আপনার POS-এ কি স্প্লিট পেমেন্ট করা যাচ্ছে না? সমাধান এবং আসল বিকল্পসমূহ

আপনার POS-এ যদি স্প্লিট পেমেন্ট (পেমেন্ট ভাগ করার সুবিধা) না থাকে, তবুও আপনি আজকের বিক্রিটি সম্পন্ন করতে পারেন। একজন কাস্টমারকে পুরো টাকা পরিশোধ করতে বলুন এবং গ্রুপটিকে নিজেদের মধ্যে হিসাব মিটিয়ে নিতে দিন, অথবা অর্ডারটিকে দুটি আলাদা লেনদেন হিসেবে এন্ট্রি করুন। দুটি পদ্ধতিই কাজ করে। তবে দুটির ক্ষেত্রেই এমন কিছু খরচ জড়িত থাকে যা আপনার রিপোর্টে নীরবেই প্রভাব ফেলবে। তাই এই গাইডে এমন কিছু বিকল্প ব্যবস্থার কথা বলা হয়েছে যা কার্যকর, কিছু ট্রিকস যা আপনার হিসাবের খাতা নষ্ট করে এবং যখন আপনি এই জোড়াতালি বন্ধ করতে প্রস্তুত হবেন তখন কী কী বিষয় লক্ষ্য করবেন তা আলোচনা করা হয়েছে।

স্প্লিট পেমেন্ট কী?

একটি স্প্লিট পেমেন্ট (বা স্প্লিট টেন্ডার) হলো একটি বিক্রি যা একাধিক পদ্ধতিতে পরিশোধ করা হয়: দুটি কার্ড, ক্যাশ এবং কার্ড, অথবা গিফট কার্ডের সাথে কার্ডের সমন্বয়। এটি প্রায়শই ঘটে থাকে—বন্ধুরা মিলে কেনাকাটার বিল ভাগ করা, কোনো কাস্টমার তার কাছে থাকা শেষ ক্যাশ টাকা খরচ করতে চাওয়া, অথবা স্টোর ক্রেডিটের সাথে আংশিক পেমেন্ট করা।

এখনো অনেক POS সিস্টেমে এই সুবিধাটি নেই। কিছু সিস্টেম তৈরিই করা হয়েছিল প্রতি অর্ডারে একটি মাত্র চার্জের ধারণা নিয়ে এবং পরবর্তীতে তা আর পরিবর্তন করা হয়নি। অন্য কিছু সিস্টেমে এটি টেকনিক্যালি সাপোর্ট করলেও ফিচারটি রেস্তোরাঁ বা প্রিমিয়াম প্ল্যানের অধীনে লক করা থাকে, ফলে আপনার ব্যবহৃত সাধারণ রিটেইল প্ল্যানে এটি পাওয়া যায় না।

নেটিভ সাপোর্ট ছাড়া কীভাবে স্প্লিট পেমেন্ট নেবেন?

এখানে দুটি বিকল্প ব্যবস্থা রয়েছে যা আপনার রেকর্ড নষ্ট করবে না।

একজন কাস্টমারকে পেমেন্ট করতে দিন এবং গ্রুপটিকে নিজেদের মধ্যে হিসাব মিটিয়ে নিতে বলুন। আপনার জন্য সবচেয়ে পরিচ্ছন্ন বিকল্প: একটি মাত্র সম্পূর্ণ পেমেন্ট, একটি লেনদেন, একটি রসিদ। কাস্টমাররা ই-ট্রান্সফার বা পেমেন্ট অ্যাপের মাধ্যমে নিজেদের মধ্যে হিসাব মিটিয়ে নেন। এতে আপনার ডেটার গুণগত মান একদম ঠিক থাকে। একমাত্র সীমাবদ্ধতা হলো কাস্টমারের সম্মতি, এবং বাস্তবে বেশিরভাগ গ্রুপই এতে অভ্যস্ত।

অর্ডারটিকে আলাদা আলাদা লেনদেন হিসেবে এন্ট্রি করুন। পেমেন্ট ভাগ করার বিষয়টি যদি আইটেম অনুযায়ী হয়, তবে কার্টটি ভাগ করুন: একজন কাস্টমারের আইটেমগুলো এন্ট্রি করে তার পেমেন্ট নিন, তারপর বাকিগুলো করুন। আর পেমেন্ট ভাগ করার বিষয়টি যদি আইটেমের পরিবর্তে নির্দিষ্ট পরিমাণ টাকা অনুযায়ী হয়, তবে প্রতি পেয়ারের জন্য কাস্টম-অ্যামাউন্ট এন্ট্রি করতে হবে, যা আপনার প্রোডাক্ট ক্যাটালগের বাইরে চলে যায়। যে পদ্ধতিই হোক না কেন, এন্ট্রি শুরু করার আগেই টাকার পরিমাণ নির্ধারণ করে নিন—অর্ধেক সম্পন্ন হওয়া কোনো স্প্লিট বাতিল করতে গেলেই চেকআউট লাইনে জটলা তৈরি হয়।

কোন কোন স্প্লিট পেমেন্ট ট্রিকস আপনার এড়িয়ে চলা উচিত?

সহজ মনে হওয়া কিছু শর্টকাট আসলে আপনার অর্থের ভুল হিসাব দেখায়। ক্যাশ অংশটিকে ডিসকাউন্ট হিসেবে বাদ দিয়ে বাকি অংশটি কার্ডে চার্জ করা কাউন্টারে দেখতে সহজ মনে হতে পারে, কিন্তু এটি আপনার প্রকৃত আয়ের চেয়ে কম বিক্রির রেকর্ড তৈরি করে, আপনার প্রদেয় ট্যাক্স কম দেখায় এবং ক্যাশ ড্রয়ারে এমন বাড়তি টাকা রেখে যায় যার কোনো ব্যাখ্যা রিপোর্টে থাকে না। কাগজের চিরকুট এবং "দোকান বন্ধের পর ঠিক করব" এমন নোটের ক্ষেত্রেও একই সমস্যা দেখা দেয়। কোনো বিকল্প ব্যবস্থা যদি আপনার সিস্টেমের হিসাবকে বদলে দেয়, তবে সেটি কোনো বিকল্প ব্যবস্থা নয়—সেটি হলো একটি বুককিপিংয়ের ভুল যা আপনি পরবর্তীতে সংশোধনের জন্য ফেলে রাখছেন।

এমনকি নিরাপদ বিকল্প ব্যবস্থাগুলোর জন্যও আপনাকে কী মূল্য দিতে হয়?

দুটি লেনদেনের পদ্ধতিটি আপনার হিসাবের খাতা ঠিক রাখলেও আপনার ডেটার স্বাভাবিক রূপ নষ্ট করে। একটি বাস্কেট দুটি অর্ডারে পরিণত হয়, ফলে লেনদেনের সংখ্যা কৃত্রিমভাবে বৃদ্ধি পায় এবং গড় অর্ডারের মেট্রিক্সের হিসাব এলোমেলো হয়ে যায়। কার্ড-প্লাস-কার্ড স্প্লিটের ক্ষেত্রে দুটি চার্জ তৈরি হয়, এবং যেহেতু বেশিরভাগ প্রসেসর শতাংশের পাশাপাশি প্রতিটি চার্জের জন্য একটি নির্দিষ্ট ফি নেয়, তাই দুটি চার্জের খরচ একটির চেয়ে বেশি হয়। রিফান্ড করা আরও কঠিন হয়ে পড়ে: পেমেন্টগুলো আলাদা অর্ডারে থাকায়, রিফান্ড করার জন্য প্রতিটি অর্ডার আলাদাভাবে খুঁজে বের করে রিভার্স করতে হয়। আর সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য আপনি যে রিপোর্টগুলোর ওপর নির্ভর করেন, সেগুলোর ক্ষেত্রে ব্যস্ত শনিবারে প্রতিটি সংখ্যার পাশে একটি মানসিক প্রশ্নবোধক চিহ্ন রাখতে হয়।

কম বিক্রির ক্ষেত্রে এগুলোর কোনোটিই মারাত্মক নয়। কিন্তু দিনে দশটি স্প্লিট বিলের ক্ষেত্রে এটি আপনার ডেটা এবং কাউন্টারের গতির ওপর বড় ধরনের প্রভাব ফেলে।

আপনি কি আপনার বর্তমান POS-এ স্প্লিট পেমেন্ট যুক্ত করতে পারেন?

কখনো কখনো সম্ভব। এটি অসম্ভব বলে সিদ্ধান্ত নেওয়ার আগে তিনটি বিষয় পরীক্ষা করে দেখুন: আপনার প্ল্যান টিয়ার (ফিচারটি হয়তো এক ধাপ উপরের মূল্যের প্ল্যানে থাকতে পারে), ভেন্ডরের অ্যাপ মার্কেটপ্লেস (থার্ড-পার্টি চেকআউট অ্যাড-অন কখনো কখনো এটি সমাধান করতে পারে), এবং ভেন্ডরের ফিচার-রিকোয়েস্ট কিউ (যেখান থেকে আপনি অন্তত বুঝতে পারবেন এটি আসছে কিনা)। তারপর সততার সাথে হিসাব করুন: আপগ্রেড বা অ্যাড-অনের খরচের সাথে তুলনা করুন যে বর্তমানে বিকল্প ব্যবস্থাগুলোর জন্য ফি, হিসাব মেলানোর সময় এবং রিপোর্টের গোলমালের পেছনে আপনার কত খরচ হচ্ছে।

নেটিভ স্প্লিট টেন্ডার আসলে দেখতে কেমন হয়?

আপনি যখন কোনো নতুন সিস্টেম বিবেচনা করবেন, তখন সঠিকভাবে করা স্প্লিট পেমেন্টের মানে হলো: একটি লেনদেনের বিপরীতে একাধিক পেমেন্ট রেকর্ড করা, লেনদেন রিপোর্টে প্রতিটি পেমেন্ট আলাদাভাবে দেখা যাওয়া, রিফান্ডগুলো কোন পদ্ধতিতে পেমেন্ট করা হয়েছিল তা ট্র্যাক করা এবং ক্যাশ ও কার্ডের পাশাপাশি স্টোর ক্রেডিট বা চেকের মতো কাস্টম পেমেন্ট সাপোর্ট করা। এটি ম্যানেজারের অনুমতি ছাড়াই কাউন্টারে কাজ করা উচিত, কারণ শনিবারে দুপুর ১২:১৫ মিনিটে কর্মীরা যে ফিচার ব্যবহার করতে পারেন না, বাস্তবে তার কোনো অস্তিত্ব নেই।

Final এটি নেটিভভাবে পরিচালনা করে। একটি বিক্রি একাধিক পেমেন্ট পদ্ধতিতে পরিশোধ করা যেতে পারে—ক্যাশ এবং কার্ড, দুটি কার্ড, অথবা স্টোর ক্রেডিট এবং চেকের মতো কাস্টম পেমেন্ট পদ্ধতি—এবং প্রতিটি পেমেন্ট একই বিক্রির অংশ হিসেবে লেনদেন রিপোর্টে জমা হয়, যার মধ্যে রিফান্ডও অন্তর্ভুক্ত। এর সাথে কন্ট্যাক্টলেস পেমেন্টও কাজ করে; এখানে দেখুন কীভাবে Tap to Pay একটি চেকআউটের সাথে খাপ খায়।

স্প্লিট পেমেন্টের অভাবই যদি আপনাকে নতুন সিস্টেম খুঁজতে বাধ্য করে থাকে, তবে স্থানান্তর করা এখন আগের চেয়ে অনেক সহজ: আধুনিক প্ল্যাটফর্মগুলো Square, Shopify, Clover, Lightspeed X-Series, বা WooCommerce থেকে আপনার প্রোডাক্ট, ক্যাটাগরি এবং কাস্টমারদের তথ্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইম্পোর্ট করে, তাই এই পরিবর্তনের জন্য মাসের পর মাস নয়, মাত্র কয়েক দিন সময় লাগে।