Eikö POS-järjestelmäsi tue jaettuja maksuja? Ratkaisuja ja todellisia vaihtoehtoja

Jos POS-järjestelmäsi ei tue jaettuja maksuja, voit silti viedä kaupan maaliin tänään. Pyydä yhtä asiakasta maksamaan koko summa ja anna ryhmän selvittää välinsä keskenään, tai lyö tilaus sisään kahtena erillisenä maksutapahtumana. Molemmat toimivat. Molempiin liittyy kuitenkin myös kustannuksia, jotka raporttisi hiljaisesti nielevät, joten tässä oppaassa käsitellään toimivat kiertotiet, kirjanpitoasi vahingoittavat kikkailut ja se, mitä kannattaa etsiä, kun olet valmis lopettamaan improvisoinnin.

Mikä on jaettu maksu?

Jaettu maksu (tai jaettu maksutapa) on yksi myyntitapahtuma, joka maksetaan useammalla kuin yhdellä tavalla: kahdella kortilla, käteisellä ja kortilla tai lahjakortilla, jonka loppusumma maksetaan kortilla. Sitä tarvitaan jatkuvasti — ystävykset jakavat ostoksen, asiakas haluaa käyttää viimeiset käteisensä tai varausmaksu maksetaan osittain myymälähyvityksellä.

Monet POS-järjestelmät eivät edelleenkään pysty tähän. Jotkut on rakennettu olettaen, että tilausta kohden on vain yksi veloitus, eikä asiaa ole koskaan mietitty uudelleen. Toiset tukevat sitä teknisesti, mutta rajaavat ominaisuuden vain ravintola- tai premium-paketteihin, jolloin käyttämäsi vähittäiskauppataso sanoo ei.

Kuinka otat vastaan jaetun maksun ilman sisäänrakennettua tukea?

On olemassa kaksi kiertotietä, jotka eivät sotke kirjanpitoasi.

Anna yhden asiakkaan maksaa ja ryhmän selvittää asia keskenään. Puhtain vaihtoehto sinulle: yksi täysi maksu, yksi tapahtuma, yksi kuitti. Asiakkaat tasaavat kulut keskenään tilisiirrolla tai maksusovelluksella. Se ei maksa sinulle mitään tietojen laadussa. Ainoa rajoitus on asiakkaiden halukkuus, ja käytännössä useimmat ryhmät ovat tottuneet tähän.

Lyö tilaus sisään erillisinä maksutapahtumina. Jos jako noudattaa tuotteita, jaa ostoskori: lyö yhden asiakkaan tuotteet, ota heidän maksunsa ja lyö sitten loput. Jos jako tehdään summan eikä tuotteen mukaan, tarvitset mukautetun summan syötön maksajaa kohden, mikä vie myynnin tuoteluettelosi ulkopuolelle. Joka tapauksessa sopikaa summista ennen kuin aloitatte — puoliksi tehdyn jaon purkaminen on varma tapa pysäyttää kassajono.

Mitä jaetun maksun kikkailuja tulisi välttää?

Houkuttelevat oikotiet ovat niitä, jotka vääristävät rahavirtojasi. Käteisosuuden merkitseminen alennukseksi ja loppuosan veloittaminen kortilta näyttää siistiltä tiskillä, mutta se kirjaa todellista pienemmän myynnin, aliarvioi maksamasi verot ja jättää kassaan käteistä, jota mikään raportti ei selitä. Paperisilla velkakirjoilla ja "korjaan tämän sulkemisen jälkeen" -muistiinpanoilla on sama ongelma, vain vähemmillä todistajilla. Jos kiertotie muuttaa sitä, mitä järjestelmäsi luulee sinun ansainneen, se ei ole kiertotie — se on kirjanpitovirhe, jonka olet ajastanut myöhemmäksi.

Mitä turvallisetkin kiertotiet maksavat sinulle?

Kahden maksutapahtuman menetelmä pitää kirjanpitosi rehellisenä mutta vääristää tietojasi. Yhdestä ostoskorista tulee kaksi tilausta, jolloin tapahtumamäärät paisuvat ja keskimääräisen tilauksen mittarit vääristyvät. Kortti + kortti -jako muodostaa kaksi veloitusta, ja koska useimmat maksunvälittäjät hinnoittelevat jokaisen veloituksen kiinteällä kululla prosenttiosuuden päälle, kaksi veloitusta maksaa enemmän kuin yksi. Hyvitykset vaikeutuvat: maksutavat elävät eri tilauksissa, joten palautus tarkoittaa kunkin maksun etsimistä ja perumista erikseen. Ja raportit, joihin luotat päätöksenteossa tarvitsevat nyt henkisen tähden jokaisen kiireisen lauantain luvun viereen.

Mikä tahansa tästä ei ole kohtalokasta pienillä määrillä. Mutta kymmenen jaettua laskua päivässä on jo todellinen rasite tiedoillesi ja kassan nopeudelle.

Voitko lisätä jaetut maksut nykyiseen POS-järjestelmääsi?

Joskus. Tarkista kolme paikkaa ennen kuin päätät sen olevan mahdotonta: tilaustasosi (ominaisuus saattaa löytyä yhtä hintaluokkaa ylempää), toimittajan sovelluskauppa (kolmannen osapuolen kassalisäosat voivat joskus paikata tämän) ja toimittajan ominaisuuspyyntöjono (josta voit ainakin arvioida, onko se tulossa). Tee sitten rehellinen laskelma: vertaa päivityksen tai lisäosan hintaa siihen, mitä kiertotiet tällä hetkellä maksavat sinulle kuluina, täsmäytysaikana ja raportointihäiriöinä.

Miltä sisäänrakennettu jaettu maksu todellisuudessa näyttää?

Kun arvioit korvaavaa järjestelmää, oikein toteutetut jaetut maksut tarkoittavat: useita maksutapoja kirjattuna yhteen tapahtumaan, jokainen maksutapa näkyvissä erikseen tapahtumaraportissa, hyvitykset jäljitettävissä takaisin maksaneeseen menetelmään sekä tuki mukautetuille maksutavoille, kuten myymälähyvitykselle tai shekille käteisen ja kortin rinnalla. Sen pitäisi myös toimia kassalla ilman esimiehen ohitusta, koska ominaisuutta, jota henkilökunta ei voi käyttää lauantaina klo 12.15, ei ole olemassa.

Final hoitaa tämän natiivisti. Yksi myynti voidaan maksaa useilla maksutavoilla — käteisellä ja kortilla, kahdella kortilla tai mukautetuilla maksutavoilla, kuten myymälähyvityksellä ja shekillä — ja jokainen maksutapa päätyy tapahtumaraporttiin osana samaa myyntiä, hyvitykset mukaan lukien. Lähimaksu toimii myös tässä kokonaisuudessa; tässä kerrotaan, miten Tap to Pay sopii kassalle.

Jos jaetut maksut ovat se puute, joka sai sinut vihdoin etsimään muuta, siirtyminen on helpompaa kuin ennen: nykyaikaiset alustat tuovat tuotteesi, kategoriat ja asiakkaat automaattisesti alustoilta kuten Square, Shopify, Clover, Lightspeed X-Series tai WooCommerce, joten vaihto vie päiviä, ei kuukausia.