ระบบ POS ของคุณไม่สามารถแยกชำระเงินได้ใช่ไหม? วิธีแก้ไขและทางเลือกอื่นที่ใช้งานได้จริง

หากระบบ POS ของคุณไม่สามารถแยกชำระเงินได้ คุณก็ยังสามารถปิดการขายในวันนี้ได้ โดยให้ลูกค้าคนหนึ่งจ่ายยอดเต็มจำนวนแล้วให้พวกเขาไปเคลียร์เงินกันเอง หรือคีย์รายการสั่งซื้อแยกเป็นสองธุรกรรม ซึ่งทั้งสองวิธีนี้ใช้งานได้จริง แต่ก็มีต้นทุนที่รายงานของคุณจะค่อยๆ ดูดซับไปอย่างเงียบๆ คู่มือนี้จึงจะมาแนะนำวิธีแก้ปัญหาชั่วคราวที่ได้ผล วิธีซิกแซกที่ส่งผลเสียต่อบัญชีของคุณ และสิ่งที่คุณควรมองหาเมื่อคุณพร้อมที่จะหยุดแก้ปัญหาเฉพาะหน้าไปวันๆ

การแยกชำระเงินคืออะไร?

การแยกชำระเงิน (หรือ Split Tender) คือการขายหนึ่งครั้งที่ชำระด้วยวิธีมากกว่าหนึ่งวิธี เช่น บัตรสองใบ, เงินสดบวกบัตร หรือบัตรของขวัญร่วมกับบัตรเครดิต ซึ่งเป็นสถานการณ์ที่เกิดขึ้นบ่อยมาก เช่น กลุ่มเพื่อนที่ต้องการหารค่าสินค้า ลูกค้าที่ต้องการใช้เงินสดก้อนสุดท้ายให้หมด หรือการจ่ายเงินมัดจำบางส่วนด้วยเครดิตร้านค้า

ระบบ POS จำนวนมากยังคงไม่สามารถทำสิ่งนี้ได้ บางระบบถูกสร้างขึ้นมาบนสมมติฐานที่ว่าหนึ่งคำสั่งซื้อจะมีการเรียกเก็บเงินเพียงครั้งเดียวและไม่เคยปรับปรุงฟีเจอร์นี้อีกเลย ขณะที่บางระบบรองรับในทางเทคนิคแต่จำกัดฟีเจอร์นี้ไว้เฉพาะแพ็กเกจสำหรับร้านอาหารหรือแพ็กเกจพรีเมียมเท่านั้น ทำให้แพ็กเกจสำหรับร้านค้าปลีกที่คุณใช้งานอยู่ไม่สามารถทำได้

คุณจะรับชำระเงินแบบแยกยอดได้อย่างไรหากระบบไม่รองรับ?

นี่คือ 2 วิธีแก้ปัญหาชั่วคราวที่ไม่ทำให้ข้อมูลทางบัญชีของคุณเสียหาย

ให้ลูกค้าคนเดียวจ่าย แล้วให้กลุ่มไปจัดการกันเอง นี่คือทางเลือกที่คลีนที่สุดสำหรับคุณ: ชำระเงินเต็มจำนวนครั้งเดียว ธุรกรรมเดียว ใบเสร็จเดียว แล้วลูกค้าไปโอนเงินคืนกันเองผ่านแอปธนาคาร วิธีนี้ไม่ทำให้คุณภาพข้อมูลของคุณเสียหายเลย ข้อจำกัดเพียงอย่างเดียวคือความยินยอมของลูกค้า ซึ่งในทางปฏิบัติแล้วลูกค้าส่วนใหญ่คุ้นเคยกับวิธีนี้อยู่แล้ว

คีย์รายการสั่งซื้อแยกเป็นคนละธุรกรรม หากต้องการแยกจ่ายตามรายการสินค้า ให้แบ่งตะกร้าสินค้า: คีย์รายการสินค้าของลูกค้ารายแรก รับชำระเงิน จากนั้นค่อยคีย์รายการที่เหลือ แต่หากต้องการแยกตามยอดเงินแทนที่จะแยกตามสินค้า คุณจะต้องป้อนยอดเงินแบบกำหนดเองต่อผู้จ่ายเงินหนึ่งคน ซึ่งจะทำให้การขายนั้นอยู่นอกแคตตาล็อกสินค้าของคุณ ไม่ว่าจะใช้วิธีใด ควรตกลงเรื่องยอดเงินให้เรียบร้อยก่อนเริ่มกดทำรายการ เพราะการยกเลิกรายการแยกจ่ายที่ทำค้างไว้ครึ่งๆ กลางๆ คือจุดเริ่มต้นของแถวคิวชำระเงินที่ติดขัด

วิธีซิกแซกแบบไหนที่คุณควรหลีกเลี่ยง?

วิธีการทางลัดที่น่าดึงดูดใจมักจะเป็นวิธีที่ทำให้ตัวเลขเงินของคุณคลาดเคลื่อน เช่น การหักยอดส่วนที่เป็นเงินสดออกในรูปแบบของส่วนลด แล้วรูดบัตรในส่วนที่เหลือ วิธีนี้อาจดูเรียบร้อยดีที่หน้าเคาน์เตอร์ แต่มันจะบันทึกยอดขายที่ต่ำกว่าความเป็นจริงที่คุณได้รับจริง แสดงยอดภาษีที่คุณต้องจ่ายต่ำกว่าความเป็นจริง และทำให้มีเงินสดเหลืออยู่ในลิ้นชักโดยไม่มีรายงานใดอธิบายได้ ส่วนการจดบันทึกหนี้สินบนกระดาษและการเขียนโน้ตว่า "ค่อยมาแก้หลังปิดร้าน" ก็เจอปัญหาเดียวกันแต่มีหลักฐานน้อยกว่า หากวิธีแก้ปัญหาชั่วคราวทำให้ตัวเลขรายได้ในระบบเปลี่ยนไป นั่นไม่ใช่วิธีแก้ปัญหาชั่วคราว แต่เป็นความผิดพลาดทางบัญชีที่คุณจงใจเลื่อนไปจัดการในภายหลัง

แม้แต่วิธีแก้ปัญหาชั่วคราวที่ปลอดภัยมีต้นทุนอะไรบ้าง?

วิธีแยกทำสองธุรกรรมช่วยให้บัญชีของคุณถูกต้อง แต่จะทำให้ข้อมูลของคุณบิดเบือน ตะกร้าสินค้าใบเดียวกลายเป็นสองคำสั่งซื้อ ส่งผลให้จำนวนธุรกรรมเพิ่มขึ้นเกินจริงและตัวเลขค่าเฉลี่ยต่อคำสั่งซื้อคลาดเคลื่อน การแยกจ่ายแบบบัตรบวกบัตรกลายเป็นการเรียกเก็บเงินสองครั้ง และเนื่องจากผู้ให้บริการระบบชำระเงินส่วนใหญ่จะคิดค่าธรรมเนียมคงที่บวกกับเปอร์เซ็นต์ต่อการเรียกเก็บเงินแต่ละครั้ง การเรียกเก็บเงินสองครั้งจึงมีต้นทุนสูงกว่าครั้งเดียว การคืนเงินก็ทำได้ยากขึ้น: ยอดชำระเงินอยู่ในคนละคำสั่งซื้อ ดังนั้นการคืนสินค้าหมายถึงการต้องค้นหาและยกเลิกรายการแต่ละรายการแยกกัน และ รายงานที่คุณใช้ในการตัดสินใจ ก็จำเป็นต้องมีหมายเหตุในใจกำกับไว้ทุกครั้งเมื่อดูตัวเลขของวันเสาร์ที่ลูกค้าหนาแน่น

สิ่งเหล่านี้อาจไม่ใช่เรื่องคอขาดบาดตายหากมีจำนวนธุรกรรมน้อย แต่หากต้องแยกบิลวันละ 10 ครั้ง มันจะกลายเป็นภาระที่แท้จริงต่อข้อมูลของคุณและความรวดเร็วในการให้บริการที่หน้าเคาน์เตอร์

คุณสามารถเพิ่มฟีเจอร์แยกชำระเงินในระบบ POS ปัจจุบันของคุณได้หรือไม่?

ในบางครั้งอาจทำได้ ลองตรวจสอบ 3 จุดนี้ก่อนจะสรุปว่าเป็นไปไม่ได้: แพ็กเกจที่คุณใช้งานอยู่ (ฟีเจอร์นี้อาจมีให้ใช้งานในแพ็กเกจที่ราคาสูงขึ้นไปอีกขั้น), ตลาดแอปของผู้ให้บริการ (บางครั้งอาจมีแอปเสริมสำหรับการชำระเงินจากผู้พัฒนาภายนอกมาช่วยอุดรอยรั่วนี้) และคิวคำร้องขอฟีเจอร์ของผู้ให้บริการ (ซึ่งอย่างน้อยคุณจะสามารถประเมินได้ว่าฟีเจอร์นี้กำลังจะมาหรือไม่) จากนั้นให้คำนวณตัวเลขตามจริง: เปรียบเทียบราคาของการอัปเกรดหรือแอปเสริมกับต้นทุนที่วิธีแก้ปัญหาชั่วคราวสร้างขึ้นในปัจจุบัน ทั้งในแง่ของค่าธรรมเนียม เวลาในการกระทบยอด และความคลาดเคลื่อนในรายงาน

ระบบแยกชำระเงินแบบดั้งเดิม (Native Split Tender) มีหน้าตาเป็นอย่างไร?

เมื่อคุณประเมินระบบใหม่ ระบบแยกชำระเงินที่ทำงานได้อย่างถูกต้องควรมีลักษณะดังนี้: สามารถบันทึกการชำระเงินหลายรูปแบบต่อหนึ่งธุรกรรม, แสดงยอดชำระแต่ละรายการแยกกันในรายงานธุรกรรม, สามารถสืบหาการคืนเงินกลับไปยังวิธีที่ใช้ชำระเงินได้ และรองรับการชำระเงินแบบกำหนดเอง เช่น เครดิตร้านค้าหรือเช็ค ควบคู่ไปกับเงินสดและบัตร นอกจากนี้ยังต้องสามารถใช้งานที่หน้าเคาน์เตอร์ได้โดยไม่ต้องรอให้ผู้จัดการมาอนุมัติ เพราะฟีเจอร์ที่พนักงานไม่สามารถใช้งานได้จริงในช่วงเวลาเร่งด่วนตอนเที่ยงวันเสาร์ก็เท่ากับไม่มีอยู่จริง

Final รองรับสิ่งนี้ได้ในตัว การขายหนึ่งครั้งสามารถชำระด้วยวิธีชำระเงินหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นเงินสดและบัตร บัตรสองใบ หรือ วิธีชำระเงินแบบกำหนดเอง เช่น เครดิตร้านค้าและเช็ค และทุกยอดชำระจะเข้าไปอยู่ในรายงานธุรกรรมในฐานะส่วนหนึ่งของการขายครั้งเดียวกัน รวมถึงการคืนเงินด้วย การชำระเงินแบบไร้สัมผัสก็สามารถใช้งานร่วมกันได้ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ วิธีนำ Tap to Pay มาใช้ในขั้นตอนการชำระเงิน

หากการแยกชำระเงินคือข้อจำกัดที่ทำให้คุณต้องเริ่มมองหาระบบใหม่ การย้ายระบบในปัจจุบันไม่ได้ยุ่งยากเหมือนเมื่อก่อน แพลตฟอร์มสมัยใหม่สามารถ นำเข้าสินค้า หมวดหมู่ และลูกค้าของคุณได้โดยอัตโนมัติ จาก Square, Shopify, Clover, Lightspeed X-Series หรือ WooCommerce ทำให้การเปลี่ยนระบบใช้เวลาเพียงไม่กี่วัน ไม่ใช่เป็นเดือน