuyển đổi chỉ mất vài ngày chứ không phải vài tháng.